A la hora de elegir el CRM adecuado para tu empresa, es esencial seguir una serie de pasos clave que te ayudarán a tomar una decisión informada. Si quieres tomar la decisión correcta sin margen de error, aquí te presentamos una guía para el proceso de selección de CRM o como nos gusta llamarlo, tu match perfecto:
Define los requisitos y alcance
Comienza por documentar los requisitos de todas las partes interesadas en la adopción del CRM, así como de los usuarios finales. ¿A qué me refiero con esto?
- Definir los Requisitos: significa identificar y listar de manera específica las funciones y características que necesitas que el CRM tenga para satisfacer las necesidades de tu empresa. Estos requisitos pueden variar según la industria, el tamaño de la empresa y los objetivos comerciales.
- Definir el Alcance: cuán amplio o limitado será el uso del CRM en tu organización. Esto implica establecer cuáles serán los departamentos o equipos que utilizarán el CRM, cómo se integrará con otros sistemas y procesos empresariales existentes, y hasta dónde se extenderá su influencia en las operaciones comerciales.
Evalúa las necesidades del cliente
Realiza una encuesta de experiencia del cliente para comprender mejor las necesidades reales de tu audiencia.
Evaluar las necesidades del cliente implica un análisis profundo y continuo de lo que tus clientes esperan y requieren de tu empresa. Esto te permitirá tomar decisiones informadas sobre cómo configurar y utilizar tu CRM para mejorar la satisfacción del cliente y fortalecer las relaciones comerciales.
Si no te queda del todo claro, reflexiona sobre tu empresa y crea una checklist con herramientas que necesitas para cumplir con los deseos del cliente, ¿hablamos de email y whatsapp únicamente? ¿Incluye reuniones grupales? ¿O una gestión omnicanal de las RRSS para atenderles rápido? ¿Tiene el CRM que estás ojeando todo esto? Perfecto.
Auditoría de sistemas actuales
Lleva a cabo una auditoría de tus sistemas existentes y realiza un análisis de los requisitos de datos. Organiza y clasifica la información para identificar problemas y necesidades globales.
Estudia tus carencias o necesidades actuales para poder visualizar todo lo que deseas optimizar o conseguir, si por ejemplo tienes una herramienta de email marketing pero no te ofrece un test A/B o una analítica intuitiva, este será un punto a tener en cuenta a la hora de incluir este nuevo software.
Prioriza los requisitos
Prioriza los requisitos que serán fundamentales para la preselección de proveedores a través de entrevistas grupales y talleres. Utiliza esta información para crear un documento de alcance del proyecto de CRM.
Supongamos que eres una agencia de marketing digital y estás buscando un CRM para mejorar la gestión de tus clientes y campañas. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo podrías priorizar los requisitos:
- Gestión de Clientes y Prospectos.
- Automatización de Marketing.
- Generación de Informes y Analíticas.
- Integraciones con Herramientas de Marketing.
- Gestión de Proyectos.
- Soporte al Cliente.
- Escalabilidad.
Crea un sistema de clasificación de proveedores
Establece criterios fundamentales que se alineen con tus necesidades tecnológicas y crea un sistema de clasificación de proveedores. En el contexto de esta elección, me refiero a la necesidad de establecer un método o criterios específicos para evaluar y calificar a los diferentes CRM que estás considerando. Esto te ayudará a tomar una decisión fundamentada sobre cuál proveedor es el más adecuado para tu empresa.
Digamos que el punto anterior era establecer tus prioridades y ahora una tabla de puntuación en las que todos tengan igualdad de condiciones y sea una decisión objetiva.
Investiga los proveedores
Investiga en línea, solicita demos gratuitas y recopila información sobre las plataformas. Asegúrate de mantener a los especialistas de cada CRM informados sobre tus necesidades y preferencias a medida que avanzas en la selección.
Sin compromiso pero con claridad.
Toma una prueba del producto
Si es posible, considera una «prueba de concepto» o DEMO donde el proveedor implementa una solución CRM limitada con tus datos comerciales. Presta atención a la preparación y limpieza de datos, familiarízate con la herramienta y si cumple con tus expectativas, confírmalo con tu equipo y eleva tu gestión de clientes y aumenta tus ventas.
Selección y contratación
Llega a un acuerdo claro con el proveedor elegido sobre licencias, costos, almacenamiento y otros detalles importantes. Calcula tu presupuesto teniendo en cuenta los costos proyectados desde la implementación hasta el mantenimiento.
Otros aspectos clave en la elección del CRM
- Facilidad de implementación: Busca una solución que se pueda implementar de manera rápida y sencilla con una interrupción mínima.
- Costo del CRM: Asegúrate de que la solución se ajuste a tu presupuesto y ofrezca un retorno de inversión adecuado.
- Potencial de crecimiento: Elige un software escalable que pueda adaptarse a las cambiantes necesidades de tu negocio y clientes.
- Completo pero no excesivamente complejo: Busca una solución que ofrezca funcionalidad integral sin complicar su uso para los usuarios finales.
- Integración con sistemas Actuales: Considera cómo el CRM se integrará con otros sistemas y aplicaciones que utilizas.
- Facilidad de uso: Asegúrate de que sea intuitivo y beneficioso para los empleados.
- Reputación del proveedor: Investiga la reputación y experiencia del proveedor en proyectos similares.
- Soporte y servicios adicionales: Evalúa la asistencia y servicios adicionales que el proveedor puede ofrecer durante la implementación y más allá.
Seleccionar el CRM adecuado es crucial para el éxito de tu empresa, por lo que es importante seguir un proceso meticuloso y considerar estos aspectos clave en tu elección.
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