No sé si ya lo sabes o no… pero a partir del 2026, la factura electrónica es obligatoria para empresas y autónomos.
Junto con este gran cambio, llega también VeriFactu, un sistema que transformará la forma en la que emites tus facturas…pero ojo, porque Verifactu no es una plataforma extra o un portal nuevo, es una forma de trabajar integrada en tu software de facturación.
Lo importante de ésta es que garantiza que cada factura que emitas sea íntegra, trazable y no manipulable después de generarse y, además, se enviará automáticamente a la AEAT en tiempo real.
Y como estoy segura que este cambio va a impactar directamente en tu día a día, te dejo una guía para que estés super preparado.
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¿Qué es VeriFactu (y por qué te afecta aunque ya uses facturación)?
Como mencionamos antes, Verifactu es un sistema de facturación verificable diseñado para dar máxima transparencia y seguridad a tus operaciones…dicho en otras palabras: asegura, a la agencia tributaria, que tus facturas sean reales.
Entonces, tu sistema informático de facturación (SIF) es quien se tiene que adaptar a este nuevo modelo, generando registros inalterables de cada factura..
Si trabajas con VeriFactu, tu software remite esos registros a la AEAT en tiempo real, lo que facilita comprobaciones.
Si en cambio eliges NoVeriFactu, no remites de manera automática, pero igual el QR sigue permitiendo que el receptor pueda verificar o remitir la información a Hacienda cuando corresponda.
En ambos casos, el SIF debe asegurar integridad, hash encadenado y trazabilidad.
Por otro lado, la Ley Antifraude (Ley 11/2021) estableció la obligación de contar con un software de facturación que no pueda ser manipulado. Y, además, la Ley de Factura Electrónica (Ley 18/2022) obliga a las empresas a emitir sus facturas en formato electrónico.
¿Quiénes están obligados y cuáles son sus fechas?
Ten en cuenta que los plazos ya están definidos y es importante tenerlos bien en claro para no llevarse una sorpresa.
Cada sector tiene su propia fecha límite, así que aquí te dejo el calendario:
| Colectivo | Fecha de entrada en vigor | Detalle |
| Fabricantes de software | 29 de julio de 2025 | Si desarrollas o comercializas software de facturación: sólo ofrecer versiones adaptadas a VeriFactu. |
| Empresas (IS) | 1 de enero de 2026 | Si tributas como sociedad: deberás usar un SIF conforme al reglamento, como Verifactu |
| Autónomos y resto | 1 de julio de 2026 | El sistema VeriFactu pasa a ser obligatorio también para los autónomos y otros contribuyentes no incluidos en el tramo anterior. |
1- Fabricantes de software: 29 de julio de 2025
Si desarrollas o comercializas software de facturación, desde el 29/07/2025 (vamos, ya) solo puedes ofrecer versiones adaptadas a Verifactu
2- Empresas (IS): 1 de enero de 2026
Si tributas como sociedad, a partir del 01/01/2026 deberás usar un SIF conforme al reglamento, ya sea en modalidad VeriFactu o NoVeriFactu. Lo importante es que tu sistema genere y custodie los registros con todas las garantías, incluyendo el código QR Verifactu y la leyenda asociada.
3- Autónomos y resto: 1 de julio de 2026
Esta es la fecha en que el sistema Verifactu pasa a ser obligatorio para los autónomos.
Y ten en cuenta que si hoy en día utilizas Excel o Word para generar tus facturas, ya no podrás hacerlo. Estas herramientas permiten editar, cambiar o borrar datos sin dejar rastro.
Por eso, a partir de las fechas mencionadas, solo podrás usar sistemas de facturación autorizados por la ley; que garanticen integridad y trazabilidad.
¿Quiénes quedan fuera de la obligación de VeriFactu?
Si ya utilizas el Suministro Inmediato de Información (SII), tributas en regímenes especiales como el de agricultura, ganadería y pesca, o realizas operaciones en las que no es obligatorio emitir factura, entonces no estarás obligado a usar VeriFactu.
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Elementos clave de la factura electrónica
Ahora, ten en cuenta que para que una factura electrónica cumpla con la ley y garantice seguridad y trazabilidad, no sólo alcanza con trabajar con Verifactu.
También tiene que incluir ciertos elementos, que aunque sean bastante técnicos, te los voy a resumir con mis palabras para que los entiendas mejor:
Código QR en la factura:
Todas las facturas deben llevar un código QR. Este código, al contener toda la información, te permite comprobar que la factura sea real.
En el caso que utilices Verifactu, cualquier persona puede confirmar los datos directamente con la AEAT.
Y en NoVeriFactu, quien reciba la factura (cliente, proveedor, etc.) con el código QR puede enviarla para su verificación.
Registro de facturación y de eventos:
Cada factura genera un registro de facturación y cada cambio, rectificación, anulación, etc, un registro de eventos. Esta información es la que permite reconstruir la historia de la factura y demostrar qué pasó y cuándo pasó.
Ten en cuenta que ésto es obligatorio sólo en los NoVeriFactu, ya que los Verifactu ya envían los registros de facturación a la AEAT.
Hash encadenado (huella) y trazabilidad:
Un hash, es un valor único que se genera por un conjunto de datos específicos y es fundamental para saber si se mantuvo la integridad e inalterabilidad de ciertos datos relevantes del registro.
Estas huellas encadenan cada registro con el anterior y si alguien intentara modificar algo, el encadenado rompería la coherencia y quedaría rastro.
Por eso, el hash garantiza la trazabilidad completa que exige la ley.
Firma electrónica de registros:
Como venimos comentando hace un tiempo, ya no puedes dejar pasar más a la firma electrónica. Y ahora, con la factura electrónica, es un requisito clave.
Esto significa que cada factura debe firmarse con una clave vinculada a un certificado electrónico, emitido por un proveedor de servicios de confianza incluido en la lista oficial de la UE.
De esta manera, los registros no solo están encadenados con la huella (hash), sino que también están protegidos con un nivel de seguridad reconocido a nivel europeo.
Sanciones: cuánto te puede costar no cumplir
Bueno, pasemos ahora a la parte a la que más miedo le tenemos todos: sanciones y multas.
Las sanciones por incumplir con VeriFactu están reguladas en el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla técnicamente los requisitos de los sistemas de facturación y en la Ley 11/2021 (Ley Antifraude).
Lo que significa, que cualquier incumplimiento da lugar a sanciones económicas muy grandes, que varían según la responsabilidad del actor:
Usuarios finales (empresas y autónomos):
Si eres empresario, profesional o autónomo y no cumples, entonces te enfrentas a sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio.
Por eso, mi recomendación es que ya vayas eligiendo un software que cumpla con el marco legal.
Desarrolladores de software
Si tienes una empresa de tecnología que desarrolla softwares de facturación, tienes que asegurarte de que tus programas no permitan modificar registros ni borrar información de forma irregular.
Además, debes presentar una declaración responsable que certifique que tu software cumple con VeriFactu, ya que si no lo haces, pueden llegar a sancionar por hasta 150.000 euros por año y por tipo de programa.
Comercializadores y distribuidores de software
Ojo, porque si vendes, distribuyes o implantas programas de facturación, también eres responsable.
Piensa esto…estás poniendo en el mercado un software que no cumple con el Real Decreto, lo que significa que si un usuario final es sancionado por utilizar un software no conforme, la AEAT puede investigarte por ser el comercializador o distribuidor que facilitó su uso.
VeriFactu vs NoVeriFactu: ¿cuál es la diferencia?
Aunque ambos cumplen con la Ley Antifraude y garantizan la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de tus facturas, hay diferencias importantes que debes tener claras antes de elegir:
- VeriFactu: tu software envía automáticamente a la AEAT cada registro de facturación en tiempo real y recibe un acuse de recibo. Facilita comprobaciones inmediatas y te evita controles adicionales.
- NoVeriFactu: el software genera y conserva todos los registros de forma íntegra, pero no los remite en línea. Para compensar, está obligado a aplicar controles extra (eventos, firma de registros, alarmas, exportación, etc.).
Aquí tienes la comparación completa
| Aspecto | VeriFactu | NoVeriFactu |
|---|---|---|
| Envío a AEAT | Automático y en tiempo real con acuse de recibo | No se envía automáticamente; solo a requerimiento de la AEAT |
| Registro de facturación | Obligatorio | Obligatorio |
| Registro de eventos | No exigido | Obligatorio (altas, rectificaciones, anulaciones) |
| Firma electrónica de registros | No obligatoria (cubre el envío a AEAT) | Obligatoria para facturación y eventos |
| Hash encadenado y trazabilidad | Obligatorios | Obligatorios |
| Exportación de registros | No exigida | Obligatoria (facturación y eventos) |
| Comprobaciones internas | No exigidas | Obligatorias (huella, firma, encadenamiento) |
| Alarmas del sistema | No exigidas | Obligatorias |
| Código QR y leyenda | QR + leyenda “VERI*FACTU” | QR + leyenda “Factura verificable” |
| Dependencia de conexión | Requiere conexión para envío y acuse | Funciona sin conexión continua (custodia local) |
| ¿Para quién es mejor? | Empresas que quieren validación inmediata ante Hacienda | Negocios que prefieren conservar registros sin envío constante |
Facturas electrónicas y VeriFactu con Clientify
En muy poco tiempo Clientify va a lanzar una nueva funcionalidad: la creación de facturas electrónicas.
El tener toda la información centralizada en este CRM, te permite generar tus facturas directamente, de una manera muy rápida y sin depender de otros programas.
Además, como ya hemos mencionado en otros post, Clientify, al ser una plataforma todo en uno, unifica todo tipo de información, conversaciones y documentos, tiene funcionalidades de firma electrónica que cumplen con el reglamento eIDAS, inteligencia artificial, etc, que hacen que la herramienta sea perfecta, tanto para tus equipos de ventas, como de marketing, soporte y facturación.
Lo mismo pasa con las facturas electrónicas…todo queda en un mismo lugar, con trazabilidad completa y cumplimiento total de la normativa, asegurando que tus facturas sean seguras, legítimas y totalmente conformes con la ley de VeriFactu.
Por eso es sumamente importante que elijas una herramienta como Clientify, que además de simplificar tu gestión diaria en un montón de aspectos, te prepara para cumplir con los nuevos requisitos legales, incluyendo VeriFactu y eIDAS.
Conceptos claves y sus diferencias
Seguramente te habrás dado cuenta que durante todo este post repetimos varios conceptos que, si eres dueño de una empresa, autónomo o si trabajas en el área contable, te sonarán familiares.
Estoy segura que escuchaste hablar varias veces de todas estas palabras: VeriFactu, Facturae, TicketBAI, FACeB2B, etc.
Lo sé…son muchas palabras que mezclan mayúscula, minúscula y a veces, hasta números, pero por eso quiero dejarte una mini explicacion de lo que es cada una:
Como mencionamos al principio de este post, VeriFactu es un conjunto de requisitos que regulan cómo debe funcionar tu software de facturación electrónica.
Facturae se le llama al formato que tiene tu factura electrónica y el cual define cómo deben organizarse los datos como emisor, receptor, bases imponibles, impuestos, entre otros.
Como dice en la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, FACeB2B es la plataforma de distribución de facturas electrónicas que el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital pone a disposición de los operadores económicos y particulares para habilitar la remisión de facturas entre subcontratistas y contratistas de los contratos del Sector Público.
Lo que significa que es una canal para el intercambio de facturas electrónicas entre empresas.
Por otro lado, está el SII (Suministro Inmediato de Información) que es un sistema estatal el cual controla a las empresas, en tiempo real, y hace la declaración de IVA.
Por último, muy similar a Verifactu está TicketBai que es una normativa que exige el uso de softwares certificados para garantizar la integridad y autenticidad de la facturación, pero que se diferencia principalmente por aplicar solo en el País Vasco.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Es obligatorio enviar facturas en tiempo real?
No siempre. Si eliges la modalidad VeriFactu, tu software remitirá automáticamente cada registro de facturación a la AEAT en el momento de su emisión. Si trabajas en NoVeriFactu, no hay envío en línea, pero sigues obligado a generar, conservar y custodiar todos los registros de forma íntegra.
Además, deberás estar preparado para conectarte con Hacienda si así lo requieren en una inspección o revisión.
¿Qué pasa con facturas simplificadas?
Las facturas simplificadas también entran en el ámbito de VeriFactu. En la modalidad VeriFactu, deben poder comunicarse a la AEAT, igual que cualquier otra factura. En la modalidad NoVeriFactu, se incluye un código QR que permite a quien recibe la factura verificarla o remitir la información a Hacienda.
En ambos casos, el sistema debe garantizar su trazabilidad y quedar registrado en tu software de facturación.
¿Para qué sirve el QR VeriFactu?
El código QR que aparece en cada factura incluye la información mínima necesaria para cotejarla con la AEAT. En VeriFactu, el receptor puede comprobar que los datos coinciden con los enviados en tiempo real. En NoVeriFactu, el QR permite que el receptor remita la información a Hacienda para verificarla.
Además, va acompañado de una leyenda que deja claro que la factura es verificable oficialmente en la sede electrónica.
¿Necesito declaración responsable si soy usuario?
No; la declaración responsable es una obligación que corresponde a los fabricantes y desarrolladores de software, que deben certificar que su programa cumple con el Reglamento. Como usuario, tu responsabilidad es asegurarte de que el software que utilices esté adaptado a VeriFactu y no permita alteraciones indebidas.
Si usas un sistema no conforme, te expones a sanciones aunque no seas quien lo desarrolló o distribuyó.
¿Cómo corrijo una factura?
Las facturas no se borran ni se sustituyen: se corrigen mediante rectificación o anulación, según el caso. Al hacerlo, tu sistema debe generar automáticamente un registro de evento que deje constancia de la modificación. Esto mantiene la trazabilidad completa gracias al encadenado de huellas digitales. Así, queda un historial claro y auditable de lo ocurrido, evitando manipulaciones ocultas y garantizando la validez legal de tu facturación frente a la AEAT.
¿Qué sanciones existen si no cumplo VeriFactu?
El incumplimiento puede salir muy caro. Como usuario, podrías enfrentarte a sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio por utilizar software no conforme. Si eres fabricante o comercializador, las multas alcanzan los 150.000 euros por ejercicio y por cada programa.
Además, la responsabilidad se extiende a toda la cadena: usuario, desarrollador y distribuidor. Por eso es esencial adaptarse cuanto antes y trabajar siempre con un sistema certificado.
¿Cuál es la diferencia entre VeriFactu y NoVeriFactu?
VeriFactu: el sistema envía automáticamente a la AEAT cada registro de facturación en el momento de la emisión y guarda el acuse de recibo. Agiliza comprobaciones y refuerza la prueba de integridad.
NoVeriFactu: el sistema cumple los requisitos de inmutabilidad y trazabilidad (registro, firma/huella y encadenado) y conserva los datos localmente, pero no los remite a la AEAT salvo requerimiento.
En ambos casos se exige software anti-manipulación; la diferencia clave es la remisión automática a Hacienda.
Conclusión
Bueno, ya no queda nada para que la factura electrónica sea obligatoria.
Asi que con esta guía estoy segura que entenderás porque VeriFactu es clave a la hora de garantizar que tus facturas sean rastreables y seguras.
Trabaja con un software de facturación adaptado, cumple con todos los requisitos legales como código QR, registros, hash y firma electrónica y asegúrate de cumplir con los plazos para no tener que pagar multas sumamente altas.
Todavía tienes tiempo, elige un sistema autorizado como Clientify para simplificar la gestión de tus facturas y asegurarle transparencia a la AEAT.
