Caso de éxito: cómo Crozz gestiona su proceso comercial desde su CRM

¿Alguna vez sentiste que tu empresa vende… pero no tienes claro por qué? O peor ¿que no vende y no logras entender qué está pasando?

Entran consultas, se mandan presupuestos, se hacen llamadas, pero al final de mes los resultados no acompañan y nadie tiene claro qué sucedió.

Y sí…la mayoría de las empresas pasan por esto. Gente comprometida, buen servico, pero sin un proceso de ventas organizado. Todo queda en la cabeza de quien atiende, en un Excel que nadie actualiza o en un cuaderno que solo una persona entiende.

De hecho, una investigación de Harvard Business Review mostró que el 50% de las organizaciones comerciales con alto rendimiento trabajan con procesos de venta automatizados, mientras que el 48% de las que tienen bajo rendimiento directamente no tienen un proceso definido.

Y eso es justamente lo que le pasó a CROZZ: un grupo de administración de riesgos  colombiano, con gran cantidad de clientes activos y un equipo trabajando todos los días…pero sin ningún sistema que organizara la información.

Por eso, en este post, te voy a contar cómo pasaron de la desorganización a gestionar su proceso comercial de manera ordenada, medible y escalable, gracias a implementar un CRM para servicios profesionales como Clientify.

Por qué es clave gestionar tu proceso comercial de forma organizada

Sí, CROZZ es una de las tantas empresas que lo pudo solucionar…pero esto es algo que viven muchas otras compañías, pero que muy pocas lo reconocen.

Por experiencia te lo digo: puedes tener al mejor equipo de ventas, las campañas más atractivas y el mejor servicio en el mundo, pero cuando tu proceso comercial no tiene estructura, todo depende de la memoria, de la buena voluntad y de la disponibilidad de las personas. 

Y ahí es donde empiezan los problemas: un lead que nadie retomó, un presupuesto que se mandó pero nunca se siguió, una oportunidad que se enfrió porque pasaron dos semanas sin que alguien hiciera seguimiento. 

Bueno, si eso pasa una vez, no pasa nada…puede ser un descuido. Pero cuando pasa todas las semanas, entonces ya no es un descuido…es un problema de organización comercial.

Y te lo aseguro: las empresas que organizan su proceso comercial no venden más porque tienen un mejor servicio. Venden más porque tienen una herramienta que los ayuda a gestionar su proceso comercial para no perder oportunidades por el camino.

Conoce el caso de CROZZ

Como dijimos antes, CROZZ  es un grupo empresarial colombiano especializado en la administración de riesgos. Se dedican a proveer personal calificado para funciones de salud y seguridad en el trabajo (SST) y consultoría empresarial.

Sí…una empresa que ofrece servicios profesionales como la tuya: con clientes activos, solicitudes constantes de servicio y un equipo de trabajo que necesita coordinar la información todos los días.

Pero justamente ese era el problema. 

Su forma de organizar la información era, principalmente, a través de Excel y cuadernos físicos. No había un sistema centralizado ni una herramienta que conectara la información entre las personas del equipo. Cada uno registraba lo que podía, como podía y donde podía.

Además, la mayor parte de esta información estaba manejada por personas específicas. Osea que cuando alguien estaba de vacaciones, enfermo o si simplemente esa persona olvidaba algo; los seguimientos, las conversaciones, los acuerdos, el contexto, se perdían.

Por otro lado, CROZZ tampoco sabía cuántas órdenes de servicio tenían activas. Es que sí…al tener todo distribuido en distintos Excel o agendas, no existía un registro real sobre los contratos activos.

Otro de los factores más importantes, es que todos los contratos que cerraban los conseguían por una recomendación o referido: no tenían una estrategia comercial, no pensaban en el marketing, no tenían una forma de atraer nuevos clientes y tampoco prospectaban.

Y acá es donde todo se conecta con lo que vimos antes: CROZZ no necesitaba trabajar más ni ofrecer un mejor servicio. Necesitaba una herramienta que les permitiera centralizar, gestionar y dar seguimiento a todo su proceso comercial sin perder oportunidades en el camino.

Y esa herramienta, era un CRM como Clientify.

¿Cómo Clientify resolvió los problemas de CROZZ?

En el momento que CROZZ decidió implementar Clientify, todo cambió. No de un día para otro, obviamente, pero sí de forma clara y sostenida.

Lo primero fue resolver lo más urgente y después, con el orden ya encaminado, empezaron a activar funcionalidades que antes ni se planteaban.

Estas fueron las principales mejoras que marcaron la diferencia para su equipo:

Centralización de la información: 

Este paso era el más importante. La información no podía seguir estando desparramada por distintos lugares. Y así fue: cada contacto, cada oportunidad y cada orden de servicio empezó a quedar registrada en la ficha de Clientify. 

Al tener los correos vinculados al CRM, y al dejar cada llamada, cada reunión, cada interacción reflejada en la ficha del cliente, ya nadie dependía de la memoria, ni de otro compañero para dar respuesta y actuar cuando el cliente la solicitara. 

Accesos diferenciados: 

Con la información centralizada, el siguiente paso fue darle una estructura. 

CROZZ definió en Clientify el acceso diferenciado por rol y perfil, para que cada área viera exactamente lo que necesitaba ver y pudiera trabajar con orden, sin pisarse entre sí y sin duplicar esfuerzos.

Y ahora sí…por primera vez podían gestionar su proceso comercial con claridad operativa. Cada persona sabía qué le tocaba, dónde encontrar la información y cómo avanzar y dar seguimiento sin depender de alguien más.

Marketing, captación y generación de oportunidades: 

Para mí, esto es lo más interesante: con la información ya organizada, CROZZ empezó a usar funcionalidades que antes ni se planteaba. 

Implementaron formularios y landing pages para captar leads nuevos y activaron automatizaciones para marketing y ventas que antes hacían a mano…o directamente casi ni hacían.

Un cambio enorme para una empresa que venía sin ninguna estrategia comercial. 

Pasaron de esperar a que los clientes llegaran solos, a tener canales de captación activos que generaban oportunidades de forma constante. 

Y la realidad es que ese salto, sin la centralización y el orden previo, hubiese sido imposible.

Chatbot con IA:

También utilizaron Clientify para crear un chatbot con IA que empezó a atender consultas de forma automática. 

Y acá hay algo que dicen que me parece muy bueno para dimensionar lo bien que funcionó: «El chatbot es de las cosas que más nos gusta porque la gente piensa que está conversando con alguien de manera directa, pero realmente es un bot«

Y eso habla por sí solo: cuando las automatizaciones se implementan con criterio, buena información de base y con un tono y lenguaje bien configurado, la atención suena natural. 

Eso no solo mejora la experiencia del cliente, sino que libera tiempo del equipo para enfocarse en lo que realmente necesita atención humana.

Los resultados: del caos al crecimiento

La empresa empezó a crecer… no por casualidad, sino porque finalmente podían gestionar su proceso comercial con orden, visibilidad y control.

• Dejaron de perder información gracias a poder centralizar, en un solo lugar, todos los contactos, órdenes de servicio y oportunidades.
• Cada correo, llamada, reunión e interacción quedó reflejada en la ficha del cliente, eliminando la dependencia de una sola persona; facilitando los seguimientos.
• Pudieron poner orden a las solicitudes nuevas y así mejorar el desempeño del equipo.
• Gracias a la creación de nuevas campañas y métodos de captación, empezaron a conseguir más leads.
• Las automatizaciones los ayudaron a nutrir, dar seguimiento y convertir oportunidades en nuevos negocios.

Entonces… ¿qué necesitas para organizar el proceso de ventas en tu empresa?

Después de ver lo que le pasó a CROZZ, seguramente estés pensando: mi empresa no trabaja con cuadernos…pero ¿tengo mi proceso comercial organizado de verdad?

Bueno, no hace falta estar en el caos total para perder ventas por desorganización. 

A veces basta con no tener un embudo definido, con que los seguimientos dependan de la memoria del equipo o con que la información de tus clientes esté repartida entre tres o cuatro herramientas distintas.

Por eso, si estás buscando organizar tu proceso de ventas, necesitas un CRM como Clientify que te permite hacer varias cosas: 

Primero, centralizar toda la información de tus contactos y oportunidades en un solo lugar, para que cualquier persona del equipo pueda ver el historial completo de cada cliente sin depender de nadie. 

Segundo, definir un proceso de ventas claro con etapas bien diferenciadas, para saber exactamente en qué punto está cada oportunidad y qué toca hacer después. 

Tercero, automatizar los seguimientos a clientes, las tareas repetitivas y las comunicaciones que hoy haces a mano (o las que te olvidas de hacer). 

Y cuarto, tener reportes que te muestren qué está funcionando, dónde se atascan las oportunidades y qué hay que mejorar.

Conclusión

Viste? Hoy en día, gestionar tu proceso comercial no tiene porque ser una meta imposible…al contrario. 

Implementar un CRM como Clientify va a hacer que tu equipo deje de depender de su memoria para trabajar y pase a centralizar toda la información, dar seguimiento a cada oportunidad y tener control total sobre sus clientes y tareas diarias.

Sin una herramienta como ésta, es fácil que se pierdan oportunidades: un seguimiento que no se hace, es un contacto olvidado y una orden que se queda pendiente… y ahí está: un cliente que se va y un negocio que no se concreta.  

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