I prodotti che si contendono un istituto scolastico fanno pagare in quattro modi diversi, ed è per questo che i confronti non tornano mai. Per utente al mese: Zoho e Pipedrive da €14, HubSpot da €20, Clientify €39 con un utente incluso. Per fascia di studenti più moduli: Classe365, US$100 al mese fino a 100 studenti. Per utente su una tariffa che potrebbe non essere la tua: Salesforce Education Cloud, €87, prezzo per enti senza scopo di lucro. E senza alcun prezzo pubblicato: Classlife, Alexia, Additio e Clickedu.
Perché i confronti tra CRM per la formazione non tornano mai?
Chi ha chiesto un preventivo a cinque fornitori per il reparto ammissioni conosce la scena. Arrivano cinque proposte, le apri una accanto all’altra e non c’è modo di metterle sullo stesso foglio di calcolo. Una parla di utenti, un’altra di studenti, un’altra di moduli, e la quarta non dà nessun numero.
Non è malafede commerciale. Il settore vende quattro prodotti diversi sotto la stessa etichetta, e ognuno fa pagare in base a quello che gli conviene misurare. Un CRM generalista fa pagare per la persona seduta davanti allo schermo, perché il suo costo cresce con il team. Una piattaforma per la formazione fa pagare per studente, perché il suo costo cresce con l’archivio accademico. E chi vende ai grandi istituti non pubblica nessuna tariffa, perché il suo prezzo si negozia.
C’è poi una variabile che negli altri settori non esiste e qui decide quasi tutto: chi userà lo strumento. In un istituto piccolo, le ammissioni sono due persone che coprono anche la segreteria. In uno medio ci sono un team ammissioni, qualcuno del marketing e un responsabile che guarda i numeri. In uno grande lo stesso sistema viene toccato da orientatori, coordinatori di corso e amministrazione. L’unità di fatturazione che ti conviene dipende direttamente da questo, perché pagare per utente è economico con tre persone e caro con venti, e pagare per studente funziona al contrario.
Per questo il confronto parte dall’unità di fatturazione e non dai prodotti. Leggi prima quella tabella e il resto dell’articolo si spiega da solo. Leggilo al contrario e qualsiasi classifica sembrerà rigorosa senza esserlo.
| Come si paga | Esempi e prezzo di ingresso | Che cosa include | Che cosa lascia fuori |
|---|---|---|---|
| Per utente, al mese | Zoho CRM 14 € · Pipedrive 14 € · HubSpot 20 € di listino · Clientify 39 € con un utente e 15 € per ogni utente aggiuntivo | Il CRM completo per il team che lo usa: raccolta contatti, follow-up e ammissioni | Il fascicolo accademico. Nessuno dei quattro è un SIS |
| Per fascia di studenti, più moduli | Classe365 100 US$/mese per 1-100 studenti, con fasce fino a «1000+ studenti» | I moduli core di gestione dell’istituto, senza un tetto pubblicato di utenti | Il modulo ammissioni si paga a parte: 75 US$/mese e fino a 2.000 invii di moduli |
| Per utente, ma su una tariffa che potrebbe non essere la tua | Salesforce Education Cloud 87 € Enterprise · 145 € Unlimited · 375 € per entrambe le edizioni Agentforce 1 | La piattaforma completa e, su Unlimited, il Premier Success Customer Support | Quei prezzi sono tariffe per enti senza scopo di lucro. Un istituto commerciale non compra a quella tariffa, e nessuna scheda si acquista da sola |
| Senza prezzo pubblicato | Classlife: «Richiedi il prezzo» nei suoi tre piani | Non c’è modo di saperlo senza parlare con un commerciale | Qualsiasi possibilità di confrontarlo con gli altri prima della demo |
La conseguenza pratica è scomoda: non esiste una classifica onesta di questi sette strumenti. Per ordinarli dal migliore al peggiore bisognerebbe confrontarli su una metrica comune, e quella metrica comune non esiste quando quattro di loro non fanno pagare per la stessa cosa. Quello che si può fare, ed è quello che fa questo articolo, è fissare uno scenario, dire da dove viene ogni cifra e mettere in chiaro dove il confronto smette di essere possibile.
Nella terza riga c’è un dettaglio che merita una sezione a parte, perché è la trappola più ripetuta del settore.
I prezzi pubblicati da Salesforce Education Cloud sono tariffe per enti senza scopo di lucro. Lo dice la sua stessa pagina, parola per parola: These cards reflect nonprofit pricing. For-profit institutions, please view this pricing guide and connect with your Account Executive for more information.
La pagina non pubblica quanto paga un istituto commerciale, quindi nemmeno qui viene detto. Quello che pubblica è il resto delle condizioni: Usage restrictions apply. These editions require an annual contract.
Contratto annuale obbligatorio e restrizioni d’uso, con l’avvertenza che la pagina è informativa e soggetta a modifiche.
Se arrivi da un reparto ammissioni gestito con fogli di calcolo e posta elettronica, il salto che stai valutando è più grande di un cambio di strumento, e vale la pena guardarlo anche da quella prospettiva: ne parliamo nelle alternative reali al lavorare in Excel.
Di che cosa ha bisogno davvero un istituto scolastico: un CRM o una piattaforma di gestione?
Questa domanda si risolve in fretta e fa risparmiare diverse demo. Un CRM serve per raccogliere contatti e iscrivere: raccoglie le richieste di informazioni, conserva lo storico di ogni potenziale studente, automatizza il follow-up e aiuta a chiudere l’iscrizione. Un SIS, che è il nome della piattaforma di gestione accademica, serve per quello che viene dopo: fascicoli, voti, certificati, orari, presenze e il rapporto con la famiglia durante l’anno scolastico.
| CRM di raccolta contatti e ammissioni | Sistema informativo studenti (SIS) | |
|---|---|---|
| Di chi parla | Del potenziale studente che non si è ancora iscritto | Dello studente che è già dentro |
| Che cosa conserva | Origine del contatto, conversazioni, follow-up, stato della domanda | Fascicoli, voti, certificati, orari, presenze |
| Quando si usa di più | Durante il picco di iscrizioni | Tutto l’anno |
| Esempi in questo confronto | Zoho, Pipedrive, HubSpot, Clientify | Classe365, Classlife e le suite di Salesforce Education Cloud |
| Che cosa non fa | Non gestisce il fascicolo accademico. Nemmeno Clientify: niente voti, niente certificati, niente orari | Raramente porta un’automazione del follow-up commerciale al livello di un CRM |
Molti istituti di medie dimensioni finiscono per avere entrambi, e non è uno spreco: sono due lavori diversi su due cicli diversi. Il problema arriva quando qualcuno compra un CRM aspettandosi che conservi il fascicolo accademico, o una piattaforma accademica aspettandosi che risolva la raccolta dei contatti. Se ti servono le basi concettuali prima di proseguire, sono in che cos’è un CRM e a cosa serve. Il resto di questo articolo confronta soltanto il lato della raccolta contatti e delle ammissioni, che è dove i due mondi competono davvero.
Quanto costa ciascuna opzione?
Con le cuciture già dichiarate, si può fissare uno scenario e fare i conti. Quello qui sotto è il più comune negli istituti che ce lo chiedono: un team ammissioni di cinque persone in un istituto con meno di 500 studenti.
| Strumento | Unità di fatturazione | Prezzo di ingresso | Cinque persone in ammissioni |
|---|---|---|---|
| Zoho CRM | utente/mese, fatturazione annuale | 14 € Standard | 70 €/mese |
| Pipedrive | utente/mese | 14 € | 70 €/mese |
| HubSpot Sales Hub | utente/mese | 20 € Starter di listino | 100 €/mese di listino |
| Clientify | piano con un utente incluso | 39 €/mese | 99 €/mese (39 € + 4 × 15 €) |
| Salesforce Education Cloud | utente/mese, contratto annuale | 87 € Enterprise, tariffa per enti senza scopo di lucro | 435 €/mese a quella tariffa. Un istituto commerciale non compra a questo prezzo |
| Classe365 | fascia di studenti, più moduli | 100 US$/mese per 1-100 studenti, più 75 US$ per il modulo ammissioni | Non calcolabile: non fa pagare per utente |
| Classlife | non pubblicata | «Richiedi il prezzo» | Non calcolabile |
| Alexia, Additio e Clickedu | non pubblicata | Nessuna tariffa consultabile ad agosto 2026 | Non calcolabile |
Tre letture di quella tabella, perché a prima vista non sono ovvie. La prima è che il prezzo di ingresso più basso e il costo reale per il team non sono la stessa cosa: Zoho e Pipedrive partono da €14 a persona, che con cinque diventano €70 al mese, mentre Clientify parte da €39 e arriva a €99 con quelle stesse cinque persone, perché quello che cresce è l’utente aggiuntivo e non l’intero piano.
La seconda è che alcune celle dicono che il conto non si può fare, e questa è informazione, non un buco. Classe365 non fa pagare per utente, quindi chiedergli quanto costano cinque persone significa chiedere qualcosa a cui il suo listino non risponde. Forzare una cifra lì dentro sarebbe l’errore classico di questi confronti.
La terza è che tre prodotti spagnoli molto conosciuti non pubblicano alcuna tariffa. Alexia, Additio e Clickedu ad agosto 2026 non avevano un prezzo consultabile. Non citiamo quello che non abbiamo potuto leggere, quindi compaiono in tabella senza cifra e non con una stima.
E manca una voce che nelle tabelle non compare quasi mai.
La migrazione dei dati quasi non compare mai nella tabella dei prezzi. Classe365 la pubblica e vale la pena leggerla prima di firmare: non c’è una quota di attivazione, ma l’onboarding e la migrazione si pagano, Virtual: From $2/student · On-Site: $1500/day
. In un istituto con 500 studenti, la migrazione da remoto parte da 1.000 US$ una tantum.
E nelle sue condizioni ci sono altri due limiti: il modulo ammissioni include fino a 2.000 invii di moduli e il modulo ex studenti fino a 3.000 nominativi. Il modulo di intelligenza artificiale avverte che il consumo si paga a parte.
I CRM generalisti
Sono ordinati per prezzo di ingresso, non per preferenza. Nessuno dei quattro pubblica qualcosa di specifico per la formazione nella sua pagina dei prezzi: quello che compri è un CRM di vendita, e l’uso nella formazione è quello che aggiungi tu quando configuri i moduli e le fasi della pipeline di ammissioni.
Zoho CRM, da €14 per utente al mese
Il piano Standard costa €14 per utente al mese con fatturazione annuale, e la scala sale fino a €52 nel piano più alto. È l’opzione con il miglior rapporto tra prezzo e profondità di configurazione, se hai qualcuno disposto a configurarlo, perché quasi tutto si può modellare. Ed è anche il suo limite: senza qualcuno che ci dedichi tempo, uno Zoho appena installato assomiglia parecchio al foglio di calcolo da cui vieni.
Pipedrive, da €14 per utente al mese
Parte anche lui da €14 e la sua scala arriva a €79. È il più facile dei quattro da mettere in funzione e quello che rende meglio quando il team ammissioni ragiona per fasi e vuole vedere la pipeline a colpo d’occhio. In cambio, tutto quello che riguarda il marketing, i moduli avanzati o la messaggistica si risolve con integrazioni e componenti aggiuntivi, ed è lì che la fattura si allontana dal prezzo in tabella.
HubSpot Sales Hub, da €20 per utente al mese
Il piano Starter costa €20 di listino ed è limitato a cinque utenti a pagamento, il che coincide esattamente con lo scenario di questo confronto e smette di coincidere nel momento in cui il reparto cresce. Sopra, il piano Professional sta a €54 per utente al mese, e quel salto è quello da guardare prima di firmare, perché molte delle funzioni che si vedono in demo vivono lassù. Come si compone davvero la fattura di un CRM conviene verificarlo piano per piano, perché il prezzo di ingresso raramente è la cifra che finisci per pagare.
Clientify, €39 al mese con un utente incluso
Cambia l’unità: paghi un piano mensile da €39 che include già un utente, e ogni utente aggiuntivo costa €15. Cinque persone in ammissioni fanno €99 al mese. Porta dentro moduli, automazioni di follow-up, WhatsApp con inbox condivisa e firma elettronica, che in un processo di iscrizione sono proprio il blocco che gli altri tre vendono a parte. E non conserva il fascicolo accademico, quindi non sostituisce una piattaforma di gestione.
Il modo di leggere questi quattro profili è lo stesso che usiamo nei 7 migliori CRM con WhatsApp per vendere di più: cerca il piano in cui compare davvero la funzione che ti ha fatto cambiare strumento, e poi moltiplica per le persone che lo useranno sul serio.
Le piattaforme verticali per la formazione
Qui il prodotto è un altro. Questi strumenti non competono per essere il miglior CRM: competono per gestire l’intero istituto, e la raccolta dei contatti è un modulo lì dentro.
Questo ha una conseguenza di budget che conviene anticipare. Se hai già una piattaforma accademica, comprarne una di queste significa pagare due volte la parte che si sovrappone, oppure aprire un progetto di sostituzione che dura mesi. E se non ce l’hai, comprarla per risolvere la raccolta dei contatti è una decisione di tutt’altra dimensione rispetto a sottoscrivere un CRM.
Salesforce Education Cloud, da €87 per utente al mese
È l’opzione per i grandi istituti e quella con più strada di configurazione davanti. L’edizione Enterprise compare a €87 per utente al mese, Unlimited a €145, ed entrambe le edizioni Agentforce 1 a €375. Con cinque persone in ammissioni, Enterprise significa €435 al mese. A quelle cifre sono attaccate due avvertenze: sono prezzi per enti senza scopo di lucro, come dice la sua stessa pagina, e tutte richiedono un contratto annuale. Se stai valutando l’ecosistema Salesforce nel suo complesso, quello è un confronto a parte e conviene farlo prima di guardare la suite per la formazione.
Classe365, da US$100 al mese per fascia di studenti
Fa pagare per numero di studenti, non per utenti: i moduli core partono da US$100 al mese per la fascia da 1 a 100 studenti, e il modulo ammissioni e moduli di contatto si aggiunge a US$75 al mese con un tetto di 2.000 invii. È la logica giusta per un istituto con poche persone in ammissioni e molti studenti, che è esattamente il profilo per cui un CRM per utente risulta economico e una piattaforma per studente risulta cara. Pubblica in dollari e qui non vengono convertiti, perché il cambio del giorno del contratto non lo decidiamo noi.
Classlife, prezzo su richiesta
È una piattaforma spagnola che copre l’intero ciclo dello studente, dalla raccolta del contatto fino al fascicolo accademico. La sua pagina dei prezzi non pubblica alcuna tariffa: dice «richiedi il prezzo». Questo non la squalifica, ma significa che non può entrare in una tabella comparativa con un numero, e che il primo incontro con loro parlerà di budget invece che di prodotto.
Alexia, Additio e Clickedu
Tutte e tre sono molto conosciute nel mercato spagnolo e tutte e tre restano fuori dalla tabella dei prezzi per lo stesso motivo: ad agosto 2026 non avevano una tariffa consultabile sui loro siti. Vale la pena chiedere un preventivo se il tuo problema è la gestione accademica, ma vale la pena entrare in quella conversazione sapendo che il prezzo arriverà dopo la demo e non prima.
E se il tuo problema è il picco di iscrizioni?
C’è un caso molto specifico in cui tutto quanto sopra si sistema da solo: quando l’istituto funziona bene undici mesi all’anno e si inceppa nelle sei settimane delle iscrizioni. Arrivano centinaia di richieste di informazioni in tre settimane, il team risponde a mano, qualcuno risponde due volte allo stesso contatto e altri quindici non sentono nulla fino al giovedì successivo. Lì il problema non è il fascicolo dello studente: è la velocità di risposta.
Per quel picco, quello che decide non è la potenza della piattaforma ma tre cose concrete: che il modulo entri da solo, che il follow-up parta senza che qualcuno debba ricordarsi di mandarlo, e che la conversazione stia dove il contatto la sta avendo, che oggi tende a essere WhatsApp. E conviene misurare prima di comprare qualsiasi cosa. Prendi le richieste di informazioni dell’ultima campagna di iscrizioni e guarda due numeri: quanto ci ha messo il team a dare una prima risposta, e quante sono rimaste senza risposta. Se il primo si conta in giorni e il secondo non è zero, sai già che cosa devi risolvere e puoi giudicare ogni demo in base al fatto che lo risolva. Senza quei due numeri, ogni piattaforma sembra buona.
Su quest’ultimo punto abbiamo un articolo intero, come funziona il widget di WhatsApp, e la visione completa della campagna sta nelle strategie di marketing per le scuole.
Se il problema è il picco di iscrizioni
Partiamo dall’ovvio: se ti serve solo un CRM economico per due persone, Zoho e Pipedrive partono da 14 € per utente al mese e fanno il loro lavoro. Non facciamo finta del contrario.
Clientify costa 39 € al mese con un utente incluso e 15 € per ogni utente aggiuntivo, quindi cinque persone in ammissioni arrivano a 99 € al mese. Quello che cambia il conto in un istituto scolastico è ciò che arriva dentro senza comprare altro: moduli per le richieste di informazioni, automazioni di follow-up per chi chiede informazioni e poi sparisce, e WhatsApp aziendale con inbox condivisa, che nelle ammissioni è dove la conversazione avviene davvero. Ci sono anche la firma elettronica per l’iscrizione e la fatturazione elettronica registrata con VeriFactu, quest’ultima solo in Spagna.
E il limite, detto chiaramente: Clientify non è un SIS. Non conserva fascicoli accademici, voti, certificati né orari. Se è questo che ti manca, quello che cerchi sta nella sezione delle piattaforme verticali, non qui.
Come si sceglie senza prenotare cinque demo?
Quattro domande, in quest’ordine. Se rispondi con onestà, lasciano sul tavolo una o due opzioni ed escludono il resto senza una sola telefonata.
- Quante persone lavorano alle ammissioni?Da una a tre, e va bene quasi qualsiasi CRM generalista, con il prezzo come discriminante. Da quattro a dieci, e il prezzo per utente inizia a pesare. Oltre dieci, conviene calcolare il costo annuale completo prima di guardare l’elenco delle funzioni.
- Quanti studenti gestisci?È la domanda che cambia il conto se stai guardando piattaforme verticali, perché fanno pagare per fascia di studenti invece che per utente. In un CRM generalista, il numero di studenti non muove la fattura.
- Ti servono fascicolo accademico, voti e orari?Se la risposta è sì, questo non è un CRM: è un SIS, e nessuno degli strumenti generalisti di questo confronto lo copre. Puoi avere entrambi e collegarli, ma non comprare uno aspettandoti l’altro.
- Il tuo istituto è commerciale o senza scopo di lucro?Cambia una cosa sola, ma pesante: i prezzi pubblicati da Salesforce Education Cloud sono tariffe per enti senza scopo di lucro. Se il tuo istituto è commerciale, il prezzo che vedi non è il tuo.
L’ordine delle domande conta più delle domande stesse. Partire da «mi serve un SIS?» scarta mezza lista prima ancora di guardare i prezzi, mentre partire dal prezzo ti porta a confrontare due prodotti che non fanno lo stesso lavoro. E la quarta domanda, se l’istituto è commerciale o senza scopo di lucro, cambia completamente il modo in cui si leggono le tariffe di Salesforce Education Cloud: se il tuo istituto non è un ente senza scopo di lucro, gli €87 pubblicati sono la tariffa che Salesforce applica a chi lo è, e la tua va richiesta all’account executive, che è letteralmente quello che la sua pagina ti dice di fare.
Una nota di metodo, se può servire: prenotare cinque demo non è gratis. Sono cinque ore di riunioni, più il tempo speso a preparare i dati che ti chiederanno, più le settimane di follow-up commerciale che arrivano dopo. Filtrare prima con queste quattro domande di solito riduce la lista a due, e due demo si confrontano bene.
Domande frequenti sui CRM per istituti scolastici
Un CRM sostituisce un sistema di gestione accademica?
No. Il CRM lavora sul potenziale studente che non si è ancora iscritto: origine del contatto, conversazioni e follow-up. La piattaforma accademica lavora sullo studente già dentro: fascicolo, voti, certificati e orari. Molti istituti finiscono per avere entrambi collegati, non uno soltanto.
Quanto costa un CRM per un istituto scolastico?
Dipende dall’unità per cui ti fanno pagare. Gli strumenti generalisti vanno dai 14 € per utente al mese di Zoho e Pipedrive ai 39 € al mese con un utente di Clientify. Classe365 fa pagare per fascia di studenti, a partire da 100 US$ al mese. Prezzi consultati il 18 agosto 2026.
I prezzi di Salesforce Education Cloud valgono per un istituto commerciale?
I prezzi pubblicati sulle sue schede, 87 €, 145 € e 375 € per utente al mese, corrispondono a enti senza scopo di lucro. La sua stessa pagina chiede agli istituti commerciali di consultare la guida ai prezzi e di parlare con il proprio account executive. Quella seconda tariffa non è pubblicata da nessuna parte.
Che cos’è un modulo ammissioni e perché si paga a parte?
È la parte che raccoglie le richieste di informazioni e le segue fino all’iscrizione. Nelle piattaforme verticali di solito arriva sganciata: Classe365 lo vende come modulo a 75 US$ al mese, con un massimo di 2.000 invii di moduli inclusi. In un CRM generalista quella funzione è già dentro.
Un CRM generalista serve a una scuola?
Serve per le ammissioni e per la raccolta dei contatti, che è dove si perdono le iscrizioni. Non serve per il fascicolo accademico, e nessuno degli strumenti generalisti di questo confronto lo copre. La domanda utile non è quale sia migliore, ma quale dei due problemi hai adesso.
Da dove cominciare
Se dovesse essere una sola frase: decidi prima se il tuo problema sta prima o dopo l’iscrizione. Se sta prima, ti serve un CRM e il resto è una questione di quante persone lo useranno. Se sta dopo, ti serve una piattaforma di gestione accademica e nessun CRM te lo risolverà. E se sta in entrambi i punti, la mossa economica è partire dal lato che oggi ti costa soldi, che quasi sempre sono le richieste di informazioni rimaste senza risposta.
Un’ultima nota, perché la raccolta dei contatti si prende quasi tutta l’attenzione e poi comincia l’anno: trattenere lo studente che hai già iscritto costa parecchio meno che raccoglierne uno nuovo, e anche questo si lavora dal CRM. È la seconda campagna da impostare una volta passato il picco di iscrizioni.
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