Previsión de ventas: cómo hacer forecast con tu pipeline

La previsión de ventas es cuánto esperas cerrar en un periodo, calculado con los datos que ya tienes en el pipeline. El método más usado es el forecast ponderado: multiplicas el importe de cada oportunidad por la probabilidad de cierre de la etapa en la que está, y sumas. Necesitas tres cosas y solo tres: el importe, la etapa con su porcentaje, y la fecha esperada de cierre. Ni una hoja de cálculo con veinte pestañas ni un algoritmo. En este artículo tienes el cálculo paso a paso, un ejemplo con números y los cinco fallos que hacen que tu previsión no cuadre nunca.

¿Qué es la previsión de ventas y para qué sirve de verdad?

Es una estimación de los ingresos que vas a cerrar en un periodo concreto, basada en el estado real de tus oportunidades abiertas. No es un objetivo. El objetivo es lo que quieres vender; la previsión es lo que los datos dicen que vas a vender. Confundir las dos cosas es el origen de la mitad de las reuniones incómodas de final de mes.

Sirve para tres decisiones que no puedes tomar a ojo: cuánta gente contratas, cuánto inviertes en captación y qué le cuentas a quien te pide números. Y sirve para una cuarta que casi nadie menciona: detectar en la segunda semana del mes que no llegas, cuando todavía te da tiempo a hacer algo.

Ojo con dar por hecho que esto ya lo hace todo el mundo bien. En la State of Sales Operations Survey de Gartner, cuya nota de prensa es de febrero de 2020, solo el 45 % de los responsables y comerciales encuestados declaró tener mucha confianza en la precisión de la previsión de su organización. Menos de la mitad. Y en la misma encuesta, un 47 % creía que su organización manejaba datos de calidad. El dato tiene ya sus años, pero apunta a algo que no ha cambiado: el problema casi nunca es la fórmula, son los datos que le metes.

Los tres datos que necesitas antes de calcular nada

Antes de tocar ninguna fórmula, comprueba que tienes esto en cada oportunidad abierta. Si te falta uno, el resultado es decorativo.

1. El importe. Cuánto vale la operación si se cierra. Si vendes suscripción, decide de una vez si trabajas con el valor mensual o con el anual y no lo mezcles. Mezclarlo es la forma más rápida de inflar una previsión sin darte cuenta.
2. La etapa, con su porcentaje de probabilidad. Cada etapa de tu proceso lleva asociado un porcentaje que dice cuántas de las oportunidades que llegan ahí acaban ganándose. Ese porcentaje sale de tu histórico. No de tu intuición. Vuelvo a esto en un minuto porque es donde se rompe todo.
3. La fecha esperada de cierre. Determina en qué mes entra cada oportunidad. Sin ella no estás previendo un periodo, estás sumando todo lo que tienes abierto, que es otra cosa completamente distinta.

Si no tienes un proceso de venta con etapas definidas, empieza por ahí: te sirve la guía de cómo crear un proceso de ventas automatizado. Sin etapas no hay probabilidades, y sin probabilidades no hay forecast ponderado.

Cómo hacer el forecast ponderado paso a paso

Paso 1. Calcula la probabilidad real de cada etapa. Coge las oportunidades de los últimos doce meses que pasaron por una etapa concreta y mira cuántas acabaron ganadas. Cuarenta pasaron por «Demo realizada», dieciséis se ganaron: esa etapa es un 40 %. Repite con todas. Este paso es aburrido y es el único que de verdad importa.

Paso 2. Filtra por fecha esperada de cierre. Te quedas solo con las oportunidades cuya fecha cae dentro del mes que estás previendo. Las de octubre no entran en la previsión de septiembre por muy avanzadas que estén.

Paso 3. Multiplica importe por probabilidad. Oportunidad por oportunidad. Aquí no hay atajo ni promedio que valga.

Paso 4. Suma. Eso es tu previsión.

Paso 5. Recalcula. Como mínimo una vez al mes, y siempre que una operación gorda cambie de etapa. Una previsión de hace tres semanas describe un pipeline que ya no existe.

Con números se ve mejor:

Fíjate en lo que pasa ahí: tienes 43.500 € en el pipeline y una previsión de 26.280 €. Esa diferencia es justo el punto. Nadie cobra el pipeline entero, y quien construye su plan sobre el importe bruto se lleva un disgusto todos los meses.

Y fíjate en algo más, que se ve mejor en el gráfico que en la tabla: la mayor parte de la previsión la sostienen dos operaciones. Si una de esas dos se cae, el mes no lo salvan las tres pequeñas.

Tres métodos de previsión y cuándo usa cada uno

El ponderado es el que mejor funciona para la mayoría de pymes, pero no es el único ni conviene usarlo solo. Lo suyo es contrastar dos y ver si dan cosas parecidas; cuando se separan mucho, ahí hay algo que mirar.

Los cinco fallos que hacen que tu previsión no cuadre

• Probabilidades inventadas. Alguien puso 25 – 50 – 75 – 90 porque quedaba redondo y ahí siguen tres años después. Si los porcentajes no salen de tu histórico, todo lo demás sobra.
• Oportunidades zombis. Llevan siete meses en «Negociación» al 80 % y no se ha hablado con el cliente desde marzo. Cada zombi mete ruido en la previsión mes tras mes. Ciérralas como perdidas. En serio.
• Fechas de cierre que nadie actualiza. El comercial puso «30 de junio» en febrero y ya nadie la ha tocado. Con la fecha podrida el filtro del paso 2 no filtra nada.
• El optimismo de final de trimestre. Cuando aprieta el objetivo, las oportunidades avanzan de etapa solas. Sin reunión, sin propuesta, sin nada. Si tu tasa de cierre por etapa se desploma en los meses buenos, ya sabes lo que está pasando.
• Una sola previsión para negocios distintos. Si vendes a pyme y a empresa grande con el mismo embudo, tus porcentajes son una media de dos realidades que no se parecen. Separa procesos y calcula cada uno por su lado.

Nada de esto se arregla con una herramienta mejor. Se arregla con higiene de datos. Punto.

Cómo se hace la previsión de ventas con Clientify

Clientify no te adivina el futuro: te da los tres inputs bien puestos y el reporte para leerlos, que es lo que necesita el método.

En Configuración → Personalización → Oportunidades creas tu proceso de venta con las etapas que uses de verdad y, en cada una, ajustas su porcentaje de probabilidad. Ese porcentaje es el que alimenta el paso 1, y lo tienes donde ocurre la venta en lugar de en una hoja aparte que alguien tiene que acordarse de actualizar.

Cada oportunidad guarda su importe y su fecha esperada de cierre, así que el filtro por periodo del paso 2 es un filtro, no un ejercicio de arqueología. Y si necesitas registrar algo más —un importe previsto distinto del cerrado, el sector, lo que sea— te creas un campo personalizado de oportunidad.

Para leerlo, el reporte de oportunidades te deja filtrar por periodo, por usuario y por proceso de venta, y ver las oportunidades repartidas por etapa, el embudo de conversión, los motivos de pérdida y el ranking de vendedores. Con eso sacas las probabilidades del paso 1 sin exportar nada a ninguna parte. Si quieres profundizar en la parte de lectura, aquí tienes cómo montar el reporte de oportunidades de ventas y cómo cruzarlo con tus objetivos en el dashboard de ventas.

¿Y si hoy llevas esto en una hoja de cálculo? La fórmula te va a funcionar igual; lo que no te va a funcionar es el mantenimiento. Ese salto está contado en cómo migrar de Excel a un CRM.

Preguntas frecuentes

Siguiente acción

Tienes el método entero: probabilidad real por etapa, filtro por fecha de cierre, importe por probabilidad, suma y recálculo mensual. Lo que te queda es tener los datos en un sitio donde se mantengan solos.