CRM gratis: qué incluyen los 6 planes free 2026

Seis CRM ofrecen hoy un plan gratuito permanente accesible en español: HubSpot, Zoho CRM, Bitrix24, EngageBay, Agile CRM y Odoo. Ninguno es gratis sin condiciones. Cada uno pone un tope de usuarios, de contactos o de funciones, y ese número es lo único que decide si te sirve o no. Aquí tienes los seis con sus límites leídos en su web oficial el 7 de septiembre de 2026, con la URL al lado. Y un aviso por delante: Clientify no tiene plan gratuito, tiene una prueba de 7 días sin tarjeta.

Piensa en el aparcamiento de un centro comercial. Las dos primeras horas no cuestan nada y el número está escrito en la barrera, a la vista, antes de entrar. Nadie discute que sea gratis: se discute si dos horas te llegan. Con los CRM pasa igual, solo que el número casi nunca está escrito en la barrera. Está tres clics más adentro, en una página de producto distinta de la de precios, y a veces no está en ninguna parte. Esta pieza lo pone delante.

¿Qué es «gratis» en un CRM y qué no lo es?

Hay dos cosas distintas que se venden con la misma palabra, y confundirlas es lo que hace que alguien monte su base de contactos encima de algo que caduca en tres semanas.

Un plan gratuito permanente no tiene fecha de fin. Se queda contigo mientras respetes sus límites: si no pasas de dos usuarios o de mil contactos, no pagas nunca. Una prueba gratuita sí tiene fecha. Te dan el producto completo unos días y al terminar eliges entre pagar o quedarte fuera.

El caso más útil para entender la diferencia es monday CRM, porque la SERP entera lo cuenta mal. En monday.com/crm/pricing no hay ningún plan gratuito: el tarifario del CRM arranca en Basic, 12 euros por puesto y mes con facturación anual, consultado el 7 de septiembre de 2026. El plan Free que verás citado en media internet está en monday.com/pricing, y es el de monday Work Management, que es otro producto con otro tarifario. La confusión no es tonta, es que son dos páginas del mismo dominio.

En el mismo grupo de los que solo tienen prueba, y cada dato es del proveedor: Pipedrive publica 14 días, Freshsales publica 21 días y folk activa 2 semanas al registrarte, todo leído el 7 de septiembre de 2026.

Clientify, en su sitio y en dos líneas

Clientify no tiene plan gratuito y no vamos a colarnos en la lista de seis. Lo que tenemos es una prueba de 7 días sin tarjeta, y después se paga. Si tu equipo cabe en los límites de alguno de los seis planes free de aquí abajo, quédate en el gratuito: vas a estar mejor servido y este artículo habrá hecho su trabajo.

Los límites reales, herramienta por herramienta

Esta es la tabla que no publica nadie más en esta búsqueda. No compara funciones bonitas: compara el punto exacto donde cada plan gratuito se acaba. Tres de los seis no publican cuántos contactos entran en su tramo gratis, y en esas celdas pone «no publicado», que es lo que dicen sus webs.

¿Por qué insistimos tanto en la fecha? Porque estos límites se mueven. HubSpot es el ejemplo vivo: durante años su plan gratuito se citó con un millón de contactos y hoy su propia página de producto dice mil. Una comparativa sin fecha de consulta es una foto de un año cualquiera. Por eso cada celda de aquí abajo lleva enlace a la página de la que salió y todas se leyeron el mismo día.

Las 6 opciones con plan gratuito

Mil contactos y dos personas: HubSpot

El plan gratuito más conocido, y el que más ruido tiene alrededor. Su página de producto dice hoy, literal, hasta 1.000 contactos y 2 usuarios, sin pedir tarjeta. Por las comparativas circula desde hace años la cifra de un millón de contactos, que ya no aparece ahí. Cuando el dato de una comparativa no cuadra con la fuente oficial, manda la fuente. Incluye gestión de contactos, negocios y tareas, seguimiento de correos y plantillas. El salto siguiente es Starter, 20 euros al mes de lista.

Tres usuarios para siempre: Zoho CRM

Es el único de la lista que llama a su tramo gratuito «gratis para siempre» con esas palabras, y lo hace para 3 usuarios. Trae clientes potenciales, oportunidades, flujos de trabajo, informes y aplicación móvil, que ya es un CRM de verdad y no un cuaderno de contactos. ¿Dónde aprieta? No publica tope de contactos, así que el freno práctico es la cuarta persona que entra en el equipo. A partir de ahí, Standard a 14 euros por usuario y mes con facturación anual.

Dos usuarios y cinco gigas: Bitrix24

Su web dice «100 % gratis para 1 a 2 usuarios» y añade 5 GB de almacenamiento, que es el límite que suele saltar antes en este caso porque incluye chat, videollamadas y archivos. El plan gratuito trae CRM básico, tareas con Kanban y Gantt, y calendarios compartidos. Aquí conviene mirar la salida antes de entrar: el primer plan de pago es Basic, US$ 49 por compañía y mes con facturación anual, con cinco usuarios dentro. Sí, en dólares, también en su dominio .es.

Quince personas y doscientos cincuenta contactos: EngageBay

El contraste más raro del grupo. Es el plan gratuito más generoso en usuarios de toda la lista, hasta 15 miembros, y el más corto en contactos, 250. Eso lo hace inútil para una base de clientes y muy útil para un equipo grande que trabaja con pocas cuentas grandes. Incluye email marketing, secuencias, captadores de leads, landing pages, helpdesk y chat en vivo. Su primer plan de pago, Basic, son 14,99 dólares por usuario y mes en el tramo mensual, y su página /es/pricing responde en inglés.

Diez usuarios y correo incluido: Agile CRM

Diez usuarios y 1.000 contactos gratis, con algo que el resto no da en su tramo free: 5.000 correos con su marca, formularios, landing pages y un helpdesk básico. Para una pyme que quiere probar campañas sin abrir otra herramienta, es la puerta más ancha. Ojo con su tarifario: el número grande de la web, 8,99 dólares, es el precio atándose dos años. El mensual real de Starter son 14,99 dólares por usuario y mes, y está escondido en el desglose de cada plan.

Usuarios ilimitados, una sola aplicación: Odoo

Aquí el límite no es de gente, es de alcance. Odoo regala una aplicación para usuarios ilimitados, para siempre, y el CRM cuenta como una aplicación. Puedes meter a toda la empresa sin pagar nada. El problema es que en cuanto necesitas facturar, firmar o hacer email marketing al lado del CRM, ya son dos aplicaciones y estás fuera del gratuito. El siguiente escalón es Estándar, 24,90 euros por usuario y mes de lista, con todas las aplicaciones dentro.

¿Cuándo se acaba el gratis?

Casi nunca se acaba por una decisión tuya: se acaba porque el negocio crece un poco. En HubSpot te echa fuera la tercera persona o el contacto 1.001. En Zoho CRM, el cuarto usuario. En Bitrix24, el tercer usuario o los 5 GB. En EngageBay, el contacto 251. En Agile CRM, el contacto 1.001 o el usuario 11. En Odoo, la segunda aplicación.

Fíjate en que casi todos los muros son de las dos mismas clases: gente o registros. Solo Odoo pone el suyo en otro sitio, en el número de aplicaciones, y por eso su plan gratuito aguanta equipos enteros y se rompe el día que quieres hacer dos cosas a la vez.

Y hay un detalle que cambia la cuenta y casi nadie explica: el salto no cuesta lo mismo en todos. Cinco personas en Bitrix24 Basic salen por 588 dólares al año, porque su tarifa es por compañía. Cinco personas en Zoho Standard salen por 840 euros al año, porque su tarifa es por usuario. Si sospechas que vas a crecer, la pregunta útil no es cuál es el mejor gratis, sino cuál es el más barato el día que dejes de serlo. Ahí ayuda entender cómo se forma el precio de un CRM antes de elegir.

¿Qué pierdes al elegir un CRM gratis?

Cuatro cosas, y ninguna sorprende cuando la ves escrita.

Automatización. Los flujos de trabajo serios viven en los planes de pago. En el tramo gratuito tendrás recordatorios y poco más, así que el seguimiento sigue dependiendo de que alguien se acuerde.

Canales. Ninguno de los seis incluye conversaciones de WhatsApp en su plan gratuito, y hoy ese es el canal donde muchas pymes españolas y latinoamericanas cierran de verdad. Si tu venta pasa por ahí, mira antes qué CRM conecta bien con WhatsApp, porque es la función que más rápido te saca del gratis.

Soporte. En gratuito significa documentación y comunidad. Nadie te va a llamar.

Techo de datos. Es el que duele. Empiezas gratis, metes tres años de histórico y el día que pasas el límite ya no eliges con calma: eliges con la base de datos dentro. Por eso conviene comprobar desde el primer día que puedes exportar tus contactos en CSV sin pedir permiso a nadie.

Nada de esto convierte al plan gratuito en mala idea. Lo convierte en una decisión con fecha de caducidad implícita, y merece la pena tomarla sabiendo cuál es. Si tu equipo va a ser el mismo dentro de un año y tu base de contactos también, el gratis es sencillamente la respuesta correcta y no hay más que hablar.

¿Cuál te conviene según tu caso?

Trabajas solo o sois dos. HubSpot y Bitrix24 encajan sin discusión. HubSpot si lo tuyo son contactos y correos, Bitrix24 si lo tuyo son tareas y equipo, aunque sea un equipo de dos.

Sois un equipo pequeño con pocas cuentas. EngageBay, por sus quince usuarios. Con 250 contactos no montas una base comercial, pero sí un equipo de partnerships o de key accounts trabajando en el mismo sitio.

Vais a crecer este año. Mira Zoho CRM o Agile CRM, que son los dos que dan más margen antes del muro, y compara el precio del escalón siguiente. Si quieres el mapa completo del mercado en español, con los de pago incluidos, está en los mejores CRM en español y en la selección de CRM para pymes en España.

Preguntas frecuentes

Siguiente paso

Si después de leer los límites ves que tu equipo cabe en uno de los seis, ya tienes la decisión tomada y no necesitas nada más de nosotros. Si ves que no cabes, o que el muro te pilla en tres meses, la forma honesta de salir de dudas es montar tu embudo con tus contactos reales y mirarlo.