La etapa inicial de tu agencia estará centrada en conseguir nuevos clientes y brindarles un servicio excepcional, pero no puedes pasar por alto la necesidad de establecer una base administrativa. En esta primera etapa la recomendación es mantener la estructura administrativa de tu agencia de marketing digital lo más simple posible para no perder de vista tus otras tareas paralelas y las necesidades que van surgiendo en el día a día. Estas son las principales bases para establecer tu estructura administrativa:
1. Figura Legal
Establece una entidad o negocio legal que te permita emitir facturas. Esto no solo te da legitimidad como empresa, sino que también es crucial para trabajar con todo tipo de clientes que requieren facturas para sus registros financieros.
2. Cuenta bancaria separada
Mantén una cuenta bancaria separada de tu cuenta personal, esto es esencial para administrar los ingresos y gastos de tu agencia de manera adecuada. También facilita el control financiero y el pago de nómina si planeas contratar personal en el futuro.
3. Plataformas de pago
Utiliza plataformas de pago como PayPal, Stripe o Mercado Pago para enviar facturas a tus clientes y recibir pagos de manera eficiente. Estas plataformas simplifican la gestión de pagos recurrentes y reducen la carga administrativa.
4. Servicios contables
Considera la contratación de un servicio contable tercerizado para manejar tus finanzas y declaraciones de impuestos, muchos emprendedores suelen dejar este aspecto de lado, sin embargo, es de los más importantes, ya que te evita de futuras multas por omisión tributaria, esto te liberara de tareas fiscales complejas y garantiza un cumplimiento adecuado.
5. El área administrativa recomienda el cobro por adelantado
Uno de los desafíos más significativos para las agencias digitales es la gestión de la cobranza. A menudo, las agencias enfrentan problemas como dar crédito a los clientes, enfrentar demoras en los pagos y dejar que tú o tus socios se encarguen de la cobranza, el área administrativa debe de velar por el correcto funcionamiento organizacional de la empresa, siendo el financiero el más vital.
Considera la posibilidad de cambiar a un modelo de cobro por adelantado o manejar anticipos (50% al iniciar el servicio) en lugar de cobrar después de prestar el servicio. Esto presenta varias ventajas:
5.1. Financia el crecimiento
Al cobrar por adelantado, son tus clientes quienes financian el crecimiento de tu agencia, lo que te permite reinvertir en la empresa y expandirte.
5.2. Elimina el riesgo de pérdida
No corres el riesgo de perder dinero si un cliente no paga después de recibir el servicio, ya que se paga por adelantado, con esto cubres parcialmente tus honorarios o lo de tu personal (en caso de tenerlo), en caso la operación no sea eficiente.
5.3. Mayor poder de negociación
Tienes un mayor poder de negociación, ya que no devolverás dinero y puedes ofrecer soluciones alternativas si surgen problemas.
5.4. Mayor compromiso del cliente
Al comprometerse financieramente desde el inicio, el cliente se involucra más en el proyecto y está más dispuesto a colaborar.
6. Ya implementé el cobro adelantado ¿Qué sigue?
Una vez que adoptes el cobro por adelantado, es importante optimizar tus prácticas de cobranza para garantizar un flujo de caja saludable, por ejemplo:
6.1. Ofrece incentivos para quienes pagan anticipadamente
Considera ofrecer descuentos o incentivos para que los clientes paguen rápidamente. Esto puede acelerar tus ingresos y motivar a los clientes a cumplir con sus pagos.
6.2. Establece un cronograma de pagos
Incluye un cronograma de pagos claro en tu propuesta y contrato. Esto evita malentendidos y establece expectativas claras para ambas partes.
6.3. Presenta propuestas transparentes
Asegura que tus propuestas sean transparentes, incluyendo todos los costos asociados, como herramientas y gastos adicionales. Esto evitará sorpresas desagradables cuando llegue la factura.
6.4. Automatiza la facturación y cobranza
Utiliza herramientas para automatizar la facturación y los pagos recurrentes (Paypal cuenta con la opción de cobros recurrentes). Esto reduce la carga administrativa y garantiza un seguimiento constante de la cobranza.
7. Mejorar la eficiencia del área administrativa
Finalmente, para optimizar tu estructura administrativa, es importante reducir al máximo el tiempo y esfuerzo dedicados a la cobranza. Aquí hay algunas estrategias efectivas para lograr esto:
7.1. Automatiza la cobranza
Automatiza tanto la facturación como la cobranza para reducir la intervención humana al mínimo. Las plataformas de pago pueden encargarse de esto de manera eficiente.
7.1. Contrata un administrador tercerizado
Si tus clientes prefieren métodos de pago tradicionales, considera contratar un administrador tercerizado para lidiar con la cobranza y las relaciones con los clientes en este sentido.
7.2. Asistente de cobranza
Si estás en una etapa temprana de tu agencia, contratar un asistente de cobranza, como un estudiante de contabilidad, puede ser una opción rentable para liberarte de esta tarea.
8. Conclusión
La estructura administrativa de tu agencia digital es fundamental para su éxito a largo plazo. Adopta un modelo de cobro adecuado y optimiza tus prácticas de cobranza para mantener un flujo de caja constante y saludable, y de esta manera, centrarte en lo que realmente importa: brindar un servicio excepcional a tus clientes y hacer crecer tu agencia de marketing digital de manera sostenible.
