La ficha de contacto es la unidad mínima de trabajo de un CRM: reúne en una sola pantalla los datos personales, el historial de interacciones y el estado comercial de cada persona que se relaciona con tu empresa. Se organiza en tres columnas —datos, timeline y contexto de venta— y a ella acceden los empleados según el rol que les asignes.
Todas las empresas, no importa el rubro o del sector que sean, tienen que tener en cuenta que una buena gestión de contactos y clientes es la que genera parte del éxito.
El mal manejo de tu base de datos te lleva directamente a no entender quién te está comprando y así a perder grandes cantidades de dinero desarrollando productos, estrategias y comunicaciones que no te ayudan a conseguir los objetivos de venta que te planteaste.
Tal como mencionamos en otro post, tener un CRM como Clientify que unifica toda la información de tus contactos, tus comunicaciones y estrategias de marketing y ventas es definitivamente la mejor inversión para así entender qué está pasando con cada uno de tus clientes y contactos…y ¿qué mejor manera de ver todo esto desde una única ficha de contacto?
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¿Qué es la ficha de contacto?
| Columna de la ficha | Qué encuentras en ella |
|---|---|
| Primera columna · datos | Lo que registró el contacto en su método de captación (nombre, apellido, teléfono, correo electrónico, país, ciudad), más el origen por el que entró, su propietario, su estado —lead frío, templado, caliente, perdido, cliente—, cuántas veces y qué páginas visitó de tu web, y los campos extra que le hayas pedido |
| Segunda columna · timeline | Todo el historial desde que se creó el contacto: correos, llamadas, reuniones presenciales y virtuales, conversaciones del Inbox (WhatsApp, Facebook, Instagram y Live Chat), sesiones web y tiempo de navegación, cambios de estado, puntos de lead scoring, campañas activas, archivos adjuntos, firmas digitales y tareas. Y si tienes integrada tu tienda online, sus compras y carritos abandonados con fecha, importe y producto |
| Tercera columna · contexto comercial | Las etiquetas asignadas, la etapa de la negociación de su oportunidad de venta, las automatizaciones de las que forma parte, las audiencias de Facebook en las que está, los presupuestos enviados y los productos o servicios en los que está interesado |
Es la ficha está preparada para recopilar toda la información de las personas que interactúan con tu empresa. La unidad mínima de trabajo de un CRM.
Desde los contactos que completaron alguno de tus métodos de captación como formularios, landings, chatbots, entre otros, como los que compraron o dejaron su carrito abandonado en tu tienda online, como los que te escribieron por alguno de tus canales de WhatsApp, Facebook, Instagram o Live Chat.
Todos los datos personales que les hayas solicitado, la forma en que se contactaron, las interacciones que hayas tenido o como ellos se hayan estado comportando con tu empresa se va a ver reflejado en la ficha del contacto de Clientify.
¿Qué empleados de tu empresa tienen acceso a la ficha de un contacto?
- Básico restringido. Solo ve la ficha de los contactos con los que esa persona está negociando; es el rol para evitar confusiones y roces entre vendedores.
- Básico. Da acceso a toda la base para que marketing, administración o logística reflejen también sus interacciones.
- Administrador. Acceso completo a la información de todos los contactos.
El CRM te permite definir los distintos perfiles que van a tener cada uno de tus empleados.
Si quieres evitar confusiones, problemas y peleas entre los distintos vendedores, les puedes asignar que sean usuarios “básico restringido”, donde sólo van a tener acceso a la ficha de los contactos con los que cada uno está negociando.
Y si necesitas que el resto de tus equipos de marketing, administración o logística ingresen a toda la información de tu base para poder también reflejar sus interacciones y entender que pasa con cada uno de ellos, les puedes asignar un usuario con rol “básico” o de “administrador”.
¿Qué información se ve en la primera columna de la ficha de un contacto?
En esta parte del CRM se va a ver reflejada toda la información que registró el contacto en su método de captación.
Estos campos que rellenó el lead/contacto van a variar según los datos que le pidas, pero en general refleja datos personales como nombre, apellido, teléfono, correo electrónico, país, ciudad, entre otros.
Además, te muestra el origen por donde ingresó el lead, quién es su propietario que es quien va a llevar la negociación, el estado en que se encuentra (lead frío, caliente, templado, perdido, cliente, etc.), qué cantidad de veces visitó tu sitio web y que páginas específicas, cuando lo visitó por primera y última vez y toda la información extra que tu empresa le haya solicitado completar, como por ejemplo cantidad de personas que viajan, destino, presupuesto, etc. l que te ayudará en el desarrollo de aplicaciones adaptadas a tus necesidades empresariales.
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¿Qué se concentra en la segunda columna de la ficha del contacto?
En esta columna se encuentra todo el historial que tuvo el lead con la empresa, desde que se creó como un contacto nuevo en el CRM Clientify.
En ésta se visualizan todas las interacciones que tuvo la empresa con el contacto a través de mails, llamadas telefónicas, reuniones presenciales y virtuales y todas las conversaciones que se tuvieron en el Inbox Clientify por los canales de WhatsApp, Facebook, Instagram y Live Chat.
Por otro lado, esta parte muestra todas las sesiones web que tuvo en tu sitio y el tiempo que estuvo navegando en cada una de tus páginas, los cambios de estado por los que pasó, la asignación de puntos de lead scoring, las campañas en las que se encuentra activo, archivos adjuntos, firmas digitales de documentación, tareas realizadas, entre otros.
Lo más importante es que este timeline te permite aplicar un filtro para visualizar únicamente lo que más te interese. De esta manera, si quieres ver lo último que hablaste con el lead, tienes la opción de filtrar únicamente por mensajes (de correo electrónico e Inbox) y notas, llamadas y reuniones.
Por otro lado, si tienes integrado tu CRM a tu tienda online, también vas a visualizar la información de sus compras o de sus carritos abandonados, como fecha, importe y producto o servicio.
¿Qué se visualiza en la última parte de la ficha del contacto?
Y ahora llegamos a la tercera columna de la ficha. Esta parte va a mostrarte qué etiquetas tiene asignadas el contacto, en qué etapa de la negociación de su oportunidad de venta se encuentra, de que automatizaciones forma parte, las audiencias de Facebook en la que está ingresado, los presupuestos que se le enviaron, los productos o servicios en los que está interesado, y muchas otras más.
Además, desde esta columna se puede editar la información del contacto, visualizar que otros contactos del CRM trabajan en su misma empresa, a qué listas pertenece y enviar mensajes directos de WhatsApp o la posibilidad de mandarle un mail, escribiendo desde cero o eligiendo una plantilla.
Por último y una de las opciones más importantes que tiene esta columna es la de generar actividades vinculadas al contacto.
Éstas son las que van a ayudar a tus equipos de trabajo a hacerle un verdadero seguimiento al lead, no solo para lograr vender ese producto o servicio por el cual se interesó, sino para ofrecer un servicio post venta acorde a lo que adquirió y así lograr que la empresa nunca deje de estar presente.
La ficha del contacto es una gran herramienta que te ayudará a entender a tu base de datos mediante la información que se integra de las acciones de tus distintos departamentos de marketing, ventas, comunicación, facturación, entre otros.
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