Sí, no te voy a mentir…los Inbox de WhatsApp, de Instagram, de Facebook, de correo electrónico funcionan, obvio! Pero éstos realmente son Inbox sueltos. El de WhatsApp solo te permite responder mensajes de WhatsApp, el de Instagram solo de Instagram…Y así ¿cómo es que tienes control sobre tus conversaciones?
Lo mejor es trabajar con un único Inbox que centralice todas las conversaciones y que encima se integre con tu CRM…llamémosle Inbox CRM.
Con este tipo de Inbox CRM, cada chat tiene un dueño y un contexto, lo que hace que el equipo esté coordinado, que se responda más rápido y que haya más posibilidades de convertir los mensajes en oportunidades.
Y justamente, al quedar cada interacción y mensaje registrado en el CRM, logras un mayor control y trazabilidad para así dar mejor seguimiento y asegurar una experiencia más fluida para el cliente.
Suscríbete al blog de Clientify
¿Te gusta el marketing, la automatización o simplemente ver cómo otra gente hace las cosas bien? Pues suscríbete.
Cada semana te mandamos lo que a nosotros nos gustaría recibir: contenido directo y accionable.
Ideas clave:
- Qué es un Inbox CRM y cómo funciona
- Cómo un Inbox ayuda a los distintos departamentos de una empresa
- Qué funcionalidades están activas en este tipo de Inbox
- Qué métricas de conversaciones se obtienen
- Cómo el Inbox de Clientify te ayuda a cerrar más ventas
¿Qué es un Inbox dentro del CRM?
Un Inbox dentro del CRM es una ventana donde entran todas las conversaciones de tus canales de WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram y Live Chat, y al estar trabajando desde el CRM, tiene una conexión directa con la ficha del contacto.
Pero ¿cuál es el objetivo de éste? La idea es que no tengas que ir de aplicación en aplicación para responder cada una de las preguntas y consultas que te mandan.
Al tener todo centralizado en esta única ventana, tienes la posibilidad de gestionar todas las conversaciones, datos, reclamos, tareas, oportunidades desde un mismo lugar, asignando el lead al experto indicado y haciendo comentarios y menciones internas para mantener a todos los equipos al tanto y alineados.
Lo bueno de tener todo conectado, es que un chat aislado se transforma en un hilo de conversación, que ayuda principalmente al equipo comercial para dar seguimiento y estar más cerca de convertir a un contacto en una nueva venta.
¿Cuáles son las funcionalidades clave del Inbox CRM?
En un Inbox CRM como el de Clientify, lo primero que vas a notar es que trabajar en equipo se vuelve bastante más simple. Antes, distintos equipos hablaban con el mismo contacto, pero nadie sabía qué es lo que el otro compañero le había dicho. Ahora, nadie se pisa con nadie.
Cuando entra una conversación, dependiendo que es lo que se esté consultando, ésta se puede asignar de manera automática o de manera manual a un agente. Y obviamente, si un compañero tiene que pasarle el chat a otro experto, lo puede derivar sin problema, mencionando los detalles a través de notas internas, las cuales permiten gestionar y organizar los próximos pasos de conversación, sin que el cliente lo vea.
Dejame que te explico una parte importante de la asignación de las conversaciones: cuando una persona escribe por WhatsApp y selecciona la opción que quiere hablar con un asesor comercial, la conversación se le va a transferir automáticamente a un vendedor. Ten en cuenta que la asignación va a depender de si el contacto ya es cliente, de si ya está en negociaciones con un comercial o de si es un lead completamente nuevo.
De esta manera, el comercial ya está a cargo de esa conversación. Pero si la persona luego le comenta que también tiene que hablar con el departamento de administración para hacer una consulta, el vendedor le va a derivar la conversación de manera manual al encargado de administración.
Como decíamos antes, lo importante es que el comercial puede dejarle una nota interna al otro equipo para que, quien lo atienda, ya sepa cual es la inquietud y éste de una respuesta exacta, clara y rápida, generando una excelente experiencia de atención.
Por si lo leíste en otro de nuestros post, a las conversaciones también se las puede clasificar por su estado.
Cada contacto tiene su ritmo…y como hay charlas que avanzan más rápido que otras; este Inbox CRM te permite marcar las conversaciones como abiertas, cerradas o congeladas.
De esta manera, dependiendo que hayas hablado con el lead, puedes pausar el chat y más adelante retomarlo sin perder el hilo o marcarlo como cerrado si ya obtuviste una respuesta definitiva.
Diferenciar a las conversaciones por estado es clave ya que así puedes enfocarte en los contactos que hoy realmente necesitan interacción, sin que te queden perdidos los otros a los que tienes que contactar en un futuro.
Lo bueno de tener todo centralizado, es que si estas hablando con un contacto al cual se le ve potencial, sin salir de la conversación, puedes asignarle un etiqueta en base a su interés, generarle una oportunidad de venta, asignarte una tarea para futuros seguimientos y más.
Con el Inbox CRM de Clientify es todo más fácil: los equipos trabajan alineados y con información clara y accesible en un solo lugar.
Así, cada conversación se convierte en una verdadera oportunidad para vender más y atender mucho mejor.
Beneficios para los distintos equipos de tu empresa
Ojo! por experiencia te digo que este Inbox no es solo una ventaja para el equipo de ventas.
Al tu Inbox estar dentro del CRM, todo fluye distinto.
Primero porque te permite ver en un segundo que mensajes entraron y a qué canal darle prioridad.
Por otro lado, ya no hay riesgo de que una conversación quede colgada en el aire, porque siempre tiene un responsable asignado; y los estados son clave ya que te obligan a decidir qué hacer con cada contacto, reduciendo muchísimo las fugas.
Si, obviamente el impacto en el equipo de ventas es impresionante. Desde el mismo chat del Inbox puedes enviarle un presupuesto, agendarle una cita, asignarle documentos para que firme, generarte actividades y dejar todo plasmado en su ficha.
Pero para los equipos de soporte, facturación, atención al cliente también es ideal. Al tener todo el historial completo a mano, los departamentos pueden buscar mensajes que faciliten su tarea sin que el cliente se los tenga que repetir otra vez; lo que te ayuda a mejorar los tiempos de respuesta y a cumplir con tus SLA.
De esta manera, le estás demostrando que realmente lo escuchas y que tu empresa se preocupa por darle soluciones rápidas y personalizadas, logrando mejorar su experiencia y generando una confianza y fidelidad hacia tu marca que hoy en día es sumamente necesaria.
Hazlo todo con Clientify: capta, automatiza y cierra ventas
Entra gratis en el espacio donde los usuarios de Clientify compartimos trucos, nos ayudamos entre nosotros y aprendemos a vender más con IA.
Comparte tus dudas y aprende con otros que también están creciendo su negocio.
Métricas del Inbox CRM
Tener un Inbox integrado a tu CRM te da métricas, por canal y agente, que te ayudan a entender de manera muy simple, que es lo que está pasando con la comunicación de tu empresa.
Al ver el tiempo de respuesta puedes detectar en qué horarios están los cuellos de botella. Además, tienes la posibilidad de revisar cuantas conversaciones se terminaron convirtiendo en oportunidades ganadas y cuantos contactos realmente se perdieron.
Con este tipo de Inbox CRM, lo importante también es detectar qué pasa en cada canal: cuál es el volumen total de conversaciones que ingresan, cuántas están en estado abiertas, cerradas y congeladas, y cómo está gestionando los chats cada agente para así evaluar su carga de trabajo y productividad.
El tener todos estos datos actualizados en tiempo real, de forma clara y fácil de leer hace que, entender lo que está pasando y diseñar cambios en la estrategia de comunicación, no sea un dolor de cabeza.
Clientify en acción
Piensa en este flujo: un lead inicia una conversación por Instagram preguntando por el precio de tu curso de Inglés. El chat se asigna automáticamente al vendedor de este tipo de clases, el cual le da una respuesta rápida y personalizada.
En este mensaje tu comercial le comparte un adjunto con el detalle de clases y un presupuesto.
Y sí, para que quede todo más claro, el vendedor le propone agendar una videollamada y al momento de aceptar la invitación, le genera una oportunidad de venta.
Lo importante, es que, unas horas antes de la reunión, el cliente recibirá un mensaje de WhatsApp como recordatorio y estas dos conversaciones, tanto de WhatsApp como de Instagram, el comercial las podrá unificar y así quedar todo centralizado en un único chat.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es un Inbox en un CRM y en qué se diferencia de un buzón de email?
Un Inbox en el CRM reúne todos tus canales —WhatsApp, redes, email y chat web— en una sola vista con ficha del contacto, historial y acciones de venta. A diferencia del buzón de email, no es solo mensajes: puedes asignar dueños, cambiar estados, dejar notas internas y convertir una conversación en tarea, oportunidad o seguimiento.
Es comunicación y proceso comercial en el mismo lugar.
2. ¿Cómo se reparten las conversaciones entre el equipo?
Puedes asignarlas de forma manual o con reglas sencillas para que cada conversación tenga un responsable claro. Si cambia el contexto, reasignas en un clic y dejas notas internas para que el siguiente agente tenga el hilo.
También puedes usar filtros por agente, menciones y estados para que nadie se pise y todas las conversaciones avancen con orden y tiempos de respuesta consistentes.
3. ¿Puedo crear una oportunidad de venta desde una conversación?
Sí. Desde el propio chat conviertes el interés en acción sin salir del hilo. Creas la oportunidad, agendas una demo, añades etiquetas y hasta envías propuestas o presupuestos en ese mismo punto.
Todo queda registrado en la ficha del contacto, con el estado y la actividad asociada, para que el equipo de ventas continúe el seguimiento sin pérdida de contexto ni tareas sueltas.
4. ¿Qué estados se gestionan en el Inbox?
Trabajas con estados pensados para no perder el control: abierto cuando requiere acción, cerrado cuando está resuelto y congelado cuando necesitas pausar y retomar más tarde. También puedes marcar spam cuando corresponda.
Estos estados te ayudan a priorizar, a repartir carga entre agentes y a mantener el pipeline de conversaciones limpio, visible y alineado con tus acuerdos de nivel de servicio.
5. ¿Qué métricas ofrece el Inbox de Clientify?
Ves el tiempo de primera respuesta, la evolución y resolución por agente, los canales que mejor convierten y cuántas conversaciones acaban en oportunidades ganadas. Además, con el historial y la búsqueda por mensajes detectas patrones y mejoras guiones.
Son métricas accionables que conectan atención y ventas, para decidir dónde reforzar recursos, qué automatizar y cómo sostener un SLA que impacte en ingresos.
Conclusión
Si quieres dejar de saltar de canal en canal y empezar a gestionar tus conversaciones de la mejor manera, activa el Inbox dentro del CRM.
Te lo aseguro, vas a trabajar más rápido, cometer menos errores y cerrar más ventas.
Prueba cómo funciona este Inbox CRM en Clientify y fíjate, con datos reales, cómo cambia tu día a día.
