Captar alumnos hoy no es poner un anuncio en Facebook y, hala, a esperar matrículas.
Si buscas estrategias marketing de centros educativos para captar nuevos estudiantes que funcionen, necesitas un pelín más que intuición.
Por suerte o por desgracia, toca sacar la pizarra y trazar un plan.
Y más en el sector educativo: está cada vez más peleado, los estudiantes comparan, los padres opinan y los ciclos de decisión se hacen eternos.
Si tu centro no tiene un proceso claro, no te vas a comer una rosca: la competencia se lo lleva.
Hay que diseñar una estrategia de marketing para centros educativos con sentido y luego ejecutarla siempre igual: atraer, responder rápido, segmentar, nutrir alumnos potenciales hasta que estén listos y cerrar la matrícula.
En Clientify trabajamos cada semana con centros como el tuyo y hemos hablado con algunos de ellos para comprobar qué funciona y qué no en captación y admisiones.
Aquí tienes la guía para empiecen a llover matrículas y tengas una estrategia de captación de alumnos que funcione.
Ideas clave (TL;DR)
- Define a tu alumno ideal
- Multiplica puntos de entrada
- Responde en segundos
- Segmenta bien
- Nutre y califica leads
- Matrícula y pago fáciles
- Herramientas
Suscríbete al blog de Clientify
¿Te gusta el marketing, la automatización o simplemente ver cómo otra gente hace las cosas bien? Pues suscríbete.
Cada semana te mandamos lo que a nosotros nos gustaría recibir: contenido directo y accionable.
Define tu alumno ideal (buyer persona)
Vamos a empezar por la base, antes de pensar en anuncios o en campañas super creativas tienes que tener muy claro a quién quieres atraer.
Si no sabes quién es tu alumno ideal, gastarás tiempo, dinero y energía en gente que nunca se iba a matricular.
Un buyer persona es básicamente una ficha que te dice:
- qué busca
- qué objeciones tiene
- quién decide
- qué presupuesto maneja
- y en qué momento está pensando inscribirse.
Con eso, puedes escribir mensajes y propuestas de valor que respondan a sus dudas y campañas que segmenten bien desde el principio.
Piensa que no es lo mismo un alumno que busca un máster para subir de puesto, que un chaval que quiere un curso de idiomas rápido, o una empresa que financia un programa de FP para sus empleados.
Cada uno tiene motivaciones, objeciones y decisores distintos… Si los metes a todos en el mismo saco y mandas el mismo mensaje a todos… Ya te adelanto que no va a funcionar.
Por ejemplo, una ficha del buyer persona para un master en finanzas:
Objetivos, objeciones y decisores
Tu buyer persona o alumno ideal no es “jóvenes de 18 a 24” o “profesionales que buscan un máster”, dale un poco más de amor a esto, hay que ir más fino:
- Objetivos habituales: mejorar empleabilidad, reciclarse, certificar conocimientos, compatibilizar estudios con trabajo o ganar un idioma para abrir puertas.
- Objeciones frecuentes: precio, tiempo, prestigio del título, miedo a no acabarlo o dudas sobre salidas laborales.
- Decisores clave: puede ser el propio alumno, los padres/tutores o incluso la empresa que financia. Según quién decida, el mensaje cambia: a un padre le hablas de seguridad, a un profesional de ROI, a RR. HH. de eficiencia.
Truco: mete en tus formularios campos como motivación principal, quién financia y cuándo quiere empezar. Con esas tres respuestas ya puedes segmentar mucho mejor tus campañas.
Mapa de mensajes y propuesta de valor por programa
Vale, ya tienes definido tu alumno ideal, toca convertirlo en mensajes.
Aquí funciona muy bien hacer una tabla con este esquema:
Programa → Dolor/objetivo → Prueba de valor → Mensaje → CTA
Ejemplos:
- Máster en Data:
“Quiero cambiar de rol y ganar más” → proyecto con empresa + bolsa de empleo → “Sal con experiencia probada y un trabajo nuevo” → agenda una llamada.
- Curso de Portugués B1
“Tengo reuniones con Brasil y no me entero de nada” → grupos reducidos + certificado oficial → “Clases prácticas, 0 gramática” → prueba una clase gratis.
- FP Dual:
“Necesito prácticas reales” → convenios con empresas, 80% inserción laboral → “Estudia y trabaja desde el mes 2” → reserva entrevista.
Prueba, haz justo esto con tus programas prioritarios.
Diseña y analiza tus métodos de captación y canales de conversión
Tener claro quién es tu alumno ideal está bien, pero de poco sirve si no tienes puertas de entrada.
Y ojo, no es meter un formulario cutre escondido en la web: en el marketing educativo, cada canal debe estar diseñado para que el alumno interesado deje sus datos de la forma más sencilla posible y que tú sepas de dónde viene.
Lo bueno es que hoy puedes combinar landings, pop-ups, anuncios en redes, chatbots, etc sin mucho trabajo ni «especialistas» que te cobran por respirar, hasta mi madre sabe hacerlo, no es broma.
Pero lo importante no es solo “tenerlos”, sino medir cuáles funcionan y cuáles no.
Porque un canal que atrae mucho pero no convierte es una sangría de presupuesto.
Aquí van los básicos que tienes que tener controlados:
Estamos en plena era de la Inteligencia Artifical, se utiliza para TODO, menos para escribir este post (un poquito sí :D), utilízala con sentido, que para eso está:
1- Landing pages dedicadas
Por si te pierdes en los conceptos, las landing pages son páginas web hechas solo para captar alumnos de un programa concreto (más o menos).
No metas siete cursos en la misma página.
Para cada curso o programa, crea una landing única, bien estructurada, con propuesta de valor y una llamada a la acción («Quiero más info» o «inscríbete»)
Hoy en día puedes crear landing pages en minutos con WordPress o algún constructor de landings con IA. Lo que yo haría es aprovechar los 14 días que tienes gratis para utilizar Clientify, entrar al constructor de landings con IA y tal cual, le puedes decir:
«Quiero una landing page vistosa, creativa y funcional para un «Master de montar Legos», nuestro cliente ideal son…»
Mira, mientras he escrito esto lo he probado, 10 segundos, te juro que no he tardado más.
2- Formularios cortos y con sentido
Pide lo mínimo (nombre, email, programa de interés) y añade campos inteligentes.
Ejemplo: si marca “máster”, se despliegan preguntas sobre modalidad o presupuesto; si marca “curso corto”, se despliegan horarios.
3- Pop-ups inteligentes
No abuses.
Solo muéstralos cuando hay intención clara, por ejemplo al salir de la página.
Y siempre con algo de valor: descargar el temario, apuntarse a una demo o ver becas disponibles.
4- Chatbots con IA
Un bot básico solo recoge datos y responde de forma muy limitada; un chatbot con IA que esté entrenado en tu centro, contesta dudas reales en segundos (“¿hay plazas?”, “¿precio?”, “¿puedo hacerlo online?”,. «¿Qué cursos hay?») y después guía al lead a dejar sus datos o pedir una llamada.
Te dejo un ejemplo de un chatbot con IA de WhatsApp que hemos entrenado para una escuela de formación:
(Este chatbot es solo una muestra/prueba)
5- Lead magnets y microconversiones
No puedes esperar que todas las personas que entren a tu web conviertan al momento.
Algunas (la mayoría) necesitan «calentarse» o, como se dice en jerga marketiniana, nutrirse.
Aporta valor antes de pedirlo. Ejemplos en el sector educativo:
- Primera clase gratis → la mejor manera de que prueben y se enganchen.
- Temario o índice descargable → así comparan con otros centros y ven que lo tuyo va en serio.
- Guías prácticas → ej. “Cómo elegir el máster correcto para tu carrera” o “5 claves para aprobar un B2 en menos de 6 meses”.
- Becas o financiación → el imán número uno: si alguien ve que puede pagar a plazos o con ayuda, deja los datos en dos segundos.
Son «excusitas» para empezar la relación con tu proximo alumno, cuantos más mini-puntos de conversión tengas, más alumnos entran.
6- Trazabilidad de campañas y fuentes
Si no sabes de dónde viene cada lead, vas a ciegas.
Y ojo, al principio es normal: lanzas campañas y piensas “mientras entren contactos, bien”.
Pero en serio, si no mides, acabarás tirando dinero en canales que no te traen ni medio alumno.
Aquí lo que tienes que hacer es sencillo:
- Usa UTM en todos tus enlaces → son etiquetas que pones en los links de tus anuncios, redes o emails, sirven para que luego sepas si el lead vino de Facebook Ads, de un post en Instagram o de una newsletter.
- Sincroniza con tu CRM → cada lead debe llevar marcada su fuente: SEO, SEM, redes sociales, referido… Lo importante es que quede registrado sin que tú tengas que estar con un Excel.
- Cierra el círculo → no basta con saber qué canal trae leads, mira qué canal trae matrículas reales, igual tu campaña de TikTok te llena la base de datos de chavales curiosos, pero ninguno paga. Mejor invertir en el canal que sí convierte en alumnos.
Consejo: monta un dashboard sencillo (puede ser el de tu propio CRM) donde veas de un vistazo: visitas, leads y conversión a matrícula.
Canales de adquisición online en centros educativos – SEO, redes y SEM
Tener landings, formularios y chatbots está bien, pero si nadie llega hasta ahí, da igual lo bonitos que sean y lo bien montados que estén.
Vamos a tocar tus canales de adquisición, la presencia online: que te encuentren cuando buscan, que te vean donde pasan el rato y que aparezcas cuando ya están comparando opciones.
No necesitas ser tener un ejercito de veinte frikis de marketing: con un poco de orden y ganas puedes trabajar SEO, redes sociales y campañas pagadas (SEM) para atraer tráfico calidad a tu web.
¿Vamos al lío?
SEO para centros educativos, hazte visible para tus futuros alumnos
Mi canal favorito, el SEO.
En educación, la mayoría de los alumnos empiezan su búsqueda en Google.
¿Tu centro educativo se centra en álgebra? Posiciona para esa palabra clave y algunas relacionadas:
- Curso sobre álgebra
- Master sobre álgebra
- Cómo aprender álgebra
- Las 5 claves del álgebra…
Algo así, no tengo ni idea de álgebra, pero ya me entiendes.
Si alguien busca «Los mejores cursos de álgebra» y no estás ahí, no existes para ese posible alumno, ya no es que «no salgas en esas búsquedas», es que son matrículas que se lleva tu competencia que sí está posicionada.
Si lo haces bien, hasta un 33 % del tráfico en el sector educativo puede llegar desde búsqueda orgánica prácticamente gratis.
Pero ojo, que ya no es solo Google.
Cada vez más gente pregunta directamente a una IA qué estudiar o dónde matricularse.
Eso significa que tu web tiene que estar optimizada también para eso:
- Responder dudas en frases claras y cortas (las IA cogen ese texto para dar la respuesta).
- Añadir una sección de Preguntas Frecuentes con respuestas de 50–80 palabras, como si respondieras a un alumno por WhatsApp.
- Usar lenguaje natural: “¿Cuánto cuesta?”, “¿Qué salidas tiene?”, “¿Se puede pagar a plazos?”.
Si lo haces bien, también apareces cuando alguien le pregunta a ChatGPT o a Perplexity. Eso es SEO para IA.
Las redes sociales de un centro educativo
Las redes sociales no son para todos, o más bien, no todas.
Para que me entiendas, no te va a servir estar en todas las redes sociales habidas por haber si ahí no está tu alumno objetivo.
Tu cabeza tiene que estar en dos canales bien elegidos donde sí que esté tu buyer persona:
- Instagram y TikTok tienen buen escaparate visual, además, la gente utiliza MUCHO sus buscadores.
- LinkedIn funciona increíble para masters y programas profesionales.
- Facebook para padres de niños y adolescentes, poco más.
Un apuntillo útil: en el sector educativo, Instagram sigue siendo poderoso. Las instituciones están obteniendo una tasa de engagement del 4,2 % en promedio, mientras que Reels ronda el 3,1 %. Eso está años luz más arriba que cualquier publicación en Facebook o Twitter.
SEM para admisiones: paga para estar donde importa
Aquí no hay misterio: si quieres resultados rápidos, toca pasar por caja.
Con SEM (campañas de pago en Google, Meta o LinkedIn) puedes ponerte delante justo cuando un alumno está buscando opciones o cuando su padre se pone a comparar.
- Google Ads: es el rey cuando alguien busca “curso de inglés B2 en Sevilla” o “máster en marketing online precio”. Si no estás ahí con tu anuncio, aparece la competencia y se lleva la matrícula.
- Social Ads: Instagram y Facebook Ads funcionan porque puedes segmentar por edad, intereses, LinkedIn Ads, por su parte, encajan de lujo con másters y programas ejecutivos.
Dato para convencer a tu rector: en educación, el coste medio por lead en campañas pagadas suele rondar entre 40 y 60 €, dependiendo del programa y la zona (Wordstream, benchmark de Ads en educación).
¿Caro? Depende: si ese lead acaba pagando un máster de 5.000 €, la inversión se paga sola.
Consejo de nuestros clientes (escuelas, universidades, centros educativos)…:
Nunca mandes el anuncio a la home, el clic tiene que aterrizar en la landing del programa con su info y formulario.
Automatiza el primer contacto (speed-to-lead)
Si alguien te deja sus datos y tarda un día en recibir respuesta, lo pierdes.
En educación, el interés es caliente pero se enfría rápido: los estudios dicen que responder en los primeros 5 minutos multiplica por 21 las probabilidades de hablar con ese alumno en serio.
Pero vamos a ser realistas… ¿Quién está pendiente 24/7?
Hay una solución muy sencilla, la automatización.
Puedes tener un flujo sencillo que, en cuanto llega el lead, le mande un email de reserva, si pasa un dia y no lo abre, se envía un WhatsApp para hacer empuje, si lo abre, se notifica al asesor encargado del lead.
Segmenta para comunicar mejor
Como dijo Julio Cesar, divide y vencerás.
Si envías el mismo mensaje a todos tus leads, la mitad lo ignora y la otra mitad se da de baja.
Es lo que hablábamos antes, no es lo mismo una persona que busca un master ejecutivo que un curso de idiomas nocturno.
Si mezclas mensajes, pierdes credibilidad, relevancia y leads.
Criterios de segmentación básicos
Lo mínimo que debes diferenciar en tu CRM:
- Programa de interés: máster, FP, curso de idiomas…
- Nivel del alumno: principiante, avanzado, profesional.
- Ubicación / modalidad: online, presencial, híbrido.
- Momento de decisión: quiere empezar ya, en 3 meses, o “lo estoy pensando”.
Con esos campos puedes crear segmentos que se actualizan solos.
Si entra un lead que marca “FP” y “presencial en Madrid”, ya tienes la etiqueta puesta para hablarle con mensajes importantes.
Ejemplos de campañas segmentadas que convierten
- Segmento: Máster online → Emails con salidas laborales + testimonios de alumnos que cambiaron de trabajo.
- Segmento: Cursos de idiomas básicos → WhatsApp con prueba gratuita de clase + calendario de horarios.
- Segmento: Padres interesados en FP → Campaña en Facebook destacando becas y prácticas en empresas.
- Segmento: Leads que aún están fríos → Serie de emails educativos: guías, comparativas, casos de éxito.
El objetivo es mandar el mensaje justo a la persona correcta en el momento adecuado, eso multiplica la tasa de apertura, los clics y, sobre todo, las matrículas.
Nutre y califica leads antes de vender
No todos los leads que entran en tu CRM están listos para sacar la tarjeta y pagar.
Algunos necesitan más información, otros tiempo y muchos solo un poquito de confianza.
Si los tratas a todos igual, vas a presionar demasiado a unos y dejar fríos a otros.
El «truquito» está en nutrirlos con contenido que sea importante para ellos y calificarlos con lead scoring para saber quién está preparado para hablar con un asesor y a quien le hace falta un poquito de cocción (no literalmente, ya me entiendes).
Flujos de nurturing (email, WhatsApp, contenidos)
Y para «nutrir» a esos leads y que pasen de estar fríos a calentitos ardiendo a punto de comprar, hacemos una estrategia de nurturing: mensajes automáticos que acompañan al alumno hasta que está listo para decidir.
Imagina que gestionas una academia de idiomas y un contacto descarga el temario de tu curso de inglés B2:
- Email 1 (día 0): “Gracias por tu interés, aquí tienes el temario completo«, con un vídeo de un profesor explicando cómo es una clase.
- Email 2 (día 3): “5 trucos para aprobar el B2 sin morir en el intento”, contenido de valor, sin venta directa.
- WhatsApp (día 5): “Hola Ana, vi que descargaste el temario. Te paso los horarios de este trimestre y una promo de matrícula anticipada”.
Otro ejemplo: un lead llega a la página de un FP en Administración y pide más información:
- Email 1 (automático): ficha con prácticas en empresas colaboradoras.
- Email 2 (3 días después): caso real de un alumno que consiguió trabajo antes de acabar el FP.
- WhatsApp (1 semana después): “Aún estás a tiempo de apuntarte a la convocatoria de septiembre, ¿quieres reservar plaza?”.
Estos flujos no se improvisan al momento ni se hace de forma manual: se diseñan una vez y se disparan automáticamente según la acción del alumno (descarga, visita, clic).
Y, en serio, gracias a los flujos automáticos de Clientify es super sencillo, mira:
Lead scoring y señales de intención
Si el lead nurturing es hacer pasar de un lead frío a un lead caliente, el lead scoring es el «termómetro» que indica lo caliente que está el alumno potencial.
Ejemplo 1: Academia de idiomas
- Descarga el temario del curso de inglés B2 → +10 puntos.
- Abre el email con “5 trucos para aprobar el B2” → +5 puntos.
- Hace clic en el WhatsApp con horarios y precios → +15 puntos.
- Vuelve a la página de matrícula en menos de una semana → +20 puntos.
Con 50 puntos acumulados (o lo que tu le asignes), el CRM ya lo marca como lead caliente: toca que un asesor le escriba personalmente y cierre la inscripción o ejecutar una automatización.
«En cuanto el lead llegue a 50 puntos se activa un flujo con email y un enlace de pago»
Ejemplo 2: FP en Administración
- Rellena el formulario de interés → +10 puntos.
- Descarga la guía de prácticas en empresas → +15 puntos.
- Asiste a un webinar de puertas abiertas → +20 puntos.
- Pregunta por financiación o plazos de matrícula → +30 puntos.
Al pasar de 60 puntos, sabes que ese alumno está a un paso de decidir.
Si no lo llama un asesor esa misma semana, quizás acabe en otro centro.
El valor del scoring es que no tienes que decidir a ojo: el CRM asigna puntos según el comportamiento del alumno y cuando cruza el umbral que definas (ej. 40, 50, 60), salta la alerta.
Cuándo pasar un lead a ventas
Aquí es donde muchos centros la lían: o pasan los leads demasiado pronto y los queman, o demasiado tarde y los pierde la competencia.
El arte está en detectar el punto justo en el que un lead está listo para hablar con un asesor.
Ejemplo 1: Academia de idiomas
Si el lead descarga el temario de inglés B2 y al día siguiente lo llama un asesor, lo más probable es que piense “solo quería mirar” y te deje en visto. Ese lead todavía está congelado.
Pero si ya abrió varios emails, hizo clic en los horarios y volvió a la página de matrícula, ahí sí está mostrando intención clara.
Ese es el momento de que un asesor lo contacte por WhatsApp o llamada para resolver dudas y cerrar inscripción.
Ejemplo 2: FP en Administración
Si un estudiante solo rellenó el formulario inicial y ya recibe una llamada agresiva de ventas, se siente presionado y se va.
En cambio, si ya descargó la guía de prácticas, asistió a un webinar y preguntó por financiación, tienes todas las señales de que está listo.
Ahí un asesor debe entrar en acción para confirmar plazos, becas y acompañar hasta la matrícula.
La regla es simple: ni antes ni después. Demasiado pronto quema el lead, demasiado tarde lo regala a la competencia.
Facilita matrícula y pago
Llegar hasta aquí ya es un logro: el alumno te conoce, ya sabes que le interesa el programa, te ha dejado sus datos y hasta ha hablado con tu equipo.
Pero si en el último paso le pones trabas, se te cae la matrícula.
En educación, muchas veces no pierdes alumnos porque no les guste tu curso, sino porque el proceso de matriculación es un lío: mucha burocracia, pagos poco flexibles o trámites obligatorios que son un peñazo.
Opciones de pago flexible
En una academia de idiomas, imagina que ofreces solo pago único de 900 €.
Para muchos es demasiado de golpe, aunque puedan permitírselo.
Ahora cambia el modelo: matrícula inicial de 100 € y luego 5 cuotas de 160 €.
Anda, ahora se convierte en accesible.
Lo mismo pasa con másters: nadie quiere soltar 5.000 € de golpe, pero con pagos fraccionados o financiación ya no es un muro.
Becas y ayudas como palanca de captación
En un FP de Administración, si destacas desde la primera llamada que hay becas parciales o convenios de financiación, la conversación cambia.
El alumno o sus padres dejan de pensar “no sé si podré pagarlo” a “bueno, quizás sí sea posible”.
Mostrar becas en la web, en el email o incluso en el WhatsApp automático hace que muchos leads que dudaban den el paso de rellenar el formulario.
Una experiencia de matrícula sin dolores de cabeza
Aquí entra lo digital.
Si para matricularse un alumno tiene que imprimir un PDF, firmarlo a boli y escanearlo, pierdes puntos.
Hoy puedes resolverlo con un formulario online, firma electrónica y un enlace de pago en un clic.
Por ejemplo: un alumno que está decidido a entrar a un máster, rellena el formulario en tu web, firma en su móvil y paga la matrícula inicial en 3 minutos.
No necesita enviar papeles ni esperar confirmaciones eternas.
Pues hala, otro alumno con matrícula más.
Estrategias de marketing para centros educativos
Hasta ahora hemos hablado de tácticas de captación: cómo atraer leads, nutrirlos, automatizar, segmentar…
Está bien, guay, pero eso es solo una parte.
Lo que hace que un centro destaque de verdad es tener una estrategia de marketing educativa completa: un marco que traiga alumnos nuevos, que posicione a tu institución, construya confianza con las familias y que genere una reputación que trabaje por ti.
Posicionamiento y propuesta de valor del centro
Aquí es donde muchos centros patinan: dicen lo mismo que todos. “Formación de calidad”, “profesores expertos”, “programas innovadores”.
¿Te suena? Quizás lo has leído en otros 12.482 centros.
El posicionamiento no es eso, pregúntate:
- ¿Qué te hace diferente frente a otros centros de tu ciudad o sector?
- ¿Qué resultados pueden esperar tus alumnos?
- ¿Qué historia quieres que cuenten de ti después de pasar por tu centro?
Por ejemplo, si tu fuerte es la empleabilidad, tu propuesta de valor no es “clases de calidad”, es “8 de cada 10 alumnos consiguen trabajo antes de acabar el programa”.
Si lo tuyo son los idiomas, en vez de decir “clases dinámicas”, di “hablarás con un nativo desde el primer día”.
Suena distinto, ¿eh?
Más allá de eso, el posicionamiento se trabaja con datos, testimonios y con una narrativa clara que luego se repite en todos tus canales, desde la landing de un máster hasta el reel de TikTok.
Plan de contenidos y comunicación con familias
El contenido no es solo para el blog o para LinkedIn, también es la manera en que mantienes la relación con quienes deciden apuntarse (o pagar) al final: los alumnos y sus familias.
Si tu centro solo aparece en su vida cuando toca pagar la matrícula, estás perdiendo oportunidades de fidelizar, resolver dudas y ganarte confianza.
Todo plan de contenidos tiene que cubrir tres frentes:
- Atracción: artículos, vídeos o posts que resuelvan dudas frecuentes (“cómo elegir un máster en…”, “qué FP tiene más salidas”).
- Consideración: testimonios de alumnos, casos de éxito, comparativas.
- Comunicación directa con familias: aquí entra el email y ojo a esto… WhatsApp
El email marketing funciona, siempre ha funcionado… ¿Quién no tiene email?
Con una tasa media de apertura en educación del 40-45 % (fuente: ClickDimensions), sigue siendo el canal perfecto para enviar temarios, newsletters segmentadas o testimonios.
Es el canal de construir confianza a medio plazo.
Ahora… ¿Conoces a alguien que no entre a WhatsApp a diario? No quiero ser el único que usa WhatsApp más de una hora al día (fuente: mi teléfono).
Y aquí el dato gordo: los mensajes en WhatsApp alcanzan hasta un 98 % de apertura.
Y es que con una campaña de WhatsApp Marketing automatizada puedes:
- Confirmar plazos de matrícula.
- Mandar recordatorios de becas o plazos de inscripción.
- Compartir novedades cortas (ej. cambios en horarios, webinars de puertas abiertas).
Por ejemplo: un padre que pide información sobre un FP y deja su teléfono.
A la semana recibe un WhatsApp: “Hola Juan, soy Marta de [nombre del centro]. Te recuerdo que el plazo de matrícula cierra el viernes. Aquí tienes el enlace directo para reservar plaza”.
Simple, directo y mucho mejor que esperar a que abra un correo.
Fidelización y referidos (alumni)
Muchos centros se obsesionan con traer alumnos nuevos y se olvidan de los que ya pasaron por sus aulas.
❌ERROR, pero así, en mayúsculas, un alumno satisfecho es tu mejor comercial.
La fidelización y los programas de referidos alargan la relación y generan nuevas matrículas sin gastar un euro en publicidad.
Piénsalo así: si un exalumno recomienda tu curso a un amigo o a su hermano pequeño, el nivel de confianza ya está resuelto.
Ya no compites con anuncios, compites con una experiencia contada en primera persona.
¿Cómo se trabaja esto?
- Manteniendo el contacto: newsletters exclusivas para alumni, grupos de WhatsApp/Telegram con oportunidades y novedades.
- Dando valor después de la formación: acceso a recursos, clases extra, eventos online o descuentos.
- Formalizando un programa de referidos: “trae a un amigo y ambos obtenéis un 10 % de descuento”.
Y como nos encanta poner ejemplos: un alumno que terminó tu FP en Administración y ya está trabajando.
Tres meses después recibe un WhatsApp de tu centro: “¿Conoces a alguien que también esté buscando un FP para septiembre? Si nos lo recomiendas y se matricula, te regalamos una beca del 10 % en nuestro curso de Excel Avanzado”.
Ya tienes un alumno/embajador.
La fidelización es parte de la estrategia de marketing.
Porque captar alumnos nuevos cuesta hasta cinco veces más que mantener a los que ya tienes contentos y activos.
Herramientas para captar y gestionar alumnos
Vale, ya tienes clara la estrategia, los canales y hasta cómo nutrir leads.
Ahora viene la pregunta del millón: ¿con qué lo haces?
¿Excel por un lado? ¿Una herramienta de email por otro? ¿Un CRM a medias y el WhatsApp personal de los asesores?
Me duele la cabeza solo de pensarlo, ese caos es lo que mata el 80 % de las estrategias de captación, es caro y desorganizado.
Hoy en día existen herramientas de software hechas para centros educativos que tienen todo centralizado.
Y Clientify es el ejemplo
Qué debe tener una herramienta para educación
Si vas a invertir en una herramienta, que sea porque te soluciona la vida, no porque te añade otra pantalla más a abrir cada mañana. En educación, lo básico que tiene que tener es:
- CRM educativo → la ficha única de cada alumno con todo: desde que pide información hasta que paga la matrícula. Sin esto, olvídate de seguimiento.
- Formularios y landings → que el lead entre directo en tu base de datos sin copiar y pegar nada.
- Email marketing → no solo para mandar newsletters, sino para automatizar flujos de nurturing y segmentar por programas.
- WhatsApp integrado → poder mandar mensajes automáticos y gestionar conversaciones desde la misma plataforma, no desde el móvil personal de cada asesor.
- Inbox unificado → todos los mensajes (email, WhatsApp, redes) en una sola bandeja, así nadie se pierde ni responde tarde.
- Firma electrónica → nada de imprimir PDFs y pedir firmas a boli: que el alumno pueda matricularse y firmar contrato en un clic desde su móvil.
- Lead scoring → un sistema que te diga quién está “caliente” y quién todavía necesita tiempo.
- Segmentación dinámica → que cree listas solas según criterios (ej. interesados en FP, leads de máster online, etc.).
- Automatizaciones → que dispare emails, WhatsApps o asignaciones de lead sin tener a alguien de guardia.
- Reporting claro → ver de dónde llegan los leads, qué canal convierte más y cuántos se matriculan.
Con estos básicos tienes todo lo necesario para que tu captación no dependa de Excel ni del WhatsApp personal de tu equipo.
Todo esto y más lo tiene Clientify y puedes probarlo gratis durante 14 días sin meter tarjeta ni nada.
Preguntas frecuentes sobre captación de alumno
¿Cómo captar alumnos para un centro educativo?
Para captar alumnos en un centro educativo necesitas una estrategia completa: definir a tu alumno ideal, crear canales de entrada (landing pages, formularios, WhatsApp), responder rápido, segmentar mensajes y nutrir leads hasta que estén listos para matricularse. Con un CRM educativo puedes automatizar gran parte del proceso y no depender de gestiones manuales.
¿Qué estrategias de marketing funcionan mejor para centros educativos?
Las más efectivas combinan marketing de contenidos, SEO, redes sociales (Instagram, TikTok, LinkedIn) y campañas SEM segmentadas. Además, la comunicación directa con familias por email y WhatsApp aumenta mucho las matrículas, ya que son los canales que más usan alumnos y padres.
¿Cuál es el papel del SEO en la captación de estudiantes?
El SEO permite que tu centro aparezca cuando alguien busca programas como “máster en marketing online precio” o “FP en administración en Madrid”. En educación, hasta un 33 % del tráfico puede llegar desde búsqueda orgánica, y cada vez más alumnos también preguntan a IAs como ChatGPT o Perplexity. Optimizar para SEO clásico y SEO para IA es clave.
¿Es importante usar WhatsApp para captar alumnos?
Sí. WhatsApp es el canal más directo: tiene tasas de apertura del 98 %, frente al 20–30 % del email. Se usa para confirmar plazos, enviar recordatorios de becas o compartir enlaces de matrícula. No sustituye al email, sino que lo complementa como canal de urgencia y decisión.
¿Qué es el lead nurturing en educación?
El lead nurturing es un proceso de acompañamiento: enviar contenido útil y personalizado a un alumno potencial hasta que esté listo para matricularse. Ejemplos: emails con testimonios, guías descargables o WhatsApps recordando becas. Bien aplicado, evita perder leads fríos y acelera matrículas.
¿Cómo funciona el lead scoring en un centro educativo?
El lead scoring asigna puntos a cada acción de un alumno potencial: abrir un email, descargar un temario, visitar la página de precios. Cuando supera un umbral (ej. 50 puntos), el CRM lo marca como “listo para ventas”. Esto permite priorizar a quienes tienen más intención real de matricularse.
¿Qué métodos de pago atraen más matrículas?
Las opciones de pago flexibles marcan la diferencia. En lugar de pedir 100 % por adelantado, ofrece matrícula inicial + cuotas, financiación o becas. Eso elimina una de las mayores objeciones de los padres y multiplica la conversión a matrícula.
¿Qué herramienta usar para captar y gestionar alumnos?
Lo más eficiente es usar un CRM educativo todo en uno: centraliza contactos, automatiza emails y WhatsApp, incluye firma electrónica y conecta con pagos y campus virtual. Así evitas depender de Excel y herramientas sueltas, y tienes todo el embudo de captación y gestión en un solo lugar.
Ya está, terminó la guía.
Captar alumnos es sencillo, pero si se hace con estructura y orden.
Si no tienes un proceso con cabeza:atraer, responder rápido, segmentar, nutrir, cerrar y facilitar la matrícula, tus leads se enfrían y la competencia se queda con ellos.
Y ojo, no es cuestión de trabajar el doble, es tener el sistema montado: con un CRM que lo centralice todo, emails que nutran, WhatsApp que cierre rápido y métricas claras para no ir a ciegas.
Así que tú decides: o sigues jugando con Excels y correos sueltos, o montas un sistema de captación que funcione siempre igual y te traiga matrículas de verdad.
¿Quieres comprobarlo sin jugártela? Prueba Clientify gratis 14 días y míralo por ti mismo.
