La firma electrónica hoy es, literalmente, el clic que cierra acuerdos.
Es más rápida que ir imprimiendo o escaneando, y bien usada es incluso más difícil de falsificar que una firma hecha a bolígrafo.
Al final, está destinada a ser la heredera digital de la firma de toda la vida: con registro de quién, cuándo y dónde firmó, y con candados de seguridad extra que frenan falsificaciones y aceleran trámites.
Y vaya si lo hacen, reducen el tiempo de procesamiento de contratos entre un 28% y un 80%, además de acelerar el tiempo hasta generar ingresos en un 28%.
Antes de meternos en todo lo técnico (hashes, certificados, claves y demás), hay dos cosas básicas que tienes que saber:
- “Firma electrónica” es un término paraguas: dentro entran varios niveles de seguridad.
- “Firma digital” no siempre significa lo mismo en todos los países, aunque muchos lo usen como sinónimo.
No te agobies, en este artículo lo vas a ver claro y con ejemplos.
Ideas clave que vamos a cubrir:
- Qué es una firma electrónica y qué demuestra legalmente.
- La diferencia entre firma electrónica y firma digital.
- Una comparativa con la firma en papel: tiempos, costes y pruebas.
- Ejemplos en empresas y administración.
- Y después: cómo funciona, los tipos (SES, AES y QES), la parte legal y una guía paso a paso para empezar a usarla.
Suscríbete al blog de Clientify
¿Te gusta el marketing, la automatización o simplemente ver cómo otra gente hace las cosas bien? Pues suscríbete.
Cada semana te mandamos lo que a nosotros nos gustaría recibir: contenido directo y accionable.
¿Qué es la firma electrónica?
Su definición más técnica es esta:
Una firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos vinculados a un documento y a una persona, que sirven para demostrar tres cosas clave: quién firma (identidad), qué firmó (integridad del contenido) y cuándo lo firmó (sellos/evidencias temporales).
Pero a mi me gusta más decir esto:
La firma electrónica es el equivalente a la firma manuscrita que llevamos haciendo toda la vida.
A efectos prácticos, es tanto un proceso como un resultado:
- Es un proceso porque alguien revisa un documento y lo acepta mediante un mecanismo digital (clic, trazo biométrico, certificado, OTP, etc.).
- También un resultado ya que el sistema genera evidencias (pruebas) que vinculan firmante, contenido y momento de la firma, y guardan un rastro verificable.
¿Por qué es útil?
Porque sustituye la logística de imprimir, firmar, escanear y archivar por un flujo 100% online con pruebas automáticas (dirección IP, OTP, registro de eventos, certificado, sellos de tiempo…).
En mi caso merece mucho la pena porque no tengo que “enviar cosas a mano”: cierro acuerdos en un momento y con menos riesgo de manipulación.
¿En qué se diferencia la firma electrónica y la firma digital?
Aquí viene la confusión de siempre:
- En Europa, “firma electrónica” es el término legal que engloba tres niveles: simple, avanzada y cualificada que se usa para factura electrónica, entre otros. La tecnología que hay debajo suele ser criptografía (lo que muchos llaman “firma digital” en lo técnico).
- En varios países de Latinoamérica, “firma digital” es un término jurídico con requisitos específicos (p. ej., uso de certificados reconocidos por autoridades locales), y suele equivaler a lo que en la UE llamaríamos firma avanzada o cualificada según requisitos.
Para liarnos menos:
- Firma electrónica = término genérico (legal en la UE) con tres niveles de fuerza probatoria.
- Firma digital = puede ser tecnología o, en LatAm, una categoría legal concreta.
La habitual y a la que más nos vamos a referir en este post es a la firma electrónica simple (SES).
En la UE es válida dentro del marco eIDAS.
Fuera de la UE, la aceptación depende de la ley local: en varios países de LatAm lo exigible puede llamarse “firma digital” y requerir certificados o proveedores extra, pero ya verás que en la práctica es todo más sencillo, más abajo lo vemos.
Para documentos como contratos laborales críticos, contratos mercantiles o transacciones grandes (traspasar una empresa), trámites con hacienda o registros públicos, necesitas la firma electrónica avanzada (AES) o cualificada (QES), mira:
Por riesgo lo catalogo así:
- Bajo riesgo / operativa diaria (acuses, ventas estandar, políticas internas, consentimientos simples) → SES
- Riesgo medio (contratos comerciales avanzados, pedidos) → SES reforzada o AES
- Alto riesgo (laborales críticos, financieros, administración pública) → QES
En la práctica la gran mayoría de empresas opera con SES reforzada porque es válida y suficiente para el 80% de disputas. AES/QES se reservan para casos regulados o de altísimo riesgo.
Firma electrónica vs. firma tradicional: ¿Cuáles son las diferencias principales?
Durante años imprimir el contrato, reunir a las partes, firmar, escanear y enviar por email era “lo normal”. Hoy sabemos que ese circuito frena operaciones por tres motivos muy simples: tiempo, seguridad y coste.
1- Tiempo
El tiempo es oro, para todos, pero estoy seguro de que tus comerciales saben que cuanto más rápido se haga el último paso, más fácil es que se cierre la venta.
Las horas, y hasta los días que se puede tardar en firmar la documentación final es uno de los motivos por los cuales se puede terminar cayendo una oportunidad de venta.
La agilidad que te da la firma electrónica va a hacer que tus clientes y tu empresa puedan firmar en segundos todos los documentos desde cualquier dispositivo.
Vamos, yo lo hago desde el móvil.
2- Seguridad
Ojo, una prueba no es pegar una imagen.
Hablamos de evidencias: OTP, registro de eventos, sellos de tiempo y huellas (hash). Si el documento cambia, se nota.
Si ya trabajas con una plataforma que integra firma electrónica (por ejemplo, Clientify), el firmante recibe el enlace en su email o WhatsApp, valida con un código de un solo uso y el sistema guarda el rastro de auditoría automáticamente.
3- Costes
El problema no es cuánto gastas en impresoras.
Es lo que dejas de facturar cuando una firma tarda. Cada día extra enfría al cliente, abre la puerta a un competidor y consume horas de tu equipo persiguiendo “¿lo pudiste firmar?”.
Además, la ida y vuelta de versiones, reenvíos y coordinaciones tiene un coste operativo oculto.
Piénsalo como un embudo: si la firma no sucede en el momento de máxima intención, el porcentaje que se cae sube.
Pasar a firma electrónica acorta el ciclo y reduce esos abandonos porque el cliente puede cerrar en minutos desde el móvil, con evidencias y sin reuniones de más.
Por eso, según forrester:
- Se ahorran hasta 11 USD por transacción eliminando los costes de papel, envío, impresión y escaneo.
- Además, se reducen unas 1,3 horas por operación, liberando tiempo para tareas de mayor valor.
Si gestionas 30 propuestas/mes, con ticket medio 600 € y un 8% se cae por demoras de firma, estás dejando 30 × 600 × 0,08 = 1.440 € al mes sobre la mesa.
En un año: 17.280 €.
Gestiona todo desde un sitio: capta, automatiza y vende con IA
Olvídate de las herramientas sueltas, centraliza comunicaciones, ventas y marketing con Clientify.
Activa tu prueba gratuita de 14 días y escala sin complicarte la vida.
Tipos de firma según eIDAS: simple, avanzada y cualificada (con tabla)
En la UE, el reglamento eIDAS define tres niveles de firma electrónica según su fuerza probatoria y exigencias técnicas: simple (SES), avanzada (AES) y cualificada (QES).
No es “buena, mejor, excelente”, sino adecuación al riesgo.
Regla rápida:
- Documento de bajo riesgo → SES
- Riesgo medio → AES
- Alto/estrictamente regulado → QES.
En lo cotidiano y mayoría de casos utilizarás la simple, pero asegúrate antes.
| Nivel | Qué es en sencillo | Ejemplos típicos | ¿Cuándo usarlo? |
|---|---|---|---|
| SES (Simple) | Firma con evidencias: OTP por email/WhatsApp, IP, dispositivo, sello de tiempo, hash del PDF. No exige certificado del firmante. | Presupuestos, pedidos estándar, consentimientos, contratos de servicios habituales, RR. HH. básicos. | 🟢Ideal para la mayoría de operaciones B2B/B2C de bajo y medio riesgo. Válida legalmente en UE y LATAM. |
| AES (Avanzada) | Firma vinculada de forma única al firmante, bajo su control exclusivo. Identificación robusta (certificado, biometría, KYC). | Contratos comerciales grandes, RR. HH. sensibles. | Cuando se busca mayor confort probatorio o el sector lo exige. |
| QES (Cualificada) | Igual que AES + certificado cualificado emitido por un prestador acreditado + dispositivo seguro (token, tarjeta, solución remota). | Administración pública, banca, seguros, trámites notariales, licitaciones. | Obligatoria en documentos con requisitos legales estrictos. |
Ojo: una SES reforzada es suficiente para la mayoría de contratos B2B. AES/QES se reservan para lo regulado o de alto riesgo.
Firma electrónica simple (SES): cuándo basta y límites
La SES funciona como un paquete de evidencias: OTP de un solo uso, registros (IP, dispositivo, hora), hash del documento, aceptación explícita y, a menudo, un sellado del PDF por parte del proveedor para impedir modificaciones silenciosas. No exige que el firmante tenga certificado.
¿Cuándo suele bastar?
- Operativa diaria de bajo riesgo: acuses de recibo, comunicaciones internas, consentimientos de marketing/privacidad, políticas no críticas, pedidos de bajo importe, NDAs poco sensibles.
- Procesos B2C y pymes donde la prioridad es cerrar rápido y el riesgo de disputa/impacto económico es bajo.
Ventajas
- Fricción mínima: el firmante solo necesita su email o teléfono.
- Velocidad: se firma en minutos desde cualquier dispositivo.
- Escalabilidad: ideal para muchos documentos simples.
Límites a tener en cuenta
- Impugnación: si la identificación es pobre (OTP débil, evidencias incompletas), es más fácil discutirla.
- Gobierno del flujo: define bien quién recibe el enlace, caducidad del OTP, controles anti-suplantación, sello de tiempo, custodia de logs.
En la práctica, una SES reforzada (ojo, no todas son reforzadas, debes de buscar un proveedor de renombre como Clientify, Docusign o Signaturit) te resuelve el 80–90 % de contratos B2B.
Para presupuestos, acuerdos estándar y documentación de RR. HH. es más que suficiente.
Puedes probar gratis la firma electrónica durante 14 días
Firma avanzada (AES): casos de uso y requisitos
La AES añade un plus: debe estar vinculada de manera única al firmante, permitir identificarlo, generarse con medios bajo su control exclusivo y estar ligada al documento de forma que cualquier cambio se note al instante.
¿Cuándo brilla?
- Contratos comerciales con impacto económico medio o alto.
- Renovaciones importantes y acuerdos de prestación de servicios.
- RR. HH. para documentación sensible (acuerdos de confidencialidad más críticos, anexos contractuales).
- Compliance corporativo, cuando quieres más confort probatorio.
Requisitos habituales
- Identidad robusta del firmante (KYC, certificado personal no cualificado, biometría).
- Control exclusivo: credenciales o dispositivo bajo control solo del firmante.
- Evidencias + sello de tiempo: trazabilidad completa y verificable externamente.
Ventajas
- Buen equilibrio entre seguridad y usabilidad.
- Alta aceptación judicial en entornos privados/corporativos.
Precauciones
- Onboarding: hay que explicar al usuario cómo firmar y custodiar sus credenciales.
- Gobernanza: controlar emisión, renovación, expiración y revocación de certificados.
Firma cualificada (QES): máximo nivel de garantía
La QES es una avanzada “pro”: exige certificado cualificado emitido por un prestador acreditado y un dispositivo seguro (token, tarjeta o solución remota).
¿Cuándo se exige o conviene?
- Administración pública y trámites oficiales.
- Banca, seguros y sectores muy regulados.
- Operaciones de alto importe o alto riesgo legal/reputacional.
Lo que implica en la práctica
- El firmante tiene credenciales cualificadas (token, tarjeta o remoto cualificado).
- La verificación muestra cadena de confianza cualificada y sello de tiempo oficial.
- Alta portabilidad en toda la UE: lo firmas en España y vale en Alemania o Italia.
Ventajas
- Máxima fuerza probatoria en la UE.
- Evita discusiones legales: es “igual a la manuscrita” a ojos de la ley.
Contras
- Más coste y gestión: política clara de emisión, renovación, revocación, soporte.
- Más fricción para el usuario que no está acostumbrado.
Cómo funciona la firma electrónica
Cuando firmas electrónicamente no pegas una imagen, sino que se generan evidencias (OTP, hash, sello de tiempo, log de auditoría) que demuestran quién firmó, qué firmó y cuándo lo firmó.
En la práctica pasa algo así: preparas el documento (normalmente un PDF) y decides quién lo tiene que firmar. A ese firmante se le identifica: puede ser tan simple como un código por SMS o tan robusto como un certificado digital.
Después se calcula un hash del documento.
Piensa en el hash como una huella digital matemática: un número único que representa ese archivo.
Si cambias una sola coma del texto, la huella ya no coincide.
Ejemplo: imagina un contrato de alquiler de 850 €; si alguien manipula el PDF y cambia la renta a 950 €, el hash lo detecta al segundo porque la huella ya no encaja.
Cuando el firmante da su consentimiento (clic, trazo biométrico, OTP, certificado…), esa huella se “firma” con su clave privada, que es como un boli único que solo controla él.
Cualquiera puede comprobar después esa firma gracias a la clave pública, que actúa como patrón de verificación.
Para que no quede en el aire, un certificado digital enlaza esa clave con la identidad real de la persona (nombre, DNI, empresa).
Además, se añade un sello de tiempo emitido por una autoridad de confianza: el equivalente a un notario digital que deja claro el momento exacto de la firma.
Todo esto se guarda en un paquete de evidencias: el PDF firmado y un registro de auditoría con datos como la IP, el dispositivo, si el OTP fue correcto o no, y en qué minuto se firmó.
Ese rastro es lo que marca la diferencia, es el conjunto de pruebas el que demuestra que la firma es válida.
Si el documento cambia después, el hash delata la manipulación; y si alguien intenta imitar la firma sin la clave privada, no hay forma de que cuele.
¿Es legal en España? ¿Y en Latam?
Como ya hemos venido hablando…
En la Unión Europea, el marco lo marca el Reglamento eIDAS (UE 910/2014): define tres niveles de firma electrónica —simple (SES), avanzada (AES) y cualificada (QES).
- La QES es una firma avanzada con certificado cualificado y dispositivo seguro, y tiene el mismo valor jurídico que una firma manuscrita.
- Las SES y AES también son válidas, pero su fuerza probatoria depende de cómo se implementen las evidencias (OTP, hash, sellos de tiempo, logs) y del tipo de documento.
En España, la Ley 6/2020 complementa a eIDAS regulando aspectos de los prestadores de servicios de confianza (obligaciones, responsabilidades, validez). No inventa niveles nuevos, sino que baja a tierra cómo funciona la firma electrónica en nuestro país.
Actualización eIDAS 2 (2024): el Reglamento (UE) 2024/1183 introduce la Identidad Digital Europea (EUDI Wallet), pero no cambia los tres niveles SES/AES/QES. Simplemente actualiza normas técnicas y consolida el marco para identidades electrónicas en toda la UE.
Verificación en España y la UE
Las administraciones ofrecen servicios oficiales para validar documentos firmados. En España, por ejemplo, está VALIDe, que permite comprobar la integridad del PDF, la cadena de confianza de los certificados y los sellos de tiempo. Existen herramientas equivalentes en otros países de la UE.
¿Y en Latinoamérica?
Aquí la foto cambia de nombre pero no de lógica.
En varios países de LATAM, el término legal es “firma digital”, y suele equivaler a lo que en la UE llamamos AES o QES:
- México → la “e.firma” del SAT equivale a una firma avanzada/cualificada.
- Argentina → la Ley 25.506 diferencia entre firma digital (con certificado oficial) y firma electrónica (válida pero con menor presunción legal).
- Colombia → la Ley 527 reconoce firmas electrónicas y digitales, ambas válidas según el nivel de seguridad.
En la práctica, tanto en España como en LATAM:
- Para contratos privados, acuerdos comerciales y documentos de RR. HH., basta con firma electrónica simple reforzada (como la de Clientify, con OTP, hash, logs y certificado Camerfirma).
- Para trámites con la administración pública, notaría, banca o sectores regulados, puede exigirse una firma digital/avanzada/cualificada según la normativa local.
| Documento / operación | Contexto típico | Nivel aconsejado | Por qué |
|---|---|---|---|
| Consentimientos, acuses, presupuestos aceptados | Marketing, acuerdos rápidos, procesos internos | SES (Clientify) | Con OTP, hash y log completo, la SES es válida y suficiente para baja/mediana disputa. |
| Pedidos y renovaciones estándar | B2B/B2C con importe moderado, contratos de servicios simples | SES reforzada (Clientify) | La mayoría de empresas lo resuelve con SES + evidencias. AES aporta un extra solo si el sector lo pide. |
| Contratos comerciales relevantes (SLA, partners, acuerdos marco) | Prestación de servicios, colaboraciones estratégicas | SES reforzada (Clientify) o AES | AES da más confort probatorio, pero SES con OTP + sello de tiempo también se admite en muchos casos. |
| Documentación de RR. HH. sensible | Contratos laborales, anexos de confidencialidad | SES reforzada / AES / QES | SES funciona en la mayoría de contextos privados. AES/QES solo si la política interna o el sector lo exigen. |
| Administración pública / trámites oficiales | Licitaciones, Seguridad Social, Hacienda, notaría | QES | Es la única equivalente a la manuscrita en la UE y obligatoria en trámites formales. |
Guía práctica para implementarla en tu empresa
Tienes varias formas de poner la firma electrónica a trabajar, la idea es elegir lo que encaje con tu flujo y con el riesgo de los documentos que mueves.
1) CRM con firma integrada (ejemplo: Clientify)
Ideal para equipos de ventas/operaciones que quieren cerrar rápido, disparar la firma desde el embudo y guardar todo el rastro en un mismo sitio: contacto, oportunidad, documento y evidencias.
Pros
- Flujo end-to-end: envías a firmar desde el CRM, haces seguimiento, automatizas recordatorios y el PDF firmado queda archivado automáticamente.
- Menos fricción para el equipo: no hay que saltar entre herramientas.
- Evidencias estandarizadas: OTP por email/WhatsApp, hash, logs y sello de tiempo.
Contras
- Si necesitas QES para trámites con administraciones o banca, tendrás que apoyarte en un prestador cualificado.
- Dependencia de lo que permita el CRM (formatos, políticas, etc.).
Ejemplo
En Clientify lanzas la firma desde la propia oportunidad: eliges el documento, el firmante recibe un OTP por email o WhatsApp y el sistema guarda todo el log. Para contratos de servicios o acuerdos comerciales estándar, es lo más ágil y suficiente.
2) Solo firma electrónica (sin CRM)
No todas las empresas necesitan un CRM completo. Si lo único que buscas es firmar documentos online con validez legal, puedes contratar la firma de Clientify por 17 € al mes.
Para quién
- Freelancers, despachos pequeños, startups o cualquier empresa que solo quiere una herramienta de firma digital sencilla y asequible.
Ventajas
- Precio bajo.
- Todas las evidencias legales (OTP, hash, logs, certificado Camerfirma).
- Sin necesidad de montar un CRM entero.
3) Proveedor de firma independiente
Pensado para empresas que buscan funcionalidades avanzadas o que quieren mantener la firma como un módulo separado.
Pros
- Cobertura de SES, AES y QES.
- Plantillas complejas, flujos multi-rol, auditoría estricta.
- Útil para departamentos legales o sectores regulados.
Contras
- Si no lo conectas, creas un silo: documentos y logs fuera de tu CRM.
- Mayor fricción para usuarios poco técnicos.
Cuándo conviene
Cuando un área (legal/finanzas) exige QES o políticas de certificados estrictas, un ejemplo de proveedor es Camerfirma
4) Opción híbrida
La realidad de muchas empresas es un modelo mixto:
- 80 % del volumen (contratos comerciales, RR. HH., acuerdos estándar) con CRM o herramienta de firma simple → agilidad y trazabilidad.
- 20 % crítico (licitaciones, banca, administración) con un proveedor cualificado/QES.
Así mantienes todo centralizado en el CRM (si lo usas): el PDF firmado y su log se archivan en el contacto u oportunidad, aunque la firma se haya hecho fuera.
Cómo firmar documentos con Clientify paso a paso
Bueno, lo primero es registrarte, puedes hacerlo ya, tienes 14 días de prueba gratis para que pruebes tanto la firma electrónica como toda la plataforma.
En el panel de esta funcionalidad vas a tener acceso a un listado con todas las carpetas que hayas generado, permitiéndote editarlas, eliminarlas o crear nuevas.
Además, en este panel se visualizan todos los documentos que hayas creado para solicitar tu Firma electrónica, detallando nombre, fecha de creación y, al poder ver la información en tiempo real, también te permitirá ver en qué estado se encuentra el documento (en progreso, borrador, firmado o rechazado).
Paso 1: Iniciar solicitud de firma
Para iniciar una nueva solicitud de firma, lo primero que tienes que hacer es ingresar al módulo de Firma electrónica y seleccionar el botón “CREAR NUEVO DOCUMENTO”.
En éste podrás ver las dos alternativas que Clientify te ofrece:
- Por un lado, esta plataforma te permitirá iniciar el proceso de creación de solicitud seleccionando un archivo que ya tengas creado anteriormente.
- En el caso que el documento no esté generado, vas a poder crearlo, sin salir de Clientify, utilizando una plantilla.
Paso 2: Elegir a los firmantes
Llegó la hora de definir quién tiene que firmar el documento y Clientify, también te da tres opciones en este paso:
- Puedes elegir que el firmante pertenezca a tu organización; pero ten en cuenta que este usuario tiene que si o si tener acceso a Clientify para poder firmar.
- Que el firmante sea un contacto externo a tu empresa.
- Que tú mismo vayas a firmar el documento.
Por otro lado, el sistema te permite solicitar información extra a la hora de firmar, debiendo completar, además de la firma, las iniciales, nombre, fecha, entre otros.
Bueno, una vez hayas definido a los firmantes, vas a guardar el documento dentro de Clientify, permitiéndote elegir una carpeta para ayudarte a mantener todos tus archivos bien organizados.
Paso 3: Configurar el proceso de firma
Este paso es uno de los más importantes ya que es aquí cuando empiezas a personalizar el correo para que todos los participantes reciban la información y las indicaciones de firma de manera clara.
- Lo primero que tienes que hacer es definir un asunto relevante para que las personas involucradas no perciban a este mail como SPAM.
- Como segundo paso, Clientify te brinda un mensaje predeterminado que puedes utilizar como cuerpo del correo, pero sin ningún problema, puedes escribirlo y así mantener tu estilo e imagen de marca.
- Además, tienes la opción de agregar “observadores”, que serán aquellas personas que tienen que estar al tanto del proceso y estado de firma, pero sin que ellos mismos tengan que firmarlo.
Otra de las cosas que puedes definir en esta configuración es el orden en que se tiene que firmar el documento.
En el caso que establezcas un orden específico, el correo se enviará a la persona que primero tiene que firmar, para poder echarle un vistazo y, una vez firmado, le llegará el mail con las instrucciones de firma, al próximo firmante.
Ten en cuenta que, si no defines este orden, la solicitud de firma se les enviará a todos en el mismo momento.
Cómo último paso de esta configuración, tendrás la posibilidad de enviar recordatorios automáticos por mail o WhatsApp solicitando la firma, establecer una fecha límite, dar la posibilidad de rechazar la firma del documento y seleccionar un método de autenticación, ya sea enviando un código por email o WhatsApp, para reforzar la seguridad de firma.
Paso 4: Seguimiento en tiempo real
Desde el panel de control de Firma electrónica de Clientify accedes al estado del documento en tiempo real.
De esta manera tienes una visibilidad clara del progreso y así evaluas qué acciones de seguimiento definir en caso que sean necesarias.
Los estados en que puedes encontrar al documento son:
Borrador: este documento todavía no ha salido de Clientify ni fue enviado para su firma
En progreso: Ya se ha enviado, pero todavía tiene pendientes una o varias firmas
Firmado: Cuando todas las firmas que eran necesarias se han completado
Rechazado: Siempre y cuando hayas habilitado esta opción, se verá en este estado cuando alguno de los firmantes rechace el documento.
Para tener una visión más detallada, desde esta funcionalidad también podrás ver quien recibió y vio el documento, que firmante completó su proceso y quién está pendiente de hacerlo.
Paso 5: Firma del documento
Una vez que el receptor de este correo haya ingresado al documento, tendrá distintas opciones para plasmar su firma:
- Dibujar la firmar con el cursor
- Elegir un tipo de fuente y escribir su nombre completo
- Subir una imagen de su firma
Además, para validar la firma, el sistema recolecta automáticamente los siguientes datos:
- Fecha y hora en que se realizó la firma
- Dirección IP para verificar la ubicación durante el proceso
- Geolocalización, solo si está habilitada en el navegador del firmante
Y, una de las cosas más importantes de esta funcionalidad es que una vez que la persona haya completado su firma, el documento se bloquea para evitar que éste sea editado.
Paso 6: Generación del documento final
Una vez que todas las personas involucradas hayan firmado el archivo, Clientify genera un documento final donde quedará registrada toda la información de firma y es este documento el que tendrá la validez legal que se necesita.
Una vez que el documento se haya generado, se enviará por correo a todos los firmantes, dándoles la posibilidad de descargarlo en formato PDF.
Además, al estar todo centralizado y unificado en Clientify, tu empresa asocia este documento a un contacto u oportunidad dentro de tu CRM y siempre está localizable para cualquier trámite o consulta.
Ventajas: seguridad, trazabilidad y productividad
La firma electrónica es pasar la prueba técnica: quién firma, qué firmó, cuándo y cómo. Y ese salto cambia tres cosas muy simples: seguridad, control y velocidad.
1) Seguridad que se puede demostrar
- Identidad: validación por OTP, verificación reforzada o certificado según el nivel.
- Integridad: si alguien cambia una coma, el hash lo delata.
- No repudio: con evidencias (IP, dispositivo, sello de tiempo, logs) es muy difícil negar la firma.
2) Trazabilidad y control del proceso
- Auditoría completa: sabes quién recibió el enlace, si lo abrió, cuándo firmó y hasta si falló el OTP.
- Custodia segura: el PDF firmado y su paquete de evidencias quedan archivados y listos para enseñar si toca.
- Visibilidad de bloqueos: ves dónde se atasca (datos incompletos, firmante equivocado, OTP caducado).
3) Productividad y “time-to-sign”
- Pasas de días a minutos, y con ello cae mucho menos negocio por enfriamiento.
- Recordatorios y reenvíos automáticos = menos trabajo manual de perseguir a la gente.
- Firmar en el momento caliente dispara la conversión. Yo lo noto: en acuerdos sencillos, lanzar la firma en caliente baja el porcentaje de caídas de forma brutal.
Bonus: experiencia de cliente y compliance
Firmar desde el móvil en segundos mejora la experiencia del cliente.
8 Errores comunes y cómo evitarlos
Error 1 — Pensar que la firma es solo una imagen
Pegar un JPG con tu rúbrica no es una firma electrónica. No tiene hash, logs ni OTP.
Cómo evitarlo: usa un flujo que genere evidencias técnicas (OTP, sello de tiempo, log de eventos).
Error 2 — Identificación floja
Un OTP sin caducidad o un enlace mal protegido es fácil de impugnar.
Cómo evitarlo: OTP con tiempo límite, control de intentos y, si es un documento sensible, un segundo canal (WhatsApp + email).
Error 3 — Olvidar el sello de tiempo
Si no hay timestamp, siempre quedará la duda de “¿cuándo se firmó de verdad?”.
Cómo evitarlo: activa el sello de tiempo siempre; en Clientify viene integrado en el log de evidencias.
Error 4 — Guardar solo el PDF
Si en una disputa solo presentas el PDF, cualquiera puede decir que lo manipulaste.
Cómo evitarlo: conserva el paquete completo: PDF + evidencias (hash, OTP, IP), con Clientify se guarda todo automáticamente en el contacto/oportunidad.
Error 5 — Enviar al correo equivocado
Firmar un contrato en la dirección incorrecta = pesadilla legal.
Cómo evitarlo: valida siempre los datos del firmante antes de enviar y si es crítico, pide doble verificación.
Error 6 — No automatizar recordatorios
El clásico: documento enviado, nadie firma y tu equipo perdiendo horas persiguiendo.
Cómo evitarlo: programa recordatorios automáticos con Clientify (24h, 72h, y hasta cambiar de canal de email a WhatsApp).
Error 7 — No formar al equipo
Si tu gente no sabe cuándo usar SES, AES o QES, bloquearán procesos por miedo a equivocarse.
Cómo evitarlo: prepara una guía interna de 1 página y casos de uso claros.
Error 8 — Pasar por alto la verificación externa
Si un tercero (auditor, juez, cliente grande) te pide validar el documento, necesitas poder demostrarlo.
Cómo evitarlo: ten siempre a mano un verificador (VALIDe en España, o el informe de evidencias que te da Clientify).
Preguntas frecuentes
1- ¿Firma electrónica y firma digital son lo mismo?
No siempre. En la UE se habla de firma electrónica con tres niveles (SES/AES/QES). En varios países de LATAM, “firma digital” es un término legal con requisitos propios (p. ej., certificados emitidos por autoridades locales). Técnicamente, muchas firmas electrónicas usan criptografía (lo que algunos llaman “firma digital”), pero el nombre legal cambia según el país.
2- ¿Es legal la firma electrónica en España y la UE?
Sí. En la UE, SES/AES/QES son válidas; la QES tiene efectos equivalentes a la manuscrita. La fuerza probatoria depende del nivel y de la calidad de las evidencias (hash, sello de tiempo, logs, certificados).
3- ¿En qué países funciona la firma electrónica?
La firma electrónica tiene validez en prácticamente todo el mundo, aunque cada país regula sus categorías y requisitos.
Con Clientify, trabajas con una firma electrónica simple reforzada (SES) respaldada por evidencias (OTP, hash, logs, sello de tiempo, certificado Camerfirma), lo que la hace válida para contratos privados y mercantiles en la mayoría de países.
En concreto, la firma de Clientify está reconocida en:
- Unión Europea (incluida España) → bajo eIDAS y Ley 6/2020.
- LatAm: Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, Puerto Rico, República Dominicana, Uruguay y Venezuela.
- Norteamérica: Estados Unidos y Canadá.
Para contratos con administraciones públicas, banca o notaría, algunos países exigen un nivel equivalente a AES/QES. Pero para el 80–90 % de operaciones B2B, la SES reforzada de Clientify te sirve sin problema.
4- ¿Qué documentos NO se pueden firmar electrónicamente?
Aunque la firma electrónica es válida en la mayoría de contratos privados, hay documentos que suelen exigir manuscrita o firma cualificada/notarial:
- Testamentos.
- Escrituras de compraventa de inmuebles.
- Matrimonios, divorcios y actos de derecho de familia.
- Algunos trámites fiscales o judiciales donde la ley pide QES o notario.
Para todo lo demás (contratos laborales, acuerdos comerciales, presupuestos, NDAs, consentimientos, políticas internas…), la SES reforzada es suficiente.
5- ¿Cómo verifico un PDF firmado electrónicamente?
- Ábrelo en un visor compatible y revisa integridad (sin cambios).
- Comprueba certificados (cadena de confianza válida, no revocados/caducados).
- Valida el sello de tiempo.
- Conserva el log de evidencias (OTP correcto, IP, eventos).
En Clientify, el PDF y el log quedan archivados automáticamente junto al contacto o la oportunidad.
6- ¿Una firma escaneada (foto de mi rúbrica) sirve como firma electrónica?
No. Una imagen pegada no aporta hash, sello de tiempo ni evidencias de identidad/control. Es débil ante impugnaciones.
Usa siempre flujos que generen pruebas técnicas.
7- ¿Puedo firmar desde el móvil?
Sí. De hecho, la mayoría de flujos modernos son mobile-first. Buenas prácticas: pantalla legible, OTP con caducidad, sellos activados y confirmaciones claras de consentimiento.
8- ¿La firma electrónica sustituye al notario?
No. La firma electrónica te permite firmar contratos privados, acuerdos mercantiles o documentación interna con plena validez probatoria.
Pero en actos donde la ley exige intervención notarial (testamentos, compraventas inmobiliarias, poderes notariales…), el notario sigue siendo obligatorio.
Lo que sí puedes hacer es usar firma electrónica para el 90 % de tu operativa diaria y reservar el notario solo para los casos puntuales que lo requieren.
9- ¿Me conviene un CRM con firma integrada o contratar solo la firma electrónica?
Ambas opciones son válidas.
Si solo necesitas firmar documentos sin CRM, también puedes contratar solo la firma de Clientify por 17 € al mes.
Si quieres cerrar rápido y tener todo centralizado (contactos, oportunidades, documentos), un CRM con firma integrada como Clientify te da trazabilidad end-to-end.
Prueba Clientify 14 días gratis. Firma online con SES reforzada (OTP, hash, logs, sello de tiempo) y deja el papel atrás.
