Quando un’azienda inizia, il modo più comune è quello di organizzare i clienti e le opportunità in Excel. È veloce, gratuito e chiunque nel team può usarlo.
Ma quando l’azienda cresce, la gestione diventa più complicata: compaiono duplicati, si perde la tracciabilità e le informazioni finiscono per essere disperse.
In questo contesto, sorge spontanea la domanda: meglio rimanere con Excel o fare il salto verso un CRM? Entrambi hanno pro e contro e la decisione dipende dalle dimensioni della tua azienda, dalla complessità dei tuoi processi e dal livello di controllo che vuoi avere sui tuoi dati.
In questo articolo confronteremo Excel vs CRM in modo pratico, analizzando in quali casi Excel è ancora utile e quando un CRM diventa l’alternativa migliore per gestire i clienti in modo professionale.
Perché le aziende gestiscono i clienti con Excel?
Molte aziende, soprattutto quando sono agli inizi, utilizzano Excel per gestire clienti e opportunità.
È uno strumento che già conoscono, è disponibile per tutti e non richiede investimenti in software aggiuntivi.
Per i piccoli team può sembrare più che sufficiente, ma quando l’azienda cresce iniziano a emergere dei limiti che rallentano la produttività.
Vantaggi di Excel
Praticamente a costo zero: è incluso nella maggior parte dei pacchetti office o può essere sostituito da Google Sheets senza costi aggiuntivi.
Curva di apprendimento ridotta: chiunque può creare un tavolo e iniziare a registrare i clienti.
Flessibilità iniziale: ti permette di progettare la tua struttura di colonne e campi in base alle tue esigenze di base.
Accessibilità universale: sia Excel che Sheets sono disponibili su quasi tutti i computer e i telefoni cellulari, il che rende facile iniziare a lavorare senza attriti.
Vincoli legati alla crescita dell’azienda
Con il tempo, questa apparente semplicità diventa un ostacolo.
L’aggiornamento manuale dei dati apre la porta a errori e duplicati, mentre la collaborazione tra più utenti porta a conflitti di versione e alla perdita di informazioni.
Con l’accumularsi dei record, diventa difficile individuare e seguire le opportunità.
Soprattutto, Excel non offre metriche e report in tempo reale, il che limita la possibilità di prendere decisioni strategiche e basate sui dati.
Cosa offre un CRM che Excel non può offrire?
Un CRM, soprattutto per le PMI, va oltre il foglio di calcolo perché non si limita a memorizzare le informazioni, ma le trasforma in un sistema di gestione aziendale vivo.
Mentre Excel si limita a righe e colonne, un CRM centralizza tutti i dati dei clienti in un unico luogo e permette di tenerne traccia in ogni fase del processo di vendita.
Centralizzazione delle informazioni
Con un CRM, tutte le informazioni di contatto – email, chiamate, note o preventivi – vengono registrate in un’unica cronologia.
In questo modo si evita di disperdere i dati in più file e si garantisce che chiunque nel team possa accedere rapidamente allo stato effettivo di un cliente.
Automazione e tracciamento delle attività
Il grande salto rispetto a Excel è nell’ automazione.
I promemoria per le chiamate, le mail, i follow-up delle opportunità o le notifiche interne possono essere programmati senza interventi manuali, riducendo gli errori e liberando tempo per attività di maggior valore.
Collaborazione di squadra e controllo dei processi
I CRM sono progettati per consentire a più utenti di lavorare insieme senza problemi.
Ogni venditore può aggiornare le proprie opportunità in tempo reale e i manager hanno piena visibilità dell’intera pipeline, consentendo loro di assegnare compiti e monitorare i progressi senza affidarsi a fogli condivisi.
Reporting e metriche in tempo reale
Un’altra differenza fondamentale è rappresentata dalle capacità analitiche. Un CRM offre cruscotti visivi con metriche di vendita, tassi di conversione o previsioni di fatturato.
Queste informazioni aggiornate e in tempo reale facilitano decisioni rapide e basate sui dati, cosa che in Excel richiede ore di formule e tabelle pivot.
Confronto pratico: CRM vs Excel
Se Excel può essere un buon alleato nelle fasi iniziali, un CRM come Clientify offre funzionalità che fanno la differenza quando la gestione dei clienti diventa più complessa. Il seguente confronto riassume le principali differenze:
| Criterio | Excel | CRM |
|---|---|---|
| Costo iniziale | Praticamente gratis | Gratuito per 14 giorni, a partire da 10,4 €/mese in opzioni PMI |
| Facilità d’uso | Intuitivo, non richiede una formazione preliminare | Richiede un adattamento iniziale, poi più agile |
| Centralizzazione dei dati | File dispersi e rischio di duplicazione | La storia completa di ogni cliente in un unico posto |
| Collaborazione di squadra | Limitato, problemi con le versioni | Multiutente in tempo reale, senza conflitti |
| Automazione | Non disponibile, tutto manuale | Promemoria, e-mail e attività automatiche |
| Scalabilità | Diventa ingestibile con molti registri | Progettato per crescere con l’azienda |
| Reporting e metriche | Richiede formule e tempo | Cruscotti in tempo reale pronti all’uso |
| Visibilità del processo di vendita | Difficile da seguire oltre un elenco | Pipeline visiva con milestone e previsioni di guadagno |
Casi in cui Excel funziona ancora
Non sempre è necessario passare immediatamente a un CRM. In alcune situazioni, Excel è ancora uno strumento valido per gestire i clienti in modo semplice:
Imprenditori alle prime armi
Quando si tratta di una sola persona o di un team molto piccolo con pochi contatti al mese, un foglio di calcolo può essere più che sufficiente. Ti permette di registrare nomi, numeri di telefono o email senza dover investire tempo nell’apprendimento di una nuova piattaforma.
Progetti molto piccoli o una tantum
Per campagne temporanee, elenchi brevi o progetti a breve termine, Excel offre una soluzione rapida e semplice. In questi casi, la flessibilità di creare colonne personalizzate e di condividere il file può essere sufficiente a toglierti dai guai.
Quando un excel non è all’altezza
Excel è uno strumento eccellente… ma non è stato progettato per gestire processi aziendali complessi, multicanale, a più fasi e multi-automatizzati.
Ad esempio, nelle aziende industriali, dove il ciclo di vendita è lungo, tecnico e con diversi decisori, questa fragilità è ancora più evidente:
- Non puoi sapere con certezza quante opportunità ha ogni venditore.
- Ci sono contatti duplicati e dati obsoleti.
- I follow-up importanti vengono dimenticati.
- Non c’è visibilità su cosa sia successo a ogni pista dopo il primo contatto.
- I report vengono creati a mano ogni settimana, con il rischio di errori.
- E se qualcuno lascia il team, nessuno sa quali opportunità si aprono.
Quindi, quando lavori con cataloghi estesi, personale tecnico, budget personalizzati e molteplici follow-up per ogni opportunità, hai bisogno di uno strumento molto più completo.
Questo strumento si chiama Clientify.
Come migrare da Excel al CRM senza perdere i dati
Una delle più grandi paure delle aziende quando abbandonano Excel è cosa succederà alle informazioni che già possiedono. La buona notizia è che il processo di migrazione a un CRM può essere semplice se eseguito con metodo.
Esportazione e importazione di contatti
La maggior parte dei CRM come Clientify consente di importare file in formato CSV o Excel, quindi puoi semplicemente esportare il tuo foglio di calcolo esistente e caricarlo nel sistema.
In questo modo si evita di perdere i dati attuali e si garantisce una transizione rapida.
Configurazione di processi e attrezzature
Una volta caricati i dati, il passo successivo è quello di strutturare la pipeline di vendita, le fasi di follow-up e le attività ricorrenti.
In questo caso è fondamentale coinvolgere il team in modo che tutti sappiano come registrare le interazioni e mantenere aggiornate le informazioni.
Formazione di base del team
Anche se un CRM è intuitivo, richiede un periodo di adattamento.
Una breve sessione di formazione è solitamente sufficiente per insegnare come creare opportunità, registrare attività e utilizzare le funzioni principali.
In questo modo, il passaggio da Excel al CRM diventa un miglioramento e non un ostacolo.
In che modo Clientify ti aiuta a fare il salto da excel a un moderno processo aziendale?
Clientify è una piattaforma di comunicazione, vendita e marketing all-in-one, dotata di intelligenza artificiale, progettata per centralizzare i tuoi processi in modo semplice e per la cui implementazione non è necessario essere un esperto o un tecnico informatico.
Come già detto, ecco alcune delle funzionalità di Clientify su cui puoi contare per trasformare il tuo processo di vendita:
Centralizza il tuo intero database di clienti e opportunità:
A differenza di Excel, che ha un gran numero di colonne e righe, Clientify ti permette di cercare un contatto, un cliente o un’azienda in modo molto semplice e di centralizzare tutte le sue informazioni, i dati personali, le conversazioni, gli interessi, il comportamento, gli acquisti, ecc. in un unico file.
Il bello di Clientify è che tutte le informazioni sono nel cloud, vengono aggiornate in tempo reale e sono organizzate per opportunità, contatti, attività, conversazioni, ecc.
Assegna automaticamente compiti e follow-up:
Ogni volta che viene creata un’opportunità, puoi assegnare automaticamente dei compiti a ciascun membro del team con date, promemoria e suggerimenti.
In questo modo non solo si risparmia tempo, ma si garantisce che ogni opportunità venga portata avanti con un piano chiaro e senza sviste, in modo che tutto il team sappia cosa fare, quando farlo e come farlo.
Inoltre, hai la possibilità di monitorare manualmente o automaticamente lo stato di ogni contatto, identificare i colli di bottiglia e ottimizzare i processi per chiudere più vendite in meno tempo.
Tieni traccia visiva del tuo imbuto:
Hai una dashboard per vedere quante opportunità ci sono in ogni fase dell’imbuto, chi sono i contatti in trattativa, quali importi di vendita potresti ottenere e hai la possibilità di spostare le opportunità da una fase all’altra, manualmente o automaticamente.
Se hai tutto organizzato in un unico posto e hai una visione chiara dell’imbuto, puoi prendere decisioni più rapide e strategiche, dando priorità alle opportunità che hanno maggiori probabilità di chiudersi.
Inoltre, puoi automatizzare le azioni in base alla fase dell’imbuto, come l’invio di e-mail, l’assegnazione di compiti o l’attivazione di promemoria, rendendo il tuo processo di vendita più efficiente.
Automatizza e-mail, promemoria e comunicazioni chiave:
Clientify ti permette di automatizzare i follow-up con email e WhatsApp personalizzati e di assegnare compiti e notifiche interne.
D’altra parte, tutto viene registrato nel file del contatto, in modo che tu e il tuo team abbiate a portata di mano la storia completa, risparmiando tempo e non perdendo mai più una chiamata o un preventivo.
Rapporti pronti all’uso:
Con Clientify non dovrai più creare report a mano. Questa piattaforma genera dashboard automaticamente e in tempo reale, in modo che tu possa vedere i risultati per venditore o team di vendita, le percentuali di conversione e gli importi, i prodotti più venduti, le campagne più efficaci e molto altro ancora.
Hai la possibilità di filtrare per date, team o campagne per analizzare le prestazioni in dettaglio e individuare le opportunità di miglioramento; inoltre, avere tutte le informazioni presentate in modo chiaro ti aiuta a prendere decisioni basate sui dati.
Domande frequenti
Qual è il migliore per la gestione dei clienti, Excel o il CRM?
Dipende dalle dimensioni della tua azienda. Excel può essere sufficiente nelle fasi iniziali, ma un CRM offre maggiore controllo, tracciabilità e scalabilità quando i clienti e le opportunità iniziano a moltiplicarsi.
Quando è il momento giusto per passare da Excel al CRM?
Si consiglia di cambiare quando si iniziano a perdere opportunità, ci sono duplicati nel database o il team non riesce più a collaborare in modo efficiente su un foglio di calcolo. Un CRM evita questi problemi e facilita la crescita.
Prima lo fai, meglio è.
Posso utilizzare Excel e il CRM contemporaneamente?
Sì, infatti molte aziende lo fanno nel periodo di transizione. L’ideale sarebbe importare i dati da Excel nel CRM e poi gestire tutto da lì in un unico posto per evitare errori e duplicazioni.
Quali sono i vantaggi immediati di un CRM rispetto a Excel?
Un CRM centralizza le informazioni di ogni cliente, automatizza le attività di follow-up e offre una reportistica in tempo reale. Tutto ciò si traduce in una maggiore efficienza e in un minor numero di opportunità perse, cosa che Excel non può garantire.
Come faccio a migrare i miei dati da Excel a un CRM come Clientify?
È molto semplice: basta esportare il tuo foglio di calcolo in formato CSV e importarlo in Clientify. Il sistema riconosce i campi (nome, email, telefono, ecc.) e in pochi minuti avrai la tua base clienti pronta per essere utilizzata nel CRM.
Un CRM è sempre più costoso di Excel?
Excel può essere più economico nel breve termine, ma un CRM è solitamente molto conveniente (a partire da circa 10 euro al mese).
La differenza sta nel ritorno: con un CRM guadagni tempo, riduci gli errori e chiudi più vendite, ripagando l’investimento fin dal primo mese.
Clientify esiste per un motivo: digitalizzare e automatizzare i tuoi processi aziendali, aiutarti a vendere di più con meno fatica e a stare un passo avanti alla concorrenza.
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