Seguramente la palabra Inbox te hace acordar al correo electrónico. Y si, durante muchos años la única bandeja de entrada que tuvimos era la del mail.
Pero hoy, con la cantidad de canales que tienes activos, como WhatsApp, redes sociales y hasta formularios y chatbots web, no puedes seguir perdiendo el tiempo tratando de entender quién te escribió, por dónde lo hizo y en qué quedó la conversación.
Lo que necesitas es una única bandeja de entrada multicanal, donde todos esos mensajes se concentren en un solo lugar, sin importar desde dónde lleguen.
Por eso, en este post te muestro que gana tu empresa cuando integras una única bandeja de entrada a un CRM…SPOILER: orden, tiempo y ventas.
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Ideas clave:
- Qué es un Inbox y por qué lo necesitas
- Conoce las ventajas de centralizar tus conversaciones
- Descubre los tipos de Inbox
- Cómo un Inbox omnicanal mejora la atención y evita silos
- Por qué el Inbox Clientify te ayuda a cerrar más ventas
¿Qué es un Inbox o bandeja de entrada?
Un Inbox es la bandeja de entrada donde se centralizan todos los mensajes que recibes de cada uno de tus contactos.
Como decíamos antes, imagina que en un mismo día te escriben por WhatsApp, por email, por Instagram, por Facebook Messenger y hasta por el Live Chat de tu página. ¿Cómo haces para estar atento a 5 canales distintos? ¿A quién le contestas primero? ¿Y si te olvidas de responder alguno de estos?
Justamente, cuando no tienes un Inbox unificado, nadie sabe realmente quién se encarga de cada cliente, lo que genera que muchos leads queden olvidados y se les cree una mala experiencia de atención desde el primer momento.
En cambio, un único Inbox bien gestionado, hace que todos los canales estén organizados y que cada mensaje que entre se concentre en un solo lugar.
De esta manera, vas a entender qué es lo que le interesa o está solicitando cada lead, para así derivar la conversación al equipo correspondiente, asegurándote que cada mensaje tenga un responsable claro, un seguimiento continuo y una buena calidad de respuesta.
Tipos de Inbox
Ten en cuenta que cuando hablo de Inbox no me refiero siempre a lo mismo. Existen diferentes tipos de Inbox y cada uno de éstos influye directamente en la forma en la que tu equipo se organiza y la manera en la que le responden a los clientes.
Fíjate la diferencia que hay entre los Inbox mas comunes:
Inbox de email:
Sí, esta es la famosa bandeja de correo. El primer Inbox… que ojo, hoy en día sigue siendo super útil: haces seguimientos, gestionas pedidos, envías presupuestos, y más.
Pero cuando un equipo necesita rapidez…acá es donde se queda corto. Buscar los mails en este Inbox se hace largo y que tus compañeros estén al tanto de lo que estás hablando con el cliente, es casi imposible.
Así, es como se generan las confusiones que luego terminan en un problema claro: demoras en dar respuesta al cliente, o peor… ni siquiera dar una respuesta.
Inbox de redes y mensajerías:
La realidad es que si una persona te escribe por Instagram, quiere que le respondas por Instagram y si te escribe por WhatsApp, también espera la respuesta por ese mismo lugar. Lo que no puedes esperar es que la persona que te consulta por Facebook se sienta a gusto cuando le respondas por mail.
Y acá es donde surge el problema…no puedes estar pasando de aplicación en aplicación para dar respuesta; no solo por el tiempo que tardas, sino porque, por experiencia, te aseguro que siempre va a existir algún lead al que lo dejes sin respuesta.
Inbox de CRM:
Acá es donde llega la solución: un Inbox…pero no cualquier Inbox. Un Inbox de CRM, que sea único y que unifique todos los canales en un mismo lugar: email, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger y Live chat. Y que, al estar conectado a tu CRM, vincule las conversaciones con la ficha de contacto de cada cliente para así tener un historial completo.
De esta manera, puedes entender mejor en qué etapa del proceso de compra se encuentra el contacto, añadir notas internas, asignar responsables según sus intereses o reclamos, activar mensajes automáticos de seguimientos y responder siempre de manera rápida y exacta.
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¿Cuáles son las ventajas de centralizar tus conversaciones?
No pienses que centralizar todas tus conversaciones en un único inbox es solo una cuestión de comodidad…piénsalo como una ventaja competitiva.
Cuando tu equipo trabaja en diferentes apps y las personas saltan de una aplicación a la otra, las respuestas se retrasan y se pierde la conexión. En cambio, con un único panel, todo fluye más rápido, y te aseguro que de ésta manera hay muy pocas probabilidades de que alguien se deje olvidado a un lead.
Una de las grandes ventajas de tener una única bandeja de entrada es la visión multicanal y multiusuario. No importa si un cliente te escribe por WhatsApp o por Facebook, el mensaje llega a un único Inbox y puedes asignarlo, de manera manual o automática, al especialista indicado en segundos. Eso hace que se eviten las duplicidades y asegura que siempre haya alguien al mando.
Otra de las ventajas es que tienes disponible el historial completo del contacto. ¿Qué significa esto? Que al estar conectado a un CRM, tienes todo tipo de información como su último mensaje, en qué campañas se encuentra activo, que propuestas comerciales se le enviaron, si ya tuvo interacción previa con otros compañeros, si hizo compras a través de tu ecommerce, etc.
Una visión 360 que es clave a la hora de responder con contexto y generar confianza.
Y si estuviste atento, seguro te llamó la atención cuando leíste que se puede asignar, un lead a un especialista, de manera manual o automática.
Claro, otra gran ventaja es que al estar todo vinculado a un CRM, el contacto ingresa como interesado, se le asigna automáticamente una etiqueta que refleja su producto de interés, se le deriva al vendedor indicado y además se le envía un mail avisando que dentro de las próximas 24 horas va a estar recibiendo un llamado. Todo sin que nadie mueva un dedo…todo automatizado.
Trabajar con este tipo de sistemas de comunicación es lo que te lleva a ser más profesional, a tener todo más ordenado y a enfocarte en lo que realmente importa: vender.
Inbox omnicanal
Cuando hablo de un Inbox omnicanal, no me refiero solo a agrupar las conversaciones. Éste te ayuda a identificar de qué canal llega cada lead, a entender qué campañas están trayendo más cantidad de contactos cualificados y qué tipo de atención es la que está necesitando cada uno.
Además, al llegar todos los mensajes a la misma bandeja, la atención fluye de la mejor manera, permitiendo que varios usuarios trabajen y den respuesta a los clientes, a la vez y sin pisarse unos con otros.
Imagina esto: un interesado deja sus datos en el Live Chat de tu web y automáticamente el sistema lo asigna al especialista para que lo atienda. Otro compañero responde un mensaje de Instagram y, a la misma vez, al experto en soporte le derivan una conversación de WhatsApp con una nota interna explicandole el problema técnico que ese cliente está teniendo.
Todos trabajan en paralelo, dentro del mismo panel, con información compartida y con distintos tipos de clientes.
La clave está ahí…en que ya no necesitas tener mil pestañas abiertas, ni asignar en el móvil distintas notificaciones a cada una de las redes.
Ya puedes trabajar con una única herramienta que te permite tener un único punto de acceso, y el que te da un control más detallado y ordenado de cada interacción.
Inbox vs trabajar por silos
Seguro en algún momento de tu vida te tocó gestionar una base de datos con un mix de correos, móviles y hojas de Excel. Si…de eso nadie se salvó.
Pero el tema está en que cada persona con la que trabajas tiene una forma de organizarse distinta a la tuya; y eso hace que la información se disperse, que el contacto no se sienta del todo a gusto con su atención y que muchas veces no entiendas el por qué se cae una oportunidad de venta.
Y justamente lo que pasa es que cuando un cliente consulta por teléfono no coincide con lo que se le comentó por correo, y si escribe por WhatsApp, es posible que nadie sepa qué contestarle.
Pero, gracias a la tecnología de hoy en día, un Inbox de CRM se encarga de terminar con todo ese caos. Ya no hay silos: todos los mensajes se registran, se asignan y se vinculan a la ficha de cada cliente. Cada interacción queda registrada para que toda la empresa esté al tanto de lo que pasa, en cada segundo y con cada cliente.
Conoce el Inbox Clientify
Esto que venimos mencionando desde el principio del post “todos los mensajes de WhatsApp, Instagram, Facebook, Live Chat y mail concentrados en una sola bandeja de entrada”, ya es real…y se llama Inbox Clientify.
Clientify es una plataforma CRM que centraliza toda la historia completa de tus contactos y clientes, desde sus mensajes, su origen, sus acciones, sus intereses, sus etiquetas, si está en una campaña, si tiene tareas o presupuestos en curso, y muchos otros datos más.
Y lo bueno de tener este CRM integrado con el Inbox es que llevas a cabo tus tareas de comunicación, ventas y marketing de una manera mucho más sencilla y optimizada.
Pero ojo, porque la comunicación multicanal es útil y exitosa, solo si está bien gestionada…por eso te quiero mostrar como funciona nuestro Inbox Clientify:
Lo primero que tienes que hacer es conectar tus distintos canales de comunicación a Clientify. Lo más importante de todo esto es que no necesitas ser un desarrollador ni nada por el estilo, lo puedes hacer tú mismo sin problema.
Por ejemplo, acá te dejo la guía para que conectes tu WhatsApp Business API a Clientify en muy pocos pasos.
Te recuerdo, por si te perdiste otro de nuestros post, que siempre que quieras iniciar una conversación con un cliente (tanto por WhatsApp, Facebook o Instagram), tiene que ser a través de las plantillas verificadas por META.
Y no te asustes, porque por más de que todas las conversaciones estén en un único panel, Clientify te permite filtrar y buscarlas por el estado en que se encuentra cada una (abierta, cerrada o congelada), por tipo de canal de entrada (WhatsApp, Facebook, Live Chat, etc), por atributo (etiqueta que se le agrega a la conversación para identificar de qué se está hablando con ese cliente) y hasta por usuario.
Por otro lado, dentro de cada conversación tienes herramientas que te dan la posibilidad de mencionar con notas internas a compañeros, fusionar conversaciones del mismo contacto que vienen por distintos canales y gestionar los estados (tanto para que nadie dé como cerrada a la conversación antes de tiempo, como para retomarla más tarde).
También te permite modificar los datos personales del cliente, que ya tengas guardados en el CRM, generarle nuevas oportunidades de venta, agregarle al lead etiquetas para luego poder segmentarlo e incluirlo en flujos de acciones automáticas, asignarle una actividad de seguimiento para los próximos días y muchas otras más.
Por último, y no por eso menos importante, Clientify genera su propio reporte de conversaciones, el cual te da un detalle de métricas para poder analizar la forma en la que tu empresa se está comunicando con sus clientes, contactos, proveedores, socios, etc.
Éstas son algunas de los datos que se obtienen del Inbox Clientify:
- Número total de conversaciones que se registraron en el CRM durante la fecha filtrada
- Cantidad de conversaciones abiertas para ese período
- Cantidad de conversaciones que se cerraron
- Cantidad de conversaciones que se marcaron como congeladas
- Cantidad de contactos que se generaron en Clientify por la apertura de una conversación
- Promedio de primera respuesta
FAQS:
1. ¿Qué significa “Inbox” y para qué sirve?
Es la bandeja donde recibes y gestionas mensajes de clientes: email, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger o chat web. Te sirve para concentrar todas las conversaciones en un solo lugar, darles seguimiento y evitar que alguien quede sin respuesta.
Si trabajas en equipo, asignas responsables y dejas notas para mantener el contexto y acelerar la atención.
2. ¿Qué tipos de Inbox existen?
Tienes el inbox de email, útil pero limitado cuando gestionas varios canales; el inbox de redes y mensajerías, que agrupa DMs y chats; y el inbox dentro de un CRM, que centraliza todo lo anterior y lo vincula a la ficha del contacto.
Este último te da visión 360, colaboración por equipo y automatizaciones que elevan la calidad y velocidad de respuesta.
3. ¿Qué aporta un Inbox de CRM frente a un email compartido?
El email compartido se vuelve caótico: no hay dueño claro, se duplican respuestas y cuesta priorizar. En un inbox de CRM asignas cada conversación, ves el historial completo del cliente, etiquetas, creas tareas y disparas automatizaciones.
Además, mides tiempos de respuesta y cargas por agente, algo clave para mejorar la experiencia y que ningún lead se pierda en el camino.
4. ¿Qué es un Inbox omnicanal?
Es un sistema que integra en una única pantalla todos tus canales: email, WhatsApp, Instagram, Messenger, chat web y telefonía IP. Respondes desde el mismo sitio, con contexto y reglas de reparto para tu equipo.
La omnicanalidad te permite mantener el hilo de la conversación aunque el cliente cambie de canal, y te deja medir qué canal rinde mejor para optimizar recursos.
5. ¿Cómo funciona el Inbox de Clientify en el día a día?
Conectas tus canales y empiezas a atender mensajes en una bandeja única. Asignas cada conversación a un responsable, añades notas internas, usas plantillas, etiquetas y automatizaciones desde el propio chat. Todo queda vinculado a la ficha del contacto para mantener contexto y seguimiento.
Así reduces tiempos, evitas silos y conviertes más oportunidades porque nadie se “come” un lead.
Conclusión
Hoy ya no alcanza con tener presencia en las redes o contestar los correos. Tus clientes necesitan respuestas rápidas, personalizadas y consistentes en todos los canales. Y para ésto ya no hace falta volverse loco, solo tienes que implementar un Inbox que centralice todo en un solo lugar.
Seguir gestionando mensajes por silos puede traerte consecuencias…como seguir perdiendo oportunidades.
Pero con el Inbox omnicanal de Clientify, cada conversación queda registrada, cada lead recibe el seguimiento que necesita y tu equipo puede enfocarse en cerrar más ventas, sin perder tiempo en buscar la información.
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