Tomar decisiones basadas en la intuición puede servir por un tiempo, pero si lo que quieres es crecer en serio y con una base sólida, entonces necesitas datos…pero ojo, porque no cualquier dato: sino información relevante, precisa y obtenida con los métodos y con herramientas adecuadas
Hoy en día, las empresas ya saben cómo recolectarlos, pero lo importante no está simplemente en conseguirlos, sino en captarlos bien, analizarlos correctamente y usarlos de forma estratégica.
En este artículo te cuento qué es la recolección de datos, qué tipos existen, cuáles son los métodos más eficaces y cómo aplicarlos según tu sector. Además, te muestro los beneficios, los desafíos más comunes con los que te puedes encontrar y el papel clave que juega la ética en todo el proceso.
Ideas clave sobre recolección de datos:
- Entiende qué significa recolectar datos y por qué es crucial para tu negocio.
- Descubre los métodos cualitativos y cuantitativos
- Aprende cuáles son los instrumentos que tienes disponibles en Clientify
- Identifica los beneficios reales y los errores que debes evitar al recolectar datos
- Adapta las formas de recolectar datos a tu sector
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¿Qué es la recolección de datos?
La recolección de datos es el proceso mediante el cual obtienes información valiosa sobre tus contactos, clientes, leads, proveedores, entre otros; y éstos te sirven para responder preguntas, resolver problemas o tomar decisiones.
Sin ellos, realizar un estudio de mercado y segmentar a tu audiencia se vuelve imposible, medir la satisfacción del cliente es muy difícil.
Y en el contexto actual, una buena gestión de datos marca la diferencia: te permite personalizar la experiencia del usuario y anticiparte a sus necesidades
Tipos de recolección de datos
Antes de entrar en el detalle del proceso, arranquemos por el principio: ¿cuáles son los tipos de datos que puedes recolectar?
Por un lado están los datos primarios, que son los que se obtienen directamente desde fuentes como:
Encuestas
El clásico que nunca falla. Con una encuesta bien pensada, conoces a fondo qué piensan tus clientes, qué necesitan o qué no volverían a comprar jamás (sí, eso también suma).
Solo necesitas hacer las preguntas correctas. ¿Un tip? No preguntes solo por lo que ya sabes, necesitas descubrir cosas nuevas.
Entrevistas
Las entrevistas te permiten profundizar en lo que las encuestas no captan. Son perfectas para entender el «por qué» detrás de una decisión. Puedes hacerlas por videollamada, teléfono o en persona si te va lo retro. También vale un Focus Group.
La clave está en crear un espacio cómodo donde el entrevistado se sienta libre de contar sus verdades. Detectarás patrones, insights inesperados y oportunidades de mejora que ni te imaginabas. Una buena entrevista puede darte más que 100 formularios.
Observaciones
¿Alguna vez te has quedado viendo cómo un usuario interactúa con tu web y pensaste “¿pero por qué hace clic ahí?”?
Observar el comportamiento real de tus clientes (sin intervenir) es una de las formas más potentes de entender qué funciona y qué no.
Desde grabar sesiones en tu sitio hasta ver cómo alguien usa tu app en directo, la observación te muestra la verdad sin filtros. A veces, lo que la gente dice no es lo que hace (lo saben bien los encuestadores en las Elecciones electorales) y esta técnica te ayuda a detectar esos pequeños detalles que marcan la diferencia entre un cliente encantado y uno que abandona el carrito.
Formularios
Rápidos, concretos y muy útiles. Los formularios son ese amiguete que siempre te da la información justa sin rodeos. Cuando los diseñas bien, son una mina de oro de datos primarios: desde intereses y necesidades hasta nivel de decisión o momento del embudo en el que están.
Eso sí, nada de pedir datos por pedir. Cuanto más fácil lo pongas, más gente lo va a completar. Debes esforzarte en pedir los menos datos posible y eliminar fricción. Y si usas herramientas como Clientify, puedes automatizar acciones según las respuestas.
En cambio, los datos secundarios son los que ya han sido recolectados por otras personas, como los que se encuentran en:
- Bibliografías
- Informes públicos
- Bases gubernamentales, etc.
Ambos tipos son útiles, pero cumplen funciones diferentes. Los primarios te permiten investigar situaciones particulares de tu empresa o cliente, mientras que los secundarios aportan contexto, permitiéndote comparar, contextualizar e identificar tendencias.
Métodos y técnicas de recolección de datos
A la hora de recolectar datos, lo primero que tienes que tener en claro es cómo vas a hacerlo….y aquí es donde entran en juego los métodos y técnicas.
Pero ¿sabes realmente cuál es la diferencia entre método y técnica? El método es la estrategia general que guía el proceso de recolección, mientras que las técnicas son las acciones concretas y herramientas que se utilizan para obtener toda esa información.
Para entenderlo mejor, te dejo una comparación rápida entre métodos cuantitativos y cualitativos, junto con las técnicas más utilizadas en cada uno:
| Método | Característica principal | Técnicas comunes |
| Cuantitativo | Datos numéricos y medibles | Encuestas con preguntas cerradas, formularios, pruebas A/B |
| Cualitativo | Entender significados y contextos | Entrevistas en profundidad, análisis de conversaciones, grupos focales |
Los métodos cuantitativos se centran en recopilar datos que sean numéricos y medibles; y son ideales cuando quieres obtener información precisa. Un formulario online con preguntas cerradas es una de las técnicas que más se usa, ya que te permite segmentar por el tipo de respuesta.
En cambio, los métodos cualitativos, te ayudan a entender el “por qué” detrás de una acción o decisión. Aquí no buscas números, sino significados; y para eso necesitas implementar técnicas como entrevistas en profundidad o análisis de comportamientos.
Como consejo profesional, lo ideal para cualquier tipo de empresa es combinar ambos métodos, para así obtener un panorama completo: con los números entiendes qué pasa y las palabras te explican el por qué.
Instrumentos de recolección de datos
Ahora te pregunto, ¿sabes qué son los instrumentos? Los instrumentos son las herramientas que se utilizan para recolectar datos y así, convertir a un contacto en información útil.
Te dejo algunos de los instrumentos más utilizados:
- Formularios online: son ideales para recopilar información como intereses, preferencias, datos personales, etc.
- Encuestas digitales: A la hora de diseñarlas, es importante que las preguntas estén bien pensadas, sean claras y estén alineadas con tus objetivos. Y lo mejor de éstas es que te dan respuestas estructuradas y que te permiten compararlas.
- Entrevistas: A diferencia de las encuestas, acá hay una interacción directa con la persona. Obviamente esa interacción se puede dar a través de una videollamada, por llamada telefónica o de manera presencial y lo importante es que éstas
te permiten profundizar en percepciones, intereses, motivaciones, dolores, etc. - Observación: Hoy en día no hace falta que vayas a la calle para ver cómo actúa tu interesado. La tecnología te permite observar cómo navegan los usuarios por tu web, qué páginas visitan, cuánto tiempo permanecen en ellas o dónde abandonan el proceso.
Beneficios de una recolección de datos efectiva
Cuando recolectas datos de forma continua y con un objetivo claro, los resultados se notan…y rápido. Pero no solo por tus métricas, sino por cómo tomas decisiones, por cómo gestionas a tus clientes y por cómo mejoran tus campañas.
Fíjate como una estrategia de recolección de datos bien diseñada marca la diferencia:
Uno de los beneficios es la personalización. Cuando conoces muy bien a tus contactos, entonces ahí es cuando puedes empezar a adaptar tus mensajes, ofertas y contenidos según sus intereses.
Y lo bueno es que esto, no solo mejora la experiencia del usuario, sino que también aumenta las conversiones y la fidelización.
Por otro lado, saber qué está funcionando y qué no, te permite enfocar tus esfuerzos donde realmente vale la pena. Y en vez de lanzar campañas genéricas, puedes hacer acciones de segmentación de clientes para que lleguen a quien realmente tienen que llegar y en el momento adecuado.
Además, si analizas bien toda la información que obtienes, puedes detectar cambios en el mercado, antes que la competencia, y ajustar las diferencias que haya entre los equipos dentro de tu empresa, para así lanzar las mejores comunicaciones.
Como explica la experta en Marketing, Ann Handley, en una entrevista con Certain “ los profesionales del marketing pueden utilizar los datos para lograr una hiper personalización y cerrar la brecha entre los equipos de ventas y marketing”. Puedes leer parte de su entrevista aquí.
Desafíos en la recolección de datos
Siempre que pongas en marcha una nueva estrategia puedes cometer errores. Por eso, para estar preparado, te dejo los desafíos que puedes encontrarte y como tratar de evitarlos desde un principio:
- Objetivo poco claro: Piensa que es lo que quieres conseguir con la información que recolectas; porque si al momento de analizar tus respuestas no sabes que tienes que identificar, entonces los datos no sirven.
- Baja calidad de respuestas: Formularios mal diseñados o largos pueden provocar abandono o respuestas imprecisas.
- Datos fragmentados: De nada sirve recoger información para luego perderla, no saber de donde vino o a que corresponde. Tienes que tener una herramienta única que te permita integrar todo de manera automática: la técnica que usaste, las respuestas que conseguiste y las métricas que obtuviste.
- Cumplimiento legal: No respetar normativas como el RGPD puede costarte multas y dañar la confianza. Usa plataformas con doble opt-in y que te permitan configurar sus políticas de privacidad.
Recolección de datos digitales en la era moderna (con Clientify)
Como siempre decimos, en Clientify queremos hacerte el día a día más fácil.
Por eso, nuestra plataforma de comunicación, ventas y marketing, todo en uno con IA, ofrece funcionalidades que simplifican y optimizan cada etapa del proceso de recopilación de datos.
Y como dijimos anteriormente, centraliza toda esta información en esta única herramienta, para facilitarte su gestión y análisis.
¿Sabes cuales son las herramientas que tienes disponibles en Clientify para recolectar datos?
Formularios: Clientify tiene su propia herramienta para crear formularios. Sin ser un experto vas a diseñarlos y personalizarlos para luego integrarlos en tu sitio, páginas web y redes sociales.
Además, lo importante es que tú defines qué información quieres captar…como siempre, puedes obtener nombre, teléfono, mail; pero además tienes la posibilidad de solicitar campos de información que sean específicos y relevantes para tu negocio y sector.
Pop-up: son similares a los formularios, pero son perfectos para captar leads en momentos clave, como al abandonar la web o al hacer scroll.
Landing pages: Aca ya entra en juego la IA. Clientify tiene su propia inteligencia artificial para que diseñes y personalices tus landing pages. Esta IA te ayuda a redactar textos, títulos, imágenes, etc.
Solo necesitas darle una pequeña explicación de lo que quieres lograr y con un solo clic te genera todo para que éste método de captación esté orientado en los objetivos que tienes para tu negocio.
Chatbots con IA: Al igual que las landings, este método de captación se crea con ayuda de la IA de Clientify. De esta manera, el chatbot ya no parecerá un robot, sino que además de captar los datos que necesites, conversará con el lead de una manera que genere, desde un principio, una buena experiencia de atención.
Te dejo para que veas nuestro Webinar, donde explicamos el paso a paso de como crear un chatbot con IA.
Cada lead que ingrese se creará como un contacto nuevo dentro del CRM y podrás definir que se le asignen etiquetas automáticas, que refieran a sus intereses, para luego segmentar a tu base de datos y así también activar alguna automatización específica.
Esta funcionalidad es ideal para identificar leads cualificados desde el primer contacto.
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Ejemplos de recolección de datos por sector
Aunque las técnicas son las mismas, la forma de aplicarlas varía muchísimo según la industria en la que estés. Así que acá te dejo algunos ejemplos de cómo distintos sectores pueden aprovechar nuestras funcionalidades de recolección de datos:
Educación y formación:
Las academias y universidades pueden utilizar formularios para inscripciones o chatbots para responder dudas frecuentes. Toda esta información se integra automáticamente al CRM y permite segmentar estudiantes por curso, interés o etapa del proceso educativo.
Además, esta información es clave para realizar un análisis de datos educativos y que te permita tomar decisiones más estratégicas
Industria y manufactura:
En este sector, la recolección de datos suele estar más vinculada a formularios técnicos o registros de pedidos. Con Clientify, pueden crear formularios de solicitud de cotización y automatizar el seguimiento comercial.
Comercio electrónico:
Al tener la posibilidad de conectar tu tienda online con Clientify, no hace falta que también diseñes otro método de captación de leads; pero puedes crear un chatbot con IA exclusivo de asistencia.
Además, con toda esta información, puedes disparar campañas, vía WhatsApp y correo de remarketing, recuperación de carritos abandonados o recomendaciones personalizadas según el comportamiento y compras anteriores del usuario.
Informática, telecomunicaciones y software:
Si tienes este tipo de empresas, ya sabes que los ciclos de compra del cliente son bastante más largos. Crea formularios para que los interesados agenden su demo y realiza un seguimiento, manual y automatizado, en función a la interacción que tenga tu usuario.
Agencias de marketing:
Usa landing pages con formularios por campaña o integra chatbot con IA en los sitio web de tus clientes para captar leads de forma no intrusiva. Luego muéstrale los distintos reportes a tus clientes y fíjate si los resultados obtenidos eran los esperados por ellos.
Agencias de viajes:
Recolecta datos como cantidad de viajeros, destino, fechas. Toda esta información se guardará de manera automática a través de campos y etiquetas en Clientify lo que te ayudará a personalizar ofertas y seguimientos.
Salud, belleza y bienestar:
Utiliza los formularios para reserva de turnos y envía correos con preguntas post-tratamiento. Toda la información se guardará en la ficha del contacto en el CRM, permitiéndote luego darles un trato personalizado para fidelizarlos.
Servicios profesionales:
Los estudios contables o legales pueden usar formularios de contacto o de diagnóstico para capturar datos valiosos antes de una reunión. De esta manera, no solo se centraliza la información, sino que también se automatizan comunicaciones y procesos según el tipo de cliente o servicio solicitado.
Importancia de la ética en la recolección de datos
Recolectar datos no es solo lanzar un formulario a la web y cruzar los dedos. Si de verdad quieres conseguir información de valor, entonces necesitas implementar esta estrategia con cuidado, intención y con proyección a largo plazo.
Te dejo tres claves que pueden marcar la diferencia:
- Pregunta solo lo necesario: No necesitas pedir 20 campos. Pregunta lo justo para avanzar en tu objetivo y sin perder al usuario en el camino.
- Usa los datos que conseguiste: No encajones toda esta información. Empieza a segmentar, crear flujos automáticos; y aprovéchalos para medir qué es lo que funciona y que no.
- Cumple siempre con la ley: Asegúrate, siempre, de pedir el consentimiento de manera explícita. Utiliza el doble opt-in y las casillas de privacidad, recaptcha y el RGPD.
Además, ten en cuenta que según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el usuario no está obligado a facilitar sus datos personales, salvo que estos sean estrictamente necesarios para prestar un servicio. Por eso es clave que expliques por qué los pides, cómo los vas a usar y qué derechos tiene la persona que los facilita.
Aquí puedes consultar una guía muy clara sobre este tema: ¿Está el usuario obligado a facilitar sus datos personales?
¿Viste? La recolección de datos no tiene por qué ser complicada.
Conocer a tu audiencia, personalizar campañas y tomar mejores decisiones es fácil… si usas una plataforma como Clientify. Sus funcionalidades hacen que recolectar, automatizar y segmentar sea simple y no te quite tiempo ni energía.
Mi consejo… aprovecha nuestra prueba gratis de 14 días y empieza a transformar tus datos en resultados reales.
