El proceso de ventas de un centro educativo se diseña como un embudo de siete etapas —contacto interesado, cualificado, reunión agendada, no asiste reunión, toma de decisión, pendiente de pago y ganada— con una acción automática asociada a cada paso. Así el comercial sabe qué hacer con cada lead según dónde está, y tú puedes evaluar tanto el trabajo del equipo como si tu captación y tu nurturing traen alumnos.
Como para cualquier academia, el equipo comercial es una de las patas más importantes de la mesa.
Tener un departamento de ventas organizado y con un proceso bien definido, te ayudará, no solo a evaluar el trabajo de tus comerciales, sino a entender si tus métodos de captación y nurturing están siendo los adecuados para conseguir más alumnos.
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Mira todo lo que puedes hacer con Clientify para optimizar tu embudo de ventas:
- Contacto interesado: entra el lead y el comercial recibe la tarea de llamarle.
- Contacto cualificado: la llamada confirma qué curso quiere y en qué plazo.
- Reunión agendada: el interesado elige hueco en tu página de agendamiento.
- No asiste reunión: si no se presenta, se le manda el calendario para reagendar.
- Toma de decisión: seguimiento cercano y personalizado para no dejarlo enfriar.
- Pendiente de pago: enlace de pago por correo o presupuesto.
- Ganada: pago comprobado y traspaso a administración para facturar y matricular.
¿Cómo entran los contactos en el embudo de tu centro educativo?
La primera etapa de esta funnel es cuando obtienes los datos de una persona. Al poder integrar Clientify con tus anuncios en RRSS, sitio web y tienda online, todos los datos de las personas que se registren en tus formularios, chatbots, popups o landings se van a traspasar de manera automática al CRM generando un contacto nuevo.
Por un lado, puedes definir que, si el contacto ingresa por un formulario de Facebook Leads o por una landing vinculada a un anuncio en particular, puedes generar automáticamente una oportunidad de venta como “contacto interesado” para que el comercial ya arranque con su proceso de negociación.
Como en los centros educativos entran cientos de contactos por día, desde Clientify puedes diseñar un proceso automático de lead nurturing para que, dependiendo por qué canal haya llegado el contacto y a medida que éste vaya interactuando con tu contenido, se le asigne un puntaje para saber en qué estado se encuentra.
Dependiendo qué páginas de tu web visite, si abre o se desuscribe de tus campañas de correo, este contacto puede ir pasando por los estados de lead frío y templado.
Una vez que el interesado haya interactuado de tal manera que llegue al estado de lead caliente, al contacto se le genera de manera automática la oportunidad de venta en la primera etapa de tu funnel como “contacto interesado”.
No te pierdas el post donde explicamos bien en detalle cómo funciona el lead nurturing de Clientify.
¿Cómo cualificar al interesado en la primera llamada?
Una vez que el contacto ya se encuentra en la primera etapa de tu embudo, con las automatizaciones de Clientify puedes asignar una tarea automática al comercial para que contacte al lead vía telefónica.
Con este llamado, el vendedor puede indagar de la manera correcta que cursos y clases son las que verdaderamente le interesan, qué posibilidades de compra hay, en qué período de tiempo cree que puede cerrar la venta, entre otros.
Esta etapa de cualificación es una de las más importantes para que el vendedor entienda, que plan de acción activar con este prospecto.
De “contacto interesado”, el vendedor puede pasar al lead a la etapa de “contacto cualificado” y una vez que termina su llamada, le puede mandar un mail con toda la información del curso del que hablaron previamente y un link para agendar una reunión.
¿Cómo agendar la reunión con el interesado?
Al poder crear tu propia página de agendamiento desde Clientify, el lead, con el enlace que le envió el vendedor, tiene la posibilidad de agendar una cita exclusiva para ver dudas específicas.
Si el contacto agenda, le llegará un mail al vendedor avisándole sobre el día y horario que el lead eligió para que el comercial pase la oportunidad de venta a “reunión agendada”.
Además, el módulo de reuniones de Clientify te permite generar recordatorios automáticos para enviar antes de la reunión y así poder confirmar la asistencia del lead.
Si el contacto no se presenta a la reunión, el vendedor tiene que mover la oportunidad a la etapa “no asiste reunión” y al moverla a ésta, se le puede enviar automáticamente un mail al lead con el calendario de reuniones para que reagende.
¿Qué hace el comercial en la etapa de toma de decisión?
En el caso que el lead sí se presente a la reunión y dependiendo que se haya hablado en ésta, el vendedor tiene la posibilidad de pasar al contacto a la siguiente etapa: “toma de decisión”.
Lo importante de esta etapa es que el comercial esté cerca del contacto y que los seguimientos los haga de manera personalizada y a los pocos días para no dejar enfriar al lead.
¿Cómo cerrar el pago y pasar el alumno a matriculación?
Una vez que el contacto ya te confirmó que decidió comprar el curso, le puedes enviar un enlace de pago para que haga la compra y pasar su oportunidad de venta a la etapa llamada “pendiente de pago”.
A través de la integración que tiene Clientify con Stripe y Paypal, puedes generar el link de pago y enviárselo por correo o a través de un presupuesto.
En el caso que le envíes el presupuesto con el enlace de pago, puedes recibir una notificación automática por correo, cuando el contacto haya pagado.
Si el comercial le envía el enlace de pago vía mail, el vendedor se debe generar una tarea de seguimiento para verificar que haya abonado.
Por último, una vez que hayas comprobado que el pago ingresó correctamente, puedes pasar al contacto a la etapa más deseada de tu funnel de ventas, etapa “ganada”.
Al entrar a esta etapa, a través de las automatizaciones se le puede generar al contacto una etiqueta y una nueva oportunidad que se derive al área de administración y así ese departamento empiece con sus procesos de facturación y matriculación.
Ten en cuenta que tus vendedores pueden seguir el paso a paso de tu funnel, o dependiendo las interacciones y respuestas que tengan del contacto, pueden ir saltándose etapas del proceso de venta.
Por otro lado, todos los vendedores del equipo comercial pueden asignarse tareas manuales para hacer el seguimiento y la negociación con lead, además de las actividades que Clientify puede generar de manera automática por cada vez que se pasa al contacto de etapa en etapa.
¿Qué te llevas para diseñar el proceso de ventas de tu academia?
| Etapa del embudo | Cuándo pasa el contacto a esta etapa | Qué se dispara desde Clientify |
|---|---|---|
| Contacto interesado | Deja sus datos en un formulario, chatbot, popup o landing, o llega a lead caliente por puntuación | Se crea el contacto y la oportunidad de venta, y una tarea automática al comercial para llamarle |
| Contacto cualificado | El comercial indaga por teléfono qué cursos le interesan y su plazo de compra | Correo con la información del curso y un enlace para agendar reunión |
| Reunión agendada | El interesado elige día y hora en la página de agendamiento | Aviso por correo al vendedor y recordatorios automáticos antes de la reunión |
| No asiste reunión | El contacto no se presenta y el vendedor mueve la oportunidad | Correo automático con el calendario para que reagende |
| Toma de decisión | La reunión se celebra y el interesado valora la compra | Seguimientos personalizados a los pocos días para no dejar enfriar al lead |
| Pendiente de pago | El contacto confirma que compra el curso | Enlace de pago por Stripe o PayPal, en correo o presupuesto, y notificación al cobrar |
| Ganada | Se comprueba que el pago ha entrado | Etiqueta al contacto y nueva oportunidad para administración, que arranca facturación y matriculación |
Diseñar un proceso de ventas es fundamental para ayudar a los comerciales, a que enfoquen sus fuerzas de la manera adecuada, a la etapa en la que el lead se encuentra. Personaliza tu embudo de ventas con la prueba gratis de Clientify y ayuda a tu equipo comercial con sus tareas de seguimiento para seguir consiguiendo cada vez más alumnos.
