¿Cuántos posibles alumnos pierdes por no contestarles?
En plena campaña de matrícula te llegan consultas por WhatsApp, redes, anuncios y el formulario de tu web, a cualquier hora. Es normal no tener capacidad para atender todo, pero hay una solución.
Aquí la tienes.
+50.000 usuarios en 25 países · 4,4 en Capterra
Domingo, 22:14, y tu bandeja de admisiones sigue atendiendo. Cada consulta llega con su curso de interés, de dónde viene y quién del equipo la lleva.
Cuando un centro educativo llega a Clientify, casi siempre cuenta lo mismo
¿Te reconoces?
La campaña de matrícula trae cientos de interesados y muchos se quedan sin seguimiento
Los anuncios funcionan. El problema viene después: los interesados se acumulan, el equipo no llega a contestar a todos a mano y, cuando alguien les escribe, ya se han inscrito en otro centro.
El WhatsApp está repartido en varios móviles
Un número por asesor o por sede, o uno solo que alguien reenvía a mano a cada área. Unos tienen demasiados interesados y otros casi ninguno.
Te escriben de noche y en fin de semana
Justo cuando las familias y los futuros alumnos tienen tiempo de mirar cursos. Y a esa hora no hay nadie en admisiones.
Contestas las mismas preguntas todo el día
Edades, sedes, horarios, modalidad, cuándo empieza el curso. Siempre lo mismo, siempre a mano, mientras otras consultas esperan.
Los contactos de los anuncios se reparten a mano
Alguien los copia y los asigna uno a uno. Y si un interesado cambia de asesor, el nuevo no ve lo que se habló antes y empieza de cero.
Hojas de cálculo, herramientas sueltas y ninguna forma de saber qué campaña te trae matrículas
Los interesados en una hoja compartida, los informes en otra, las conversaciones en el móvil. El equipo no apunta el seguimiento, no hay métricas fiables y miles de contactos antiguos se quedan sin volver a recibir noticias tuyas.
Resumen REAL de lo que más se repite en nuestras conversaciones con academias, escuelas de negocio, colegios y centros de formación.
Una herramienta para gestionar todos tus clientes y contactos
Desde la primera consulta hasta la matrícula, todo pasa en un sitio y todo el equipo lo ve.
Y deja de pagar por muchas sueltas, paga por solo una desde 39 €/$ al mes.
Vamos a ver caso a caso cómo te ayudamos
Un número de WhatsApp para todo tu equipo de admisiones
Conecta tu número de WhatsApp Business por la API oficial a la bandeja de Clientify. Ahí llegan también Instagram, Facebook, el email y el chat de tu web, y cada asesor contesta desde su propio usuario, sin usar su móvil personal.
- Varios asesores y sedes atienden la misma línea
- Cada asesor ve toda la conversación anterior
- Las conversaciones se quedan en el centro aunque cambie el equipo
Un Agente IA que responde y agenda cuando tu equipo no está
Contesta al momento con la información que tú le das: edades, sedes, horarios, modalidades y fechas de inicio. Después hace las preguntas que decidas, como el curso de interés o el nivel, y ofrece huecos del calendario para la clase de prueba, la visita al centro o la entrevista.
- Respuestas basadas en la información de tu centro
- Es sencillísimo de crear, en solo 1 minuto está operativo
- Pasa la conversación a una persona cuando hace falta
Cada interesado tiene un responsable desde el primer minuto
Los contactos de tus anuncios de Facebook e Instagram y de los formularios de tu web entran solos en Clientify, con su origen y el curso que les interesa. Las conversaciones se reparten entre tus asesores de forma automática: por turnos o según las reglas que tú pongas.
- Reparto equilibrado entre los asesores disponibles
- Aviso al asesor en cuanto le llega un interesado
- Ves qué conversaciones siguen abiertas y quién las lleva
Anuncio de Facebook · Máster en marketing
Cada curso o convocatoria, con su propio proceso hasta la matrícula
Crea un proceso de ventas por programa, por convocatoria o por tipo de interesado, por ejemplo familias y alumnos adultos, con las etapas que usáis de verdad: interesado, prueba o entrevista, reserva de plaza, matriculado. Con campos y etiquetas guardas curso, sede, modalidad y nivel, y filtras en segundos.
- Un proceso por programa, convocatoria o sede
- Familias y alumnos adultos, cada uno en su embudo
- Filtra por curso, modalidad, sede u origen
Interesado
Prueba de nivel
Reserva de plaza
Matriculado
Seguimiento automático para que nadie se enfríe antes de matricularse
Con las automatizaciones, Clientify envía un WhatsApp de plantilla o un email cuando toca, recuerda la clase de prueba el día antes y crea una tarea para que el asesor llame. Y con las campañas de email y WhatsApp vuelves a escribir a quien no se matriculó cuando abres la siguiente convocatoria.
- Recordatorios de pruebas, visitas y cierres de plazo
- Tareas de llamada para el asesor responsable
- Campañas a tu base, segmentada por curso o etiqueta
Todo el historial en la ficha y las matrículas por origen, a la vista
Mensajes, emails, llamadas, notas y tareas quedan en la ficha de cada interesado, sin que nadie tenga que pasarlo a una hoja. Con los paneles ves cuántos interesados avanzan en cada etapa, qué hace cada asesor y de qué anuncio o canal salen tus matrículas.
- Historial completo en la ficha del interesado
- Origen de cada contacto y de cada matrícula
- Paneles por curso, convocatoria y asesor
Embudo de matrícula Todos los cursos
Matrículas por origen
Pruébalo con tu equipo antes de la próxima campaña de matrícula
Crea tu cuenta, conecta tus canales y mira cómo funciona con tus interesados reales.
Centros educativos que ya trabajan así
En plena campaña de matrícula cada asesora llevaba el WhatsApp en su móvil y nunca sabíamos a quién se había contestado. Ahora todo entra en la misma bandeja y cada interesado tiene a alguien que lo lleva de principio a fin.
Me pasaba el día contestando lo mismo: edades, horarios, precios. Y de noche, imposible. Ahora el Agente IA lo resuelve a cualquier hora y el lunes ya tenemos las clases de prueba en el calendario.
Invertíamos en anuncios sin saber cuáles nos traían alumnos. Ahora vemos qué campaña acaba en matrícula, y a quien no se inscribió le volvemos a escribir cuando abrimos la siguiente convocatoria.
Lo que nos preguntáis antes de empezar
¿Sustituye a mi programa de gestión académica o a mi aula virtual?
No. Clientify es el CRM de captación: te ayuda a atender a cada interesado, hacerle seguimiento y llevarlo hasta la matrícula. Las notas, la asistencia, el aula virtual y el cobro de matrículas y cuotas los sigues llevando con tus herramientas. Clientify se conecta con tus herramientas por API; cuéntanos cuál usas y te decimos qué opciones hay antes de que empieces.
¿Puedo conectar el número de WhatsApp que ya usamos?
Sí, Clientify usa la API oficial de WhatsApp Business, y todo tu equipo atiende desde ese mismo número. Antes de conectarlo te explicamos qué requisitos tiene que cumplir el número, y si hoy tenéis varias líneas, podéis decidir cuáles unificar.
¿Hay costes además de la suscripción?
Algunos sí dependen del uso. Los mensajes que envías por la API oficial de WhatsApp tienen el coste que fija Meta, y el Agente IA funciona con créditos. Te lo explicamos con detalle para que sepas qué vas a pagar antes de decidir.
Hoy lo tenemos todo en hojas de cálculo. ¿Podemos pasarlo?
Sí. Puedes importar tus contactos desde un archivo de hoja de cálculo y ordenarlos con campos y etiquetas, por ejemplo curso de interés, sede o convocatoria. A partir de ahí, los nuevos interesados entran solos desde tus formularios, anuncios y canales.
Tenemos colegio y formación para adultos, o varias sedes. ¿Sirve para todo?
Sí. Puedes crear un proceso de ventas para cada tipo de interesado, programa o sede, con sus propias etapas, y repartir las conversaciones a los asesores de cada uno.
¿Mi equipo lo va a usar? Nos da miedo que no registren nada.
Las conversaciones, las citas que agenda el Agente IA y los cambios de etapa quedan guardados solos en la ficha, así que el registro no depende de que alguien lo apunte después. Puedes empezar por tu cuenta con las guías paso a paso del centro de ayuda, y si prefieres que acompañemos a tu equipo, cuéntanoslo y te explicamos las opciones.
Que al próximo interesado en tus cursos acabes llamándolo Alumno
Conecta tu WhatsApp, invita a tu equipo de admisiones y comprueba cómo trabaja tu centro con todo en un solo sitio.
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