¿Cuántas horas le dedicas a preparar una propuesta comercial que el prospecto va a leer en dos minutos? Claro… si es que la lee.
Seamos honestos: armar una propuesta comercial es uno de los procesos más repetitivos, lentos y genéricos dentro de una negociación. Copiar y pegar, cambiar datos, ajustar precios, revisar que no se haya quedado el nombre de otro cliente… y cruzar los dedos para que no se envíe con un error.
Pasos que hacen que el equipo comercial pierda tiempo valioso que podría estar usando para vender. De hecho, McKinsey detectó que los equipos comerciales dedicaban apenas el35% de su jornada a vender activamente, porque el resto del tiempo se lo llevan tareas internas, administrativas y preparación de materiales.
Pero la buena noticia es que hoy ya no hace falta trabajar así. Con solo implementar un CRM que te permita diseñar propuestas comerciales con IA, puedes generar documentos personalizados en minutos, adaptados al perfil del cliente, con estructura profesional y sin errores manuales.
La inteligencia artificial analiza la información y te ayuda a crear una propuesta clara, atractiva y enfocada en cerrar la venta.
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Ideas clave:
- Por qué las propuestas tradicionales están frenando tu ciclo de ventas
- Qué diferencia hay entre una propuesta comercial y un presupuesto (y cómo gestionarlos en Clientify)
- Qué puede hacer la IA dentro de tus propuestas y qué sigue dependiendo de ti
- Cómo crear una propuesta comercial con IA en Clientify
- Cómo automatizar el seguimiento y cerrar con firma electrónica sin salir del CRM
Entonces otra vez te consulto…¿cuánto tiempo le dedicas a una propuesta que nadie lee?
Imagínate un lunes por la mañana: tienes tres prospectos activos, dos de ellos esperando la propuesta desde la semana pasada y uno con el que tuviste una reunión buenísima el jueves y que hay que aprovechar antes de que se enfríe.
Abres el ordenador, buscas la última propuesta que enviaste, empiezas a cambiar el nombre del cliente, el logo de su empresa, algún párrafo de contexto… y cuando te quieres dar cuenta son las doce del mediodía y solo tienes una propuesta lista…una.
Ahí está…por eso los equipos de ventas pierden oportunidades que no deberían perder. No por falta de talento ni porque no conocen el producto. Sino porque el proceso de crear una propuesta desde cero es lento, repetitivo y consume un tiempo que debería estar dedicado a vender.
Y además, por experiencia te digo, aunque no lo creas, éste es otro problema: las propuestas son genéricas.
Y sí, aunque le cambies el nombre, el cliente nota que le estás mandando un documento que ya enviaste decenas de veces. Y eso tiene un coste directo en credibilidad.
Y entonces…¿Qué pasa cuando, además de llegar tarde, llegas con algo genérico? Simple: pierdes relevancia, pierdes impacto… y muy probablemente, pierdas la venta.
Propuesta comercial vs. presupuesto
Antes de arrancar a hablar sobre la IA, quiero aclarar algo que genera mucha confusión en los equipos de ventas y que, si lo tienes claro, te va a hacer mucho más fácil estructurar tu proceso.
Una propuesta comercial es un documento que argumenta, que convence. Habla del problema del cliente, de cómo tu producto o servicio encaja con sus necesidades específicas, de los beneficios que va a obtener y de por qué tú eres la mejor opción frente a la competencia. Es narrativa, es estratégica y tiene que generar emoción además de lógica.
En cambio, un presupuesto, es un documento que cierra. Es donde se especifica detalladamente: qué incluye el servicio, cuánto cuesta, en qué condiciones, con qué plazos de pago. El presupuesto asume que el prospecto ya está convencido, que quiere avanzar y ahora necesita los números sobre la mesa.
La propuesta convence. El presupuesto cierra. Son dos momentos distintos del ciclo de ventas y, por eso, merecen herramientas distintas.
¿Cómo se gestionan las propuestas y los presupuestos en Clientify?
Implementar un CRM que no solo te permita gestionar todo el proceso de ventas, sino también crear propuestas y presupuestos de forma ágil y automatizada, es clave.
Y, Clientify, por ejemplo, tiene ambas funcionalidades.
Por un lado, su módulo de presupuestos te permite generar, personalizar y enviar presupuestos directamente desde el CRM, utilizando automáticamente los datos del contacto y de tus productos o servicios.
Así no tienes que exportar a Word ni copiar datos de una hoja de cálculo… y encima te evitas el riesgo de enviar una versión desactualizada o con errores.
Y por otro lado, para la parte más estratégica, tienes la posibilidad de diseñar propuestas comerciales con inteligencia artificial. De esta manera, su agente IA te ayuda a construir el contenido de tu propuesta dándole un toque más profesional y adaptando sus textos a las necesidades del cliente.
Y lo mejor de tener a ambos integrados en el mismo CRM es que no hay versiones perdidas en el correo, ni documentos firmados que no sabes dónde están. Todo queda centralizado, organizado y vinculado a cada contacto para que tus equipos puedan acceder al historial completo en segundos.
¿Qué hace la IA dentro de tus propuestas comerciales?
A ver, la IA no es magia. No va a escribir sola una propuesta desde cero ni va a conocer al cliente mejor que tú. Pero sí puede ahorrarte una cantidad considerable de tiempo en algo que consume mucho: conseguir que el texto suene bien, suene profesional y suene a ti.
Dentro de Clientify, una vez que ya tienes el contenido base escrito, puedes hacer varias cosas:
- Mejorar ortografía y gramática, para que no aparezca ningún error en un documento que representa a tu empresa.
- Resumir el texto de un párrafo que está demasiado largo, si crees que el cliente va a perder el hilo.
- Hacerlo más amigable o más formal, según el perfil del prospecto. No es lo mismo escribirle a un director financiero de una empresa industrial que a un fundador de una startup.
- Expandirlo, cuando tienes una idea bien expresada pero necesitas desarrollarla mejor para que el argumento sea más sólido.
- Reformularlo, si el texto cumple su función pero quieres explorar una forma de decirlo que enganche más.
Pero ojo…el papel del vendedor sigue siendo clave. Porque obvio, la IA mejora lo que ya escribiste, pero no lo inventa de cero.
Tú sigues siendo quien entiende al cliente, quién sabe qué argumento va a resonar y quién decide el tono adecuado para cada situación.
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¿Cómo crear una propuesta comercial con IA?
Te dejo una guía por si quieres aprender el paso a paso de como crear una propuesta desde Clientify.
Pero antes de arrancar, quiero comentarte varias cosas:
El secreto de una buena propuesta comercial con IA no está en la herramienta. Está en la calidad de lo que tú escribes. Y ahí es donde un CRM, unificado como Clientify, cambia todo.
Antes de escribir:
Antes de empezar a escribir tu propuesta, asegúrate de que la ficha del contacto de Clientify tenga todo lo relevante: sector y tamaño de su empresa, las conversaciones previas, los problemas que haya mencionado, las objeciones que ha planteado y en qué fase del proceso está.
Cuanto más contexto tengas ahí cargado, más fácil va a ser que el texto que escribas sea específico y no genérico.
Escribe el contenido base y deja que la IA lo afine:
Ten en cuenta que el flujo de creación en Clientify funciona así: tú construyes la estructura de la propuesta con sus secciones y bloques de texto, escribes el contenido de cada uno con tus propias palabras y luego activas la IA bloque por bloque para mejorarlo.
Supongamos que escribiste el párrafo de introducción explicando el problema de tu lead, pero sientes que no termina de sonar convincente. Seleccionas el bloque, activas la IA y le pides que lo haga más persuasivo o que adapte el tono a un perfil más ejecutivo. En segundos tienes una versión mejorada que puedes aplicar o seguir ajustando.
Revisa el conjunto antes de emitir:
Una vez tienes todos los bloques trabajados, lee la propuesta entera como si fueras el cliente. ¿El hilo narrativo tiene coherencia? ¿El tono es consistente de principio a fin? ¿Hay algún párrafo que todavía suene demasiado estándar y merece otro pase de IA?
Lo bueno es que este paso no debería llevarte más de 15 o 20 minutos. Y cuando estés conforme con el resultado, tienes la posibilidad de enviarla directamente desde Clientify.
De esta manera, todo queda registrado en el mismo lugar: la creación, el envío, la respuesta y el estado de la oportunidad.
Guía de como crear propuestas comerciales con IA
Paso 1: Crea una nueva propuesta comercial
Para empezar a diseñar una nueva propuesta comercial, tienes que ingresar al módulo de Ventas, ir a la funcionalidad de PROPUESTAS COMERCIALES CON IA. y seleccionar “CREAR PROPUESTA”.
En Clientify te damos dos alternativas:
Por un lado puedes elegir crear tu propuesta desde cero con una hoja en blanco o elegir la opción de crearla utilizando una plantilla preexistente.
Lo importante de esto es que en Clientify te ofrecemos varias opciones de plantillas que se adaptan a distintos tipos de negocio y las puedes personalizar completamente, desde el estilo hasta el contenido.
Paso 2: Configura tu propuesta
Indica el nombre de tu propuesta, a que usuario de tu empresa se le asignará y la fecha tope que tiene el contacto para mantener las condiciones que le darás.
Uno de los pasos más importantes que tienes que hacer es seleccionar el tipo de moneda en la que quieres enviar la propuesta, ya que a la hora de elegir los productos o servicios (en los siguientes pasos), el sistema únicamente te habilitará los que estén creados con esa misma moneda.
¿Esta propuesta está vinculada a un contacto, empresa u oportunidad? En el momento que asocies el dato correcto a ésta, habilitas la opción de pasar automáticamente la oportunidad a ganada siempre y cuando el cliente abone a través del enlace de pago que le envíes.
Pero ten en cuenta que para ésto, tienes que configurar previamente un método de pago en tu cuenta de Clientify.
Paso 3: Utiliza la IA de Clientify para mejorar tu propuesta comercial
¡Ahora sí! Tienes que terminar de definir tu diseño.
En esta parte tienes la posibilidad de editar cualquier elemento:
- Colores
- Imágenes
- Introducción
- Textos
- Botones (llamados a la acción)
- Etiquetas de combinación (los campos que se utilizan para personalizar la propuesta, como nombre del contacto, empresa donde trabaja, etc.)
- Terminos y condiciones
- Entre otros.
En cuanto a los textos, tienes disponible la funcionalidad de inteligencia artificial la cual te ayudará a mejorar tu escritura para hacerla más informal, formal, más larga, más breve o mismo replantearla y que te genere un texto nuevo desde cero.
Otro de los pasos importantes que debes hacer para terminar de crear tu propuesta, es añadir «paquetes». Lo bueno de este paso es que te permite agregar varios productos o servicios que al cliente le interesen, evitando la necesidad de crear distintas propuestas comerciales.
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Lo que debes tener en cuenta es que, tanto selecciones productos o servicios que ya tengas cargados en Clientify o que lo generes en ese mismo momento desde cero, si o si deben coincidir con la moneda que hayas elegido previamente en la configuración de la propuesta.
Paso 4: Guarda, envía y convierte
Una vez que tengas tu propuesta lista, tienes que definir cuál es tu próximo paso:
- Guardarla como borrador para seguir editándola más tarde.
- Visualizarla antes de enviarla para verificar que no haya errores.
- Enviarla directamente desde Clientify por email.
- Compartirla a través de un enlace.
- Cambiar su estado a “enviada”.
Paso 5: Haz seguimiento a cada una de tus propuestas
En la página principal de la funcionalidad de PROPUESTAS COMERCIALES tendrás disponible cada una de éstas y podrás ver el contacto que se le vinculó, la fecha de vencimiento, el estado de cada una, para así entender en qué situación están y poder definir los próximos seguimientos.
El seguimiento automatizado: donde se cierra la venta de verdad
¿Sabes qué pasa con la mayoría de las propuestas enviadas? Que nadie hace seguimiento.
Y lo peor es que la mayoría de las ventas requieren entre cuatro y seis puntos de contacto para cerrar.
Cómo automatizar el seguimiento de una propuesta desde Clientify
Como dijimos antes, como Clientify los gestiona de forma diferente, vamos a distinguir dos momentos del proceso comercial:
Cuando envías un presupuesto desde Clientify, el sistema sí te permite hacer seguimiento automático del estado del documento: sabes cuándo el cliente lo abrió, si lo aceptó, si lo rechazó o si ya está pagado.
En cambio, para las propuestas comerciales, el flujo de seguimiento funciona de otra manera. Y la clave está en las etiquetas.
Cuando envías una propuesta y etiquetas al contacto como «propuesta enviada», puedes activar un flujo automático en Clientify para que el sistema genere distintas tareas para el vendedor en los días siguientes: una llamada de seguimiento a los dos días, enviar un email recordatorio al quinto y, si no hay respuesta al séptimo día, mandar un mensaje de WhatsApp.
Firma electrónica integrada
Uff, nada mejor que cuando el cliente dice que sí. Pero ojo porque este momento es súper frágil: si entre el sí y la firma pasan dos días de emails con PDFs y revisiones, el cierre se puede enfriar.
Por eso, lo importante de tener un CRM como Clientify con firma electrónica integrada es que te permite enviar el documento en segundos, con validez legal y sin salir de la plataforma. Así, el cliente puedefirmar en el momento, desde su móvil, y todo queda registrado automáticamente en la ficha del contacto.
Ejemplos de propuestas comerciales por sector
Educación y formación:
Desde Clientify creas plantillas con ayuda de la IA para que tus propuestas comerciales, además de incluir la información del curso, detallen todos los beneficios extra que ofrece tu academia. Así no tienes que trabajar extra cada vez que quieras enviar una propuesta.
Industria y manufactura
Estoy segura que esta funcionalidad va a agilizar muchísimo la generación y el envío de los presupuestos que te solicitan los clientes mayoristas.
Lo bueno es que, a éstos, además de mostrar los precios y tasas, les agregas información detallada de cada producto, para así reforzarle al interesado que está a punto de comprar el mejor producto del mercado en esa categoría.
Comercio electrónico
Aunque las ventas de tu tienda online suelen ser automáticas, vas a poder diseñar una oferta comercial sumamente personalizada para aquellos pedidos especiales. Deja que la IA lo haga por ti.
Informática y software
La IA de esta herramienta te será de gran ayuda a la hora de que quieras enviar una propuesta comercial a aquellos contactos que no son tan tecnológicos y que necesiten, además de los precios, que les detalles de manera simple cómo funcionan tus servicios.
Agencias de marketing
No creas que las propuestas comerciales solo sirven para mostrar los precios.
Con la IA de Clientify vas a poder diseñarlas de manera llamativa e incluyendo un detalle de los resultados que obtendrá el cliente siempre y cuando contrate el servicio de marketing que estás cotizando.
Agencias de viajes
No sabes las horas que te ahorraras enviando las propuestas comerciales de tus paquetes turísticos desde Clientify.
Cuando llegue el momento de enviar una cotización, ya tendrás toda la información e imágenes incluidas en la propuesta y solo faltará que incluyas los precios.
Salud y belleza
Usa esta funcionalidad para mostrarle al paciente que su próxima sesión está al alcance de sus manos, ofreciéndole un descuento para que no le ponga un freno a su tratamiento médico.
Servicios profesionales
En esta propuesta comercial, los miembros de tu consultora van a poder incluir su experiencia profesional,
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una propuesta comercial y un presupuesto?
La propuesta convence y el presupuesto cierra. La propuesta habla del problema del cliente, de cómo tu solución encaja con sus necesidades y de por qué eres la mejor opción. El presupuesto llega después, cuando el prospecto ya quiere avanzar y necesita ver los números, condiciones y plazos sobre la mesa.
Son dos momentos distintos del ciclo de ventas y por eso merecen documentos distintos.
¿La IA escribe la propuesta comercial desde cero?
No, y eso es importante tenerlo bien claro. En Clientify, la IA actúa sobre el texto que tú ya escribiste: lo mejora, lo adapta al tono que necesitas, lo resume si está muy largo o lo expande si falta argumentación.
El contenido, el conocimiento del cliente y la estrategia los pones tú. La IA lo afina.
¿Cómo evito que una propuesta enviada quede en el olvido?
Ese es exactamente el problema que resuelven las automatizaciones de Clientify. En lugar de depender de que el vendedor se acuerde de hacer seguimiento, el sistema lo gestiona solo: genera tareas automáticas en los días posteriores al envío para que nadie caiga en el silencio.
El prospecto recibe el contacto en el momento adecuado y ninguna oportunidad se pierde por falta de seguimiento.
¿Es necesario un CRM para crear propuestas comerciales con IA?
No es obligatorio, pero sí marca una diferencia enorme. Cuando la IA tiene acceso a la ficha del prospecto con todo su historial, sus conversaciones previas y sus objeciones, el resultado es mucho más específico y relevante que si escribes sin contexto.
Además, tener la propuesta, el presupuesto, el seguimiento y la firma en el mismo sistema evita versiones perdidas, errores y tiempo desperdiciado saltando entre herramientas.
Conclusión
Te aseguro que si todavía estás creando propuestas comerciales a mano, desde cero y sin automatizar el seguimiento… estás perdiendo muchas oportunidades. No porque seas mal vendedor, sino porque el proceso te lleva una gran cantidad de tiempo que deberías estar dedicando a vender.
Y ojo, la IA no va a hacer el trabajo por ti…pero sí va a hacer que el trabajo que hagas sea mejor, más rápido y más consistente.
Y si encima lo tienes integrado en un CRM que centraliza el contexto del cliente, automatiza los seguimientos y te permite cerrar con firma electrónica sin salir de la plataforma, el resultado es un proceso de ventas mucho más fluido, profesional y efectivo.
Aprovecha la prueba gratis de Clientify, fíjate cómo funciona la IA en las propuestas comerciales y de paso envía un par para que tus clientes las firmen electrónicamente.
