Crear un presupuesto online desde un CRM consiste en dar de alta tus productos con su precio, completar los datos fiscales y de marca de tu empresa y generar la cotización desde la ficha del contacto, con fecha de vencimiento, moneda y enlace de pago. Al enviarlo desde el CRM el estado se actualiza en tiempo real cuando el contacto lo abre, lo acepta, lo rechaza o lo paga, y puedes automatizar el seguimiento de cada caso.
Uno de los principales motivos por los cuales se puede caer una venta que está en una negociación, es por el precio.
Cuando una persona está en el proceso de decisión en si comprar o no tus productos o servicios, es porque además de analizar su experiencia de compra y si ese producto realmente es lo que necesita, es porque está comparando, los precios que le ofreces, con los de las otras compañías competidoras.
Es por todo esto, que tu equipo comercial tiene que dedicar tiempo y esfuerzo a construir una confianza con el contacto, siendo sinceros en todo momento y gestionando las expectativas del interesado para que luego no haya malos entendidos que puedan desencadenar en una oportunidad de venta perdida.
Uno de los pasos más importantes en una negociación de venta, es la creación y el envío de un presupuesto.
Como mencionamos en varios post anteriores, el CRM Clientify unifica todos los contactos y las interacciones que se tienen con cada uno de ellos y es una gran ventaja, al tener toda esta información centralizada, que, además, esta herramienta te permite diseñar presupuestos, enviarlos y hacer seguimiento de ellos.
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¿Qué tienes que tener en cuenta a la hora de crear un presupuesto?
Si tus comerciales llegaron a esta etapa del proceso de negociación con el contacto, es porque pudieron detectar que el lead realmente entiende que tu empresa puede satisfacer su necesidad o solucionar su problema.
Es sumamente importante que la comunicación entre ambas partes sea clara.
En cada charla, el comercial tiene que indagar para entender realmente cuáles son sus expectativas, qué sugerencias y comparaciones hace, que dinero tiene disponible para adquirir un producto o servicio como el de tu empresa, qué cronograma y tiempo de proyección de compra tiene, entre otros.
Por otro lado, es importante que el vendedor no quiera venderle el producto o servicio más caro de tu empresa, para conseguir él una mayor comisión.
Esta cotización tiene que hacerse en base a la realidad de lo que se habló con el lead, de lo que realmente él necesita y evitar enviarle un presupuesto engañoso y mentiroso con costos que nunca le hayan mencionado u ocultándole costos que, una vez decidido en comprar, luego tenga que abonar.
Antes de enviar el presupuesto, tómate unos segundos para revisar que la información que estés enviando sea la correcta.
Revisa los productos que incluyes, sus detalles y precios ya que, una vez que el contacto lo recibe, abre y analiza, puede ser demasiado tarde, para tu empresa, en avisarle que hubo una confusión.
¿Cuáles son los pasos a seguir para crear un presupuesto desde Clientify?
- Crear en Clientify los productos o servicios que ofreces, con nombre, importe y frecuencia de pago (a mano, importando un Excel o CSV, o sincronizándolos desde tu ecommerce).
- Definir la información principal del negocio: razón social, NIF, domicilio, país, teléfono, sitio web, correo corporativo, colores, imagen y logo de marca.
- Entrar en la ficha del contacto y crear el presupuesto desde su perfil.
- Poner nombre a la cotización y una fecha de vencimiento que marque cuánto dura la propuesta.
- Elegir la moneda y cargar los productos, de forma automática desde el CRM o manualmente.
- Añadir imagen del producto, descripción con información adicional y enlace de pago.
- Configurar los textos de política de privacidad y términos de compra, más los comentarios adicionales y las notas internas visibles solo para tu equipo.
- Enviar el presupuesto con una plantilla de correo y, si quieres, adjuntarlo en PDF.
Lo primero que tienes que hacer es crear los productos o servicios que ofreces en Clientify.
Este paso es muy sencillo, tienes que definir el nombre del producto, un importe y una frecuencia de pago.
Igualmente, tienes la posibilidad de importar un Excel o CSV al CRM con cada uno de tus productos para no tener que hacer todo el proceso manualmente y en el caso que tengas integrado tu ecommerce a Clientify, estos productos se pueden sincronizar y agregar automáticamente.
El segundo paso que tienes que hacer para tener habilitada la opción de presupuesto en Clientify es definir la información principal de tu negocio. En ésta tienes que agregar la razón social de tu empresa, el NIF, domicilio, país, teléfono, sitio web, correo corporativo, colores, imagen y logo de tu marca, entre otros.
Después de este paso, ya tienes activa la opción de crear y enviar presupuestos desde Clientify.
Si quieres verlo con ejemplos, en el webinar «Crea, envía y cierra presupuestos desde Clientify» te mostramos el proceso completo paso a paso.
Desde el perfil del contacto vas a ingresar a crear el presupuesto.
A esta cotización le vas a poner un nombre en referencia a la información que vayas a enviar y una fecha de vencimiento la cual define cuanto tiempo dura esta propuesta comercial, antes de que pueda cambiar de precio o condición.
Clientify te da la opción de elegir la moneda en que quieres que se diseñe el presupuesto y tienes la opción de elegir que se cargue automáticamente la información de un producto que ya tenías previamente registrado en el CRM o de ir cargando los datos del producto de manera manual.
A este presupuesto le puedes agregar una imagen que haga referencia al producto que le estas cotizando, una descripción que detalle información adicional y un enlace de pago que lo lleve directamente a abonar este producto.
Además, tienes la opción de pre configurar textos en relación a la política de privacidad y términos de compra de tu empresa.
Igualmente, estos textos, como los comentarios adicionales y las notas internas, que solo pueden visualizar tus compañeros de trabajo, los puedes escribir de manera manual al momento de crear el presupuesto, sin necesidad de tenerlos pre cargados.
A la hora de enviar el presupuesto, tienes la opción de crear una plantilla de correo electrónico que acompañe a la cotización y te permite también adjuntar este presupuesto al mail como un archivo PDF.
¿Qué seguimiento del presupuesto haces desde Clientify?
| Qué hace el contacto con el presupuesto | Qué ocurre en Clientify |
|---|---|
| Lo recibe y lo abre | El estado del presupuesto cambia en tiempo real en la ficha del contacto |
| Lo abre y a los 5 días no lo acepta ni lo rechaza | Se le envía automáticamente un WhatsApp, de parte del vendedor, preguntándole si tiene dudas sobre la cotización |
| Lo acepta | El estado pasa a aceptado y queda registrado en la ficha del contacto |
| Lo rechaza | El CRM genera automáticamente una tarea al comercial para llamarle e indagar el motivo |
| Paga a través del enlace de pago | El pago se refleja en el estado del presupuesto en tiempo real |
Una vez enviado, en la ficha del contacto vas a poder visualizar el presupuesto que mandaste.
Y de esta manera, una vez que el contacto lo abre, lo acepta, lo rechaza o abona a través de su enlace de pago, va a ir cambiando, en tiempo real, el estado del presupuesto en el CRM.
En el caso que tengas cientos de contactos en negociación y con presupuestos enviados, las automatizaciones te van a ayudar a comunicarte con cada uno de ellos, de manera automática pero personalizada, según la acción que hayan realizado con ese presupuesto.
¿Qué automatizaciones puedes lanzar sobre un presupuesto enviado?
-Si una persona abre tu presupuesto, pero a los 5 días no lo acepta ni lo rechaza, se le va a enviar automáticamente un WhatsApp, de parte del vendedor, consultándole si tiene alguna duda sobre la cotización que le enviaste.
-En cambio, si la persona rechaza el presupuesto, el CRM le va a generar automáticamente una tarea al comercial para que lo llame e indague qué fue lo que pasó que lo llevó a denegar esta cotización.
Como mencionamos al principio, el envío del presupuesto es uno de los momentos decisivos y más importantes a la hora de convertir o perder cualquier contacto que se encuentra en una oportunidad de venta.
Recuerda que, antes de enviar un archivo con todos esos números, tienes que haber generado una relación con el lead, de confianza y comunicación, para haber entendido que es lo que realmente necesita.
Asique, súmate a la prueba gratis de 7 días que ofrece Clientify, y empieza a centralizar todas las comunicaciones con contactos y clientes, a enviarles presupuestos y a hacerles un seguimiento automatizado.
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