Supongamos que te dedicas a la venta B2B de café. Bueno…imagino que si ya vienes vendiendo tu café en una tienda online ya tienes algo de tráfico, conversaciones y gente interesada.
Pero ahora quiero hacerte algunas preguntas…¿qué haces con todos esos prospectos que te llegan?¿Quién les hace seguimiento? ¿Cuánto tardas en darles una respuesta? ¿Por dónde los consigues y por dónde los contactas? ¿Qué tipo de mensajes les envías?
Muchas preguntas…lo sé. Pero es que aquí es donde muchas empresas se atascan. Y ojo, no porque no sepan vender, sino porque no tienen un sistema que les asegure que cada prospecto recibe el mismo nivel de atención.
Pero lo bueno de todo esto, es que hoy en día existen CRMs como Clientify que te permiten dejar de gestionar a los interesados a mano y empezar a automatizar el seguimiento de prospectos, definiendo embudos y procesos claros, ordenados y escalables.
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¿Por qué el seguimiento manual te hace perder oportunidades?
Nunca digas nunca….pero la realidad es que, por experiencia te digo, si vendes café en el mercado B2B, es imposible cerrar una venta con una sola interacción.
Es que piensa: te entra un lead desde la web, otro desde una feria, alguien que te escribe por WhatsApp pidiendo información… respondes, envías una propuesta y sigues con las tareas del día a día.
Y es que ahora, que el prospecto ya tiene la información, va a buscar otros proveedores, comparar los precios, evaluar los volúmenes y tiempos de entrega.
Entonces: ¿qué pasó con ese presupuesto que enviaste hace una semana? ¿Sabes si lo han abierto? ¿Si lo han revisado internamente? ¿Y si quedó perdido entre los otros miles de correos? ¿Quién de tu equipo les está haciendo seguimiento?
Y bueno…es por culpa de ese seguimiento manual que empiezas a perder ventas sin darte cuenta. Piensa que cuando no existe un proceso claro de seguimiento, cada prospecto avanza o se frena por su cuenta, y ahí es donde tú pierdes visibilidad sobre en qué punto real está la oportunidad.
Y depender de la memoria, del tiempo y de la carga de trabajo del equipo es lo que hace que muchas oportunidades queden en pausa de manera indefinida, o peor, se terminen perdiendo frente a un competidor que sí supo estar presente en el momento justo.
Y ojo, que esto no es solo una sensación. Un estudio que se publicó en Harvard Business Review, del 2241 empresas que se estudiaron, el 23% nunca respondió a un lead generado por web, otro 24% tardó más de 24 horas en hacerlo…¿una locura no? Perder la mitad de las oportunidades por no tener un sistema de seguimiento bien claro.
Cómo automatizar el seguimiento de prospectos en una empresa B2B de café
Ojo! porque automatizar el seguimiento de prospectos no va de elegir un CRM que envíe más cantidad de mensajes. Va de tener una herramienta clara que te asegure que cada prospecto recibe atención, seguimiento y contexto, incluso cuando el equipo está a mil.
Y justamente, en ventas B2B de café, donde el cierre no suele ser inmediato, tener este proceso bien definido marca la diferencia entre oportunidades que avanzan y propuestas que se enfrían sin explicación.
Por eso, te dejo un paso a paso de como empezar a automatizar el seguimiento de prospectos y no dejar escapar ninguna oportunidad por falta de seguimiento.
Paso 1: Define un embudo de ventas que se pueda automatizar
Para arrancar, lo primero que debes preguntarte es: ¿cómo avanza una venta en tu negocio? Piensa que si no tienes un embudo bien definido, no puedes automatizar nada; ya que el sistema no sabe ni cuándo empezar, ni qué toca después.
Un ejemplo de embudo es:
- Ingresa un lead nuevo (feria, web, llamada, recomendación).
- Le envías algunas muestras o agendas una cata
- Propuesta comercial y presupuesto (precio por kg, condiciones de servicio, máquina, formación baristas)
- Negociación (ajustes de blend, volúmenes, financiación o cesión de maquinaria)
- Activación de cliente (primer pedido cerrado).
A la hora de definir este embudo piensa en el recorrido habitual de tus clientes: primero muestran interés, en general prueban el café, luego reciben tu propuesta, entran en negociación, y si todo va bien, se convierten en clientes.
Lo bueno de implementar un CRM como Clientify es que ese embudo se replica en la herramienta. Lo que te permite tener una visibilidad real de todas las oportunidades abiertas, saber cuántas propuestas hay enviadas, cuántas están en negociación y dónde se están quedando trabadas.
Además, cuenta con disparadores para que el seguimiento no dependa de alguien en particular y sí se active, automáticamente, cuando algo pasa.
Paso 2: Datos mínimos del lead para que exista una automatización
En Clientify, hemos podido comprobar que, si una automatización falla, es a causa de los datos que se tienen del prospecto.
Piensa que si los leads entran al CRM sin un contexto, los seguimientos van a resultar muy genéricos. Y en el mercado B2B, lo genérico se ignora.
Por eso necesitas definir un estándar mínimo de información antes de avanzar con una oportunidad…y no para complicar el proceso, sino para hacerlo más efectivo.
Pregúntate ¿qué necesitas saber sí o sí para tener una conversación relevante con ese prospecto?
Normalmente, en el mercado de café B2B, hay algunos datos que hacen la diferencia: Saber si el cliente es una cafetería o una oficina cambia por completo el volumen estimado, conocer su canal de contacto preferido te indica si tiene más sentido escribirle por email o por WhatsApp; y los productos de interés te permiten centrar la conversación en lo que de verdad le importa desde el primer contacto.
Con esos pocos datos, pero bien recogidos, el seguimiento deja de ser general y pasa a ser sumamente personalizado y contextualizado.
Paso 3: Email o WhatsApp: elige el canal según el tipo de cliente
Otro error común es pensar que todos los clientes quieren hablar por el mismo canal. Y no es así.
Hay decisores que prefieren el email porque necesitan reenviar la información, revisarla con calma o compararla internamente. Otros viven en WhatsApp y esperan una respuesta rápida y directa.
Y justamente, la clave no está en elegir el mejor canal, sino en elegir el canal correcto para cada tipo de cliente:
- Email para dar contexto:
En tiendas u oficinas más estructuradas, el email funciona mejor para explicar la propuesta, adjuntar información y mantener un seguimiento más formal. - WhatsApp y su agilidad:
En cafeterías independientes o negocios más operativos, WhatsApp suele ser el canal natural y acelera la conversación. Eso sí, debe estar integrado en el CRM para evitar desorden. - Todos los leads, dentro del CRM:
No importa…vengan de donde vengan, los leads deben entrar de manera automática al CRM, con el origen y los datos básicos definidos. Así, el sistema activa automáticamente los distintos tipos de secuencias en el canal adecuado.
Paso 4: Define una secuencia automática de seguimiento para cada etapa del embudo
Como ya mencionamos, cuando se implementa un CRM como Clientify, el seguimiento deja de ser improvisado y pasa a convertirse en un proceso que se cumple siempre.
Cada etapa del embudo necesita su propio ritmo, su propio mensaje y su propio objetivo. Y cuando defines esto de antemano, puedes automatizar gran parte del trabajo sin perder el trato humano.
- Cuando ingresa un nuevo lead, venga de donde venga, el objetivo no es vender. Es responder rápido, confirmar el interés y marcar el siguiente paso. Aquí el seguimiento automático sirve para que nadie se quede sin respuesta y para que el lead sienta que hay una empresa seria detrás; y no solo alguien contestando cuando puede.
- En la fase de muestras o cata, el seguimiento cambia por completo. Ya no se trata de presentarte, sino de acompañar la experiencia. En esta etapa puedes mandar recordatorios para el día y horario de la cata, pedir feedback y abrir una nueva conversación con preguntas que te ayuden a entender qué les gustó y qué no.
- A la hora de enviar la propuesta comercial o el presupuesto, el seguimiento se vuelve crítico. Son muchas variables las que el interesado tiene que mirar y es muy fácil que la propuesta se quede en el aire. Por eso, definir una secuencia automática en esta etapa te permite retomar la conversación sin parecer insistente, resolver dudas habituales y reforzar el valor de tu propuesta antes de que el interés se enfríe.
- Si llegaste a la etapa de negociación, entonces el seguimiento ya no va de insistir…pero sí deafinar algunos detalles. Y por eso, las automatizaciones no sustituyen al comercial, pero sí le dan soporte: recordatorios, tareas y mensajes base que aseguran que la conversación no quede colgada entre los ajustes.
- Y aunque el lead te haya confirmado y abonado su primer pedido, el seguimiento sigue siendo igual de importante. Automatizar esta etapa te permite acompañar el arranque, confirmar que todo está correcto, reforzar la relación y sentar las bases para que ese cliente no sea solo una venta puntual, sino una cuenta activa y recurrente.
La clave de todo este paso es entender que el seguimiento no es único, es progresivo.
Cada etapa del embudo tiene un objetivo distinto y, cuando defines una secuencia automática para cada una, el CRM deja de ser un simple registro de contactos y se convierte en la herramienta que hace avanzar tus ventas sin depender de la memoria del equipo.
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Buenas prácticas para vender café en el mercado B2B
Como ya dijimos al principio, automatizar no significa mandar más mensajes. Significa enviar mensajes más personalizados y en el momento adecuado.
Y en ventas B2B de café, vender mejor pasa por:
- Habla del negocio del cliente:
La calidad de tu café importa, obvio…pero también el coste por taza, la rotación, la experiencia del consumidor y el servicio postventa. Cuando el seguimiento se centra en estos temas, el cliente siente que lo entiendes y siempre responde. - Adapta el mensaje según el tipo de cliente:
No es lo mismo vender a una cafetería que a una oficina. Acá cambian las prioridades, el lenguaje y los argumentos. Pero lo bueno es que no necesitas rehacer todo el proceso: con un CRM bien configurado, este ajuste se puede automatizar sin esfuerzo extra. - Mide el seguimiento para mejorar resultados:
Recuerda, sin datos no hay mejora. Analizar la tasa de respuesta, el tiempo hasta el cierre o cuántas propuestas avanzan te permite optimizar las secuencias y demostrar que el proceso realmente funciona.
Conclusión
Viste…cuando todo este proceso se encuentra dentro de un único CRM, el cambio sí se puede ver.
Con Clientify tienes un pipeline súper claro, datos bien definidos y segmentados, automatizaciones que se activan solas, canales de comunicación centralizados y mucho más. De esta manera tus equipos tienen visibilidad completa para así saber qué hacer y cuándo hacerlo.
Entonces recuerda, si tu empresa vende café en el sector B2B y sientes que muchas oportunidades se quedan por el camino, la solución no es generar más leads. Es asegurarte de que ninguno se pierda.
Y por eso, aprovecha la prueba gratis de Clientify y empieza a automatizar el seguimiento de prospectos desde este mismo momento.
