La comunicación en tu centro educativo no tiene por qué ser un caos, estar desorganizada o depender de mensajes manuales.
Pero si todavía usas un sistema donde el WhatsApp lo responde una persona, los correos los envía otra y los mensajes por redes sociales quedan “para cuando haya tiempo”, te estás perdiendo la oportunidad de conseguir nuevas matrículas.
Despreocúpate, que automatizar la comunicación no es dejar de lado el trato humano; es asegurarte de que todos los mensajes se respondan y que cada uno de éstos llegue a la persona adecuada, en el momento justo y por el canal correcto.
Y para eso, necesitas una metodología que te haga escalar, y aquí la tenemos…
Centraliza todos tus canales de comunicación
La dispersión de mensajes es uno de los mayores problemas en colegios, academias y universidades.
Cuando un alumno escribe por la web, su mensaje termina en un Excel; si lo hace por WhatsApp, queda en el móvil de un profesor; y si llega por correo, se pierde en la bandeja de entrada.
Este caos ralentiza la respuesta y provoca que algunos interesados nunca reciban contestación o que varios miembros del equipo respondan lo mismo sin coordinación.
Con Clientify, una plataforma CRM para educación, todo eso cambia gracias a su Inbox, una bandeja de entrada unificada que concentra y organiza, de forma automática, todos los mensajes en un mismo lugar.
Una bandeja de entrada única para todos tus canales
El Inbox de Clientify conecta y agrupa mensajes de email, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram y Live Chat. Así, sin importar el canal, cada conversación aparece en un solo panel. Esto evita duplicaciones, pérdidas de información y asegura un control absoluto de las interacciones.
Acceso a la información clave de cada contacto
Además de centralizar mensajes, el Inbox muestra datos valiosos: i
- Información personal
- Historial de interacciones
- Cursos de interés
- Oportunidades de compra
- Tareas pendientes.
Todo lo que necesitas para dar una respuesta rápida y contextualizada está a un clic.
Asigna conversaciones al responsable adecuado
La coordinación entre equipos deja de ser un dolor de cabeza.
Desde el Inbox, puedes asignar cada conversación a la persona correcta, ya sea el área de admisiones, el profesor de un curso o el equipo administrativo, asegurando que cada contacto reciba la atención adecuada y en el momento oportuno.
Al unificar la comunicación, evitas que los alumnos queden sin respuesta o que reciban información contradictoria.
Con todo bajo control, tu centro educativo gana en eficiencia, profesionalismo y confianza, algo fundamental para captar nuevas matrículas.
Segmenta tu base de datos y personaliza la comunicación con Clientify
Entiendo que si tienes toda tu base de datos dispersa, termines enviando el mismo mensaje a todos tus contactos. Pero este es un error muy grande que estoy segura que te está costando muy caro.
Clientify, además de centralizar las comunicaciones, centraliza cada interacción, información, comportamiento, interés, etc. de tus contactos.
De esta manera, tienes la posibilidad de segmentarlos y hablarle a cada persona en función de quién es y qué necesita, en lugar de enviar un mensaje genérico que no conecta con nadie.
Identifica padres, alumnos y exalumnos fácilmente
Con Clientify puedes clasificar a tus contactos según su rol en la institución.
Saber si estás hablando con un padre interesado, un alumno activo o un exalumno que ya terminó un curso es clave para adaptar el tono y el contenido del mensaje.
Por ejemplo: a los padres puedes enviarles recordatorios de inscripción, mientras que a los exalumnos puedes ofrecerles un programa avanzado o una beca especial.
Envía mensajes personalizados según intereses y cursos
No todos tus estudiantes tienen las mismas necesidades. Algunos buscan cursos introductorios, otros programas avanzados o incluso nuevas certificaciones.
Con la segmentación de Clientify, puedes filtrar por intereses, historial académico o número de cursos realizados y enviar un mensaje realmente relevante. Así, un alumno que mostró interés en idiomas recibirá información de inglés avanzado, mientras que otro que completó un curso de marketing recibirá propuestas de especialización.
Mejora la captación de matrículas con segmentación avanzada
La segmentación a parte de mejorar la comunicación, también impacta directamente en las matrículas. Cuando envías el mensaje correcto a la persona indicada, aumentas la probabilidad de que dé el siguiente paso: pedir más información, reservar una plaza o inscribirse.
Esto significa que, en lugar de perder oportunidades por mensajes genéricos, conviertes cada interacción en una oportunidad real de inscripción y mejoras la eficiencia de tu equipo comercial.
Y lo bueno es que con toda esta información ya estás listo para empezar a diseñar comunicaciones que se adapten a cada perfil, personalizando el mensaje con el nombre del contacto, curso de interés y otros campos que ya tengas guardados en el CRM.
Automatiza la comunicación sin perder el toque humano
Automatizar no es robotizar. Cuando lo haces con una plataforma como Clientify, que te da control, flexibilidad y personalización, en realidad lo que estás logrando es ganar tiempo sin perder el trato cercano que caracteriza a tu academia.
Al tener todo unificado y poder diseñar tus comunicaciones, los mensajes se envían de forma automática como si los hubiera escrito alguien de tu equipo, aunque en realidad estén de vacaciones, en clase o cerrando nuevas inscripciones.
Clientify te permite crear flujos automáticos adaptados al comportamiento, segmento o interacción de cada lead. Eso significa que cada persona recibe el mensaje que necesita, justo en el momento indicado.
Mensajes de bienvenida y agradecimiento
Cuando un interesado completa un formulario o te escribe por redes sociales, Clientify responde de inmediato con un mensaje personalizado de bienvenida.
Este mensaje puede incluir un agradecimiento por el interés, datos clave del curso consultado y un primer contacto cálido que genera confianza desde el minuto uno.
Recordatorios de inscripción y renovaciones
¿Tienes alumnos a punto de terminar un curso? Con Clientify puedes configurar recordatorios automáticos en el canal que prefieras (email o WhatsApp).
Así, reciben una invitación a renovar la matrícula, pasar a un nivel avanzado o aprovechar una oferta especial. Esto evita que los alumnos se enfríen y asegura un flujo constante de inscripciones.
Cuando un estudiante completa un programa, Clientify lo celebra automáticamente con un mensaje de felicitación y reconocimiento.
Además, puedes adjuntar el certificado de finalización, recomendar próximos cursos e invitar a dejar una reseña.
De esta forma, refuerzas la relación con el alumno y aumentas las posibilidades de que vuelva a inscribirse.
Seguimiento de pagos y documentos pendientes
Automatizar no es robotizar.
Y justamente, cuando lo haces con una plataforma como Clientify, que te da control, flexibilidad y personalización, lo que realmente estás haciendo es ganar tiempo, pero sin perder ese toque humano que caracteriza a tu academia.
Como ya dijimos anteriormente, al tener todo unificado y al poder diseñar cada empresa sus comunicaciones, los mensajes se envían automáticamente pareciendo que los escribe una persona, cuando en realidad tu equipo está de vacaciones, dando una clase o cerrando nuevas inscripciones.
Clientify tiene la funcionalidad perfecta para crear distintos flujos de acciones automáticas, para que según el comportamiento, segmento o la interacción que haya tenido el lead con tu centro, se envíen de manera automática distintas comunicaciones:
Te recomiendo que te sumes al curso gratis de experto en automatizaciones que lanzamos especialmente sobre este tema y así veas lo fácil que es implementar flujos automáticos en tu día a día, sin necesidad de ser un experto.
Aprende cómo funciona la IA en los chatbots
La IA está transformando los procesos operativos en educación, haciendo posible automatizar tareas como evaluaciones, reportes y comunicaciones. Fuente: Opensistemas
La atención inmediata es clave, pero en la realidad del día a día uno no siempre está 100% disponible para contestar. Por eso existe una herramienta como Clientify que te permite usar su IA para diseñar chatbots.
Arranquemos por el principio… ¿sabes cómo funciona la inteligencia artificial en un chatbot?
Éste utiliza el PLN (procesamiento del lenguaje natural) y lo que hace es entender lo que la persona escribe para así generar respuestas automáticas y coherentes, pero con un tono humano.
Ojo, que aunque esto suene súper difícil y técnico, lo bueno de Clientify es que te da la posibilidad de diseñar este chatbot sin necesidad de ser un experto en informática.
Para que veas lo simple que es, te dejo el video del Webinar que hicimos donde explicamos el paso a paso de cómo crearlo.
Procesamiento de lenguaje natural (PLN)
El PLN es la base de la inteligencia artificial aplicada a chatbots. Gracias a él, el sistema puede comprender lo que la persona escribe y dar una respuesta adaptada al contexto. No se trata de respuestas rígidas, sino de interacciones que parecen hechas por una persona real, manteniendo siempre un tono cercano.
Preguntas frecuentes y captación de leads
Un chatbot de Clientify no solo responde dudas comunes sobre horarios, precios o requisitos de inscripción, también puede capturar datos de los interesados y registrarlos directamente en el CRM. Así, además de atender consultas básicas, se convierte en un aliado para la captación y cualificación de leads.
Escalado al equipo humano cuando es necesario
¿Y si la conversación se complica? No pasa nada. El chatbot deriva automáticamente la interacción al responsable adecuado, sin perder el contexto de lo que ya se habló. Esto significa que tu equipo puede continuar la conversación desde el Inbox de Clientify, con todo el historial visible, asegurando continuidad y una atención profesional.
Preguntas frecuentes sobre automatizar la comunicación en centros educativos
1. ¿Qué beneficios tiene automatizar la comunicación en un centro educativo?
Automatizar la comunicación te permite ahorrar tiempo, reducir errores humanos y dar respuestas inmediatas a estudiantes, padres y exalumnos. Con un CRM como Clientify, centralizas todos los mensajes y evitas que se pierdan consultas o se respondan dos veces. Además, mejoras la experiencia de los alumnos y aumentas las probabilidades de captar más matrículas.
2. ¿Cómo ayuda un CRM a captar más matrículas en colegios o academias?
Un CRM educativo como Clientify organiza toda la información de tus leads y alumnos en un mismo lugar. Esto te permite dar seguimiento personalizado, enviar recordatorios automáticos de inscripción y segmentar campañas según intereses o cursos. Al hablarle a cada persona con el mensaje adecuado, aumentas la conversión de interesados en nuevas matrículas.
3. ¿Es posible mantener la personalización al usar automatizaciones?
Sí. Automatizar no significa enviar mensajes genéricos. Con Clientify puedes crear flujos que incluyen el nombre del contacto, su curso de interés, fechas de inicio o cualquier dato relevante. Esto asegura que cada comunicación sea única y personalizada, pero sin que tu equipo tenga que redactar manualmente cada mensaje.
4. ¿Qué diferencia a Clientify de otras plataformas para academias y universidades?
Clientify combina en una sola herramienta lo que en otras necesitas gestionar con varias: CRM, email marketing, WhatsApp, redes sociales, landing pages y chatbots con IA. Todo se conecta en el Inbox unificado, lo que garantiza que no pierdas conversaciones y puedas atender cada contacto de manera ordenada y profesional.
5. ¿Cómo funciona la integración de WhatsApp en Clientify?
Clientify tiene integración nativa con WhatsApp Business API. Esto significa que puedes enviar mensajes masivos segmentados, responder consultas desde el Inbox y activar recordatorios automáticos de pagos o renovaciones. Al estar conectado al CRM, cada conversación queda registrada y vinculada al historial del alumno o interesado.
6. ¿Necesito conocimientos técnicos para configurar un chatbot en Clientify?
No. La ventaja de Clientify es que te permite diseñar chatbots de manera intuitiva, con un editor visual y plantillas predefinidas. Puedes enseñar al bot a responder preguntas frecuentes, captar datos y derivar conversaciones al equipo humano cuando haga falta. Todo esto sin necesidad de programar o tener experiencia técnica.
7. ¿Se puede medir el impacto de la automatización en inscripciones y matrículas?
Claro. Con los paneles de Clientify puedes ver cuántos leads entran, qué campañas generan más inscripciones y el rendimiento de cada automatización. Esto te ayuda a tomar decisiones con datos reales: invertir más en lo que funciona y ajustar lo que no, mejorando así tu estrategia de captación de alumnos.
Aquí lo importante es que le des la mayor cantidad de información posible sobre tu negocio, para así el sistema (solo) pueda entender lo que el interesado está consultando y de una respuesta completa, asertiva, personalizada y rápida.
Además, tienes que nutrir al bot de manera que responda preguntas frecuentes como horarios, precios, requisitos de inscripción, pero que también sea capaz de capturar leads, los cualifique y así los derive automáticamente al CRM.
¿Y si la conversación se complica y el chatbot no está preparado para dar respuesta? No pasa nada, el bot deriva la conversación al responsable adecuado para que éste la siga directamente desde el Inbox sin perder el contexto.
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