Reto WhatsApp: cómo transformar tu canal en un sistema de ventas automatizado

Después de tres días intensos, prácticos y llenos de mensajes, solo podemos decirte ¡GRACIAS! 

Gracias por haberte conectado, por participar, por preguntar sin miedo y por ponerle tantas ganas a nuestro Reto WhatsApp. 

Tuvimos tres sesiones en las que vimos conexiones, chatbots, automatizaciones, estrategias, casos de éxito, y mucho más.

Ojalá hayamos podido ayudarte a ver WhatsApp desde otro lugar: dejar de verlo como un canal que te llena de mensajes y pasar a verlo como una herramienta súper potente que te permite organizar tu día a día, mejorar la atención a tus clientes y aumentar tus ventas.

La idea de este post es dejarte un resumen claro y ordenado de todo lo que trabajamos, para que puedas repasar los puntos clave, volver a revisar cada día del reto y aplicar lo aprendido a tu propio negocio, sin perderte en el proceso.

Reto WhatsApp-Día 1

El primer día lo dedicamos principalmente a entender qué significa realmente dar el salto a WhatsApp Cloud API. 

Vimos qué cambia cuando conectas tu número a la API, por qué es tan diferente a la app tradicional y cómo, al integrarlo con Clientify, puedes transformar un canal lleno de mensajes en un sistema estable, automatizado y preparado para el crecimiento.

¿Por qué usar WhatsApp Cloud API en tu negocio?

La app tradicional de WhatsApp es tu punto de partida; y es que sí…funciona muy bien cuando tu negocio recién está empezando.

Pero cuando tu empresa empieza a crecer y a tener mucha más cantidad de clientes, esta app ya te queda chica; y justamente WhatsApp Cloud API está diseñada para cuando los mensajes aumentan, el equipo crece y necesitas una gestión más profesional. 

Con la API puedes centralizar todas las conversaciones, trabajar con varios agentes en un mismo número, activar automatizaciones, crear chatbots, y evitar bloqueos típicos del uso manual; y todo completamente integrado a nuestro CRM Clientify.

Conecta tu canal a Clientify

Ahora sí…llegamos al momento de agregar tu línea de WhatsApp a Clientify a través de la API de META.

Lo bueno de todo esto es que no necesitas ser un técnico ni experto en programación, solo necesitas seguir estos pasos en nuestro módulo de COMUNICACIÓN-CANALES.

• Elige el canal de WhatsApp API
• Mira el video que preparamos en Clientify
• Inicia la conexión con Facebook
• Completa los datos de tu negocio
• Elige qué número de teléfono de WhatsApp conectar (puede ser uno nuevo o uno ya existente)
• Crea tu cuenta de WhatsApp Business o elige una que ya tengas activa
• Completa tu número de WhatsApp
• Ingresa el código de verificación que te envió META
• Define en Clientify que nombre tendrá este canal y configura tus autorespuestas, asignación automática a usuarios, etc.
• Y ¡listo! Ya puedes empezar a chatear con todos tus contactos

WhatsApp coexistencia

Durante este primer día también hablamos de una de las novedades más importantes de META: WhatsApp Coexistencia. 

Esta funcionalidad te permite usar el mismo número de WhatsApp Business tanto en tu móvil como dentro de Clientify, conectado por API.

Lo bueno de esto es que no tienes que renunciar a tu número actual; puedes seguir atendiendo desde el teléfono como siempre y, al mismo tiempo, aprovechar todas las ventajas de Cloud API dentro del CRM.

Pero esto es sólo el comienzo…¡estate atento porque en los próximos días tendremos muchas más novedades sobre esta nueva funcionalidad!

Conoce como nuestro partner Ovilo implementa WhatsApp para hacer crecer a los negocios

En este día también contamos con la participación de Ovilo, uno de nuestros partners más especializados en implementar estrategias de venta y automatización con WhatsApp y Clientify.

Mostraron cómo trabajan con empresas que reciben decenas o cientos de chats al día y que, sin una estructura clara, terminan perdiendo ventas simplemente por falta de orden o seguimiento.

Compartieron ejemplos de cómo empiezan cada proyecto: primero mapeando el proceso comercial completo, desde cómo entra un lead hasta qué debería pasar si compra, si duda o si deja de responder. 

Enseñaron diagramas reales donde se veían flujos completos de atención, categorización y seguimiento, y cómo traducen todo eso a un chatbot con IA dentro de Clientify capaz de saludar, filtrar clientes por necesidad, validar presupuesto, recolectar datos y entregar al asesor solo conversaciones listas para cerrar.

Además, también comentaron como las automatizaciones reducen enormemente el trabajo operativo: seguimientos automáticos a cotizaciones pendientes, notificaciones de abandono, recordatorios de pago, mensajes basados en etiquetas o etapas del funnel, y secuencias que reactivan clientes sin intervención humana. 

Ovilo nos dejó un mensaje muy clave: los negocios no escalan respondiendo chats “como pueden”; crecen cuando construyen un sistema que organiza, automatiza y potencia ese canal…y eso es exactamente lo que WhatsApp Cloud API y Clientify hacen posible.

Reto WhatsApp-Día 2

El segundo día de nuestro Reto WhatsApp fue puramente práctico. Nos metimos de lleno en el mundo de los chatbots y te enseñamos a crear uno desde cero.

Lo mejor es que para construirlo no necesitas ser experto en código ni nada de eso. Con el constructor de Clientify puedes crearlo de forma sencilla, guiada y sin complicaciones.

Estrategia conversacional

Ten en cuenta que un chatbot no se construye a ciegas. Antes de empezar a crearlo tienes que definir tu estrategia conversacional: qué debe preguntar el bot, qué información necesitas recolectar y cómo debe responder según la opción que el cliente elija.

Crea tu chatbot con IA para WhatsApp con Clientify:

Paso 1-Activación del bot para anuncios:

Dentro del módulo de Comunicación también vas a encontrar la opción para crear tu chatbot.

El primer paso que debes hacer es activar las opciones del chatbot en anuncios y en multimedia, para que cuando tengas anuncios en META y los contactos te escriban, este bot se active sólo. 

Paso 2-Inicio del chatbot:

En este paso tienes la opción de iniciarlo directamente con la IA. Dentro de ésta puedes elegir entre:

• Preguntas y respuestas: usar este chatbot para soporte, principalmente para preguntas frecuentes.
• Formulario inteligente: ideal para captar los datos que necesitas del usuario.
• Objetivos inteligentes: debes definir el objetivo del bot y dejar que éste se encargue de guiar al usuario

En este caso, creamos un chatbot con IA en base a “objetivos inteligentes”.

Paso 3-Base de conocimiento:

Para este tipo de chatbot con IA, tienes que crear tu «base de conocimientos». En este documento vas a agregar toda la información de tu negocio de manera extremadamente clara para que la IA lo entienda: quién es tu empresa, a qué se dedica, qué hace, qué valor ofrece, a qué sector pertenece, etc.

Paso 4-Entrena a tu chatbot:

El siguiente paso es entrenar al bot; y esto lo vamos a hacer en la opción “comportamiento”.

Primero vas a definir la “personalidad” y luego vas a describir el “objetivo”, que es lo que va a determinar cómo quieres que este chatbot responda. 

Para ésto lo mejor es incluir un paso a paso de cómo querrías que sea la conversación. Lo importante es que en este “objetivo” detalles los productos, servicios, características, precios, planes, etc que tu empresa ofrece.

De esta manera, la IA va a entender qué es lo que el usuario quiere y le va a seguir haciendo más preguntas para seguir cualificandolo. Y si la inteligencia artificial no está interpretando de la manera correcta lo que el contacto necesita, podrás definir las veces que quieres que esta IA se equivoque antes de derivar al lead a un agente real.

Paso 5-Define las próximas acciones

Una vez que el contacto avance en la conversación, ya puedes empezar a asignar nuevas acciones automáticas, como asignar etiquetas al lead, generarle al interesado una nueva oportunidad de ventas, crearle una tarea a un comercial específico, agregar al contacto a un flujo de automatización, incluirlo en un segmento, etc.

Crea tu chatbot sin IA para WhatsApp con Clientify

La creación de un chatbot sin IA es perfecta cuando quieres algo rápido, guiado por pasos y muy controlado. 

La lógica es muy distinta a la del chatbot con IA. En este caso tú decides qué opciones verá el contacto, qué respuesta recibirá y qué acciones se disparan en Clientify según lo que elija.

Paso 1-Preguntas:

Lo primero que tienes que hacer es definir tu saludo, incluyendo el nombre de tu negocio y una pregunta clara tipo ¿en qué podemos ayudarte?

A partir de ahí, vas a elegir cómo quieres que el usuario responda…si escribiendo un número (selección múltiple), eligiendo desde una lista desplegable o tocando botones de respuesta interactiva dentro de WhatsApp.

Paso 2-Acciones:

Una vez que el cliente haya seleccionado que es lo que necesita, al igual que en los chatbots con IA, tienes la posibilidad de agregar distintas acciones automáticas como asignar la conversación a un agente, asignar etiquetas, mandar un mensaje, incluir el link de reuniones que ya tengas previamente generado en Clientify, enviar un enlace de pago y más.

Caso de éxito: cómo Ambana usa su chatbot para precalificar leads de inversión

Ya casi al final del día dos llegamos al caso de éxito. Acá vimos como Ambana, una empresa de inversión del sector inmobiliario, implementó un chatbot para cualificar de manera sumamente rigurosa a cada uno de sus leads.

Comentaron cómo empezaron desde cero, pasando de un CRM limitado que no integraba WhatsApp a un sistema completamente centralizado con Clientify. 

También mostraron cómo tienen estructurado su chatbot, el cual arranca preguntando al usuario si ya es inversionista, qué tipo de inversión busca, cuál es su objetivo y le muestra información personalizada según el tipo de proyecto que tiene disponible.

En este caso, tienen un bot que incluye imágenes, explicaciones del proyecto, tasas de retorno, montos mínimos de inversión, enlaces a simuladores, opciones para agendar una llamada, ver otro proyecto, etc. 

Todo esto mientras el chatbot va segmentando y clasificando automáticamente a los leads antes de pasarlos a un asesor humano.

Y acá está lo importante de este día: entender que un chatbot no trabaja solo. Su verdadero valor aparece cuando puede activar automatizaciones, clasificar leads y tomar decisiones incluso antes de que un humano intervenga…y eso es lo que convierte a un simple flujo conversacional en un sistema que trabaja por ti 24/7.

Reto WhatsApp-Día 3

Y llegamos al último día del reto. 

Después de detallar sobre la API de WhatsApp, crear tu bot y estructurar tus flujos conversacionales, tocaba ver cómo unirlo todo para que el sistema funcione solo. 

En este tercer día no hablamos de responder mensajes: hablamos de automatizar seguimientos, activar WhatsApps sin intervención humana, mover oportunidades, avisar a tu equipo y crear experiencias que siguen funcionando…incluso cuando no estés frente al ordenador. 

Conoce la funcionalidad de automatizaciones

Arrancamos el día viendo la funcionalidad de automatizaciones que tenemos en Clientify.

Te enseñamos a crear un flujo desde cero, nombrarlo, organizar tus carpetas y entender las tres piezas clave: lanzadores, acciones y decisiones.

• Lanzadores: En nuestro CRM, una automatización puede dispararse por formularios, landings, chatbots, etiquetas, etapas de oportunidad, fechas, carritos abandonados, pedidos completados y más. Además, puedes combinar cualquiera de estos lanzadores, pero mientras que uno de ellos se cumpla, ya se activa el flujo.
• Acciones: Las acciones son todo lo que sucede después del disparador. Desde enviar un WhatsApp o email, hasta crear tareas internas para tu equipo, asignar automáticamente un lead, mover una oportunidad a otra etapa, programar esperas entre mensajes, etc.
• Decisiones: Esta funcionalidad te permite dividir un flujo automático en múltiples caminos usando decisiones: por email abierto/no abierto, por clic/no clic, por segmentos, por campos personalizados o por decisiones múltiples. 

Automatizaciones aplicadas a distintos sectores

La clave de este último día fue ver cómo las automatizaciones se adaptan a cualquier negocio y cómo, con los mismos bloques, puedes resolver procesos totalmente distintos. 

Construimos flujos en vivo basados en los casos que nos mencionaron en el chat: desde un gimnasio que quería activar pruebas gratuitas y enviar beneficios según la membresía elegida, hasta una agencia de viajes que necesitaba enviar un WhatsApp tres días después del regreso del cliente con un incentivo para su próxima compra. 

También trabajamos automatizaciones para mayoristas que pasan días sin contacto, sistemas de reseñas para tiendas online, recordatorios internos cuando un presupuesto es aceptado y procesos que mezclan WhatsApp con tareas para el equipo. 

Lo importante fue ver que, independientemente del sector, la lógica siempre es la misma: detectar el momento clave, disparar la acción correcta y dejar que el sistema haga el resto mientras tu equipo se concentra en vender.

FAQS

1. ¿Cuál es la diferencia entre WhatsApp Business app y WhatsApp Cloud API?

La app tradicional está pensada para negocios pequeños y tiene muchas limitaciones: solo permite unos pocos dispositivos, no se integra con herramientas externas y no te da métricas ni automatización. 

En cambio, WhatsApp Cloud API se conecta directamente con Meta y te permite integrar tu número con Clientify, trabajar con múltiples agentes, activar chatbots, automatizaciones, campañas masivas y gestionar tu canal como una herramienta profesional. 

2. ¿A que hace referencia el WhatsApp coexistencia?

La coexistencia es una novedad de Meta que te permite usar el mismo número tanto en tu WhatsApp Business de siempre como conectado por API dentro de Clientify. 

Es decir, no tienes que cambiar de número ni empezar de cero: puedes seguir usando el móvil como hasta ahora y, al mismo tiempo, aprovechar las ventajas de la Cloud API (automatizaciones, chatbots, campañas, multiagente, etc.). Es la forma más sencilla de dar el salto a un modelo más profesional sin romper lo que ya tienes montado.

3. ¿Puedo enviar mensajes masivos o campañas sin que me bloqueen la cuenta?

Sí, siempre que uses WhatsApp Cloud API y plantillas verificadas por META. A diferencia de enviar mensajes manuales desde la app (lo que puede considerarse spam), la API está diseñada para campañas seguras y aceptadas por META.

Eso sí, siempre debes enviar campañas solo a contactos que quieran recibir tu comunicación; es clave para evitar reportes y mantener la reputación de tu línea.

4. ¿Por qué el chatbot con IA no se activa cuando vienen leads desde anuncios?

Uno de los errores más comunes al crear un chatbot es olvidarse de activar las dos opciones principales que aparecen en el primer cajetín.

Si no están encendidas, el bot no se dispara cuando llegan contactos desde anuncios de Meta, Instagram o Facebook Messenger, incluso aunque esté bien construido. Para que funcione, debes asegurarte de habilitar esas opciones apenas creas el bot. 

5. ¿Cuál es la diferencia entre la “Base de conocimiento” y el “Entrenamiento del chatbot”?

La base de conocimiento sirve para darle contexto general a la IA: quién es tu empresa, qué haces, en qué sector trabajas y cuál es tu propuesta de valor. Es como un diccionario de referencia, no como un manual operativo. 

En cambio, el entrenamiento real del chatbot ocurre dentro del cuadro “Describe el objetivo”, donde defines el paso a paso de cómo debe responder, qué información debe entregar, cómo guiar la conversación, qué opciones ofrecer y qué cosas NO debe decir. 

Muchos errores ocurren cuando alguien intenta poner precios, planes o información dinámica en la base de conocimiento: eso debe ir siempre en el entrenamiento, no en la base.

6. ¿Cuál es la diferencia entre un chatbot con IA y uno sin IA en Clientify?

Un chatbot con IA se apoya en un modelo inteligente que entiende contexto y lenguaje natural. Le defines la personalidad, el objetivo y las reglas, y la IA se encarga de mantener conversaciones más flexibles: puede responder preguntas abiertas, adaptar mensajes y usar la información que le diste en el entrenamiento. 

Un chatbot sin IA, en cambio, funciona por pasos fijos: saludos, botones, listas desplegables, preguntas cerradas y acciones muy controladas.

7. ¿Puedo usar WhatsApp Web para enviar automatizaciones o siempre necesito WhatsApp API?

Todas las automatizaciones requieren WhatsApp API, no WhatsApp Web. Esto no es una limitación de Clientify, sino una regla de META para evitar spam y asegurar que todos los mensajes automáticos se envíen de forma segura y regulada. 

Puedes usar WhatsApp Web para atender conversaciones, pero cualquier mensaje automatizado (plantillas, seguimientos, recordatorios, notificaciones al cliente) siempre deben enviarse a través de API.

8. ¿Qué diferencia hay entre lanzar una automatización con un “formulario”, una “landing page” o una “etiqueta”?

Aunque parezcan parecidos, cada lanzador activa la automatización de una manera distinta. El lanzador de “formulario” se usa cuando el contacto llena un formulario online insertado en tu web o landing. El lanzador de “landing page” solo se usa cuando el formulario es el nativo dentro de una landing creada en Clientify. 

Y el lanzador por “etiqueta” es el más flexible: permite activar una automatización cuando el contacto recibe una etiqueta, ya sea desde un chatbot o manualmente. Es perfecto para disparar seguimientos, nurturing o flujos basados en la interacción real del usuario.

Conclusión

Viste…WhatsApp no es un canal para responder mensajes: es un sistema que puede trabajar por ti; siempre y cuando lo conectes y lo potencies con las herramientas adecuadas.

Ojalá este reto te haya servido para ver que no necesitas ser un experto para aprovechar las automatizaciones; y que, con una buena estructura, puedes transformar tu WhatsApp en un canal profesional, ordenado y escalable. 

Si estos tres días te dejaron ideas nuevas, claridad y ganas de mejorar tu proceso, entonces nos quedamos sumamente tranquilos…nuestro reto cumplió su misión. 

Ahora solo queda que lo pongas en marcha y dejes que el sistema trabaje por ti.