Sabes que WhatsApp es el canal favorito de todo el mundo, especialmente para las personas que buscan contactarse con una empresa.
Y ahí es donde surge el problema. Cuando tu empresa intenta gestionar mensajes de clientes en WhatsApp, solo desde la app.
¿Cómo puede ser que no vendas si estás usando WhatsApp? Justamente, gestionar los mensajes de esta manera hace que los chats se acumulen, las conversaciones se pierdan y el seguimiento no se realice.
Lo bueno es que, tanto en España como en LATAM, el uso de WhatsApp Business API no para de crecer, y cada vez más pymes buscan un CRM para WhatsApp que les permita centralizar mensajes de clientes en una sola bandeja y responder de forma rápida y organizada.
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Ideas clave:
- Qué es un CRM para WhatsApp
- Cómo gestionar los mensajes de WhatsApp de tus clientes
- Qué tener en cuenta a la hora de elegir un CRM para WhatsApp
- Cuáles son los errores que debes evitar en la gestión de tus mensajes
- Por qué Clientify es el CRM ideal para WhatsApp
¿Qué es un CRM para WhatsApp?
Un CRM para WhatsApp es la herramienta que conecta tus conversaciones de WhatsApp con toda la información externa que tienes de tus clientes.
Además, se encarga de gestionar mensajes de clientes de WhatsApp, para que de ésta manera, se guarde el historial de mensajes en el CRM, puedas asignar las conversaciones al especialista del equipo, añadas etiquetas que te ayuden a identificar el tipo de cliente y realices un seguimiento más profesional y ordenado.
Por otro lado, cuando integras tu canal con un CRM para WhatsApp, no solo tienes a las conversaciones todas centralizadas. También tienes la posibilidad de medir cómo está funcionando tu atención, mejorar los tiempos de respuesta y dar a cada cliente una experiencia mucho más personalizada que con la app tradicional.
Piensa esto…con la app tradicional de WhatsApp tienes que si o si depender de tu móvil, estar alerta para contestar a uno por uno y, al no poder distinguir la importancia de los mensajes, seguramente muchos nuevos leads se terminen escapando por la falta de respuesta
Y ojo, porque con WhatsApp Business pasa un poco lo mismo. Si es verdad que tienes un poco más de control al tener etiquetas, programación de respuestas rápidas y hasta la posibilidad de enviar un catálogo de productos, pero igual sigue siendo bastante limitado a la hora de trabajar en grupo.
Como dijimos antes, acá el cambio más grande se nota cuando conectas WhatsApp con un CRM. Ahí tienes una bandeja unificada donde todos los chats se centralizan y puedes gestionarlos de forma colaborativa.
Además, puedes crear flujos de automatización, enviar campañas de marketing, personalizar respuestas con los datos que ya tengas previamente en el CRM y dar seguimiento a cada conversación.
Por eso, si quieres ver cómo aplicar todo esto, te recomiendo nuestro artículo de WhatsApp Marketing y la guía que te muestra las comparaciones que hay entre WhatsApp API y WhatsApp Business.
Ventajas de usar un CRM para WhatsApp
Usar un CRM con WhatsApp integrado cambia por completo la forma en la que gestionas las conversaciones con tus clientes. Lo importante es que tu chat deja de estar desordenado, y pasas a tener una única bandeja, con historiales completos para que puedas responder más rápido y así puedas ofrecer un trato más personalizado.
Organización: etiquetas, prioridades, asignaciones
Un CRM es clave a la hora de gestionar las conversaciones de WhatsApp. Éste te permite usar etiquetas y así, clasificar mensajes, asignar cada chat a la persona más adecuada de tu equipo y marcar como prioritarios aquellos que no pueden esperar.
De esta manera te evitas que distintas personas respondan al mismo cliente, o peor, que un mensaje importante se quede sin contestar.
Automatización: respuestas rápidas, mensajes automáticos, flujo de bienvenida
Automatizar es uno de los pasos más importantes.
Este tipo de CRM con Whatsapp integrado, te permite configurar respuestas rápidas para las preguntas frecuentes, envíar mensajes automáticos de WhatsApp para confirmar pedidos, citas o seguimientos, y hasta puedes diseñar una serie de mensajes de bienvenida para que se envíen a cada nuevo lead, de manera automática.
Historial y contexto por cliente
Con un CRM para WhatsApp, cada conversación queda registrada en la ficha del cliente. Lo que significa que puedes ver a simple vista de qué hablaron, qué te compró, cuándo fue la última vez que le escribiste, en que etapa de negociación se encuentra, etc.
Lo importante de tener este historial a mano es que te permite dar un trato mucho más cercano y personalizado.
Integraciones con otros canales o servicios
Lo mejor de un CRM para WhatsApp es que se integra con otros canales. Puedes también conectarlo con el email, las redes sociales o hasta llamadas telefónicas para tener una visión completa de cada cliente en un solo lugar.
Además, puedes integrar tus calendarios, sistemas de facturación o ecommerce, para así activar un seguimiento automático, pero a la vez personalizado.
Mejora del servicio al cliente y aumento de conversiones
Si te pones a pensar, todas estas funcionalidades son claves a la hora de que el cliente quede más satisfecho y así logres cerrar más ventas.
Al gestionar mensajes de clientes de WhatsApp de forma rápida y organizada, mejoras los tiempos de respuesta y la calidad de la atención…y cuando los clientes sienten que los atiendes bien y a tiempo, entonces las ventas aumentan.
Cómo elegir el CRM ideal para WhatsApp
En el mercado hay gran cantidad de CRMs que centralizan los mensajes de WhatsApp…pero eso no significa que todos hagan lo mismo.
Hay muchas herramientas que pueden parecer ideales al principio, pero que con el tiempo se quedan super cortas.
Y ahí es donde Clientify marca la diferencia, porque además de tener una integración nativa con WhatsApp Business API (y de ser el CRM ideal para WhatsApp), es una plataforma todo en uno que ofrece funcionalidades de comunicación, ventas y marketing.
Funcionalidades imprescindibles:
Si el CRM que eliges no tiene una bandeja unificada de WhatsApp (Inbox), gestión de etiquetas y filtros, asignación de chats al equipo y automatizaciones, te seguirá pasando lo mismo que con la app tradicional.
Pero Clientify tiene todo esto y mucho más: puedes hasta diseñar y enviar campañas de WhatsApp marketing, crear flujos de mensajes automatizados y hasta analizar las métricas de tus conversaciones.
Escalabilidad:
Sí, hoy recibes 20 mensajes al día y lo puedes manejar solo, pero ¿qué vas a hacer cuando te lleguen 200? ¿y si necesitas que otras personas te ayuden a dar respuesta?
Un buen CRM como Clientify está justamente diseñado para que varios usuarios trabajen y respondan al mismo tiempo, sin duplicar respuestas y manteniendo siempre el historial de cada conversación en su ficha de contacto.
Precio vs retorno:
Es fácil fijarse solo en el precio de la licencia del CRM, pero lo que de verdad cuenta es el retorno que te da. Una plataforma barata, que no te ayude a cerrar más ventas, es cara a largo plazo.
Pero en este caso, con Clientify ahorras horas de trabajo manual, reduces tiempos de respuesta y conviertes más chats en ingresos. Por eso, una plataforma como esta te ayuda a recuperar la inversión mucho más rápido.
Aspectos legales y de seguridad:
Ojo, porque usar conectores no oficiales o soluciones poco fiables pueden poner en peligro tu cuenta de WhatsApp y la confianza de tus clientes.
Por eso, como consejo…elige una plataforma que tenga una integración nativa con META, como Clientify, que se conecta directamente con WhatsApp Business API y que cumple con todas las normativas de seguridad y protección de datos como el RGPD.
Así puedes gestionar mensajes con total tranquilidad, sabiendo que la información de tus clientes está segura.
Guía práctica: gestionar mensajes de clientes en WhatsApp con un CRM (paso a paso)
Bueno, ya hablamos sobre las ventajas de usar un CRM con WhatsApp…asique ahora te dejo un detalle de cómo organizar tus mensajes, para optimizar tu tiempo y brindar una atención mucho más cercana y personalizada
Configuración inicial:
Lo primero que tienes que hacer es conectar tu número a WhatsApp Business API desde el INBOX de Clientify.
Como dijimos antes, al Inbox se le pueden agregar varios canales, pero en este caso eliges la opción de WhatsApp API, verificas los requisitos, te autenticas con tu Business Manager de Meta, vinculas tu cuenta y en unos minutos ya queda todo listo.
Y si ya trabajas con Cloud API, no te preocupes, porque puedes añadir la línea sin perder tu historial.
Listo! Ahora sí…ya puedes empezar a gestionar los mensajes de tus clientes de WhatsApp.
Organizando bandejas, asignaciones y equipos:
Lo bueno de Clientify es que te da la posibilidad de que cada contacto que ingrese a través de WhatsApp, se le asigne al especialista correcto, se le aplique una etiqueta para diferenciarlo y hasta se le deje una nota interna para que el equipo siempre tenga idea del contexto.
Por otro lado, al estar todas las conversaciones centralizadas en el Inbox, tienes disponible los datos personales del contacto, que usuario lo está trabajando, en qué situación de compra se encuentra, etc.
Automatizando respuestas y mensajes recurrentes
Clientify también te permite generar un chatbot con IA para que se conecte con tu WhatsApp. Éste puede activar respuestas rápidas para preguntas frecuentes, dar respuestas más específicas, contestar de forma humana y cercana y hasta derivar de manera automática la consulta a un miembro de tu equipo.
Por otro lado, tienes la posibilidad de diseñar y enviar campañas de WhatsApp, de forma masiva y personalizada; y de mandar mensajes de seguimiento de manera automática.
Lo importante de todo esto es que estos envíos automáticos cumplen con las políticas legales de META.
Priorizando con filtrado, etiquetas y tiempos de respuesta
Nada mejor que tener las conversaciones organizadas. Y con Clientify puedes filtrar por canal, usuario, etiqueta o estado, fijar conversaciones clave y activar un mensaje automático detallando el horario de atención. De esta manera, siempre das prioridad a lo urgente y evitas que un chat quede “en visto”.
Además, las funcionalidades del Inbox te permiten organizar y encontrar conversaciones en un par de clics, incluso cuando el volumen de conversaciones es super alto.
Seguimiento de conversaciones y cierre
Lo bueno de tener estados como “Abierto”, “Congelado” y “Cerrado” es que hay altas chances de que no te quede nada pendiente.
Y con este tipo de control, puedes entender quién necesita un contacto urgente, que tipo de mensaje se le tendría que mandar, si hay posibilidades de convertir a ese contacto en cliente, entre otras cosas más; logrando tener un proceso bastante claro y transparente para así conseguir cerrar más ventas con una mayor satisfacción.
Caso real: cómo mejorar tu atención y ventas usando Clientify
Si tienes una tienda online, entonces seguro te vas a sentir identificado con Ivan. Él, como autónomo en USA, tenía su móvil explotado de mensajes de WhatsApp que nunca llegaba a responder. Atendía como podía pero el estar perdiendo ventas continuamente lo llevó a contratar Clientify.
Lo primero que hizo fue conectar el WhatsApp API a nuestro CRM para así poder gestionar de manera rápida, pero correcta, todas las conversaciones.
Y lo bueno, es que Clientify también le permitió integrar su ecommerce, lo que lo ayudó a tener una visión más completa de qué pasaba con cada cliente.
Además, el poder diseñar campañas de WhatsApp y mail marketing le permitió comunicarse de manera personalizada, y automática, con todos esos contactos que habían dejado su carrito abandonado y enviarle a sus compradores mensajes promocionales..
Increíble como una única plataforma con todas estas funcionalidades puede ayudarte a aumentar tus ventas: “Es un excelente CRM, incrementé mis ventas gracias a ellos con sus herramientas de email marketing y WhatsApp, además de la buena integración que tienen con los ecommerce…”
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7 errores comunes que debes evitar
Prestale mucha atención a estos errores…porque evitarlos, en la gestión de tus mensajes de WhatsApp, es lo que va a marcar la diferencia entre perder o ganar una nueva venta.
- No etiquetar ni filtrar conversaciones: El no clasificar los chats hace parecer que todo es urgente…pero así y todo, nada avanza.
Define etiquetas según la etapa del cliente, el tipo de consulta o la prioridad, y usa filtros para enfocarte en lo que realmente necesita respuesta en ese momento; así evitas perder tiempo y confusión.
- Responder todo de forma manual: Si sigues copiando, pegando y redactando mensajes, tarde o temprano te vas a volver loco. Por eso lo mejor es que crees respuestas rápidas y plantillas automáticas para preguntas frecuentes, confirmaciones y recordatorios.
De esta manera mantienes tu tono personal y reduces el tiempo de respuesta.
- No respetar la ventana de 24 h de WhatsApp Business API: Intentar escribir fuera de tiempo, sin las plantillas aprobadas por META, es lo que provoca que te bloqueen el número y, como si fuera poco, genera una muy mala experiencia.
Por eso tienes que preparar plantillas, no solo para reabrir conversaciones, sino también para mantener tu comunicación dentro de las reglas.
- No registrar el historial en el CRM: Si las conversaciones quedan en tu móvil, entonces no esperes vender ni fidelizar.
Aprovecha herramientas como Clientify que te guardan cada interacción en la ficha del contacto, para así tener a mano comportamientos, antecedentes de compra, reclamos, próximos pasos y resultados.
- Descuidar la seguridad y lo legal: Usar conectores no oficiales o que no cumplan con el RGPD te expone a bloqueos y sanciones. Contrata siempre plataformas que trabajen con la API oficial y asegúrate siempre de pedir consentimiento.
- No automatizar seguimientos y cierres: Lamentablemente, con las tareas que tenemos en el día a día, la memoria muchas veces nos falla. Por eso, si confías en que te acuerdas de todo, tienes grandes posibilidades de que se te caigan las oportunidades.
Programa recordatorios post-cotización, encuestas de satisfacción y mensajes de cierre, para avanzar cada conversación con un interesado hasta que se convierta en cliente.
- No medir rendimiento: No esperes ninguna mejora, si no sabes lo que estás haciendo.
Analiza tus tiempos de respuesta, fíjate cuántas conversaciones resolviste y cuántas te quedaron pendientes, cuántos contactos que entraron por WhatsApp lograste convertir y sigue trabajando en conjunto con tu equipo para optimizar los procesos.
7 de las preguntas más frecuentes
1. ¿Qué es un CRM para WhatsApp?
Un CRM para WhatsApp conecta tu WhatsApp Business API con tu base de datos para gestionar mensajes de clientes en WhatsApp de forma profesional. Centraliza chats en una bandeja unificada, asigna conversaciones a tu equipo, usa etiquetas y filtros, automatiza seguimientos y guarda el historial en la ficha del contacto.
Así pasas de charlar con clientes, a trabajar con procesos, métricas y contexto real en cada interacción.
2. ¿Cómo me ayuda un CRM a responder más rápido en WhatsApp?
Te da respuestas rápidas, plantillas aprobadas y avisos en tiempo real para que no se escape ningún chat. Además, puedes asignar responsables, priorizar por urgencia y ver el contexto del cliente sin cambiar de pantalla.
Con todo en un solo lugar, reduces el tiempo medio de respuesta, mantienes la calidad del mensaje y aumentas la satisfacción del cliente desde el primer contacto.
3. ¿Se pueden automatizar mensajes de WhatsApp con un CRM?
Sí. Puedes activar mensajes de bienvenida, confirmaciones de citas o pedidos, recordatorios y encuestas de satisfacción. También reabres conversaciones fuera de la ventana de 24 horas con plantillas aprobadas por WhatsApp Business API.
La clave está en automatizar lo repetitivo sin perder el tono humano: el CRM usa los datos del contacto para personalizar cada envío y mantener la conversación fluida.
4. ¿Cuánto cuesta un CRM con integración en WhatsApp?
Depende del plan y de si usas la API oficial. Normalmente pagarás la licencia del CRM, los usuarios que necesites y, según el proveedor, el coste por número o por conversación de WhatsApp.
Lo importante es mirar el retorno: si organizas tu bandeja, respondes más rápido y conviertes más chats en ventas, la inversión se compensa con creces en pocas semanas.
5. ¿Qué negocios se benefician más de un CRM para WhatsApp?
Cualquier empresa que reciba muchos mensajes y necesite darles seguimiento. Suele funcionar especialmente bien en agencias de viajes, escuelas, inmobiliarias, clínicas y centros de belleza, ecommerce y servicios profesionales.
Si hoy gestionas consultas desde móviles personales o pierdes conversaciones por falta de proceso, un CRM con WhatsApp te ayuda a escalar sin perder calidad.
6. ¿Cuál es la diferencia entre WhatsApp Business y la API integrada en un CRM?
WhatsApp Business añade etiquetas y respuestas rápidas, pero está pensado para uso básico. La API oficial integrada en un CRM te permite trabajar en equipo con bandeja compartida, automatizaciones avanzadas, plantillas verificadas, métricas de rendimiento y seguimiento de conversaciones en la ficha del cliente.
7. ¿Puedo usar mi número actual y migrar sin perder el historial?
Puedes llevar tu número a WhatsApp Business API y conectarlo al CRM, mientras que no esté vinculado a ninguna otra cuenta de WhatsApp.. Desde el momento en que los conectas, queda todo registrado en el CRM con contexto, etiquetas y responsables.
Lo recomendable es planificar la transición, avisar a tus clientes y arrancar con plantillas y flujos ya preparados.
Conclusión
Déjame darte un consejo…no puedes seguir gestionando las conversaciones de tus clientes de WhatsApp de manera manual.
Implementa un CRM que te permita centralizar chats, automatizar respuestas y dar seguimiento a cada cliente, sin perder historial ni oportunidades.
Y recuerda, que lo importante de un CRM con WhatsApp como Clientify es que te ayuda a organizar las conversaciones, para así priorizar lo importante y ofrecer una atención más profesional.
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