Cómo gestionar el crecimiento de tu startup: caso de éxito

¿Qué mejor que tu startup siga creciendo? Más leads, más conversaciones, más oportunidades…pero, a su vez, más caos. 

Y sí…al principio todo parece manejable: una hoja de Excel, la app de WhatsApp en el móvil, los emails sueltos en la bandeja. Pero ¿cómo gestionas una startup cuando tienes distintos tipos de clientes, conversaciones repartidas en mil sitios y la sensación de que se te escapan gran cantidad de oportunidades?

Y ojo, porque no es que estés haciendo algo mal (sino no hubieses crecido). Pero cuando tu operación ya no es más pequeña, entonces tu estructura tampoco puede seguir siéndolo.

Y eso es justamente lo que le pasó a Ambana, una startup de tecnología financiera que conecta constructores e inversionistas. Una empresa con audiencias muy distintas, muchos puntos de contacto y un volumen de conversaciones que ya no se podía gestionar con herramientas sueltas.

Y por eso, en este post, te voy a contar cómo pasaron del caos operativo a un sistema comercial ordenado y escalable gracias a implementar un CRM como Clientify.

Cómo el crecimiento puede complicar la gestión de clientes

Hagamos un ejercicio…Piensa en tu start up: ¿a qué tipo de cliente le vendes? ¿Es uno solo o gestionas varios perfiles distintos? Y ojo, porque no tener esto en mente es uno de los principales factores por los que tu proceso de captación y venta puede estar fallando. 

Sí…cuando tienes un solo tipo de cliente, el proceso suele ser bastante lineal. Pero en cuanto tienes dos perfiles distintos, como empresas, clientes finales, inversores, compradores, vendedores, etc, todo se complica. 

Y si, además, la mayoría de tus conversaciones pasan por WhatsApp, entonces el reto ya no es vender más, sino poder gestionar bien a tus clientes sin que se te escapen oportunidades.

Conoce el caso de la startup “Ambana”

Y eso es justamente lo que le pasaba a Ambana: una startup que estaba creciendo muy rápido, pero cuyo sistema ya no acompañaba ese crecimiento.

Como dijimos antes, Ambana es una startup de tecnología colombiana que opera en el mundo inmobiliario y de la construcción. Su modelo conecta constructores con inversionistas a través de una plataforma digital, democratizando el acceso a la inversión inmobiliaria y facilitando la financiación de proyectos en un mercado altamente competitivo.

De esta manera, Ambana trabaja con perfiles de clientes muy distintos. 

Por un lado, constructores que buscan financiación para desarrollar sus proyectos; y por otro, inversionistas con expectativas, tiempos y necesidades completamente diferentes…dos audiencias que implican procesos comerciales distintos y formas de comunicación que no tienen nada que ver entre sí.

¿Cómo era su gestión antes de implementar Clientify?

Antes de implementar Clientify, Ambana trabajaba con un CRM que no tenía conexión nativa con WhatsApp; lo que en su día a día era un freno constante para el equipo. 

Las conversaciones importantes quedaban repartidas entre móviles y correos, lo que hacía casi imposible tener una visión clara y ordenada de qué necesitaba cada contacto, y lo que obligaba al equipo a depender demasiado de su memoria para poder hacer un buen seguimiento.

Saber qué oportunidades estaban activas, cuáles se habían enfriado o cuáles necesitaban un empujón requería tiempo, esfuerzo y demasiada coordinación interna. Y cuando el volumen de leads empezó a crecer, ese modelo dejó de ser sostenible.

Además, el no tener toda la información de los contactos y clientes centralizada en una única plataforma, hacía que la segmentación se volviera casi imposible. Esto impactaba directamente en la personalización de las campañas y en la capacidad de activar comunicaciones relevantes según el tipo de cliente y el momento del proceso.

Pero lo bueno es que Ambana ya tenía bien en claro lo que necesitaba. Una solución que resolviera varias cosas a la vez: un CRM completo, con conexión nativa con WhatsApp y con una relación calidad-precio equilibrada.

¿Cómo Clientify resolvió los retos de “Ambana”?

Y ese CRM…completo, con conexión nativa a WhatsApp y precio-calidad, se llama Clientify. 

Con éste, Ambana logró centralizar su información, automatizar tareas y darle claridad a cada oportunidad de negocio, transformando el caos en un proceso ordenado y eficiente. 

Estas fueron las principales mejoras que marcaron la diferencia para su equipo:

Migración rápida y sin interrupciones:

Uno de los grandes beneficios fue que la migración fue ágil y sin fricciones. No hubo semanas frenadas ni procesos dolorosos: el equipo pudo comenzar a trabajar en el nuevo sistema desde los primeros días, manteniendo el ritmo del negocio y sin perder oportunidades.

Captura automática de leads desde la web:

Los leads que llegaban desde la web empezaron a entrar directamente al CRM, sin pasos intermedios ni cargas manuales. Esto eliminó errores, ahorró tiempo y aseguró que ningún contacto se quedara por el camino.

Un paso clave para que desde el primer momento, cada lead entrara con contexto y listo para ser trabajado.

Embudos diferenciados para constructores e inversionistas:

Ambana pudo crear embudos separados para cada tipo de cliente, adaptando las etapas a la realidad de cada segmento.

Una funcionalidad clave que les dió claridad: el equipo sabía exactamente en qué punto estaba cada oportunidad y qué acción correspondía según el tipo de contacto. 

Comunicación multicanal centralizada en un solo lugar:

WhatsApp, email, llamadas… todo comenzó a registrarse de forma automática dentro de este CRM. Así, cada conversación quedaba asociada al contacto correcto y accesible para cualquier persona del equipo.

Y eso fue lo que cambió por completo la forma de hacer seguimiento: ya no dependían de quién había hablado con quién ni desde qué dispositivo, todo estaba centralizado y disponible al instante.

Funcionalidades extras que facilitaron el día a día: 

Además de lo esencial, Ambana incorporó funcionalidades que los ayudó a optimizar su rutina diaria: links de reuniones, gestión de redes y una organización más clara del trabajo comercial. 

Pequeños detalles que, cuando estás creciendo rápido, marcan una gran diferencia en eficiencia y control.

Resultados que “Ambana” obtuvo con Clientify

Implementar Clientify hizo que Ambana organizara sus procesos comerciales y obtuviera resultados muchos más concretos: 

Centralización total de la comunicación:

Todos los contactos y canales (WhatsApp, email, llamadas, reuniones, etc) pasaron a vivir en un único lugar. El equipo dejó de saltar entre herramientas y cada conversación quedó asociada al contacto y a su oportunidad, permitiendo tener un contexto completo y una excelente trazabilidad.

Comunicaciones segmentadas por canal y tipo de cliente:

Ambana pudo diferenciar la comunicación entre constructores e inversionistas, activando campañas específicas según segmento, momento del proceso y canal más adecuado. Los mensajes fueron más relevantes, menos genéricos y generaron mejor respuesta de los contactos.

Seguimiento más preciso de cada oportunidad:

El equipo logró tener una visibilidad clara de cada lead y oportunidad, pudiendo priorizar fácilmente lo que avanzaba, lo que estaba detenido y lo que requería acción. Esto redujo significativamente las oportunidades que se enfriaban por falta de seguimiento.

Capacidad de escalar operaciones comerciales sin perder control:

Clientify acompañó el crecimiento del negocio sin complicar la operación: ahora podían gestionar un mayor volumen de leads y conversaciones con el mismo nivel de orden. 

Entonces… ¿qué debe tener un CRM para ayudarte a crecer sin caos?

Después de ver cómo Ambana organizó su operación y logró resultados concretos, seguro que te estés preguntando ¿qué características debe tener un CRM para que tu crecimiento no se convierta en caos? 

Porque cuando el sistema te permite segmentar bien y activar mensajes por canal, el impacto se nota. De hecho, McKinsey estima que la personalización puede elevar los ingresos entre un 5% y un 15% y mejorar el ROI de marketing entre un 10% y un 30%.

Aquí te contamos los elementos clave que cualquier sistema debería ofrecer para que tus oportunidades, clientes y comunicaciones estén siempre bajo control:

• WhatsApp integrado: no basta con enviar mensajes: cada conversación debe registrarse, asociarse al contacto y ser visible para todo el equipo. Así puedes retomar cualquier chat sabiendo qué se dijo, cuándo y con qué objetivo. WhatsApp no puede vivir fuera del CRM; tiene que ser parte nativa del sistema.
  
• Pipelines separados por segmento y etapas: tener embudos distintos para cada tipo de cliente permite adaptar correctamente las etapas. Así, el seguimiento deja de ser confuso y se vuelve accionable: tu equipo sabe exactamente qué toca hacer en cada oportunidad.
  
• Segmentación: no todos los contactos deben recibir el mismo mensaje ni por el mismo canal. La segmentación permite activar campañas automáticas relevantes según perfil, momento del proceso e interés real de cada lead, logrando así mejores respuestas.

• Automatizaciones inteligentes: tareas repetitivas como recordatorios, seguimientos o envíos de emails se pueden automatizar. Esto ahorra tiempo al equipo, reduce errores y garantiza que ninguna oportunidad se quede sin atención.
• Bandeja de entrada y ficha multicanal: ver todas las interacciones en un solo lugar cambia por completo la forma de vender. Emails, WhatsApp, llamadas, reclamos, compras, etc. quedan centralizados con contexto completo, eliminando así la dependencia de la memoria y facilitando el cierre de oportunidades.

Conclusión

Crecer siempre es una buena noticia…pero también es una prueba. Piensa que más leads, más conversaciones y más segmentos no deben significar más caos, sino más oportunidades bien gestionadas.

Y el caso de Ambana demuestra algo muy claro: el problema no era vender, era hacerlo sin un sistema central que acompañara ese crecimiento. 

Por eso, cuando todo se centraliza en un solo lugar, con embudos claros, segmentación real y comunicación multicanal integrada, el equipo deja de apagar fuegos y empieza a trabajar con foco.

Así que si estás en ese momento en el que sabes que puedes crecer más, pero tienes la leve sospecha de que todo va a ser un caos, entonces necesitas implementar una CRM como Clientify.

Aprovecha la prueba gratis y descubre cómo sería gestionar tus leads, conversaciones y oportunidades desde un único lugar.