¿Sabes cuántas llamadas hace tu equipo de ventas cada día? ¿Y esas conversaciones quedan registradas en alguna herramienta?
Si realmente no sabes la respuesta…no te preocupes, a la mayoría de las empresas les pasa lo mismo.
Es que, en general, los equipos comerciales siguen gestionando sus llamadas igual que hace veinte años: el vendedor cuelga, toma nota mental de lo que prometió, quizás escribe algo en un Excel, y al día siguiente empieza de cero recordando vagamente que a ese cliente había que llamarlo para lo del presupuesto.
Pero acá el problema no es la memoria: es que las llamadas comerciales son una de las fuentes de información más valiosas y al depender de alguien, se te están escapando grandes oportunidades.
Y por eso, en este artículo te voy a contar la importancia de la telefonía IP y como, el tenerla integrada en tu CRM, convierte cada conversación en un dato accionable.
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Ideas clave:
- Qué es la telefonía IP y por qué cambia la forma en que tu equipo trabaja
- Cómo funciona la grabación automática de llamadas dentro del CRM
- Qué métricas te dicen si tus comerciales están vendiendo bien o perdiendo oportunidades
- Cómo formar a tu equipo usando sus propias conversaciones reales
- Cómo centralizar todo esto en un solo lugar sin cambiar de pantalla
¿Qué es la telefonía IP y por qué tu equipo de ventas la necesita?
No te asustes, la telefonía IP no es nada compleja ni difícil de implementar para una PYME.
Piensa en tu día a día: cuando usas WhatsApp para llamar a alguien, eso ya es voz IP. La diferencia es que la telefonía IP integrada en un CRM hace que esa llamada quede conectada a todo el contexto comercial de tu empresa.
Su tecnología VoIP (Voice over Internet Protocol) te permite hacer y recibir llamadas telefónicas a través de internet, sin necesidad de líneas físicas tradicionales ni de hardwares complicados.
De hecho, según un informe de IBM sobre comunicaciones empresariales integradas, este tipo de entornos pueden generar entre 25 y 40 minutos adicionales de productividad por empleado al día…Es decir, no estamos hablando solo de comodidad, sino de impacto real en eficiencia operativa.
Lo que antes requería una centralita física con cables y técnicos especializados, hoy vive en la nube y funciona desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Pero lo que de verdad lo cambia todo no es la tecnología en sí…es lo que pasa cuando esa telefonía se integra a un CRM como Clientify.
La diferencia entre una llamada y un dato
Supongamos que tu comercial llama a un prospecto, tienen una conversación de doce minutos, el cliente muestra interés pero pide tiempo para pensarlo. En un día a día tradicional, esa conversación queda en la cabeza del vendedor y quizás en una nota en un cuaderno.
Pero con una telefonía IP integrada al CRM, esa misma llamada queda registrada automáticamente en la ficha del contacto, con fecha, duración, grabación de audio y notas asociadas. El próximo comercial que lo llame sabe exactamente qué se habló, cuándo y qué quedó pendiente.
Y eso es convertir una llamada en un dato.
Click-to-call y apertura automática de la ficha de contacto
Uno de los beneficios más inmediatos que nota el equipo comercial desde el primer día es el click-to-call: en lugar de marcar el número manualmente, el vendedor simplemente hace clic sobre el número de teléfono que aparece en el CRM y la llamada se inicia automáticamente. Sin copiar y pegar, sin errores al marcar, sin cambiar de aplicación.
Y cuando la llamada entra, el sistema abre automáticamente la ficha completa del contacto en la pantalla: qué conversaciones anteriores tuvo, qué propuestas se le enviaron, en qué etapa del proceso de compra está, si dejó alguna queja abierta.
Y por experiencia te digo: cuando tu equipo llega a la llamada sabiendo quién es el cliente y qué necesita, la conversación y la experiencia que transmite es completamente distinta.
Grabación de llamadas en el CRM: automática, legal y sin configuración extra
Como dijimos antes, cuando la telefonía IP está integrada en un CRM como Clientify, cada llamada se graba y se vincula automáticamente al contacto correspondiente.
Y lo importante es que no hay que activar nada manualmente, no hay que acordarse de pulsar ningún botón. La llamada termina y la grabación ya está disponible en la ficha del cliente, junto con el historial de todas las interacciones anteriores. Y esto tiene un impacto directo en la calidad del seguimiento.
De esta manera, tu comercial puede escuchar de nuevo lo que prometió, el manager puede revisar cómo fue una conversación específica y, si hay una disputa sobre lo que se acordó con un cliente, tienes la grabación.
¿Es legal grabar llamadas?
Y sí…hay muchas empresas que se preguntan lo mismo y por eso este tipo de tecnologías genera dudas.
Pero, en España y en la mayoría de países de LATAM, grabar llamadas comerciales es perfectamente legal y además, si operas en Europa, el RGPD exige que las grabaciones se almacenen de forma segura, que exista una base legal para el tratamiento de esos datos y que el interesado pueda solicitar su eliminación.
Y lo bueno de tener un sistema de telefonía IP integrado en un CRM como Clientify es que todo esto se gestiona automáticamente.
Analiza lo que pasa en tus llamadas
Entonces ahora que ya tienes las llamadas grabadas y registradas…¿cómo seguimos?
Lo importante es entender que las grabaciones no son un archivo que queda guardado sin usarse. Al contrario: son una fuente de información clave para entender qué está funcionando en tu proceso de ventas y qué no.
Y al tenerlas integradas en un CRM, no hace falta escuchar horas de audio para extraer valor. Con solo mirar un reporte ya tienes un pantallazo súper completo.
Las métricas que más importan
Arranquemos por la duración media de las llamadas: una llamada muy corta suele indicar que el prospecto cortó rápido… lo que puede significar mala segmentación, un pitch poco atractivo o simplemente el momento equivocado.
Pero ojo, porque el dato de una llamada larga tampoco garantiza nada si no la cruzas con el resultado: ¿esa llamada de veinte minutos terminó en una cita o en un presupuesto enviado?
La tasa de respuesta hace referencia a cuántas de las llamadas que hizo tu empresa consiguen ser atendidas. Este número es muy importante ya que te muestra la calidad de tu base de datos y los horarios en los que tu equipo llama. De esta manera, te enterarás si seguir llamando un viernes por la tarde sigue siendo una buena idea.
Y por último, y obviamente la más importante: la tasa de conversión por llamada. Esta métrica muestra cuántas llamadas terminan en el siguiente paso del proceso, ya sea una reunión, una propuesta enviada o una venta.
¿Viste? Por todo esto tiene tanto sentido tener la telefonía IP integrada en un CRM como Clientify.
Su dashboard de análisis de llamadas te permite visualizar todas estas métricas (y muchas más) en un solo lugar: evolución de llamadas realizadas versus recibidas, duración media por usuario, porcentaje de llamadas perdidas, resultado de cada interacción, un ranking de los contactos con más actividad telefónica, etc.
Un reporte clave que se genera de manera automática, en tiempo real y sin necesidad de exportar, copiar ni cruzar datos.
Prepárate antes de cada llamada
Analizar lo que ocurre en las llamadas no solo te dice qué pasó… también te ayuda a preparar mejor lo que va a pasar. Y créeme: esa preparación previa es, en muchos casos, lo que separa a un comercial que cierra de uno que improvisa.
Y por eso en Clientify existe un agente IA preparador de llamadas. Éste analiza la información que está disponible en el CRM (historial del contacto, intereses, últimas conversaciones, videollamadas, empresa, etapa del proceso, etc) y genera, de manera automática, un briefing con datos clave, puntos de conversación recomendados y una mini estrategia para enfocar mejor la conversación.
La realidad es que cuando tu equipo llega a cada llamada así de preparado, los resultados se notan…y mucho.
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Forma a tu equipo con sus propias conversaciones
La mayoría de los equipos comerciales se forman con libros y roleplays, pero la manera más efectiva de mejorar su desempeño es analizando las conversaciones reales con los clientes.
Coaching comercial basado en llamadas reales:
- Utiliza grabaciones reales (las que salieron bien y las que no) como material de formación.
- Analiza momentos clave: cuándo se torció la conversación o cuándo se hizo la pregunta que abrió la puerta al cierre.
- Escuchar llamadas reales genera un impacto mucho más potente que un roleplay ficticio.
- Obliga al vendedor a enfrentarse a lo que dice y cómo lo dice.
- Las grabaciones permiten detectar y compartir buenas prácticas.
Mejora tu pitch luego de escuchar tus llamadas
- Selecciona un grupo de llamadas.
- Escúchalas y detecta patrones de objeciones y respuestas.
- Ajusta el script o guía comercial en base a datos reales.
- Mide, si con este nuevo pitch, la tasa de conversión mejora.
Del registro a la acción: cómo un CRM cierra el ciclo de cada llamada
Siguiendo con la pregunta que te hice al principio… ahora te consulto: de las conversaciones que tienen tus comerciales, ¿cuántas terminan con un seguimiento real?
Y ojo, con seguimiento real no me refiero a que el vendedor se acuerde tres días después de mandar un mensaje.
Me refiero a que, justo después de cortar la llamada, el cliente reciba información personalizada, quede registrado con la etiqueta correcta según lo que dijo en la llamada, y que el comercial se asigne una tarea de próximo paso con una fecha determinada.
A eso le llamo un seguimiento real. Pero sé que la mayoría de los equipos no lo hacen, y no porque no quieran, sino porque el proceso manual es demasiado incómodo para sostenerlo en el tiempo.
Y por eso es tan importante tener una telefonía IP integrada en un CRM como Clientify.
Cada llamada, en la ficha del cliente y con su etiqueta
Como dijimos antes, cuando la llamada termina, Clientify la registra automáticamente en la ficha del contacto junto con toda la información de la conversación.
Y además, en ese mismo momento, el comercial le puede asignar una etiqueta según el resultado de la llamada para así entender fácilmente si mostró interés en un producto concreto, si pidió un presupuesto, si necesita más tiempo o si es una oportunidad caliente.
De esta manera, cualquier persona del equipo que acceda a ese contacto sabe exactamente en qué punto está la relación, sin tener que preguntar ni leer un hilo de notas internas.
Información personalizada y automática, justo cuando el cliente la necesita
Y lo bueno es que al estar todo centralizado en una única herramienta, Clientify también te permite crear un flujo de acciones automáticas para que, en función de la etiqueta que queda asignada tras la llamada, el sistema dispare una secuencia de comunicaciones por mail y/o WhatsApp personalizadas.
Supongamos que el contacto mostró interés pero pidió tiempo para pensarlo: Clientify puede enviarle automáticamente un email con el caso de éxito más relevante para su sector, tres días después un WhatsApp de seguimiento y, una semana más tarde, una alerta al comercial para retomar el contacto.
Y si a eso le sumas que este CRM tiene una bandeja de entrada omnicanal que centraliza WhatsApp, email, Instagram, Facebook y más, tienes el contexto completo de cada cliente sin importar por qué canal llegó.
Preguntas frecuentes
¿Necesito hardware especial para usar telefonía IP?
No. La telefonía IP funciona a través de internet, así que con un ordenador, auriculares y conexión a internet es suficiente para empezar. No hay centralitas físicas ni instalaciones complicadas. Para equipos remotos o distribuidos esto es especialmente valioso, porque todos trabajan exactamente igual independientemente de dónde estén.
¿Puedo saber cuántas llamadas hace cada comercial desde el CRM?
Sí, y mucho más que eso. Puedes ver el número de llamadas por comercial, la duración media, la tasa de respuesta, el resultado de cada llamada y cómo eso se correlaciona con las oportunidades en el proceso de venta. Esto te da visibilidad real sobre la actividad del equipo, sin tener que preguntarle a cada uno cómo le fue la semana.
¿Qué pasa si un comercial se va de la empresa?
Todas las grabaciones, notas y registros de llamadas quedan vinculados al contacto, no al usuario que hizo la llamada. Cuando llega un comercial nuevo, tiene acceso completo al historial de esa relación desde el primer día.
¿Se puede usar telefonía IP junto con WhatsApp y email en el mismo CRM?
Sí, y eso es precisamente lo que hace que tenga tanto sentido tenerlo todo integrado en un solo lugar. Cuando un cliente te llama, te escribe por WhatsApp y luego responde un email, todo eso queda centralizado en la misma ficha del contacto dentro de Clientify.
No hay que entrar a tres aplicaciones distintas para entender qué pasó con esa persona.
Conclusión
¿Viste? Las llamadas comerciales no son solo conversaciones: son datos, son inteligencia y son, en muchos casos, el momento decisivo en el proceso de venta.
Y el problema que tenias de que todas las llamadas quedaban en el aire se soluciona de manera muy simple: con una telefonía IP integrada en tu CRM.
De esta manera, cada llamada grabada es una oportunidad de mejorar el pitch. Cada métrica analizada es una decisión que dejas de tomar a ciegas. Y cada automatización post-llamada es una oportunidad que ya no se cae porque nadie se acordó de hacer el seguimiento.
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