Migrar a Clientify desde otro CRM sin perder el histórico

Migrar a Clientify se hace en cinco pasos y en este orden concreto: crea primero en Clientify los campos personalizados que usabas en tu CRM actual, exporta tus datos en CSV, XLS o XLSX, importa las empresas, importa los contactos y, al final, importa las oportunidades enlazándolas por el correo del contacto. Después viene el paso que casi nadie da y que decide si la migración ha salido bien: cuadrar los recuentos antes de dar de baja la cuenta vieja.

Es viernes por la tarde. Alguien exporta seis mil contactos de su CRM de siempre, sube los archivos a Clientify, apaga el portátil y se va tranquilo. El lunes abre el embudo y las oportunidades están ahí, con su importe y su etapa, pero flotando: ninguna tiene contacto asociado. No apareció ningún aviso. Simplemente se importaron antes que las personas a las que tenían que engancharse, y ahora hay seiscientas fichas que reasignar a mano.

Esa migración no se rompió al exportar. Se rompió al importar, y es el tipo de rotura que no se ve hasta que ya has cancelado la herramienta anterior. Esta guía va de lo contrario, y vale vengas de donde vengas: HubSpot, Pipedrive, Zoho, monday o una hoja de cálculo. Si tu origen es Excel y no un CRM, el caso tiene trampas propias y las desglosamos en la guía de cómo migrar de Excel a un CRM.

¿Qué se lleva a Clientify y qué hay que rehacer?

La importación por archivo de Clientify cubre tres objetos: empresas, contactos y oportunidades. Con ellos viajan sus etiquetas, su propietario, sus campos personalizados y, en el caso de las oportunidades, el flujo, la etapa, el importe y el estado. Eso es bastante más de lo que la gente espera, y suele ser el 90% del valor de una base de datos comercial.

Lo que no viaja es todo lo que no es un registro: automatizaciones, plantillas de correo, informes y paneles. No existe un formato de intercambio entre CRM para eso, así que se rehace en destino. Suena a mala noticia y en la práctica no lo es tanto: la mitad de las automatizaciones que arrastra una cuenta con años llevan meses apagadas o duplicadas, y una migración es la única ocasión en la que alguien se sienta a revisarlas. Si además tu equipo vende por WhatsApp, es el momento de montar ese canal bien desde el principio en lugar de replicar el apaño anterior; lo comparamos en qué CRM conectar a WhatsApp.

Fíjate en la fila de campos personalizados, porque es la que más migraciones obliga a repetir. La documentación de Clientify es explícita: los campos personalizados que no existan hay que crearlos antes de importar, y si no existen, esas columnas se ignoran. No se detiene el proceso ni sale un aviso rojo. Simplemente entran los contactos sin ese dato, y te enteras dos semanas después cuando alguien pregunta dónde está el sector de cada cuenta.

¿Cómo se exporta desde tu CRM actual?

El principio es el mismo en todos: un archivo por objeto. No intentes sacar un único CSV con todo mezclado, porque después hay que separarlo igualmente.

Pipedrive. Entra en Contactos, en la vista de Personas, y abre el menú de los tres puntos. Ahí está la opción de exportar los resultados del filtro, que te deja sacar todos los contactos o solo los que tengas filtrados. Los dos formatos de archivo que ofrece son compatibles con Clientify, así que elige el que te resulte más cómodo de editar.

Zoho CRM. Ve al módulo de Contactos, selecciona los registros que quieras llevarte o marca todos, y usa la opción de exportar contactos del menú superior derecho. Un detalle que solo aparece con bases grandes: si superas los 200.000 contactos, hay que exportar en varias tandas que no pasen de ese límite.

HubSpot. La exportación se lanza desde la vista de lista del objeto, y lo importante es que solo salen las propiedades y las asociaciones que esa vista tiene configuradas. Si tu vista muestra ocho columnas, el archivo tendrá ocho columnas. Elige CSV cuando la base sea grande: según la documentación de exportación de HubSpot, el formato XLS se queda en 256 columnas y el XLSX en 16.384, y el enlace de descarga que envía por correo caduca a los treinta días.

Otros CRM y hojas de cálculo. Busca la exportación dentro de cada módulo, no en la configuración general. Si vienes de una hoja, la regla es una fila por registro y una columna por dato, sin celdas combinadas ni encabezados a dos alturas.

Antes de cerrar el origen, haz una limpieza que ahorra horas después: depura los duplicados ahí, donde tienes el historial delante para decidir cuál se queda, y elimina las columnas vacías. Es una de las recomendaciones que la propia documentación de migración de Clientify repite tanto en el caso de Pipedrive como en el de Zoho.

¿En qué orden se importa en Clientify?

Cuatro pasos, y el orden no es una preferencia estética: cada uno necesita que el anterior ya exista dentro de Clientify.

Primero los campos personalizados, que no se importan sino que se crean a mano en la configuración. Después las empresas, porque el nombre de la empresa es la referencia con la que luego se enganchan contactos y oportunidades. Luego los contactos. Y al final las oportunidades, con la columna del contacto rellena.

Ese último paso tiene una condición que conviene leer despacio, porque es exactamente lo que rompió la migración del viernes por la tarde: para relacionar las oportunidades con los contactos, esos contactos ya tienen que estar creados en Clientify. La importación no crea el contacto al vuelo. Si no lo encuentra, la oportunidad entra igual, pero huérfana.

La buena noticia es que tiene arreglo sin rehacer nada. Si ya has importado las oportunidades sin enlazar, ve a Ventas, entra en tus procesos de venta, cambia la vista a lista, selecciona las oportunidades con el checkbox y expórtalas. En ese archivo rellenas la columna del contacto con su correo, y lo vuelves a importar mapeando ese campo. La importación está disponible tanto desde el módulo de Contactos como desde el de Ventas, así que no tienes que salir de donde estás.

¿Cómo se prepara el archivo para que Clientify no descarte filas?

Aquí es donde se gana o se pierde la tarde. La importación de Clientify es tolerante con muchas cosas y muy estricta con nueve, y todas se arreglan en cinco minutos si las conoces de antemano.

Hay dos que merecen un párrafo aparte. La primera es el formato de celda: la documentación insiste en que todo vaya como Texto, aunque sea una fecha, un teléfono o un CIF. Es el mismo consejo que dan todos los CRM y el que más se ignora, porque Excel reformatea solo en cuanto tocas la columna. La segunda es que Clientify distingue mayúsculas y minúsculas. Un contacto creado en minúsculas no se reconoce si en el archivo de importación va en mayúsculas, y eso genera duplicados en vez de actualizaciones.

Precisamente para evitar duplicados, en el último paso de la importación eliges qué campos sirven para detectar contactos que ya existen: Nombre completo, Teléfono y Correo electrónico, uno solo o combinados. Y en esa misma pantalla decides si quieres crear registros nuevos, actualizar los existentes o las dos cosas, agrupar todo lo que entra en una lista y añadirle una etiqueta común. Esa etiqueta común, del tipo migracion-2026, es un truco barato: si algo sale torcido, tienes localizado en un clic todo lo que entró en esa tanda.

¿Qué pasa con el histórico de llamadas, correos y notas?

Seamos claros, porque es la pregunta que de verdad preocupa y merece una respuesta sin adornos: la importación por archivo cubre contactos, empresas y oportunidades. El historial de actividades no está en esa lista.

Eso no significa que se pierda, significa que hay que decidir qué haces con él antes de cancelar el CRM anterior, y hay tres salidas razonables. La primera, y la que elige casi todo el mundo cuando echa cuentas: exportar el historial completo, guardarlo en el Drive o el SharePoint de la empresa y conservar el CRM viejo en el plan más barato durante un trimestre, en modo consulta. Nadie abre una llamada de hace dos años, pero saber que está localizable quita el miedo a apretar el botón.

La segunda es resumir. Toma tus cuentas activas, que casi nunca son más de doscientas, y vuelca en el campo de notas del contacto en Clientify un párrafo con lo que hay que saber: en qué punto está la relación, quién decide, qué se le ofreció y qué objetó. Es trabajo manual, sí, y es infinitamente más útil que un volcado de cuatro mil correos que nadie va a leer.

La tercera, si tu volumen o tu caso lo justifica, es preguntar a soporte por las opciones de carga de actividades más allá del archivo. Es una conversación de diez minutos y evita que montes por tu cuenta algo que quizá ya está resuelto.

¿Cómo se verifica que no falta nada?

Sin números, la sensación de que “parece que está todo” no vale nada. Estos seis controles se hacen en menos de una hora y son la diferencia entre una migración cerrada y una bomba de relojería.

El muestreo de veinte fichas es el que más gente se salta y el que más cosas encuentra. Un informe te dice que hay 5.980 contactos; abrir veinte fichas a mano te dice que las tildes se ven bien, que los teléfonos conservan el prefijo, que las fechas no se han dado la vuelta y que el campo personalizado que llamabas “Sector” cayó donde tenía que caer.

¿Cuánto dura y cuándo conviene hacerla?

Para una base normal de pyme, de unos pocos miles de registros y con los datos en un estado razonable, la parte técnica se resuelve en una mañana. Lo que come el tiempo no es la importación, es la limpieza previa y la reconstrucción de automatizaciones e informes, que se lleva la mayor parte de los tres o cuatro días de trabajo real que suele costar el conjunto.

El momento lo marca la renovación de tu CRM actual: empieza entre seis y ocho semanas antes, nunca la semana de antes. Eso te deja margen para una ventana de convivencia, con los dos sistemas en marcha y el equipo trabajando ya solo en Clientify mientras el viejo queda en consulta. Y evita cerrarlo a final de mes o de trimestre, cuando el equipo comercial tiene la cabeza en cerrar y ninguna paciencia para aprender pantallas nuevas.

Si todavía estás decidiendo el destino y no solo el cómo, dos lecturas que te ahorran vueltas: la comparativa de alternativas a HubSpot y el desglose de cuánto cuesta un CRM de verdad, sumando implantación y usuarios. Y si ya lo tienes claro, mira qué necesitas de verdad en los planes de Clientify antes de mover el primer archivo.

Los cinco errores que obligan a repetir la migración

1. Importar sin haber creado antes los campos personalizados. Las columnas sin campo de destino se ignoran en silencio. Es la primera causa de tener que volver a empezar.
2. Dejar los teléfonos sin prefijo internacional. Sin el indicativo de país precedido del signo más, el teléfono no entra. Y un contacto comercial sin teléfono es medio contacto.
3. Mezclar formatos de fecha. Media hoja en DD/MM y media en MM/DD, o un formato distinto al que tienes en Datos regionales. El día 3 de abril y el 4 de marzo se parecen mucho hasta que llamas al cliente el día equivocado.
4. Importar las oportunidades antes que los contactos. El embudo se llena de fichas sin dueño y hay que reconstruir las asociaciones a mano.
5. Cancelar el CRM viejo antes de cuadrar los recuentos. Es el único de los cinco que no tiene arreglo. Los otros cuatro se corrigen con una reimportación; este no.

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