No puedes seguir quedándote atrás. El no estar digitalizado no significa que te vaya mal, pero te aseguro que con este tipo de herramientas crecerás mucho más…y no sólo a niveles de venta, sino que también te ayuda a comunicarte y a gestionar procesos internos y externos de mejor manera.
¿Pero puedes creer que todo esto lo vas a lograr implementando una única herramienta?
Clientify es una plataforma de comunicación, ventas y marketing, todo en uno y con inteligencia artificial, que te permite centralizar todo tipo de información, automatizar tareas clave, mejorar la relación con los alumnos, personal y comunidad educativa y muchas otras cosas más.
Y cómo empezar a usarla es más fácil de lo que crees, sigue leyendo esta guía donde te explico cómo integrar un CRM en un centro educativo y los beneficios de su implementación.
¿Por qué integrar un CRM en un centro educativo?
| Área del centro | Qué cambia al integrar un CRM |
|---|---|
| Captación de alumnos | Métodos de captación vinculados a campañas, redes sociales y web, con gestión, segmentación y seguimiento automático de los leads. |
| Comunicación | Flujos de trabajo que envían emails y WhatsApp, generan actividades, avisan internamente y reaccionan al comportamiento del contacto. |
| Experiencia educativa | Toda la información unificada, así que cada seguimiento y cada respuesta se personalizan por estudiante. |
| Procesos administrativos | Los departamentos administrativos ven el mismo dato y saben cómo actuar en matrículas, pagos y documentos. |
Hazlo todo con Clientify: capta, automatiza y cierra ventas
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Cómo integrar un CRM en un centro educativo
- Registro y configuración del CRM. Crea la cuenta, activa la doble verificación y define permisos, perfiles y roles por tarea.
- Importación de bases de datos. Sube contactos, empresas, oportunidades y productos de tus estudiantes actuales y potenciales, y agrúpalos en segmentos.
- Seguimiento de prospectos. Flujos automáticos para primeros contactos, seguimientos y cierres de inscripción, más un chatbot de WhatsApp para las preguntas frecuentes.
- Gestión de la comunicación. Campañas segmentadas de email y WhatsApp para exámenes, recordatorios de pago o invitaciones a eventos.
- Administración de matrículas. Presupuestos con enlace de pago, confirmación automática tras el cobro y tareas de seguimiento si la propuesta se rechaza o solo se abre.
Configuración inicial
Registro y configuración del CRM:
Accede a la plataforma y crea tu cuenta. No olvides configurar la doble verificación.
Define los permisos de acceso. Determina los perfiles y roles que quieres que cada uno de los miembros de tu equipo tenga según su tarea.
Hazle saber a tu equipo que trabajar con Clientify es más fácil de lo que parece. Ingresa a nuestra academia con video tutoriales, súmate a los webinars o contrata a un especialista para que te ayude a implementar la plataforma desde cero.
Importación de bases de datos:
Importa los contactos, empresas, oportunidades y productos que tengas en otras herramientas, de tus estudiantes actuales y potenciales.
Agrupa a tus contactos en segmentos. Clientify te permite elegir entre distintas condiciones como datos personales, oportunidades, productos, etiquetas, acciones, entre otros.
Automatización de procesos educativos
Seguimiento de prospectos:
Crea distintos flujos de acciones automáticas para primeros contactos, seguimientos y cierres de inscripción.
Diseña un chatbot de WhatsApp con la IA de Clientify y establece respuestas automáticas para preguntas frecuentes y complejas.
Gestión de comunicación:
Diseña campañas de email y WhatsApp para enviar información de exámenes, recordatorios de pago, invitación a eventos, etc, de forma segmentada.
Define si el chatbot lo utilizarás para atender únicamente a nuevos interesados o alumnos actuales.
Administración de matrículas:
Envía presupuestos y propuestas comerciales con enlaces de pago para que los contactos compren su curso en ese mismo momento.
Envía emails automáticos de confirmación una vez que el alumno haya pagado su curso, genera tareas automáticas de seguimiento cuando el presupuesto se marque como rechazado y envía WhatsApp automáticos a aquellos interesados que solo hayan abierto la cotización.
Integraciones clave con otras herramientas
Clientify te permite integrar las herramientas esenciales que tu centro educativo utiliza día a día. :
| Herramienta | Qué se sincroniza |
|---|---|
| Google Workspace | Emails, documentos y calendario. |
| Plataformas de e-learning (Moodle, Canvas, Google Classroom) | Seguimiento de desempeño y asistencia. |
| Redes sociales y campañas publicitarias | Las campañas activas en Facebook Ads y Google Ads, para captar más estudiantes. |
Seguridad y cumplimiento normativo
Protección de datos y seguridad:
Sabemos lo importante que es la seguridad cuando se trata de datos educativos. Por eso, en Clientify, la protección de tu información y la de tus alumnos es una prioridad.
- Clientify cumple con el RGPD y normativas de protección de datos.
- Cifrado de datos y autenticación en dos pasos para accesos seguros.
- Almacenamiento seguro de información académica y de alumnos.
Control de accesos y permisos:
Entendemos que cada persona en tu centro tiene un rol distinto y por eso desde Clientify vas a definir quién accede a qué y así controlar fácilmente cómo están trabajando.
- Diferentes niveles de acceso para docentes, administrativos y vendedores.
- Auditoría de actividades dentro del CRM para mayor transparencia.
Implementación y soporte
Plan de Acompañamiento en 3 fases:
Cuéntanos tu estrategia y uno de nuestros expertos te ayudará a ponerla en marcha con nuestras funcionalidades.
- Configuración y capacitación. Creación de cuentas y adaptación a procesos internos, y capacitación del personal en el uso de Clientify.
- Integración y automatización. Sincronización con herramientas externas y configuración de flujos automatizados de comunicación y gestión.
- Optimización y monitoreo. Análisis de métricas, ajustes de procesos y evaluación del impacto en la eficiencia administrativa y en la captación de alumnos.
Soporte y acompañamiento:
En Clientify nos aseguramos de que siempre tengas el apoyo que necesitas para sacar el máximo provecho a la plataforma.
- Asistencia técnica 24/7 para resolver dudas y mejorar la implementación.
- Actualizaciones constantes para optimizar la experiencia y mejorar la eficiencia.
- La Comunidad y la Academia para aprender y compartir mejores prácticas.
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