5 mejores CRM para gimnasios y centros deportivos en 2026

Llevar los interesados de un gimnasio en una libreta, en el móvil de recepción y en los mensajes privados de Instagram es como apuntar las reservas de un restaurante en servilletas. Un martes de octubre funciona. En los primeros días de enero, cuando todo el barrio decide que este año sí, las servilletas vuelan: la chica que preguntó por la tarifa de mañanas no recibe respuesta, el chaval que vino a la clase de prueba no vuelve a saber de ti y la campaña que pagaste en Meta acaba en una lista que nadie mira.

Antes de seguir, un aviso honesto: esto lo escribe Clientify, que vende un CRM y está en la lista. Por eso cada ficha lleva su «cuándo no elegirlo», la nuestra también, y todos los precios los leí en la página oficial de cada marca en 2026.

Todas las cifras están en euros, con pago anual y sin impuestos salvo que se diga otra cosa.

¿En qué se diferencia un CRM del software de gestión del gimnasio?

Casi cualquier gimnasio, box de crossfit, estudio de pilates o academia de artes marciales con algo de volumen ya tiene un programa de gestión. Es el que abre el torno, el que lleva el calendario de clases con su aforo y el que pasa el recibo de la cuota cada mes. Ese programa sabe muy bien quién es socio. El problema es que sabe muy poco de quien todavía no lo es.

Ahí entra el CRM. Su terreno es todo lo que pasa antes del alta y lo que pasa alrededor del socio cuando la relación se enfría: de qué anuncio llegó cada interesado, quién le respondió y cuánto tardó, si reservó la clase de prueba, si vino, qué se le dijo después y por qué no se apuntó. En la práctica son dos herramientas que se complementan, y la pregunta útil no es cuál de las dos, sino cómo se pasan los datos.

Esta comparativa va de CRM. No voy a recomendarte un software de gestión deportiva porque no lo he evaluado, y mezclar las dos categorías es justo lo que hace que muchas listas de «los mejores» no sirvan para decidir.

¿Qué tiene que hacer un CRM en un gimnasio?

Antes de mirar marcas, conviene tener claro el trabajo. Estos son los cinco que más pesan en un centro deportivo, y con ellos he leído cada página de precios.

Uno: juntar los leads de todos los canales en una sola bandeja

En un gimnasio el interés llega desordenado. Un formulario de un anuncio de Meta, un mensaje privado en Instagram, un WhatsApp a las once de la noche preguntando si hay parking, alguien que rellena la web desde el móvil. Si cada canal vive en un sitio distinto, el seguimiento depende de la memoria de quien esté en recepción. Un CRM útil para tu centro recoge todo eso en la misma ficha y apunta de dónde vino cada persona.

Dos: agendar la clase de prueba y no soltarla

La clase de prueba o la visita guiada es el momento de la verdad. El CRM tiene que dejar que el interesado reserve sin cinco mensajes de ida y vuelta, y sobre todo tiene que recordar a alguien del equipo que hay que escribirle después. ¿Por qué? Porque la mayoría de las altas que se pierden no se pierden en la clase, se pierden en el silencio de los días siguientes.

Tres: un embudo corto y medible

Interesado, clase de prueba, alta. No hace falta más para empezar. Lo que sí hace falta es que cada etapa tenga un dueño y que puedas ver, al final del mes, cuántos leads de cada campaña llegaron a la clase y cuántos acabaron pagando. Sin eso, decidir dónde poner el presupuesto de anuncios es adivinar.

Cuatro: campañas de temporada con segmentos

Enero, septiembre y la previa del verano son las tres olas de captación de casi cualquier gimnasio en España, y en LATAM el calendario cambia pero la lógica es la misma: picos concentrados. Necesitas poder segmentar (quien preguntó por natación, quien vino a una clase de prueba y no se apuntó, quien se dio de baja hace meses) y lanzar a cada grupo un mensaje distinto sin exportar listas a mano.

Cinco: retener y recuperar al socio que deja de venir

Aquí el CRM depende del programa de gestión. Si recibe la fecha de la última visita o el estado de la cuota, puede disparar una automatización cuando alguien lleva tiempo sin pisar la sala, o crear una tarea para que un entrenador le llame. Si no recibe ese dato, no puede hacer nada. Por eso, antes de contratar, pregunta qué integraciones tiene el CRM con tu software o qué vía ofrece para pasar los datos.

¿Cómo comprobé cada precio?

Entré en la página oficial de precios de las cinco marcas en 2026, desde España, y todas me mostraron euros. Apunté el precio de cada plan con facturación anual, que es la opción por defecto en la mayoría, y lo multipliqué para un equipo de cinco personas: un par de recepcionistas, un responsable comercial y dos entrenadores que también atienden interesados.

Comparo dos columnas: el plan de pago más barato y el primer plan que lista automatizaciones en su ficha, porque sin automatizaciones los puntos dos, cuatro y cinco de arriba se hacen a mano. Cuando una marca solo publica un precio de oferta y no el de lista, no le pongo cifra. Las fuentes con su fecha están al final de cada ficha y en la tabla.

Los 5 CRM para gimnasios, uno por uno

El orden no es un ranking estricto. Clientify va primero porque es nuestra casa y quiero que tengas su precio delante desde el principio; el resto sigue el orden en que suelen aparecer en las búsquedas.

1. Clientify

Clientify tiene un único plan, «Todo en uno», con usuarios ilimitados y precio por asiento: cada asiento es una persona con acceso a ventas y comunicación. El primer asiento cuesta 39 € al mes con pago anual y cada asiento más suma 15 € al mes, así que cinco personas salen a 1.188 € al año. Con pago mensual, esos mismos cinco asientos son 165 € al mes.

Lo que encaja con un gimnasio está en el mismo plan: integración oficial con WhatsApp Business, bandeja multiusuario con cinco canales que puedes repartir entre WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger y chat web, campañas de WhatsApp Marketing, formularios, landings y chatbots, asignación inteligente de leads y un enlace de agendamiento ilimitado que sirve para que el interesado reserve su clase de prueba. Trae contactos ilimitados, de los cuales 1.000 son contactos de marketing, 25 procesos de venta y segmentación avanzada. La página habla de más de 15.000 integraciones y de soporte en español.

Dos letras pequeñas. Los créditos de IA se contratan aparte en un monedero, desde 30 € al mes. Y los impuestos se suman según el país.

Cuándo no elegirlo: si solo miras el precio, Zoho CRM y monday CRM salen más baratos para cinco personas. Y si tu plan es lanzar campañas de email a una base de varios miles de socios y exsocios, haz la cuenta de los contactos de marketing por encima de los 1.000 incluidos antes de decidir.

Si vienes de una hoja de cálculo, tenemos una guía para pasar de Excel a un CRM sin perder el histórico, y nuestra página del sector de salud, belleza y bienestar recoge el uso en centros parecidos.

Fuente: clientify.com/precios, consultada en 2026.

2. HubSpot

HubSpot tiene una versión gratuita para hasta 2 usuarios, que a un entrenador personal le puede bastar para ordenar contactos. El plan Starter añade lo que su página llama «agentes de IA y automatizaciones sencillas» y admite hasta 10 usuarios de pago. El problema es que, el día que lo consulté, Starter solo mostraba un precio rebajado por tiempo limitado, sin el precio de lista al lado. Con esa información no puedo decirte lo que pagarás cuando acabe la oferta, así que no le pongo cifra.

Las automatizaciones avanzadas están en Pro, a 90 € por licencia y mes, lo que para cinco personas son 5.400 € al año. Y su propia FAQ avisa de que Pro y Enterprise requieren comprar una incorporación, cuyo precio no aparece en esa página.

Cuándo no elegirlo: si sois cinco y queréis automatizar el seguimiento de las clases de prueba con algo más que reglas sencillas, la factura de Pro con incorporación es la más alta de la lista con diferencia.

Fuente: hubspot.es/pricing/sales, consultada en 2026.

3. Pipedrive

Pipedrive nació como herramienta de embudo y se nota: es muy visual para mover a cada interesado de etapa. El plan Lite cuesta 14 € por puesto y mes con pago anual, 840 € al año para cinco, e incluye administración de prospectos, calendario y embudos, informes con IA y más de 500 integraciones. Lo que Lite no lista son automatizaciones.

Para eso hay que subir a Growth, 39 € por puesto y mes, que añade «automatizaciones y secuencias de fidelización», sincronización completa del correo y un planificador de reuniones. Para cinco personas son 2.340 € al año. Su página aclara que los precios no incluyen IVA.

Cuándo no elegirlo: si quieres que las automatizaciones trabajen desde el primer día, Growth es el más caro de los cuatro que entran en el gráfico. Si el seguimiento lo va a hacer siempre una persona a mano, Lite puede bastarte.

Si ya lo estás valorando, tenemos una comparativa de alternativas a Pipedrive.

Fuente: pipedrive.com/es/pricing, consultada en 2026.

4. Zoho CRM

Zoho CRM es el más barato de los cuatro que publican precio de lista si exiges automatizaciones en el plan. Standard cuesta 14 € por usuario y mes con pago anual, 840 € al año para cinco, y ya incluye «flujos de trabajo y reglas de asignación», agentes de IA, cadencias, informes y paneles. Además tiene una edición gratuita para 3 usuarios con aplicación móvil. Los impuestos locales se cobran aparte.

Para un gimnasio que empieza a ordenar su captación, es una opción seria por precio. Pero en la práctica la configuración la vas a hacer tú: reglas, flujos y campos no vienen pensados para un centro deportivo.

Cuándo no elegirlo: si WhatsApp es tu canal principal, pide que te enseñen cómo entra un mensaje en la ficha antes de pagar, porque en su página de precios no lo verifiqué. Y si buscas una sola cuenta con captación, mensajería y campañas sin piezas extra, compara qué productos de la familia Zoho necesitarías.

Tenemos dos piezas que lo miran más de cerca: alternativas a Zoho CRM y Clientify vs Zoho.

Fuente: zoho.com/es-xl/crm/zohocrm-pricing.html, consultada en 2026.

5. monday CRM

monday CRM vende por tramos de equipo (3, 5, 10 usuarios y siguientes), así que para cinco personas el selector encaja justo. El plan Básico cuesta 12 € por usuario y mes con pago anual, 720 € al año, y es el plan de pago más barato de los que publican precio de lista. Eso sí: tiene un tope de 1.000 contactos y acuerdos activos, hasta 5 columnas por tablero y no lista automatizaciones.

Estándar sube a 17 € por usuario y mes, 1.020 € al año para cinco, con 10.000 contactos y acuerdos activos, 250 automatizaciones personalizadas al mes, un centro de comunicaciones centralizado y aplicaciones para iOS y Android. Los precios no incluyen impuestos.

Cuándo no elegirlo: si en enero te entran cientos de leads y cada uno dispara varias acciones automáticas (bienvenida, recordatorio de la clase, seguimiento), haz la cuenta antes: 250 automatizaciones al mes es un límite que puede quedarse corto en plena temporada. Es una estimación mía, no un dato de monday, pero el número sí es suyo.

Fuente: monday.com/crm/pricing, consultada en 2026.

¿Cuánto cuesta un CRM para un gimnasio de cinco personas?

Si comparas solo el plan de entrada entre los que publican precio de lista, monday CRM gana con 720 € al año, seguido de Pipedrive y Zoho CRM con 840 €. Pero dos de esos tres planes de entrada no listan automatizaciones, y en un gimnasio las automatizaciones son las que contestan a las once de la noche y recuerdan la clase de prueba. Por eso el gráfico compara el primer plan que sí las trae.

Con ese criterio, el orden cambia: Zoho CRM Standard 840 €, monday CRM Estándar 1.020 €, Clientify 1.188 € y Pipedrive Growth 2.340 €. HubSpot se queda fuera del gráfico porque Starter solo publica precio de oferta, y su plan Pro, el que trae automatizaciones avanzadas, cuesta 5.400 € más la incorporación. Clientify no es el más barato de los cuatro con cifra; lo que sí hace es meter WhatsApp Business oficial y la bandeja multiusuario en ese mismo precio.

Si quieres ver cómo se calcula el coste de un CRM más allá de la licencia (implantación, formación, integraciones), lo tenemos desglosado en cuánto cuesta un CRM.

¿Y WhatsApp? Porque ahí te preguntan el horario

En un gimnasio, WhatsApp es donde te preguntan si hay clase de spinning el sábado, cuánto cuesta la tarifa de mañanas y si se puede congelar la cuota en verano. Si esos mensajes viven en un móvil de recepción, el día que esa persona libra no los ve nadie.

Lo que puedo afirmar con fuente es lo de Clientify: su página de precios incluye en el plan único la integración oficial con WhatsApp Business, WhatsApp multiusuario, campañas de WhatsApp Marketing y automatizaciones con chatbot. De los otros cuatro no comprobé cómo conectan WhatsApp, y no voy a contarte nada que no haya visto en su página. Mi consejo es simple: en la demo, pide que te enseñen un mensaje entrando, asignándose a alguien y quedando en la ficha del interesado.

Si quieres la comparativa centrada en ese canal, la tienes en cuál es el mejor CRM para WhatsApp.

¿Cuál te conviene según el tamaño de tu centro?

Si eres entrenador personal o tienes un estudio pequeño

Empieza gratis. La versión gratuita de HubSpot (hasta 2 usuarios) o la edición gratuita de Zoho CRM (hasta 3, con aplicación móvil) te sirven para dejar de perder contactos. Tenemos una guía con más opciones en CRM gratis. Cuando te encuentres contestando lo mismo veinte veces o persiguiendo a quien vino a la clase de prueba, es momento de un plan de pago.

Si sois un gimnasio de barrio o un box con un equipo de tres a quince personas

Aquí es donde un CRM marca la diferencia, porque ya hay varias personas atendiendo interesados y las olas de enero y septiembre se notan. Prioriza tres cosas: que todos los canales entren en la misma bandeja, que la clase de prueba se agende sola y que las automatizaciones estén en el plan que vas a pagar. Con esos criterios, compara Zoho CRM Standard, monday CRM Estándar y Clientify, y decide según cuánto peso tenga WhatsApp en tu captación. Si quieres el panorama general para empresas de este tamaño, lo tienes en mejores CRM para pymes en España.

Si sois una cadena con varios centros

El reto es otro: separar embudos por centro, repartir leads entre equipos distintos y comparar qué sede convierte mejor. Mira cuántos procesos de venta admite cada plan (Clientify trae 25), cómo se asignan los leads entre equipos y qué integración real tiene con tu software de gestión. En este tamaño pide siempre una demo con tus datos, no con los de ejemplo.

Si tu centro tiene parte de clínica (fisioterapia, nutrición, estética), te pueden servir también nuestra comparativa de CRM para clínicas estéticas y la guía sobre cómo fidelizar clientes en un centro de salud.

Preguntas frecuentes

Siguientes pasos

Si has llegado hasta aquí, ya sabes lo que cuesta cada uno y en qué plan están las automatizaciones. Lo siguiente es probarlo con tu propio caso: monta el embudo de interesado, clase de prueba y alta, conecta el WhatsApp del centro y mira si a recepción le cambia el día. Puedes calcular tu plan en la página de precios o empezar directamente desde aquí.