Los productos que compiten por un centro educativo cobran de cuatro maneras distintas, y por eso las comparativas no cuadran. Por usuario y mes: Zoho y Pipedrive desde 14 €, HubSpot desde 20 €, Clientify 39 € con un usuario incluido. Por tramo de alumnos más módulos: Classe365, 100 US$ al mes hasta 100 alumnos. Por usuario con una tarifa que quizá no es la tuya: Salesforce Education Cloud, 87 €, precio de entidad sin ánimo de lucro. Y sin precio publicado: Classlife, Alexia, Additio y Clickedu.
¿Por qué las comparativas de CRM educativos no cuadran?
Cualquiera que haya pedido presupuesto a cinco proveedores para el departamento de admisiones conoce la escena. Llegan cinco propuestas, se abren una al lado de la otra y no hay manera de ponerlas en la misma hoja de cálculo. Una habla de usuarios, otra de alumnos, otra de módulos y la cuarta directamente no dice un número.
No es mala fe de los comerciales. Es que el sector vende cuatro productos distintos bajo la misma etiqueta, y cada uno cobra por lo que le conviene medir. Un CRM generalista cobra por la persona que se sienta delante de la pantalla, porque su coste crece con el equipo. Una plataforma educativa cobra por alumno, porque su coste crece con la base de datos académica. Y quien vende a instituciones grandes ni siquiera publica tarifa, porque su precio se negocia.
Hay además una variable que en otros sectores no existe y en este lo decide casi todo: quién va a usar la herramienta. En un centro pequeño, admisiones son dos personas que además hacen secretaría. En uno mediano hay un equipo de admisiones, alguien de marketing y la dirección mirando los números. Y en una institución grande, el mismo sistema lo tocan orientadores, coordinadores de programa y administración. La unidad de cobro que te conviene depende directamente de eso, porque pagar por usuario es barato con tres personas y caro con veinte, y pagar por alumno es lo contrario.
Por eso esta comparativa empieza por la unidad de cobro y no por los productos. Si esa tabla se lee primero, el resto de la pieza se entiende sola. Si se lee al revés, cualquier ranking parece riguroso y no lo es.
| Cómo se cobra | Ejemplos y precio de entrada | Qué entra | Qué queda fuera |
|---|---|---|---|
| Por usuario y mes | Zoho CRM 14 € · Pipedrive 14 € · HubSpot 20 € de lista · Clientify 39 € con un usuario y 15 € por cada adicional | El CRM completo para el equipo que lo usa: captación, seguimiento y admisiones | El expediente académico. Ninguno de los cuatro es un SIS |
| Por tramo de alumnos, más módulos | Classe365 100 US$/mes para 1-100 alumnos, con tramos hasta «1000+ students» | Los módulos base de gestión del centro, con usuarios sin límite publicado | El módulo de admisiones se cobra aparte: 75 US$/mes y hasta 2.000 envíos de formulario |
| Por usuario, pero con una tarifa que quizá no es la tuya | Salesforce Education Cloud 87 € Enterprise · 145 € Unlimited · 375 € las dos ediciones Agentforce 1 | Plataforma completa y, en Unlimited, el Premier Success Customer Support | Esos precios son de entidad sin ánimo de lucro. Un centro mercantil no compra a esa tarifa, y ninguna tarjeta permite contratar sola |
| Sin precio publicado | Classlife: «Consultar precio» en sus tres planes | No se puede saber sin hablar con ventas | La posibilidad de compararlo con los demás antes de la demo |
La consecuencia práctica es incómoda: no existe un ranking honesto de estas siete herramientas. Para ordenarlas de mejor a peor habría que compararlas por una métrica común, y esa métrica común no existe cuando cuatro de ellas no cobran por la misma cosa. Lo que sí se puede hacer, y es lo que hace este artículo, es fijar un escenario, decir de dónde sale cada cifra y dejar claro dónde la comparación deja de ser posible.
Hay un detalle más de la tercera fila que merece un apartado propio, porque es la trampa más repetida del sector.
Los precios que publica Salesforce Education Cloud son de entidad sin ánimo de lucro. Lo dice su propia página, literal: These cards reflect nonprofit pricing. For-profit institutions, please view this pricing guide and connect with your Account Executive for more information.
Es decir: las tarjetas reflejan precios para entidades sin ánimo de lucro, y las instituciones con ánimo de lucro tienen que consultar la guía y hablar con su ejecutivo de cuenta.
La página no publica cuánto paga un centro mercantil, así que aquí tampoco se dice. Lo que sí publica es el resto de la letra pequeña: Usage restrictions apply. These editions require an annual contract.
Contrato anual obligatorio y restricciones de uso, con la advertencia de que la página es informativa y está sujeta a cambios.
Si vienes de gestionar admisiones con hojas de cálculo y correo, el salto que estás valorando es mayor que un cambio de herramienta y conviene mirarlo también por ese lado: lo contamos en cómo pasar de la gestión manual a un CRM educativo.
¿Qué necesita de verdad un centro educativo: CRM o plataforma de gestión?
Esta pregunta se resuelve rápido y ahorra varias demos. Un CRM sirve para captar y matricular: recoge solicitudes de información, guarda el histórico de cada interesado, automatiza el seguimiento y ayuda a cerrar la matrícula. Un SIS, que es como se llama a la plataforma de gestión académica, sirve para lo que pasa después: expediente, notas, actas, horarios, asistencia y la relación con la familia durante el curso.
| CRM de captación y admisiones | Plataforma de gestión académica (SIS) | |
|---|---|---|
| De quién habla | Del interesado que aún no se ha matriculado | Del alumno que ya está dentro |
| Qué guarda | Origen del lead, conversaciones, seguimiento, estado de la solicitud | Expediente, notas, actas, horarios, asistencia |
| Cuándo se usa más | En el pico de matrícula | Durante todo el curso |
| Ejemplos de esta comparativa | Zoho, Pipedrive, HubSpot, Clientify | Classe365, Classlife y las suites de Salesforce Education Cloud |
| Lo que no hace | No gestiona el expediente académico. Clientify tampoco: no lleva notas, actas ni horarios | Rara vez trae automatización de seguimiento comercial al nivel de un CRM |
Muchos centros medianos acaban con los dos, y no es un despilfarro: son dos trabajos distintos con dos ciclos distintos. El problema aparece cuando alguien compra un CRM esperando que lleve el expediente académico, o una plataforma académica esperando que le resuelva la captación. Si necesitas el marco conceptual completo antes de seguir, está en la guía de CRM para centros educativos. El resto de este artículo compara solo la parte de captación y admisiones, que es donde los dos mundos sí compiten de verdad.
¿Cuánto cuesta cada opción?
Con las costuras ya declaradas, se puede fijar un escenario y calcular. El de abajo es el más frecuente en los centros que preguntan: un equipo de admisiones de cinco personas en un centro de menos de 500 alumnos.
| Herramienta | Unidad de cobro | Precio de entrada | Cinco personas en admisiones |
|---|---|---|---|
| Zoho CRM | usuario/mes, facturación anual | 14 € Estándar | 70 €/mes |
| Pipedrive | usuario/mes | 14 € | 70 €/mes |
| HubSpot Sales Hub | usuario/mes | 20 € Starter de lista | 100 €/mes de lista |
| Clientify | plan con un usuario incluido | 39 €/mes | 99 €/mes (39 € + 4 × 15 €) |
| Salesforce Education Cloud | usuario/mes, contrato anual | 87 € Enterprise, tarifa de entidad sin ánimo de lucro | 435 €/mes a esa tarifa. Un centro mercantil no compra a este precio |
| Classe365 | tramo de alumnos, más módulos | 100 US$/mes para 1-100 alumnos, más 75 US$ el módulo de admisiones | No calculable: no cobra por usuario |
| Classlife | no publicada | «Consultar precio» | No calculable |
| Alexia, Additio y Clickedu | no publicada | Sin tarifa consultable en agosto de 2026 | No calculable |
Tres lecturas de esa tabla, porque no se ven a la primera. La primera es que el precio de entrada más bajo y el coste real del equipo no coinciden: Zoho y Pipedrive entran por 14 € por persona, que son 70 € al mes con cinco, mientras Clientify entra por 39 € y se queda en 99 € con las mismas cinco personas, porque lo que crece es el usuario adicional y no el plan entero.
La segunda es que hay celdas que dicen que no se puede calcular, y eso es información, no un hueco. Classe365 no cobra por usuario, así que preguntarle cuánto cuestan cinco personas es preguntarle algo que su tarifa no responde. Forzar una cifra ahí sería el error clásico de estas comparativas.
La tercera es que hay tres productos españoles conocidos que no publican tarifa. Alexia, Additio y Clickedu no tenían precio consultable en agosto de 2026. No se cita lo que no se ha podido leer, así que aparecen en la tabla sin cifra en vez de con una estimación.
Y falta la partida que casi nunca sale en ninguna tabla.
La migración de datos casi nunca está en la tabla de precios. Classe365 lo publica y conviene leerlo antes de firmar: no cobra cuota de alta, pero el acompañamiento y la migración sí se pagan, «Virtual: From $2/student · On-Site: $1500/day». En un centro de 500 alumnos, la migración virtual parte de 1.000 US$ de una vez.
Y hay dos límites más en su letra pequeña: el módulo de admisiones incluye hasta 2.000 envíos de formulario, y el módulo de exalumnos, hasta 3.000 alumnos. El módulo de IA advierte de que el uso se cobra aparte.
Los CRM generalistas
Van ordenados por precio de entrada, no por preferencia. Ninguno de los cuatro publica nada específico de educación en su página de precios: lo que compras es un CRM de venta, y el uso educativo lo pones tú al configurar los formularios y las fases del embudo de admisiones.
Zoho CRM, desde 14 € por usuario y mes
El plan Estándar cuesta 14 € por usuario y mes con facturación anual, y la escalera sube hasta los 52 € del plan más alto. Es la opción con mejor relación entre precio y profundidad de configuración si tienes a alguien dispuesto a configurarla, porque casi todo se puede modelar. Ese es también su límite: sin alguien que le dedique tiempo, un Zoho recién instalado se parece bastante a la hoja de cálculo de la que venías.
Pipedrive, desde 14 € por usuario y mes
Entra también en 14 € y su escalera llega hasta 79 €. Es el más sencillo de poner en marcha de los cuatro y el que mejor funciona cuando el equipo de admisiones piensa en fases y quiere ver el embudo de un vistazo. A cambio, todo lo que sea marketing, formularios avanzados o mensajería se resuelve con integraciones y complementos, y ahí es donde la factura se separa del precio de la tabla.
HubSpot Sales Hub, desde 20 € por usuario y mes
Su plan Starter cuesta 20 € de lista y está limitado a cinco usuarios de pago, lo cual encaja justo con el escenario de esta comparativa y deja de encajar en cuanto el departamento crece. Por encima, el plan Profesional está en 54 € por usuario y mes, y ese salto es el que hay que mirar antes de firmar, porque muchas de las funciones que se enseñan en la demo viven ahí arriba. Cómo se compone la factura completa de un CRM lo desglosamos en cuánto cuesta un CRM de verdad.
Clientify, 39 € al mes con un usuario incluido
Cambia la unidad: se paga un plan de 39 € al mes que ya incluye un usuario, y cada usuario adicional cuesta 15 €. Cinco personas en admisiones salen por 99 € al mes. Trae dentro los formularios, la automatización del seguimiento, WhatsApp con bandeja compartida y la firma electrónica, que en un proceso de matrícula es justo el bloque que en los otros tres se contrata aparte. Y no lleva expediente académico, con lo cual no sustituye a una plataforma de gestión.
El método para leer estas cuatro fichas es el mismo que usamos en los mejores CRM para pymes en España: mirar en qué plan aparece la función que te hace cambiar de herramienta, y multiplicar por las personas que la van a usar de verdad.
Las plataformas verticales de educación
Aquí el producto es otro. Estas herramientas no compiten por ser el mejor CRM: compiten por llevar el centro entero, y la captación es un módulo dentro de eso.
Eso tiene una consecuencia de presupuesto que conviene anticipar. Si ya tienes plataforma académica, contratar una de estas significa pagar dos veces por la parte que se solapa, o abrir un proyecto de sustitución que dura meses. Y si no la tienes, comprarla para resolver la captación es una decisión de tamaño muy distinto al de contratar un CRM.
Salesforce Education Cloud, desde 87 € por usuario y mes
Es la opción de las instituciones grandes y la que trae más recorrido de configuración. La edición Enterprise aparece en 87 € por usuario y mes, la Unlimited en 145 €, y las dos ediciones de Agentforce 1 en 375 €. Con cinco personas en admisiones, la Enterprise supone 435 € al mes. Dos advertencias que van pegadas a esas cifras: son precios de entidad sin ánimo de lucro, según dice su propia página, y todas exigen contrato anual. Si estás valorando el ecosistema Salesforce en general, la comparación completa está en las alternativas a Salesforce.
Classe365, desde 100 US$ al mes por tramo de alumnos
Cobra por número de alumnos, no por usuarios: los módulos base arrancan en 100 US$ al mes para el tramo de 1 a 100 alumnos, y el módulo de admisiones y formularios se suma por 75 US$ al mes con un tope de 2.000 envíos. Es la lógica correcta para un centro con pocas personas en admisiones y muchos alumnos, que es exactamente el perfil al que un CRM por usuario le sale barato y una plataforma por alumno le sale cara. Publica en dólares y aquí no se convierten, porque el tipo de cambio del día del contrato no lo decidimos nosotros.
Classlife, precio bajo consulta
Es una plataforma española que cubre el ciclo completo del alumno, desde la captación hasta el expediente. Su página de precios no publica tarifa: dice «consultar precio». Eso no la descalifica, pero sí significa que no puede entrar en una tabla comparativa con un número, y que la primera reunión con ellos va a ser de presupuesto y no de producto.
Alexia, Additio y Clickedu
Las tres son conocidas en el mercado español y las tres se quedan fuera de la tabla de precios por el mismo motivo: en agosto de 2026 no tenían tarifa consultable en su web. Merece la pena pedirles presupuesto si tu problema es de gestión académica, pero conviene entrar en esa conversación sabiendo que el precio va a llegar después de la demo y no antes.
¿Y si tu problema es el pico de matrícula?
Hay un caso muy concreto en el que todo lo anterior se ordena solo: cuando el centro funciona bien once meses al año y se atasca en el mes y medio de matrícula. Entran cientos de solicitudes de información en tres semanas, el equipo responde a mano, alguien contesta dos veces al mismo interesado y otros quince no reciben respuesta hasta el jueves siguiente. Ahí el problema no es la ficha del alumno: es la velocidad de respuesta.
Para ese pico, lo que decide no es la potencia de la plataforma sino tres cosas concretas: que el formulario entre solo, que el seguimiento salga sin que nadie se acuerde de mandarlo, y que la conversación viva donde el interesado la tiene, que hoy suele ser WhatsApp. Y merece la pena medirlo antes de comprar nada. Toma las solicitudes de información de la última campaña de matrícula y mira dos números: cuánto tardó el equipo en dar la primera respuesta y cuántas se quedaron sin contestar. Si el primero se cuenta en días y el segundo no es cero, ya sabes qué tienes que arreglar y puedes juzgar cada demo por si lo arregla o no. Sin esos dos números, todas las plataformas parecen buenas.
Sobre eso último tenemos una pieza entera, cómo usar WhatsApp para captar alumnos, y la visión de campaña completa está en estrategias para captar nuevos estudiantes.
Si el problema es el pico de matrícula
Empiezo por lo obvio: si solo buscas un CRM barato para dos personas, Zoho y Pipedrive entran por 14 € por usuario y mes y hacen su trabajo. Aquí no vamos a decir lo contrario.
Clientify cuesta 39 € al mes con un usuario incluido y 15 € por cada uno adicional, así que cinco personas en admisiones salen por 99 € al mes. Lo que cambia el cálculo en un centro educativo es qué viene dentro sin contratar aparte: formularios de solicitud de información, automatizaciones de seguimiento para los que piden información y no responden, y WhatsApp profesional con bandeja compartida, que en admisiones es donde de verdad entra la conversación. También firma electrónica para la matrícula y facturación electrónica con registro en VeriFactu, esto último solo en España.
Y el límite, dicho claro: Clientify no es un SIS. No lleva expediente académico, ni notas, ni actas, ni horarios. Si eso es lo que te falta, lo que necesitas está en el apartado de plataformas verticales, no aquí.
¿Cómo elegir sin pedir cinco demos?
Cuatro preguntas, en este orden. Contestadas con sinceridad, dejan una o dos opciones sobre la mesa y descartan el resto sin necesidad de una sola llamada.
- ¿Cuántas personas trabajan en admisiones?De una a tres, casi cualquier CRM generalista te vale y el precio decide. De cuatro a diez, empieza a pesar el precio por usuario. Más de diez, revisa el coste anual completo antes que la lista de funciones.
- ¿Cuántos alumnos gestionas?Es la pregunta que cambia el cálculo si miras plataformas verticales, porque cobran por tramo de alumnos y no por usuario. En un CRM generalista, el número de alumnos no mueve la factura.
- ¿Necesitas expediente académico, notas y horarios?Si la respuesta es sí, esto no es un CRM: es un SIS, y ningún generalista de esta comparativa lo cubre. Puedes tener los dos y conectarlos, pero no compres uno esperando el otro.
- ¿Tu centro es mercantil o entidad sin ánimo de lucro?Solo cambia una cosa, pero es grande: los precios que publica Salesforce Education Cloud son de entidad sin ánimo de lucro. Si tu centro es mercantil, el precio que verás no es el de la web.
El orden de las preguntas importa más que las preguntas. Empezar por «¿necesito un SIS?» descarta media lista antes de mirar precios, mientras que empezar por el precio lleva a comparar dos productos que no hacen lo mismo. Y la cuarta pregunta, la de si el centro es mercantil o sin ánimo de lucro, cambia por completo la lectura de las tarifas de Salesforce Education Cloud: si tu centro no es una entidad sin ánimo de lucro, los 87 € publicados son la tarifa que Salesforce aplica a las entidades que sí lo son, y la tuya hay que pedirla al ejecutivo de cuenta, que es literalmente lo que su página te dice que hagas.
Un aviso de método, por si sirve: pedir cinco demos no es gratis. Son cinco horas de reunión, más el tiempo de preparar los datos que te van a pedir, más las semanas de seguimiento comercial que vienen después. Filtrar antes con estas cuatro preguntas suele dejar la lista en dos, y dos demos sí se comparan bien.
Preguntas frecuentes sobre CRM para centros educativos
¿Un CRM sustituye a una plataforma de gestión académica?
No. El CRM trabaja con el interesado que todavía no se ha matriculado: origen del lead, conversaciones y seguimiento. La plataforma académica trabaja con el alumno que ya está dentro: expediente, notas, actas y horarios. Bastantes centros acaban con las dos cosas conectadas, no con una sola.
¿Cuánto cuesta un CRM para un centro educativo?
Depende de la unidad con la que te cobren. Los generalistas van de 14 € por usuario y mes en Zoho y Pipedrive a 39 € al mes con un usuario en Clientify. Classe365 cobra por tramo de alumnos, desde 100 US$ al mes. Precios consultados el 18 de agosto de 2026.
¿Los precios de Salesforce Education Cloud aplican a un centro privado?
Los precios publicados en sus tarjetas, 87 €, 145 € y 375 € por usuario y mes, corresponden a entidades sin ánimo de lucro. Su propia página pide a las instituciones con ánimo de lucro que consulten la guía de precios y hablen con su ejecutivo de cuenta. No publica esa segunda tarifa.
¿Qué es un módulo de admisiones y por qué se cobra aparte?
Es la parte que capta solicitudes de información y hace el seguimiento hasta la matrícula. En las plataformas verticales suele ir suelta: Classe365 la vende como módulo a 75 US$ al mes, con hasta 2.000 envíos de formulario incluidos. En un CRM generalista esa función ya viene dentro.
¿Sirve un CRM generalista para un colegio?
Sirve para admisiones y para captación, que es donde se pierden matrículas. No sirve para el expediente académico, y ninguno de los generalistas de esta comparativa lo cubre. La pregunta útil no es cuál es mejor, sino cuál de los dos problemas tienes ahora mismo.
Por dónde empezar
Si tuviera que resumirlo en una frase: decide primero si tu problema está antes o después de la matrícula. Si está antes, necesitas un CRM y el resto es cuestión de cuántas personas lo van a usar. Si está después, necesitas una plataforma de gestión académica y ningún CRM te lo va a resolver. Y si está en los dos sitios, lo barato es empezar por el lado que hoy te cuesta dinero, que casi siempre es el de las solicitudes que se quedan sin contestar.
Un último apunte, porque la captación se lleva casi toda la atención y luego el curso empieza: retener al alumno matriculado sale bastante más barato que captar al siguiente, y también se trabaja desde el CRM. Lo contamos en cómo retener y fidelizar alumnos.
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