La previsione delle vendite è quanto ti aspetti di chiudere in un periodo, calcolato con i dati che hai già in pipeline. Il metodo più usato è la previsione ponderata: moltiplichi l’importo di ogni trattativa per la probabilità di chiusura della fase in cui si trova, e sommi. Ti servono tre cose e solo tre: l’importo, la fase con la sua percentuale e la data prevista di chiusura. Non un foglio di calcolo con venti schede, e nemmeno un algoritmo. In questo articolo trovi il calcolo passo dopo passo, un esempio con numeri e i cinque difetti che impediscono alla tua previsione di tornare.
Che cos’è la previsione delle vendite e a cosa serve davvero
È una stima del fatturato che chiuderai in un periodo concreto, basata sullo stato reale delle tue trattative aperte. Non è un obiettivo. L’obiettivo è quello che vuoi vendere; la previsione è quello che i dati dicono che venderai. Confondere le due cose è all’origine di metà delle riunioni scomode di fine mese.
Serve per tre decisioni che non puoi prendere a occhio: quante persone assumi, quanto investi in acquisizione e che numeri dai a chi te li chiede. E serve per una quarta che quasi nessuno nomina: accorgerti nella seconda settimana del mese che non ci arrivi, quando c’è ancora tempo per fare qualcosa.
Attenzione a dare per scontato che tutti lo facciano già bene. Nel State of Sales Operations Survey di Gartner, la cui nota stampa è del febbraio 2020, solo il 45% dei responsabili e dei venditori intervistati dichiarava di avere piena fiducia nell’accuratezza della previsione della propria organizzazione. Meno della metà. E nella stessa indagine il 47% riteneva che la propria organizzazione gestisse dati di qualità. Il dato ha qualche anno, ma indica una cosa che non è cambiata: il problema non è quasi mai la formula, sono i dati che le dai in pasto.
I tre ingredienti che ti servono prima di calcolare qualsiasi cosa
Prima di toccare una formula, verifica di averli su ogni trattativa aperta. Se ne manca uno, il risultato è decorativo.
- L’importo. Quanto vale la trattativa se si chiude. Se vendi abbonamenti, decidi una volta per tutte se lavori con la cifra mensile o con quella annuale, e non mescolarle. Mescolarle è il modo più rapido di gonfiare una previsione senza accorgersene.
- La fase, con la sua percentuale di probabilità. Ogni fase del tuo processo porta con sé una percentuale che dice quante delle trattative che ci arrivano finiscono vinte. Quella percentuale esce dal tuo storico. Non dal tuo intuito. Ci torno tra un attimo, perché è il punto in cui tutto si rompe.
- La data prevista di chiusura. Determina in che mese cade ogni trattativa. Senza di lei non stai prevedendo un periodo, stai sommando tutto quello che hai aperto, che è una cosa completamente diversa.
Se non hai un processo di vendita con fasi definite, parti da lì: aiuta avere prima chiaro che cos’è un reparto commerciale e come si struttura. Senza fasi non ci sono probabilità, e senza probabilità non c’è previsione ponderata.
Come costruire la previsione ponderata passo dopo passo
La formula della previsione ponderata
Previsione del periodo = Σ (importo della trattativa × probabilità della sua fase)
Nella somma entrano solo le trattative la cui data prevista di chiusura cade dentro il periodo che stai prevedendo.
Passo 1. Calcola la probabilità reale di ogni fase. Prendi le trattative degli ultimi dodici mesi passate per una certa fase e guarda quante sono state vinte. Quaranta sono passate per «Demo effettuata», sedici sono state vinte: quella fase è al 40%. Ripeti per tutte. Questo passo è noioso ed è l’unico che conta davvero.
Passo 2. Filtra per data prevista di chiusura. Tieni solo le trattative la cui data cade dentro il mese che stai prevedendo. Le trattative di ottobre non entrano nella previsione di settembre per quanto avanzate siano.
Passo 3. Moltiplica importo per probabilità. Trattativa per trattativa. Non c’è scorciatoia né media che tenga.
Passo 4. Somma. Questa è la tua previsione.
Passo 5. Ricalcola. Come minimo una volta al mese, e ogni volta che una trattativa grossa cambia fase. Una previsione di tre settimane fa descrive una pipeline che non esiste più.
Si legge meglio con i numeri:
| Trattativa | Importo | Fase | Probabilità | Valore ponderato |
|---|---|---|---|---|
| Consulenza Vega — piano annuale | 12.000 € | Proposta inviata | 60% | 7.200 € |
| Officine Bermejo — 5 licenze | 3.600 € | Demo effettuata | 40% | 1.440 € |
| Clinica Sud — implementazione | 18.000 € | Trattativa | 80% | 14.400 € |
| Grafiche Doña Ana | 2.400 € | Primo contatto | 10% | 240 € |
| Distribuzioni Loma | 7.500 € | Demo effettuata | 40% | 3.000 € |
| Totale | 43.500 € | — | — | 26.280 € |
Guarda cosa succede: hai 43.500 € in pipeline e una previsione di 26.280 €. Quella differenza è esattamente il punto. Nessuno incassa tutta la pipeline, e chi costruisce il proprio piano sulla cifra lorda si prende una sorpresa spiacevole ogni mese.
E nota un’altra cosa, che nel grafico si vede meglio che nella tabella: quasi tutta la previsione poggia su due trattative. Se una delle due cade, le tre piccole non salvano il mese.
Tre metodi di previsione, e quando si usa ciascuno
Il metodo ponderato è quello che funziona meglio per la maggior parte delle pmi, ma non è l’unico e non conviene usarlo da solo. La cosa sensata è incrociarne due e vedere se danno risposte simili; quando divergono molto, lì c’è qualcosa da guardare.
| Metodo | Dati che richiede | Quando usarlo | Dove si rompe |
|---|---|---|---|
| Ponderato per fase | Importo, fase e tasso di chiusura di ogni fase preso dal tuo storico | Pipeline con fasi stabili e abbastanza trattative perché la percentuale significhi qualcosa | Se le probabilità te le inventi, quello che ottieni è un parere con i decimali |
| Storico | Chiusure reali di almeno i dodici mesi precedenti | Business stagionale e stabile, come controprova del metodo ponderato | È cieco a tutto quello che è cambiato: prodotto nuovo, mercato nuovo, team nuovo |
| Per durata del ciclo | Data di creazione e data di chiusura delle trattative vinte | Cicli lunghi e simili tra loro, quando quello che ti serve sapere è il quando | Ti dice quando chiuderai, non quanto: accompagna il metodo ponderato, non lo sostituisce |
I cinque difetti che impediscono alla tua previsione di tornare
- Probabilità inventate. Qualcuno ha messo 25 – 50 – 75 – 90 perché faceva ordine e tre anni dopo sono ancora lì. Se le percentuali non escono dal tuo storico, tutto il resto è fatica sprecata.
- Trattative zombie. Stanno da sette mesi in «Trattativa» all‘80% e nessuno parla con il cliente da marzo. Ogni zombie aggiunge rumore alla previsione mese dopo mese. Chiudile come perse. Sul serio.
- Date di chiusura che nessuno aggiorna. Il commerciale ha messo «30 giugno» a febbraio e da allora nessuno l’ha toccata. Con una data marcia, il filtro del passo 2 non filtra niente.
- Ottimismo di fine trimestre. Quando l’obiettivo inizia a stringere, le trattative avanzano di fase da sole. Nessuna riunione, nessuna proposta, niente. Se il tuo tasso di chiusura per fase crolla nei mesi buoni, sai già cosa sta succedendo.
- Una sola previsione per business diversi. Se vendi a piccole aziende e a grandi imprese dallo stesso imbuto, le tue percentuali sono la media di due realtà che non si somigliano per niente. Separa i processi e calcola ciascuno per conto suo.
Niente di tutto questo si risolve con uno strumento migliore. Si risolve con igiene del dato. Punto.
Come funziona la previsione delle vendite in Clientify
Clientify non prevede il futuro al posto tuo: ti dà i tre ingredienti registrati come si deve e il report per leggerli, che è quello di cui il metodo ha bisogno.
In Impostazioni → Personalizzazione → Trattative costruisci il tuo processo di vendita con le fasi che usi davvero e, su ognuna, imposti la sua percentuale di probabilità. Quella percentuale è ciò che alimenta il passo 1, e ce l’hai dove si vende invece che in un foglio a parte che qualcuno deve ricordarsi di aggiornare.
Ogni trattativa conserva il suo importo e la sua data prevista di chiusura, quindi il filtro per periodo del passo 2 è un filtro, non un esercizio di archeologia. E se ti serve registrare qualcos’altro — un importo previsto diverso da quello chiuso, il settore, quello che sia — crei un campo personalizzato di trattativa.
Per leggerlo, il report di trattative ti lascia filtrare per periodo, per utente e per processo di vendita, e vedere le trattative distribuite per fase, l’imbuto di conversione, i motivi di perdita e la classifica dei venditori. Con quello ottieni le probabilità del passo 1 senza esportare niente da nessuna parte. E se quello che vuoi è vedere le conversazioni dietro ogni trattativa nello stesso posto, serve a questo l’inbox CRM multi-agente.
Se stai partendo da zero e non hai ancora deciso lo strumento, conviene avere prima chiaro che cos’è un CRM e a cosa serve. E se oggi tieni tutto questo in un foglio di calcolo, la formula ti funzionerà uguale; quello che non funzionerà è la manutenzione. Quel salto è raccontato in alternative reali se il tuo team di vendita lavora ancora con Excel.
Domande frequenti
Ogni quanto va rifatta la previsione delle vendite?
Come minimo una volta al mese, e ogni volta che una trattativa grossa cambia fase. Una previsione non è un documento che firmi a gennaio: è una fotografia della pipeline che scade nel momento in cui la pipeline si muove. Se il ciclo di vendita è corto, rivedila ogni settimana.
Che probabilità devo assegnare a ogni fase della pipeline?
Quella che dice il tuo storico, non quella che ti sembra ragionevole. Conta quante trattative passate per quella fase sono state vinte e dividi per il totale di quelle passate di lì. Se non hai abbastanza storico, parti da una stima e correggila dopo tre mesi di dati.
Si può fare una previsione delle vendite in un foglio di calcolo?
Sì, la formula è la stessa. Il problema non è il calcolo, è la manutenzione: nel foglio qualcuno aggiorna la fase e l’importo a mano, e quel qualcuno se ne dimentica. In un CRM la previsione si ricalcola da sola, perché il dato vive dove si vende.
Perché la mia previsione è sempre più alta delle vendite reali?
Quasi sempre per due motivi: trattative zombie ferme da mesi in una fase avanzata, e date di chiusura previste che nessuno aggiorna. Sistema prima queste due cose e poi tocca le probabilità: vedrai ridursi parecchio lo scarto tra la previsione e le chiusure reali.
Che differenza c’è tra pipeline e previsione delle vendite?
La pipeline è tutto quello che hai aperto: la somma degli importi delle trattative vive. La previsione è quanto di quel totale ti aspetti davvero di incassare in un periodo, dopo aver applicato la probabilità di ogni fase. La pipeline è il lordo; la previsione, il netto atteso.
Passo successivo
Hai tutto il metodo: probabilità reale per fase, filtro per data di chiusura, importo per probabilità, somma e ricalcolo mensile. Resta da avere i dati in un posto dove si mantengano da soli.
Costruisci il tuo processo di vendita e guarda che previsione ne esce
7 giorni gratis, senza carta. In un pomeriggio hai le fasi con le loro percentuali e la prima previsione sul tavolo.
Prova Clientify gratis
