Hace unos días estuvimos hablando sobre la firma electrónica. Por eso hoy voy a profundizar en un tema clave: el valor legal que tienen este tipo de firmas.
eIDAS es el reglamento que hace que las transacciones digitales tengan valor legal en toda la Unión Europea. Gracias a él puedes contar con identificación electrónica, firmas electrónicas y otros servicios que funcionan con total interoperabilidad entre los distintos países.
Y, por otro lado, con el eIDAS 2 llegan la EUDI Wallet y reglas más claras para el uso de identidades y atributos digitales.
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Ideas clave:
- Qué es el eIDAS y cómo garantiza la validez legal
- Conoce cuáles son los tipos de firma
- Para qué sirven los servicios de confianza adicionales
- Cómo implementar la firma electrónica según el sector de tu empresa
- Conoce la funcionalidad de firma electrónica del CRM Clientify
¿Qué es eIDAS y para qué sirve?
Tal como mencionamos arriba, el eIDAS es el estándar legal que te permite identificar a personas y empresas; y que los habilita a firmar documentos con validez en cualquier país de la UE, sin que se tengan en cuenta las distintas normativas.
Lo que se quiere lograr con éste es que haya un marco único para la identificación electrónica y los servicios de confianza (firmas, sellos, sellos de tiempo, entrega certificada, entre otros); y que sea reconocido tanto por administraciones como por empresas.
Yendo al día a día, esto significa que puedes cerrar acuerdos, autorizar trámites o acreditar acciones digitales con plena validez legal, incluso fuera de tu país..
Marco legal: eIDAS 910/2014 y la actualización eIDAS 2 (Reg. UE 2024/1183)
Fechas clave y alcance en España y la UE:
El reglamento eIDAS original (910/2014) se puede aplicar desde el año 2016 y fue el que estableció las bases de la confianza digital en Europa.
Y con la llegada del eIDAS 2 (Reglamento UE 2024/1183) en mayo 2024, se actualiza todo lo anterior, para así arrancar un entorno de identidad digital paneuropeo más ágil y práctico, gracias a la EUDI Wallet.
Todo este tipo de prácticas son las que te habilitan para operar en cualquier estado de la Unión Europea, con menos fricción y más seguridad.
Niveles de seguridad (bajo, sustancial, alto):
eIDAS define tres niveles de garantía de identidad; que determinan qué tan fuerte es la verificación que se hace al identificar a una persona o empresa:
- Bajo: Éste se usa principalmente para trámites de riesgo reducido, en los que no pasa nada grave si hay un error.
- Sustancial: Se hace una verificación más sólida, que está diseñada para evitar suplantaciones de identidad habituales.
- Alto: Ésta se usa en operaciones más críticas o sensibles, donde el nivel de confianza y la validez legal tienen que ser máximos (por ejemplo, en procedimientos con alto riesgo legal o regulatorio).
Conocer estos niveles es lo que te va a ayudar a ajustar el esfuerzo de verificación en cada caso, sin sobredimensionarlo ni quedarte corto.
Tipos de firma electrónica según eIDAS
Hay varios niveles de firma electrónica según eIDAS.
Firma electrónica simple (SES):
Esta firma simple es la que te sirve para procesos de bajo riesgo en los que necesitas agilidad sin exigir certificados personales, como a la hora de aceptar presupuestos…ideal cuando la prioridad es reducir la fricción, sin perder trazabilidad.
En general, es la opción que más se utiliza al 80% en B2B, ya que ofrece una identificación sólida y segura, sin llegar al nivel legal que exige las demás firmas.
Firma electrónica avanzada (AES):
Ésta se diseñó para garantizar que el documento quede vinculado al firmante y que cualquier modificación posterior pueda detectarse.
En este caso, se apoya en mecanismos de autenticación como OTP, 2FA o certificados, logrando que solo la persona que firma tenga control sobre sus datos.
Firma electrónica cualificada (QES):
La firma cualificada es la que, legalmente, tiene el mismo valor que la firma manuscrita en toda la Unión Europea.
Para usarla, tienes que cumplir con 2 condiciones: contar con un prestador de servicios de confianza cualificado y utilizar un dispositivo cualificado de creación de firma.
Este tipo de firma es la que se utiliza en procesos de alto riesgo jurídico o cuando la ley lo exige de forma expresa, como ocurre en determinados trámites con administraciones públicas o en contratos especialmente sensibles.
Servicios de confianza bajo eIDAS:
Ojo! porque eIDAS 2 no solo se limita a las firmas electrónicas.
Este reglamento también regula otros servicios de confianza que refuerzan la validez y la seguridad de los documentos digitales:
- Sellos electrónicos: son los que acreditan el origen institucional o empresarial de un documento. Se usan cuando necesitas demostrar que un archivo proviene realmente de tu organización (por ejemplo, factura electrónica o certificados).
- Sello de tiempo: éstos demuestran cuándo ocurrió una acción o se generó un documento y es ideal para aquellos donde la fecha exacta tiene valor legal, como contratos, licitaciones o registros.
- Entrega electrónica certificada: ¿conoces el burofax? Bueno, ésto es lo mismo, pero en digital. Se utiliza para dejar constancia de que un documento fue enviado y recibido, garantizando trazabilidad y validez jurídica.
- QWAC/autenticación de sitios web: estos certificados son los que prueban la identidad de un sitio web y se utilizan para reforzar la confianza en portales que gestionan trámites o información sensible.
- Servicios de validación y preservación: son aquellos que aseguran que, a pesar del tiempo, las firmas y documentos siguen siendo legalmente válidos.
Por eso se usan exclusivamente en archivos de largo plazo, auditorías o para pruebas que podrían revisarse unos años después.
eIDAS 2 y EUDI Wallet: qué cambia para empresas
Como mencionamos al principio de este post, el eIDAS 2 llega con la EUDI Wallet.
Ésta es una aplicación digital europea que le permite a los usuarios y empresas compartir información verificada de forma segura, directamente desde el móvil.
Y lo bueno de ésta es que los procesos de registro, validación de datos y firma se vuelven más rápidos, lo que evita repetir verificaciones y hace más fácil operar entre diferentes países.
¿Cómo comprobar si un proveedor es “prestador cualificado”?
No todas las herramientas están preparadas, ni aprobadas, para ofrecer una firma electrónica cualificada (QES).
Por eso, siempre doy este consejo: antes de contratar la herramienta, verifica que el proveedor aparezca como prestador cualificado en la TSL oficial (Trusted Lists). Es muy fácil, lo único que tienes que hacer es elegir el país, localizar al proveedor y confirmar su estado.
Si no aparece, es porque no puede emitir las firmas cualificadas.
Casos de uso por sector (España/UE)
Según tu sector, eIDAS te puede afectar de forma diferente:
Educación:
Si gestionas las matrículas de tu centro educativo, entonces la firma electrónica es tu salvación. Puedes formalizar inscripciones y firmar prácticas a distancia, incluso con padres o alumnos que se encuentren en distintos países.
Piensa esto, ya no tienes que enviar el PDF por correo. Ahora cuentas con un flujo controlado donde cada firmante recibe su turno, se identifica con un OTP y queda un rastro claro (IP, fecha, hora), que además, viene muy bien integrar dentro de un CRM para centros educativos.
Industria y manufactura:
En este tipo de industrias, la velocidad y la trazabilidad son clave. Por eso, eIDAS te permite diseñar un flujo para los acuerdos de suministro, los pedidos a proveedores y las aceptaciones de calidad.
Y lo importante es que los servicios de confianza (sellado, validación, etc) te acompañen por si hay discrepancias o auditorías en la cadena.
Ecommerce:
En el caso que vendas online, la mayoría de tus transacciones no llevan firma. Pero puedes aplicar estas herramientas para la financiación de compras, acuerdos de afiliación, políticas especiales de devolución, etc.
Por eso, la firma digital simple con OTP (contraseña de un solo uso) es suficiente para este tipo de transacciones.
Informática y software:
Si tienes una empresa de softwares, entonces ya sabes que necesitas trazabilidad y que no se cuestione la identidad del interlocutor.
Por eso puedes utilizar la firma simple reforzada en licenciamientos y la cualificada para contratos especialmente sensibles.
Agencia de viajes:
Este tipo de firmas son ideales para las reservas corporativas, autorizaciones y condiciones particulares.
Tú envías el documento definiendo el orden de firma (solo si hay varios firmantes), el cliente firma desde el móvil y así puedes ver el estado en tiempo real.
Con eIDAS reduces el “sí, pero” que surge siempre a última hora, aceleras los cobros y, sobre todo, dejas prueba verificable de lo acordado.
Agencia de marketing:
Usar la firma simple reforzada como la de Clientify le da a tu agencia una identidad sólida y cierra mejor los plazos con los clientes. Además, el preservar y validar documentos con el eIDAS, ayuda a resolver, sin desgaste comercial, cualquier duda sobre alcance o entregables que se haya pactado.
Servicios profesionales:
Lo bueno es que, dependiendo del servicio legal, contable o administrativo que ofrezcas, puedes elegir entre una firma u otra. Y lo más importante es que centralizas todo para luego verificar quién firmó, qué documento y cuándo.
Inmobiliarias:
La compraventa y el alquiler son procesos que van y vienen. Con eIDAS cierras reservas, señas y contratos online.
Si quieres máxima fuerza legal, te orientas a la firma cualificada y para la operativa habitual, una firma electrónica simple reforzada con OTP no sólo acelera, sino que también protege,al cliente y a tu agencia.
Ópticas:
La firma simple con OTP es ideal para los acuerdos con las aseguradoras y los pedidos a proveedores. Cada firma deja rastro y el documento queda bloqueado tras firmar.
Así, tu tienda logra un orden, al cliente le generas confianza y mientras que para las auditorías, guardas evidencia.
PYMES (general):
Si diriges una pyme, seguramente firmas de todo: contratos laborales, acuerdos comerciales, renovaciones, políticas internas, etc.
Con eIDAS escoges el tipo de firma según el riesgo, automatizas recordatorios y conservas la evidencia, logrando así, menos correos, menos seguimiento de firmas y un cumplimiento que no te frena el negocio.
¿Cómo implementar firma electrónica conforme a eIDAS con Clientify?
Clientify es una plataforma de comunicación, ventas y marketing todo en uno que te permite diseñar el flujo de firma electrónica sin salir de este CRM.
Lo primero que tienes que hacer es seleccionar el documento que ya tengas previamente creado o diseñarlo, a través de las plantillas que ofrecemos en Clientify…que por experiencia te comento que son claves para reducir los errores que se pueden generar a la hora de diseñar cada uno de los contratos.
Luego tienes que elegir a los firmantes: internos (usuarios de tu organización), externos (clientes, proveedores, etc) o tú mismo y también tienes la opción de añadir observadores, que son aquellos que no firman, pero sí deben estar al tanto de cada paso que se da en ese proceso de firma.
Uno de los pasos más importantes es configurar el proceso de firma, ya que de aquí es de donde van a salir las indicaciones: define un asunto claro y un mensaje en el correo para que nadie lo confunda con spam; establece el orden de firma y activa los recordatorios automáticos para que el proceso no se enfríe.
Puedes, además, fijar una fecha límite, permitir el rechazo de firma y elegir entre varios métodos de autenticación (sin código, por email o por WhatsApp).
Una vez que envías el documento, tienes disponible un panel para ver el seguimiento en tiempo real de quién lo recibió, quién lo abrió, quién firmó y quién lo tiene como pendiente.
De esta manera, cuando el firmante abre el documento, puede dibujar la firma, escribirla con tipografía o subir una imagen y en ese mismo momento, el sistema registra su trazabilidad donde queda registrada la fecha y hora, IP y, si el navegador lo permite, la geolocalización.
Y algo sumamente importante es que luego de la firma, el documento se bloquea para que no se pueda modificar.
Por último, Clientify genera el documento final que tiene validez legal y es el que queda asociado, en este mismo CRM, al contacto u oportunidad, para que los departamentos de ventas, legal, finanzas, etc, trabajen con la misma información.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿eIDAS 2 sustituye a eIDAS 910/2014?
No; eIDAS 2 actualiza y amplía el marco original. Mantiene lo que funciona, añade la EUDI Wallet y establece requisitos más claros para atributos e identidades digitales, reforzando interoperabilidad y experiencia móvil.
2. ¿Qué tipo de firma necesito para mis contratos?
Piensa en el riesgo legal y en la prueba que quieres sostener. Para acuerdos de bajo riesgo, la simple con buena evidencia suele ser suficiente; si necesitas vinculación robusta con el firmante, usa avanzada; y cuando la ley o el riesgo lo exijan, elige cualificada por su equivalencia a la manuscrita.
3. ¿Qué evidencia “vale” en caso de disputa?
Tu mejor defensa es el conjunto técnico: sello de tiempo, IP, autenticaciones (OTP), cadena de eventos y el documento final bloqueado. Ese paquete, bien preservado, prueba quién firmó, qué firmó y cuándo, y si el contenido cambió.
4. ¿eIDAS sirve fuera de la UE?
El marco es europeo, pero su prestigio técnico-legal hace que muchos países lo tomen como referencia. Si operas internacionalmente, analiza si tu contraparte acepta flujos conformes a eIDAS; te sorprenderá lo extendido que está en acuerdos B2B globales.
5. ¿Cómo verifico si un prestador es cualificado?
Consulta la TSL (Trusted Lists) oficial de la UE. Si el proveedor está cualificado, puede emitir firmas cualificadas; si no…no. Documenta la consulta y archívala en tus procesos de compras o cumplimiento.
6. ¿Qué cambia en mi onboarding con EUDI Wallet?
Menos fricción y más fiabilidad. Podrás pedir y verificar atributos de clientes/usuarios de forma estándar en toda la UE, acelerando alta de cuentas, firma de contratos y acceso a servicios con experiencia mobile-first.
7. ¿Cuándo entra en vigor eIDAS 2?
El Reglamento (UE) 2024/1183 (eIDAS 2) entró en vigor el 20 de mayo de 2024, tras su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
8. ¿Cuáles son los plazos de implementación de eIDAS 2?
21 de noviembre de 2024 → La Comisión Europea debe aprobar los actos de ejecución con los requisitos técnicos del monedero digital europeo (EUDI Wallet).
21 de mayo de 2025 → Plazo adicional para otros actos de implementación, como certificados web cualificados.
31 de diciembre de 2026 → Los Estados miembros deben ofrecer al menos un monedero digital (EUDI Wallet) y organismos públicos deben aceptarlo.
31 de diciembre de 2027 → El sector privado y la mayoría de organizaciones deberán aceptar el monedero digital en toda la UE.
Entender cómo funciona el eIDAS es el paso clave si quieres firmar más rápido y sin renunciar a la seguridad jurídica.
Con los tipos de firma bien elegidos (simple, avanzada o cualificada), los servicios de confianza adecuados y un flujo que genere evidencia sólida, tus contratos estarán preparados para auditores, clientes exigentes y operaciones transfronterizas.
Y si además lo integras con un CRM como Clientify, pasas de perseguir firmas a diseñar procesos más ágiles y seguros, cerrar contratos más rápido y dedicar ese tiempo a captar nuevos clientes.
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