Con los años, la transformación digital ha llegado a todas las empresas, desde las más chicas hasta las más grandes.
Dejar de tener todo en papel a tenerlo guardado en un ordenador, fue un desafío; y uno de los cambios más grandes que tuvieron las compañías, especialmente las que se dedicaban a trabajar con casos legales.
Hoy en día, ya muchos despachos de abogados trabajan con herramientas como un CRM donde van creando cada uno de los casos, dejando reflejadas todas las interacciones que tienen con su cliente y cada avance que dan en la justicia.
Por otro lado, las funcionalidades de algunos CRM, además de ayudarlos a tener su trabajo más ordenado, les permiten gestionar de la mejor manera a toda su base de contactos y clientes… pero, ¿sabes qué funcionalidad es imprescindible para esto?
Respuesta corta: las automatizaciones. Son la funcionalidad que permite a un despacho captar contactos sin duplicarlos, asignar cada caso al abogado especialista, generar las tareas de seguimiento y enviar las comunicaciones —correo o WhatsApp— sin que nadie tenga que acordarse de hacerlo.
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Las automatizaciones, el mejor amigo del abogado
| Proceso del despacho | Qué hace la automatización del CRM |
|---|---|
| Captación de interesados | Formularios, landings, chatbots y pop ups vuelcan el contacto al CRM; si el teléfono o el correo ya existen, actualiza la ficha en vez de duplicarla. |
| Reparto de casos | La etiqueta del área elegida en el formulario asigna el contacto al abogado especialista y le crea la tarea de llamada. |
| Seguimiento del interesado | Tras la llamada, el envío de información sobre temas, presupuesto y plazos; y un segundo correo si a los 4 días no ha abierto el primero. |
| Alta del cliente que contrata | Al detectar el pago del presupuesto: correo de agradecimiento, derivación a administración y WhatsApp pidiendo los datos de facturación. |
| Comunicaciones segmentadas | Envíos masivos a segmentos —por ejemplo, quienes no contrataron por precio— y tarea al comercial si abren el correo pero no pulsan el enlace. |
| Recordatorios de documentación | WhatsApp automático a los clientes que tienen documentación pendiente de presentar. |
Los flujos de acciones automáticas que ofrece un CRM como Clientify son los que ayudan, a los equipos de trabajo de los despachos legales, en varias de sus tareas diarias, como las de captación de nuevos contactos, seguimiento de clientes con casos activos, personalizando las comunicaciones, agilizando y mejorando la atención de sus clientes, entre otros.
¿Cómo automatizar la captación de nuevos interesados?
Clientify es un CRM que te permite crear desde cero y de manera completamente personalizada tus propios métodos de captación, definiendo los datos que les quieres pedir a los contactos, que para tu empresa son importantes y que además te ayuden a entender en cuál de tus servicios está interesada esa persona y por qué llego a tu despacho.
Estos formularios, landings, chatbots y pop ups los diseñas en Clientify y luego los vinculas a tu sitio web o a las campañas que lances en redes sociales.
De esta manera, cuando una persona interesada en los servicios que ofreces te deja su información en el formulario de contacto de tu web o en una landing, esta se traspasa de manera automática al CRM generándote un contacto nuevo en tu base de datos.
Pero, en el caso que el CRM detecte por su teléfono o correo electrónico que esa persona ya está registrada en tu base de contactos, en vez de generarse una ficha nueva y por duplicado, Clientify se encarga de actualizar la información de esa persona, según lo que completó esta vez en el método de captación.
¿Quieres automatizar el seguimiento con los contactos nuevos y con tus clientes?
Es muy común que los asesores y abogados no estén todo el día sentados en tu oficina frente a un ordenador; y al estar tanto tiempo en la calle pendiente de los casos, es muy probable que se olviden de hacer los primeros llamados a aquellos interesados, o de enviar los mails con novedades del expediente.
Así funciona, paso a paso:
- El interesado deja sus datos y elige el área. Al marcar «derecho familiar» en el formulario, el CRM le asigna automáticamente la etiqueta del servicio que le interesa.
- El caso se asigna solo. El contacto pasa al abogado especialista en derecho familiar y se le genera una tarea automática para llamarlo y conocer el caso.
- Tras la llamada, información a medida. El asesor añade una etiqueta más concreta y el CRM envía los temas a tratar, el presupuesto y el plazo estimado de resolución.
- Reintento automático a los 4 días. Si la persona no abrió el correo, el CRM le manda otro preguntando si sigue interesada o prefiere una reunión.
- Y si contrata, alta automática. Al detectar el pago: correo de agradecimiento, derivación a administración y WhatsApp pidiendo los datos de facturación.
Cuando una persona nueva te deja su información en el formulario y selecciona que está interesado en el área de “derecho familiar”, el CRM automáticamente le asigna al contacto una etiqueta que refleja en que servicio está interesado.
Este contacto se le asigna de manera automática al abogado especialista en derecho familiar y se le genera una tarea, también automática, para que no se olvide de llamarlo y, de manera telefónica, pueda presentarse e indagar más en su caso.
Una vez que el asesor legal realizó la llamada, le puede asignar de manera manual otra etiqueta al contacto que refleja específicamente en qué tipo de servicio de familia estaba interesado, para que el CRM le envié automáticamente la información sobre los temas a tratar en el caso, el presupuesto, el tiempo que puede durar en resolverse, entre otros.
Como es muy probable que el abogado esté con varios casos a la vez, Clientify, va a hacer un seguimiento automático de este contacto y si detecta que a los 4 días la persona no abrió el mail, le envía otro correo electrónico consultando si sigue interesado en sus servicios y si prefiere hacer una reunión para analizar este tema de manera personal.
También puedes hacer un seguimiento automatizado de aquellos contactos que finalmente decidieron contratar tus servicios.
Al poder integrar Clientify con distintas herramientas de pago, cuando le envíes tu presupuesto con su enlace para pagar, el CRM detecta cuando el cliente abonó.
En estos casos, puedes definir que se le envíe automáticamente un correo para agradecerle por confiar tu en asesoría legal, derivarle el contacto, de manera automática, a la persona del área de administración y enviarle un WhatsApp automático donde se le va a pedir los datos para poder generarle la factura.
¿Cómo puedes personalizar las comunicaciones automáticas?
Como Clientify es un CRM que te unifica toda la información, en cada ficha del cliente puedes encontrar campos, oportunidades, etiquetas, notas, interacciones, etc que reflejan intereses, necesidades, expectativas, reclamos, entre otros.
Con todos estos datos y como explicamos en uno de nuestros post, puedes segmentar tu base de contactos para enviar comunicaciones y mensajes completamente personalizados.
Vamos con algunos ejemplos:
A todas las personas que no te compraron porque tus servicios de asesoría eran muy caros, las puedes agrupar en un segmento y enviarles un correo electrónico masivo indicando que, por ser fin de año, estás haciendo un descuento en tu asesoría anual.
Y, si estos contactos abren tu correo, pero no seleccionan el link donde explicas el detalle de tu precio promocional, el CRM le va a generar una tarea al comercial para que los llame y les consulte si siguen interesados en contratar un servicio legal.
En el caso que tus clientes tengan que enviarle documentación antes de navidad, Clientify le envía un mensaje de WhatsApp automático recordándoles que tienen información pendiente que presentar.
Si quieres aprender qué otras posibilidades de automatización tiene Clientify, regístrate en nuestra academia y haz este curso.
Como has visto en todos estos ejemplos, las automatizaciones eliminan una gran parte de los procesos repetitivos y manuales que tienen las empresas.
De esta manera, todas aquellas tareas que no son prioridad y que muchas veces los equipos de trabajo no tienen tiempo o se olvidan de hacer, las pueden automatizar, permitiéndoles enfocarse en aquellos casos más complejos, que requieren una interacción personalizada y rápida con el contacto o cliente, logrando así brindar una excelente atención.
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