Todas las universidades y centros de formación necesitan implementar herramientas digitales que ayuden a optimizar sus procesos, mejorar las experiencias de sus estudiantes y aumentar la eficiencia operativa…pero no cualquier herramienta te servirá para esto.
Por eso en este post te explicamos cómo y por qué implementar un CRM y la importancia de que éste incluya funcionalidades de automatización.
¿Qué es un CRM educativo y por qué es clave?
Un CRM educativo es una plataforma que te permite gestionar la relación con tus estudiantes, docentes y administrativos, centralizando datos, automatizando procesos y optimizando la comunicación.
Beneficios clave:
- Mejora la captación de estudiantes al integrar los formularios, landings, chatbots con tu sitio web, redes sociales y campañas.
- Automatiza el primer contacto, el seguimiento y la comunicación post venta con alumnos y padres.
- Optimiza la gestión administrativa al poder crear plantillas de correo con IA y al recibir alertas de aquellas tareas y actividades pendientes a realizar.
- Centraliza información como datos personales, historiales de compra, intereses, reclamos, comportamientos, entre otros.
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Cómo usar un CRM en universidades y centros de formación
Captación y seguimiento de contactos
Los CRM permiten unificar y gestionar datos de estudiantes interesados, segmentarlos y automatizar la comunicación con ellos. Y Clientify no es menos, toma nota porque estas acciones so fundamentales.
Acciones a seguir para captar datos:
- Usa un CRM como Clientify que te permita diseñar formularios, landing pages, chatbots, pop ups…
- Integra estos métodos de captación con tu sitio web, con tus anuncios pagos y con tus redes sociales.
- Vincula tienda online de E-Learning con el CRM, para así captar tanto datos de contactos que entren por ahí como poder recuperar carritos perdidos, por ejemplo.
- Define las condiciones a cumplir por cada contacto interesado en los formularios, así los puedes enviar a un segmento determinado.
- Piensa y diseña flujos de acciones automáticas (automatizaciones) para que según hagan «cosas» se les envíe unos mensajes u otros o se asignen tareas a tu equipo comercial.
Por ejemplo:
Lanzaste una campaña en Facebook dando a conocer tu nuevo curso de programación.
Cada persona que se registre como interesada en tu formulario de captación, se generará como un contacto nuevo dentro de Clientify, entrará de manera automática en el segmento de interesados en Cursos de Programación y se le enviará automáticamente un correo electrónico haciéndole saber que en un plazo de 48hs. lo estará contactando un especialista.
Gestión de inscripciones y matrículas
En Clientify no solo vas a poder automatizar el envío de WhatsApp y correos con recordatorios de pago, sino que crearás, con IA, propuestas comerciales que incluyen un enlace de pago para que, cuando el cliente abra, abone, rechace o deje pendiente su presupuesto, se le haga un seguimiento automático.
Seguimiento académico y comunicación con estudiantes
Un CRM como Clientify, además de utilizarlo como plataforma de comunicación, te da la posibilidad de usarlo como herramienta de ventas. De ahí el módulo de ventas 😉
Éste te permite crear procesos de venta para que tengas bien identificado en que está interesado cada contacto y en qué etapa del proceso de compra se encuentra; para así definir qué tarea de seguimiento es la adecuada para cada lead.
Aunque matricular nuevos estudiantes es importante, no te olvides de tus alumnos actuales. Define automatizaciones para recordar fechas de exámenes o eventos de fin de trimestre.
Como mencionamos anteriormente, utiliza la IA de Clientify para crear un chatbot de atención por WhatsApp con IA durante la pre y post venta.
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Automatización en la gestión educativa
Email marketing y WhatsApp automatizado
Desde el CRM tienes la posibilidad de diseñar campañas, tanto de email como de WhatsApp.
Al tener toda la información unificada, envías mensajes de manera automática, de forma masiva y/o individual, totalmente personalizados. ¿Qué poner? Pues aquí tienes unos ejemplos:
- Promociones para aquellas oportunidades que se hayan perdido por precio.
- WhatsApp para enviar recordatorios de fecha de inscripción o hitos en la matriculación.
- Correos personalizados para eventos y webinars o clases especiales.
Gestión de pagos y facturación
Como comentamos anteriormente, al poder crear y enviar propuestas comerciales con enlaces de pago, no solo el equipo comercial estará al tanto si se convirtió esa oportunidad, sino que también se automatizará un aviso para el área de administración cuando el contacto, haya o no, abonado; para así empezar con el proceso de facturación y matriculación.
Encuestas y feedback automatizado
Es sumamente necesario saber cómo te ven y qué piensan tus estudiantes.
Aprovecha las automatizaciones para enviar correos con preguntas cada vez que termine un trimestre escolar para que te cuenten cómo se sintieron estos meses con tus profesores.
Pregunta también qué tal les resultó el contenido de tu curso y que modificaciones le harían a tu proceso de matriculación.
Si consigues una buena comunicación con tus alumnos y sus familias podrás escribirles cuando quieras sin miedo a que te marquen como spam.
El Paso a paso de la implementación de un CRM educativo:
- Definir objetivos: ¿Qué es lo que quieres lograr? ¿Aumentar tus inscripciones o retener a tus alumnos? Entender esto es el paso principal para empezar a diseñar las estrategias para conseguirlo.
- Seleccionar un CRM adecuado: Piensa en un CRM todo en uno, que te ayude a mejorar tus procesos de comunicación, ventas y marketing.
- Integrar con herramientas digitales: Elige un CRM que tenga integraciones nativas con WhatsApp, email, plataformas de pago, redes sociales, ecommerce, y que hoy en día trabaje con IA.
- Automatizar procesos clave: Define flujos de trabajo y flujos de eventos que ayuden no solo a convertir oportunidades, sino también a optimizar tus procesos internos.
- Capacitar al personal: Considera un CRM que tenga soporte 24hs, cursos autodidactas y acompañamiento personalizado.
- Analizar y optimizar: Aprovecha los reportes que te brindan los CRM para así entender qué está bien y que no y poder modificarlo lo más rápido posible.
También tienes aquí una Guía de integración de Clientify con tu centro educativo más detallada
Implementar un CRM de comunicación, ventas y marketing todo en uno, no solo ayuda a mejorar la captación, inscripción y gestión de tu centro; sino que te permite ahorrar tiempo, reducir costos operativos y ofrecer una experiencia educativa superior.
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