Estoy segura que WhatsApp es el canal donde más te escriben tus clientes. ¿Pero alguna vez te pusiste a pensar como éstas gestionando todos esos mensajes?
Porque si tienes que tener el móvil siempre a mano para responder, y si encima tienes que ir reenviando los mensajes al equipo para que alguien más atienda, lamento decirte que tarde o temprano eso va a dejar de funcionar…(si es que ya no te funciona).
Y si, siempre te va a pasar lo mismo: tardas en responder, las conversaciones quedan a medias, nadie retoma bien el hilo…es obvio que con ese caos las oportunidades se te van a caer.
Lo bueno es que hoy en día existen los Inbox WhatsApp integrados al CRM, que son claves a la hora de tener toda la información y conversaciones ordenadas en un único lugar; y son una herramienta ideal para que no se te escape nada.
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¿Qué es un WhatsApp Inbox?
Imagina tener una única bandeja donde centralizas todos los mensajes de WhatsApp, justamente diseñada para trabajar en equipo.
Bueno, ese es tu WhatsApp Inbox: un espacio multiusuario donde puedes asignar conversaciones, añadir etiquetas, dejar notas internas y consultar el historial completo de cada contacto.
A diferencia de trabajar con el móvil, ahora sí sabes quien atendió a quién, qué se respondió y qué quedó pendiente. Lo importante es que, al cada equipo tener su contacto asignado, nadie se pisa con nadie.
Y, al estar integrado al CRM, cada interacción queda registrada automáticamente en la ficha del cliente. Así puedes ver lo qué se habló por WhatsApp y por distintos canales, las tareas asignadas y hasta el estado de negociación en el que se encuentra cada contacto.
Y recuerda que, al conectar tu WhatsApp API con el CRM, es necesario utilizar plantillas aprobadas por Meta para iniciar una conversación. Así cumples con las políticas y evitas inconvenientes que puedan limitar el crecimiento de tu comunicación.
¿Cuáles son las ventajas de integrar tu WhatsApp al CRM?
Integrar tu WhatsApp al CRM te permite centralizar la comunicación, transformar la manera en la que trabajas con tu equipo y atender a tus clientes de una manera más ágil y personalizada.
Por eso fíjate todas las ventajas que obtienes al integrar estas dos grandes herramientas:
- Respondes mucho más rápido:
Como ya mencionamos en otro post, los mensajes de varios canales, como Facebook, Instagram, entran en el mismo lugar.
De esta manera ya no tienes que saltar de una app a la otra, ni andar copiando y pegando mensajes. Eso significa menos estrés, más agilidad y orden para contestar.
- Cada conversación tiene contexto:
El tener el chat de WhatsApp guardado en la ficha de contacto con mails, llamadas, reuniones, propuestas, reclamos, etc, hace que la atención sea mucho más personalizada.
Con toda esta información, cualquier persona del equipo entiende que es lo que está pasando con ese lead y puede continuar la conversación de manera satisfactoria y sin cortar el ritmo.
- Trabajas sin fricciones:
El tener un único panel integrado con la información del CRM, te permite, desde el chat de WhatsApp, adjuntar documentos, mandar presupuestos, crear una oportunidad, asignarte una tarea o hasta incluso agendar una videollamada.
Todo, desde una única ventana, sin tener que abrir miles de pestañas.
- Importancia de conversaciones:
Con WhatsApp Inbox ya no necesitas depender de tu memoria. En éste puedes gestionar tus conversaciones según el estado en que se encuentre cada una (abiertas, cerradas, congeladas), clasificar la relevancia del chat con atributos personalizados, y hasta diferenciar la importancia del cliente por el especialista que lo tenga asignado.
- Mejora con datos reales:
Este WhatsApp Inbox tiene disponible distintas métricas que te ayudan a entender cómo los agentes están gestionando las distintas conversaciones. Tienes un panel disponible con datos de aperturas de conversaciones, cantidad de chats según su estado, tiempos de respuesta, entre otros.
Ideal para detectar dónde están los cuellos de botella y así mejorar tus estrategias de atención, soporte y ventas.
¿Cómo funciona el Inbox WhatsApp en Clientify?
Entiendo que ya nos conoces, pero nunca viene mal repetirlo.
En Clientify, al ser una plataforma todo en uno, de comunicacion, ventas y marketing, conviven distintos canales como WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Live Chat, email, telefonía, ecommerce, todo en una única herramienta para que no tengas que ir saltando de aplicación en aplicación.
Y por eso, lo bueno de un Inbox unificado es que cualquier mensaje que ingrese, va a entrar a esa única bandeja de entrada, lo que hace que evites fugas, filtres, priorices y, hasta respondas, todo desde un mismo lugar.
Este tipo de funcionalidad también te ayuda a asignar los contactos, de manera automática o manual, a los distintos agentes, según los intereses, reclamos o consultas que haga el lead; y lo bueno, es que los expertos se pueden ir pasando la conversación entre ellos, dejando notas internas con detalles del contacto, pero sin que éste los vea.
Piensa esto: un contacto te escribe por WhatsApp porque está interesado en un viaje al Caribe. Al tener tu telefonía integrada al CRM, llamas al contacto, obtienes toda la información que necesitas y desde este mismo CRM le generas una propuesta comercial.
A los minutos se la estás enviando por WhatsApp y, para no olvidarte, en ese mismo momento y desde este mismo WhatsApp Inbox, también te generas una tarea para hacerle seguimiento en unos pocos días.
Ya viste, el Inbox de WhatsApp, deja de ser un canal común y se convierte en el centro operativo de la relación con tus clientes y, además, todo lo que haces con los leads queda guardado en sus fichas, lo que te ayuda a ofrecer una atención personalizada y rápida.
Automatiza tus mensajes de WhatsApp con la IA de Clientify
Clientify también tiene disponible una funcionalidad para crear un chatbot con IA.
Lo bueno de éste es que, al diseñarlo y nutrirlo con información detallada de tu empresa, se activa cuando un interesado te escribe por WhatsApp, y responde como si fuese una persona real.
De esta manera, resuelve dudas frecuentes, cualifica leads con preguntas guiadas, responde de forma rápida y personalizada y hasta puede derivar la conversación a un agente siempre que haga falta.
A la hora de crear este chatbot con IA, lo importante es conectar una base de conocimientos para que de respuestas precisas de tus productos y servicios y que le asignes objetivos claros para que responda de manera automática, pero siempre manteniendo un tono humano y personalizado como si fuese alguien de tu equipo.
Plantillas de mensajes para vender…sin perder el toque humano
Ojo, porque usar plantillas no significa sonar como un robot…al contrario, te ayuda a ganar tiempo pero sin perder la cercanía.
Cuando pasa la ventana de 24 horas, WhatsApp sólo te permite enviar mensajes con plantillas aprobadas y por eso, desde Clientify, puedes crear tus propias plantillas de WhatsApp y así asegurarte de que tu comunicación siga siendo efectiva, personalizada y profesional.
Primer contacto inbound:
Cuando te escriben por primera vez, agradece el mensaje pero no te olvides de detectar cual es la necesidad para así guiar la conversación.
Por ejemplo: “¡Gracias por escribirnos! Soy María de Clientify. Para ayudarte, cuéntame brevemente qué estás buscando conseguir con WhatsApp: ¿responder más rápido, lanzar campañas o centralizar todas las conversaciones?”
Cualificación rápida:
Después del primer contacto, haz un par de preguntas clave para entender mejor su necesidad, pero sin marear al cliente.
Por ejemplo: “Cuéntame, ¿ya usas WhatsApp Business API hoy en día? ¿Cuántas personas tendrían que responder estos mensajes? ¿Utilizas otros canales de comunicación además de WhatsApp?
Cierre suave:
Si ves que tu solución encaja con lo que necesita el cliente, plantea un cierre natural, pero siempre orientado al valor.
Por ejemplo: “Con lo que me cuentas, te irá perfecto el Inbox unificado con IA para responder y cualificar. ¿Tienes 20 minutos para juntarnos y te comento para todo lo que sirve?”
Post-demo y siguientes pasos:
Tras la demostración, deja en claro cuál es el siguiente paso para no perder el hilo.
Por ejemplo: «Gracias por tu tiempo. Te acabo de enviar la propuesta con el plan que comentamos y acceso a un link de prueba. Si te parece, podemos dejar programada una nueva reunión para resolver dudas o, si lo prefieres, te deje el link ya activo para iniciar tu cuenta»
Lo bueno, es que estas plantillas también las puedes crear desde el CRM, pero recuerda que tienes que esperar que META las apruebe para que tu equipos las tenga disponible para usarlas.
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Buenas prácticas que te evitan dolores de cabeza
WhatsApp es un canal indispensable… pero ten en cuenta que, para evitar problemas con las políticas de la plataforma, es clave usarlo correctamente:
Cuando alguien te escribe, se abre una ventana de 24 horas para responder con mensajes libres. Después de ese tiempo, si quieres retomar la conversación, tienes que usar, si o si, una plantilla verificada.
Además, es fundamental contar con el opt-in para iniciar comunicaciones proactivas y recuerda, que por más automatizaciones que uses, siempre deja bien en claro las formas que haya para comunicarse con un humano.
Por otro lado, define tus horarios de atención, usa etiquetas y atributos para segmentar tus chats, y mide el desempeño con indicadores por agente y canal. Esto te ayudará a optimizar tu SLA y será la clave para aumentar tu tasa de conversión sin complicaciones.
FAQs
1. ¿Qué es un Inbox de WhatsApp y para qué sirve?
Es la bandeja multicanal donde atiendes WhatsApp dentro del CRM con equipo, reglas y métricas. Te permite asignar chats, dejar notas privadas, programar mensajes y registrar todo en la ficha del contacto. Al no depender de un teléfono, reduces tiempos de respuesta y evitas que se pierdan conversaciones cuando cambia la persona que atiende. 2
2. ¿Qué diferencia hay entre WhatsApp Business y un WhatsApp Inbox en CRM?
WhatsApp Business en móvil es personal y limitado a un dispositivo. Un Inbox en CRM usa la API de WhatsApp para trabajar en modo multiusuario, registrar el historial en el contacto, automatizar con IA y lanzar plantillas cuando corresponde. Es la opción profesional para equipos que necesitan velocidad, control y trazabilidad.
3. ¿Cómo integrar WhatsApp con el Inbox multiusuario?
Conectas tu canal de WhatsApp Cloud API y, desde el mismo panel, gestionas también Instagram, Facebook Messenger, Live Chat.
Configuras la asignación de conversaciones, dejas notas internas, envías propuestas y programas seguimientos desde el chat, todo guardado en el CRM y medible por agente y canal.
4. ¿Se puede usar IA para responder y cualificar?
Sí. Tienes que activar el chatbot de IA dentro de la conversación y éste te ayuda a responder como humano, hacer preguntas de cualificación, completar formularios conversacionales y hasta agendar reuniones de forma automática.
Además, puedes cargar una base de conocimiento para que responda con precisión y definir personalidad y objetivos del bot.
5. ¿Qué métricas puedo ver del canal WhatsApp en el CRM?
Ves indicadores del Inbox como estados de conversaciones (abiertas, cerradas, congeladas), tiempos y volúmenes. Puedes filtrar por agente, descargar reportes y usar esa información para ajustar horarios, plantillas y cargas de trabajo.
En la práctica, son los datos que te permiten pasar de “creo que vamos bien” a “sé en qué mejorar esta semana”.
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Conclusión
Si hoy recibes un WhatsApp y tu respuesta depende de localizar el teléfono de alguien…entonces ya estás perdiendo tiempo y control.
Integrar un Inbox de WhatsApp directamente en tu CRM te da todo en un solo lugar: orden, respuestas rápidas, datos claros para decidir y automatización con IA.
Descubre tú mismo, con la prueba gratis de Clientify, cómo simplificar tu comunicación y así convertir más cantidad de consultas en cantidad de ventas.
