La factura electrónica no es un invento nuevo, pero lo que sí es nuevo es que en 2026–2027 va a ser obligatoria para casi todos.
Pasamos de enviar PDFs por correo o facturas en papel a un sistema digital que registra cada operación, con el objetivo de reducir fraude, ganar trazabilidad y, de paso, ahorrarnos un montón de tiempo administrativo.
Hablamos de un cambio que marcará a autónomos, pymes y grandes empresas, y que ya viene con plazos concretos (VeriFactu, Ley Crea y Crece, FACe, FACeB2B…).
Lo interesante es que, bien implementada, la factura electrónica cumple con Hacienda, te permite cobrar antes, automatizar procesos y tener más control sobre tus finanzas.
Antes de meternos en formatos XML, certificados digitales o portales de envío, hay una cosa que debes tener clara:
Los plazos y requisitos dependen de tu perfil: no es lo mismo ser autónomo que facturar más de 8 millones de euros.
Y como seguro que lo primero que te preguntas es “¿Cuándo me toca a mí?”, aquí tienes un resumen:
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?
| Perfil | Obligación principal | Fecha prevista de entrada en vigor* |
|---|---|---|
| Empresas > 8M € facturación | Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) | +12 meses tras el reglamento (estimado 2026) |
| Pymes < 8M € y autónomos | Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) | +24 meses tras el reglamento (estimado 2027) |
| Todas las sociedades | VeriFactu (envío inmediato a AEAT) | 1 enero 2026 |
| Autónomos | VeriFactu (envío inmediato a AEAT) | 1 julio 2026 |
| Proveedores a AA.PP. | Factura electrónica B2G (FACe) | Obligatorio desde 2015 (ya vigente) |
Ideas clave que vamos a cubrir:
- Qué software necesitas y cómo integrarlo con tu negocio.
- Qué es la factura electrónica y por qué es obligatoria en España.
- Los calendarios reales: VeriFactu y Ley Crea y Crece.
- Requisitos técnicos y cómo emitir paso a paso.
- Diferencias entre B2B, B2G y los formatos admitidos.
- Preguntas frecuentes (¿puedo seguir con PDF? ¿qué sanciones hay?).
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¿Qué es la factura electrónica y qué cambia?
La factura electrónica es un documento fiscal con la misma validez que la factura en papel, pero generado y enviado en formato digital estructurado (XML, UBL, Facturae…).
No basta con un PDF enviado por correo: debe cumplir requisitos técnicos y, en la mayoría de los casos, llevar firma electrónica para garantizar autenticidad e integridad.
En España convivían tres escenarios hasta ahora:
- B2G (empresa → Administración Pública): obligatorio desde 2015 a través del portal FACe, usando el formato Facturae.
- B2B (entre empresas): voluntario, salvo en determinados sectores con interoperabilidad vía FACeB2B.
- B2C (empresa → consumidor final): opcional, salvo que el cliente la solicite expresamente.
Lo que cambia entre 2025 y 2026 es el salto a la obligatoriedad generalizada:
- VeriFactu (AEAT): desde el 1 de enero de 2026 para sociedades y el 1 de julio de 2026 para autónomos, todas las facturas deberán reportarse en tiempo real a Hacienda mediante sistemas de emisión certificados.
- Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece): en cuanto se publique el reglamento (previsto a lo largo de 2025), entrará en vigor de forma escalonada:
- Empresas con facturación anual >8M €: 1 año después.
- Resto de empresas y autónomos: 2 años después.
¿Por qué este cambio?
- Lucha contra el fraude: la digitalización permite un control inmediato sobre operaciones y evita dobles contabilidades.
- Modernización empresarial: obliga a pymes y autónomos a adoptar herramientas digitales de facturación.
- Alineación con Europa: la UE lleva años empujando la estandarización de la e-factura para comercio intracomunitario.
- Eficiencia: reducción de tiempos de cobro, costes de archivo y errores manuales.
Lo esencial que debes tener en mente
- Hay sanciones: no cumplir conlleva multas económicas y problemas con tus clientes y proveedores.
- PDF ≠ factura electrónica: un simple PDF no cumple.
- El formato importa: en B2G será Facturae; en B2B habrá varios formatos admitidos (Facturae, UBL, CII).
- El calendario no es igual para todos: empresas grandes entran antes, autónomos un poco más tarde.
¿Estoy obligado ya a usar la factura electrónica?
La pregunta del millón.
La respuesta rápida: sí, te va a tocar.
La duda real es cuándo y qué modalidad (VeriFactu, B2B, B2G).
Para que lo veas claro, vamos a desglosarlo por perfil:
Autónomos: fecha marcada en rojo
Si trabajas por tu cuenta, apunta: 1 de julio de 2026.
Ese día tu facturación pasa a estar conectada con Hacienda vía VeriFactu.
Hasta entonces podrás seguir con tu sistema actual, pero ojo: si el reglamento de la factura electrónica B2B sale en 2025, en 2027 tendrás que adaptarte también para enviar facturas electrónicas a empresas y proveedores.
Pymes con facturación <8M €: doble cambio en poco tiempo
Para una SL pequeña, el calendario es más apretado:
- 1 de enero de 2026 → obligación VeriFactu (todas las sociedades).
- 2027 → salto al B2B electrónico.
La realidad es que muchas pymes se verán gestionando dos adaptaciones en apenas 12 meses: primero el reporting a Hacienda, después la interoperabilidad con clientes y proveedores.
Urgencia
Aunque la factura electrónica será obligatoria en 2026–2027, todavía hay pocas pymes que la usan: solo el 21 % la ha integrado ya en sus sistemas Ecommerce News. Esa brecha digital indica que muchas empresas pueden verse sobrepasadas si no se anticipan.
Ejemplo: Una tienda online que factura 500.000 € tendrá que actualizar su software a principios de 2026, y al año siguiente estar lista para facturación electrónica con cualquier cliente empresarial.
Empresas >8M €: las primeras en la cola
Las compañías grandes entran antes en la partida:
- VeriFactu → desde el 1 de enero de 2026 (como cualquier sociedad).
- Factura electrónica B2B → 12 meses después de que se publique el reglamento (probablemente durante 2026).
Aquí ya no hablamos solo de emitir facturas: hay que asegurar compliance, coordinar departamentos financieros y auditores, e incluso formar a proveedores más pequeños para que no se queden fuera.
Proveedores de Administraciones Públicas: esto ya va de repaso
Si trabajas con un ministerio, un ayuntamiento o una universidad, no hay debate: ya llevas años obligado a facturar electrónicamente a través del portal FACe.
Lo nuevo no es la obligación (vigente desde 2015), sino que ahora se suma el resto de obligaciones: VeriFactu y, en su momento, la factura electrónica B2B.
En resumen:
| Perfil | VeriFactu (AEAT) | Factura electrónica B2B | B2G (FACe) |
|---|---|---|---|
| Autónomos | 1 julio 2026 | ~2027 | Solo si facturan a AA.PP. |
| Pymes <8M € (SL) | 1 enero 2026 | ~2027 | Solo si facturan a AA.PP. |
| Empresas >8M € | 1 enero 2026 | ~2026 | Solo si facturan a AA.PP. |
| Proveedores AA.PP. | — | — | Desde 2015 |
Requisitos técnicos para cumplir con la factura electrónica
Vale, ya sabes cuándo te toca.
Ahora viene la parte práctica: qué necesitas tener preparado para no quedarte fuera.
La buena noticia: no hace falta ser ingeniero para entenderlo.
La mala: hay varios escenarios (B2G, B2B, VeriFactu) y cada uno tiene su propia letra pequeña.
1. Facturar a la Administración (B2G con FACe)
Si trabajas con ayuntamientos, ministerios o cualquier organismo público, tienes que fijarte en el portal FACe.
- Formato obligatorio: Facturae (XML estandarizado).
- Firma digital XAdES con certificado (insertada en el XML Facturae)
- Envío: se hace a través de FACe, donde también puedes consultar el estado (registrada, aceptada, rechazada).
Por ejemplo: una empresa de limpieza que factura a un hospital público debe subir la factura en formato Facturae al portal FACe. Si la manda en PDF, se la rechazan automáticamente.
2. Entre empresas (B2B con Ley Crea y Crece)
Cuando el reglamento se publique, todas las operaciones entre empresas y autónomos deberán usar factura electrónica.
- Formatos admitidos: además de Facturae, se esperan estándares como UBL o CII (para interoperar a nivel europeo).
- Intercambio: podrá hacerse a través de plataformas certificadas o servicios como FACeB2B en determinados casos.
- Firma electrónica avanzada con certificado digital (XAdES), normalmente FNMT, Camerfirma o equivalente. La firma simple reforzada es válida para contratos y aceptación de documentos, no sustituye la firma con certificado en el XML de la e-factura.
3. VeriFactu (reportar a Hacienda en tiempo real)
Aquí no hablamos de formato de factura, sino de cómo se comunica con la AEAT.
- Software certificado: debe cumplir con la normativa anti-manipulación y registrar cada operación.
- Envío inmediato: en cuanto emites la factura, se envía un registro a Hacienda.
- Trazabilidad total: se guarda quién emite, cuándo y en qué condiciones.
Ojo: no cumplir con VeriFactu es sancionable y te puede dejar sin posibilidad de deducir gastos si tus facturas no son válidas.
Checklist rápido (lo que deberías tener ya en tu radar)
✅ Un software de facturación homologado (capaz de emitir Facturae, integrarse con FACe y reportar a AEAT), por ejemplo, Clientify.
✅ Un certificado digital vigente (FNMT, Camerfirma, ACCV, DNIe, etc.), que deberás cargar en tu software de facturación. Si usas Clientify, carga tu certificado y el sistema lo aplicará automáticamente a cada factura.
✅ Conocer qué formato aplicará a tu negocio (Facturae si trabajas con AA.PP., UBL/CII si operas en B2B europeo).
✅ Procesos internos revisados: numeración de facturas, conservación durante al menos 4 años, control de rectificativas.
✅ Plan de formación interna: no sirve de nada tener software si tu equipo no sabe usarlo.
Cómo emitir y enviar facturas electrónicas paso a paso
Emitir una factura electrónica no es guardar un PDF y enviarlo por correo. Requiere un flujo técnico y legal específico para que tenga validez, este es el proceso usual:
Paso 1. Generar la factura en tu software
Incluye todos los datos obligatorios: emisor, receptor, fecha, conceptos e impuestos.
Ten en cuenta que el programa de facturación debe exportar en un formato admitido (Facturae, UBL, CII).
Paso 2. Firmar electrónicamente la factura
Se aplica una firma digital vinculada al certificado electrónico de la empresa para garantizar la autenticidad e integridad del documento.
Paso 3. Enviar la factura por el canal correspondiente
- B2G (Administraciones Públicas) → a través del portal FACe.
- B2B (entre empresas) → mediante plataforma certificada o FACeB2B en los casos aplicables.
- VeriFactu (AEAT) → envío inmediato de registros a Hacienda junto con la emisión.
Paso 4. Consultar el estado y gestionar respuestas
Los portales devuelven un estado: registrada, aceptada o rechazada. Si hay error, se debe revisar el formato, los campos obligatorios o la firma digital antes de reenvío.
Paso 5. Conservar la factura durante al menos 4 años
La normativa exige guardar tanto el archivo firmado como los justificantes de envío y aceptación. Lo ideal es que el software de facturación archive automáticamente estos documentos.
¿Cómo lo resuelve Clientify?
Clientify incorpora la facturación electrónica dentro del mismo flujo comercial, sin necesidad de usar hojas de cálculo ni herramientas externas. Así es como funciona en la práctica:
- Creación de facturas
A partir de presupuestos aceptados o registros en el CRM, puedes generar la factura en el formato válido (Facturae, UBL, CII). - Firma digital integrada
El sistema utiliza el motor de Invopop para generar facturas electrónicas y permite cargar tu certificado digital (FNMT, Camerfirma, ACCV, DNIe). Una vez cargado, la firma se aplica automáticamente en cada factura. - Compatibilidad normativa
Las facturas se generan ya en formatos admitidos para:- FACe (Administraciones Públicas, Facturae).
- FACeB2B (operaciones entre empresas).
- VeriFactu (envío inmediato a AEAT, obligatorio desde 2026).
- Envío y seguimiento
Actualmente, Clientify genera el archivo válido que puedes subir a los portales oficiales (FACe, FACeB2B). El envío directo desde la plataforma y la consulta de estados estarán disponibles con la entrada en vigor de VeriFactu. - Archivo y control
Todas las facturas emitidas se conservan en tu cuenta de Clientify con trazabilidad completa. Esto facilita auditorías y te asegura tener siempre a mano el histórico legal de tus operaciones.
En resumen: con Clientify tienes facturación electrónica 100% compliance integrada en tu CRM.
El único paso adicional hoy es subir los archivos generados a los portales oficiales, hasta que VeriFactu entre en vigor y lo conectemos en tiempo real con la AEAT.
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Software y herramientas para factura electrónica
El mercado está lleno de CRM, ERPs y plataformas de facturación, pero no todas cumplen con la normativa española (VeriFactu, Facturae, TicketBAI) ni con los requisitos de firma digital. Aquí tienes una comparativa clara:
Tabla comparativa rápida
| Herramienta | Cumplimiento España (VeriFactu / Facturae) | Facilidad de uso | Mejor para | Limitaciones |
|---|---|---|---|---|
| Clientify | ✅ Completo (VeriFactu, TicketBAI, eIDAS) | Muy alta | Pymes y agencias que quieren todo en uno (ventas + facturación) | No pensada para corporativos con flujos ultra complejos |
| Odoo | ✅ Facturae (con configuración) | Media-baja | Empresas con ERP modular y equipo técnico | Configuración compleja, requiere partner o código |
| Zoho | ❌ Limitado en España (no nativo Verifactu) | Media-alta | Empresas que ya usan ecosistema Zoho | Requiere integraciones externas para cumplir en España |
| Salesforce | ❌ No nativo (requiere CPQ + Billing o add-ons) | Baja (alta curva de aprendizaje) | Grandes corporaciones con partners certificados | Coste alto, no cumple Verifactu sin terceros |
| HubSpot | ❌ No emite Facturae ni cumple Verifactu | Muy alta | Pymes centradas en marketing y ventas | No permite facturación legal sin integraciones externas |
| HighLevel | ❌ No adaptado a normativa España/Latam | Alta | Agencias de marketing orientadas a flujos automáticos | Facturación básica, no legal |
Firma electrónica y certificados: lo imprescindible para e-factura
Para que una factura electrónica tenga validez, la exigencia técnica es que el archivo XML (Facturae/UBL/CII) esté firmado con un certificado digital mediante un perfil XAdES.
Niveles eIDAS (marco de referencia)
- Firma electrónica simple (SES): validación básica.
- Firma electrónica avanzada (AES): identifica al firmante, está vinculada a él y detecta cambios en el documento.
- Firma electrónica cualificada (QES): como la avanzada, pero con certificado cualificado y dispositivo cualificado (por ejemplo, DNIe o tarjeta criptográfica).
Qué se usa en la práctica para la e-factura en España
Lo habitual es firmar el XML con el certificado digital de la empresa (FNMT, Camerfirma, ACCV, DNIe) en XAdES.
Dependiendo del certificado/dispositivo, la firma resultante encaja como avanzada o cualificada.
La firma simple reforzada de flujos comerciales no sustituye esta firma con certificado en el XML.
Comprueba antes de emitir
- Que tu certificado está vigente y cargado en el software de facturación.
- Que la firma se aplica al XML completo y el sistema guarda evidencias.
- Que el flujo contempla FACe/FACeB2B o VeriFactu según corresponda.
Casos prácticos: cómo te afecta según tu perfil
La teoría es útil, pero lo que más ayuda es ver cómo se traduce la factura electrónica en el día a día. Aquí tienes ejemplos reales de qué implica para cada tipo de negocio.
Autónomos: menos papeles, más control
María es diseñadora freelance, hasta ahora enviaba PDFs por email y los guardaba en carpetas de Drive, desde julio de 2026, tendrá que emitir sus facturas a través de un software certificado que reporte a la AEAT en tiempo real (VeriFactu).
El cambio le exige:
- Usar un programa homologado en lugar de plantillas en Word/Excel.
- Tener su certificado digital activo para firmar las facturas.
- Conservar los registros de envío a Hacienda.
El beneficio es claro: menos errores de numeración y facturas automáticamente registradas.
Pymes con facturación <8M €: dos olas de adaptación
Una tienda online con forma jurídica de SL que factura 500.000 € tendrá dos hitos clave:
- Enero 2026: todas sus facturas deberán pasar por VeriFactu.
- 2027: todas las operaciones con empresas y autónomos deberán emitirse en formato electrónico válido (Facturae, UBL o CII).
Esto obliga a digitalizar todo el flujo de facturación, pero también trae ventajas: automatización de cobros, menor morosidad y más transparencia en la gestión.
Empresas con facturación >8M €: el grupo prioritario
Una empresa industrial con 12 millones de facturación entra en la primera fase de la Ley Crea y Crece.
- Enero 2026: reporte obligatorio por VeriFactu.
- 12 meses después del reglamento: obligación de facturación electrónica B2B.
El impacto es mayor:
- Integración del software de facturación con ERP y sistemas de contabilidad.
- Coordinación con decenas de proveedores que quizás aún no estén preparados.
- Mayor carga de compliance, porque cualquier error afecta a auditores, socios y Hacienda.
Proveedores de Administraciones Públicas: nada nuevo, pero con extras
Una consultora que trabaja para un ayuntamiento ya emite facturas electrónicas desde 2015 a través del portal FACe en formato Facturae.
Lo que cambia ahora:
- Además de seguir usando FACe, tendrá que adaptar su software a VeriFactu en 2026.
- Y, como cualquier otra empresa, emitir factura electrónica también en sus relaciones B2B.
Es decir, sumará más capas de digitalización, aunque el proceso no le resultará ajeno.
Errores frecuentes en la factura electrónica y cómo evitarlos
La factura electrónica tiene mucha letra pequeña y es fácil meter la pata. Estos son los fallos más habituales que vemos en empresas y autónomos, y cómo se resuelven en la práctica:
1. Creer que un PDF es una factura electrónica
Enviar un PDF por correo no cumple. Hacienda y las Administraciones solo aceptan formatos estructurados como Facturae, UBL o CII, firmados con certificado digital. Si mandas un PDF a FACe, te lo rechazan al instante.
Cómo evitarlo: trabaja con software homologado que genere directamente el XML correcto.
2. Firmar con un certificado caducado
Otro clásico: el sistema genera el XML, pero la firma digital es inválida porque el certificado ha caducado o no está instalado bien. Resultado: la factura no se valida.
Cómo evitarlo: revisa las fechas de tu certificado FNMT, Camerfirma o ACCV y programa recordatorios de renovación.
3. Dejar campos obligatorios vacíos
En facturación a Administraciones es común olvidar datos como el número de expediente o el código DIR3. Una factura sin estos campos se rechaza automáticamente.
Cómo evitarlo: valida siempre tus facturas contra el esquema Facturae antes de enviarlas y configura tu programa para no permitir envíos con campos vacíos.
4. Repetir numeración o saltar series
La AEAT exige numeración correlativa. Si duplicas números de factura o dejas huecos sin justificar, puedes tener problemas en una inspección.
Cómo evitarlo: usa series automáticas controladas por el software y revisa que no haya saltos.
5. No guardar los justificantes de envío y aceptación
Algunos solo guardan el XML emitido y se olvidan de conservar el acuse de recibo de FACe o el registro de VeriFactu. Sin esos justificantes, no puedes demostrar que la factura fue enviada y aceptada.
Cómo evitarlo: guarda factura + justificante al menos 4 años, preferiblemente en un sistema que archive todo automáticamente.
6. Usar una versión antigua de Facturae
FACe solo admite versiones actuales del formato. Si envías en 3.2.1 cuando ya exigen 3.2.2, la factura se rechaza.
Cómo evitarlo: confirma siempre qué versión usa tu cliente o la plataforma y mantén tu software actualizado.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
¿Desde cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?
Las empresas que facturen más de 8 millones de euros deberán comenzar a emitir e-facturas a partir de 2026; el resto tendrá un plazo adicional hasta 2027, según la Ley Crea y Crece.
Además, la obligación de adaptarse al sistema VeriFactu entra en vigor el 1 de enero de 2026 para sociedades y el 1 de julio de 2026 para autónomos.
¿Quién está obligado a cumplir esta normativa?
Ya es obligatorio para todos los que facturen a la Administración Pública (“FACe”) desde 2015.
En cuanto entre en vigor el reglamento técnico:
– Empresas > 8 M €: 1 año
– Resto de empresas/autónomos: 2 años
¿En qué consiste la obligación de VeriFactu?
Consiste en enviar un resumen de cada factura en tiempo real a la AEAT desde un sistema homologado (SIF), como medida contra el fraude fiscal.
¿Microsoft Excel o Word sigue siendo válido para facturar?
Sólo sí se usan siempre manualmente. Si tu hoja o procesador automatiza registros o genera libros, ya cuenta como “Sistema Informático de Facturación” y debe cumplir con el reglamento (RRSIF).
¿Las tiendas online están obligadas?
Sí. La venta virtual tiene el mismo tratamiento normativo que la presencial y entra en el ámbito del RRSIF.
¿Qué diferencias hay entre SII y el reglamento RRSIF?
El SII es el suministro inmediato de información del IVA. Si estás bajo SII, no estás obligado al RRSIF. Y viceversa. Todos tienen obligaciones distintas.
¿Qué ocurre si emito facturas manualmente (a mano o con talonario)?
Si las facturas se emiten completamente manual (sin sistema electrónico), no aplica el RRSIF. Hacienda ofrece una opción básica gratuita que puedes usar.
¿Puedo seguir enviando PDFs a Hacienda o a empresas?
No. Los PDFs no tienen valor legal como facturas electrónicas estándares en este contexto. Aquí se exige XML firmado o SIF homologado.
¿Qué formato cumple con la normativa?
La factura electrónica debe estructurarse en XML (Facturae, UBL, CII), con firma avanzada (XAdES) y remitirse por canales oficiales o sistemas homologados.
¿Cuánto tiempo debe conservarse la factura electrónica?
Al menos 4 años, junto con los justificantes de envío y aceptación.
¿Qué pasa si el reglamento B2B se retrasa?
La Ley Crea y Crece establece que los plazos de obligatoriedad (12 meses para empresas de más de 8 millones y 24 meses para el resto) empiezan a contar desde la publicación del reglamento técnico.
Si ese reglamento se retrasa, también se retrasa automáticamente el calendario de aplicación.
En la práctica, significa que mientras no se publique, no empieza a correr el plazo para autónomos y pymes, aunque sí se mantiene la fecha fija de VeriFactu: enero y julio de 2026.
La factura electrónica no es opcional: entre 2026 y 2027 será obligatoria para casi todos los negocios en España.
Si lo miras solo como una imposición, puede agobiar. Pero en realidad te fuerza a poner orden: menos papeles, menos errores y más control sobre lo que facturas.
Además, con un sistema bien montado, cobrarás antes y automatizarás procesos que hoy te quitan tiempo.
La clave es no esperar al último momento. Cuanto antes pruebes cómo funciona con tu negocio, más fácil será adaptarte a VeriFactu, FACe y la Ley Crea y Crece.
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