Per attirare gli studenti oggi non basta mettere un annuncio su Facebook e, hala, aspettare le iscrizioni.
Se stai cercando delle strategie di marketing scolastico per attirare nuovi studenti che funzionino, hai bisogno di qualcosa di più dell’intuito.
Per fortuna o purtroppo, è il momento di tirare fuori la lavagna e fare un piano.
E ancora di più nel settore dell’istruzione: sta diventando sempre più contestato, gli studenti si confrontano, i genitori danno la loro opinione e i cicli decisionali durano all’infinito.
Se il tuo centro non ha un processo chiaro, non otterrai una fetta della torta: la concorrenza te la porterà via.
Devi progettare una strategia di marketing scolastico significativa e poi eseguirla sempre allo stesso modo: attirare, rispondere rapidamente, segmentare, coltivare i potenziali studenti finché non sono pronti e chiudere l’iscrizione.
Noi di Clientify lavoriamo ogni settimana con centri come il tuo e abbiamo parlato con alcuni di loro per capire cosa funziona e cosa non funziona nel reclutamento e nelle ammissioni.
Ecco la guida per far sì che le iscrizioni inizino a fioccare e per avere una strategia di reclutamento degli studenti che funzioni.
Idee chiave (TL;DR)
- Definisci il tuo studente ideale
- Moltiplica i punti di ingresso
- Risponde in pochi secondi
- Segmento bene
- Cura e qualifica i contatti
- Registrazione e pagamento facili
- Strumenti
Definisci il tuo studente ideale (buyer persona)
Partiamo dalle basi: prima di pensare ad annunci o campagne super creative devi avere ben chiaro chi vuoi attirare.
Se non sai chi è il tuo studente ideale, spenderai tempo, denaro ed energie su persone che non si iscriveranno mai.
Una buyer persona è fondamentalmente una scheda che ti dice:
- cosa stai cercando
- quali obiezioni ha
- chi decide
- che budget gestisci
- e in quale momento hai intenzione di iscriverti.
Grazie a ciò, potrai scrivere messaggi e proposte di valore che rispondano alle loro domande e campagne che siano ben mirate fin dall’inizio.
Non è la stessa cosa per uno studente che cerca un master per fare carriera o per un giovane che vuole un corso di lingua veloce o per un’azienda che finanzia un programma di formazione professionale per i suoi dipendenti.
Ognuno di loro ha motivazioni, obiezioni e decisori diversi… Se li metti tutti nello stesso sacco e mandi a tutti lo stesso messaggio… Ti dico che non funzionerà.
Ad esempio, un file buyer persona per un master in finanza:
Obiettivi, obiezioni e decisori
Il tuo buyer persona o studente ideale non è “giovani dai 18 ai 24 anni” o “professionisti in cerca di un master”, ma devi andare oltre:
- Obiettivi tipici: migliorare l’occupabilità, riqualificarsi, certificare le conoscenze, rendere gli studi compatibili con il lavoro o imparare una lingua per aprirsi delle porte.
- Obiezioni frequenti: prezzo, tempo, prestigio della laurea, paura di non finire o dubbi sulle opportunità di lavoro.
- Decisori chiave: possono essere il discente stesso, i genitori/tutori o anche l’azienda finanziatrice. A seconda di chi decide, il messaggio cambia: a un genitore parli di sicurezza, a un professionista di ROI, alle Risorse Umane di efficienza. Alle Risorse Umane si parla di efficienza.
Suggerimento: includi nei tuoi moduli campi come la motivazione principale, chi finanzia e quando vuoi iniziare. Con queste tre risposte potrai segmentare molto meglio le tue campagne.
Mappa dei messaggi e proposta di valore per programma
Ok, hai definito il tuo allievo ideale, ora è il momento di trasformarlo in messaggi.
Qui funziona molto bene realizzare un tavolo con questo schema:
Programma → Dolore/target → Test di valore → Messaggio → CTA
Esempi:
- Master in dati:
“Voglio cambiare ruolo e guadagnare di più” → progetto con l’azienda + job board → “Parti con un’esperienza comprovata e un nuovo lavoro” → fissa una chiamata.
- Corso di portoghese B1
“Ho incontri con il Brasile e non so nulla” → piccoli gruppi + certificato ufficiale → “Lezioni pratiche, 0 grammatica” → prova una lezione gratis.
- Dual VET:
“Ho bisogno di stage veri” → convenzioni con le aziende, 80% di inserimento lavorativo → “Studia e lavora dal secondo mese” → prenota un colloquio.
Prova a fare questo con i tuoi programmi prioritari.
Progetta e analizza i tuoi metodi di reclutamento e i canali di conversione.
È bene avere le idee chiare su chi sia il tuo studente ideale, ma è poco utile se non hai dei punti di accesso.
E attenzione, non si tratta di mettere un modulo scadente nascosto sul web: nel marketing educativo, ogni canale deve essere progettato in modo che lo studente interessato lasci i suoi dati nel modo più semplice possibile e che tu sappia da dove proviene.
La cosa positiva è che oggi puoi combinare landing, pop-up, annunci in rete, chatbot, ecc. senza bisogno di molto lavoro o di “specialisti” che ti fanno pagare per respirare, persino mia madre sa come farlo, non è uno scherzo.
Ma l’importante non è solo “averli”, bensì misurare quali funzionano e quali no.
Perché un canale che attrae molto ma che non converte è un buco nell’acqua.
Ecco le nozioni di base che devi tenere sotto controllo:
Siamo nell’era dell’Intelligenza Artificiale, viene utilizzata per TUTTO, tranne che per scrivere questo post (un po’ sì :D), usala con criterio, ecco a cosa serve:
1- Pagine di destinazione dedicate
Nel caso in cui ti perdessi nei concetti, le landing page sono pagine web realizzate solo per reclutare studenti per un programma specifico (più o meno).
Non mettere sette corsi sulla stessa pagina.
Per ogni corso o programma, crea una landing page unica e ben strutturata con una proposta di valore e un invito all’azione (“voglio maggiori informazioni” o “iscriviti”).
Oggi puoi creare landing page in pochi minuti con WordPress o con un AI landings builder. Quello che farei io è approfittare dei 14 giorni di utilizzo gratuito di Clientify, inserire l’AI landings builder e non fare altro che raccontarlo:
“Voglio una landing page accattivante, creativa e funzionale per un “Master of Lego Assembly”, il nostro cliente ideale è…”.
Guarda, mentre scrivevo questo articolo ho provato, 10 secondi, giuro che non ci ho messo più di tanto.
2- Forme brevi e significative
Chiedi il minimo indispensabile (nome, email, programma di interesse) e aggiungi campi intelligenti.
Esempio: se selezioni “master”, vengono visualizzate le domande sulla modalità o sul budget; se selezioni “corso breve”, vengono visualizzati gli orari.
3- Pop-up intelligenti
Non abusare.
Mostrali solo quando c’è una chiara intenzione, ad esempio quando si lascia la pagina.
E sempre con qualcosa di valore: scarica il programma, iscriviti a una demo o guarda le borse di studio disponibili.
4- Chatbot AI
Un bot di base si limita a raccogliere dati e a rispondere in modo molto limitato; un chatbot AI che viene addestrato nel tuo centro, risponde a domande reali in pochi secondi (“Ci sono posti disponibili?”, “Prezzo?”, “Posso farlo online?”, “Quali corsi ci sono?”) e poi guida il lead a lasciare i suoi dati o a richiedere una richiamata.
Ecco un esempio di chatbot AI di WhatsApp che abbiamo addestrato per una scuola di formazione:
(Questo chatbot è solo un esempio/test)
5- Magneti guida e micro-conversioni
Non puoi aspettarti che tutti coloro che entrano nel tuo sito web si convertano all’istante.
Alcuni (la maggior parte) hanno bisogno di essere “riscaldati” o, come si dice nel gergo del marketing, nutriti.
Fornisci valore prima di chiederlo. Esempi nel settore dell’istruzione:
- Prima lezione gratuita → il modo migliore per farli provare e farli appassionare.
- Programma o indice scaricabile → in modo che possano confrontarsi con altri centri e vedere che fai sul serio.
- Guide pratiche → ad esempio “Come scegliere il master giusto per la tua carriera” o “5 chiavi per superare un B2 in meno di 6 mesi”.
- Sovvenzioni o finanziamenti → la calamita numero uno: se qualcuno vede che può pagare a rate o con un aiuto, lascia i suoi dati in due secondi.
Sono “scuse” per iniziare la relazione con il tuo prossimo studente: più punti di mini-conversione hai, più studenti arrivano.
6- Tracciabilità delle campagne e delle fonti
Se non sai da dove proviene ogni traccia, stai andando alla cieca.
All’inizio è normale: lanci le campagne e pensi “finché arrivano i contatti, va bene”.
Ma, seriamente, se non misuri, finirai per buttare via i soldi in canali che non ti portano mezzo studente.
Quello che devi fare è semplice:
- Usa gli UTM in tutti i tuoi link → si tratta di tag che inserisci nei link dei tuoi annunci, network o email, in modo da poter sapere in seguito se il lead proviene da Facebook Ads, da un post su Instagram o da una newsletter.
- Sincronizzati con il tuo CRM → ogni lead deve avere la sua fonte contrassegnata: SEO, SEM, social network, referral… L’importante è che venga registrato senza che tu debba lavorare con Excel.
- Chiudere il cerchio → non basta sapere quale canale porta lead, ma bisogna guardare quale canale porta iscrizioni reali, magari la tua campagna TikTok riempie il tuo database di ragazzi curiosi, ma nessuno di loro paga. È meglio investire nel canale che si converte in studenti.
Suggerimento: crea una semplice dashboard (può essere il tuo CRM) dove puoi vedere a colpo d’occhio: visite, contatti e conversioni in iscrizioni.
Canali di acquisizione online nelle scuole – SEO, networking e SEM
Avere landing, moduli e chatbot va benissimo, ma se nessuno ci arriva, non importa quanto siano belli e ben fatti.
Parleremo dei tuoi canali di acquisizione, della tua presenza online: che ti trovino quando ti cercano, che ti vedano nei luoghi che frequentano e che tu appaia quando stanno già confrontando le opzioni.
Non è necessario avere un esercito di venti esperti di marketing: con un po’ di ordine e voglia di fare puoi lavorare su SEO, social media e campagne a pagamento (SEM) per portare traffico di qualità al tuo sito web.
Vogliamo metterci al lavoro?
SEO per centri educativi, renditi visibile ai tuoi futuri studenti
Il mio canale preferito, SEO.
Nel campo dell’istruzione, la maggior parte degli studenti inizia la propria ricerca su Google.
La tua scuola si concentra sull’algebra? Posizionati per questa parola chiave e per alcune parole chiave correlate:
- Corso di algebra
- Master in algebra
- Come imparare l’algebra
- Le 5 chiavi dell’algebra…
Qualcosa del genere, non ho idea dell’algebra, ma sai cosa intendo.
Se qualcuno cerca “I migliori corsi di algebra” e tu non ci sei, non esisti per quel potenziale studente, non è che “non appari in quelle ricerche”, è che si tratta di iscrizioni prese dai tuoi concorrenti che sono posizionati.
Se lo fai nel modo giusto, fino al 33% del traffico nel settore dell’istruzione può provenire dalla ricerca organica e praticamente gratis.
Ma attenzione, non si tratta più solo di Google.
Sempre più persone chiedono direttamente a un’intelligenza artificiale cosa studiare o dove iscriversi.
Ciò significa che il tuo sito web deve essere ottimizzato anche per questo:
- Rispondi alle domande con frasi chiare e brevi (l’IA prende questo testo per dare la risposta).
- Aggiungi una sezione di domande frequenti con risposte di 50-80 parole, come se stessi rispondendo a uno studente via WhatsApp.
- Usa il linguaggio naturale: “Quanto costa”, “Quali sono i punti vendita”, “Posso pagare a rate?
Se lo fai bene, appari anche quando qualcuno chiede ChatGPT o Perplexity. Questa è la SEO per l’AI.
Le reti sociali di un istituto scolastico
I social network non sono per tutti, o meglio, non per tutti.
Per spiegarmi meglio, non ti servirà a nulla essere presente su tutti i social network se il tuo target di studenti non è presente.
La tua testa deve essere in due canali ben scelti dove si trova il tuo buyer persona:
- Instagram e TikTok hanno ottime vetrine visive, inoltre le persone usano molto i loro motori di ricerca.
- LinkedIn funziona benissimo per i master e i programmi professionali.
- Facebook per genitori di bambini e adolescenti, poco altro.
Una nota utile: nel settore dell’istruzione, Instagram è ancora potente. Le istituzioni ottengono un tasso di coinvolgimento medio del 4,2%, mentre Reels si aggira intorno al 3,1%. Si tratta di un valore anni luce superiore a quello di qualsiasi post su Facebook o Twitter.
SEM per le ammissioni: paga per essere dove conta
Non c’è alcun mistero: se vuoi ottenere risultati rapidi, devi pagare la cassa.
Con il SEM (campagne a pagamento su Google, Meta o LinkedIn) puoi arrivare proprio quando uno studente sta cercando delle opzioni o quando suo padre sta facendo un confronto.
- Google Ads: è il re quando qualcuno cerca “corso di inglese B2 a Siviglia” o “master in marketing online prezzo”. Se non sei presente con il tuo annuncio, la concorrenza appare e si prende la quota di iscrizione.
- Social Ads: Instagram e Facebook Ads funzionano perché puoi targettizzare in base all’età e agli interessi, LinkedIn Ads, invece, è un’ottima soluzione per i programmi di master ed executive.
Un dato per convincere il tuo rettore: nel settore dell’istruzione, il costo medio per lead nelle campagne a pagamento è solitamente compreso tra i 40 e i 60 euro, a seconda del programma e dell’area(Wordstream, education Ads benchmark).
Costoso? Dipende: se quel vantaggio finisce per pagare un master da 5.000 euro, l’investimento si ripaga da solo.
Consigli dei nostri clienti (scuole, università, centri educativi)….:
Non inviare mai l’annuncio alla homepage, il clic deve arrivare alla pagina di destinazione del programma con le informazioni e il modulo.
Automatizza il primo contatto (speed-to-lead)
Se qualcuno ti lascia i suoi dati e ci vuole un giorno per ricevere una risposta, lo perdi.
Nel campo dell’istruzione, l’interesse è forte ma si raffredda rapidamente: gli studi dicono che rispondere nei primi 5 minuti aumenta di 21 volte le possibilità di parlare seriamente con quello studente.
Ma siamo realisti… Chi guarda 24 ore su 24, 7 giorni su 7?
La soluzione è molto semplice: l’automazione.
Puoi avere un semplice flusso che, non appena il lead arriva, gli invia un’email di prenotazione, se passa un giorno e non la apre, viene inviato un WhatsApp per spingerlo, se la apre, il consulente responsabile del lead viene avvisato.
Segmento per comunicare meglio
Come disse Giulio Cesare, dividi e governa.
Se invii lo stesso messaggio a tutti i tuoi contatti, metà di loro lo ignorerà e l’altra metà si cancellerà.
Come abbiamo detto prima, una persona che cerca un master executive non è la stessa che cerca un corso di lingua serale.
Se mischi i messaggi, perdi credibilità, rilevanza e contatti.
Criteri di segmentazione di base
Il minimo che dovresti differenziare nel tuo CRM:
- Programma di interesse: master, formazione professionale, corsi di lingua…
- Livello dello studente: principiante, avanzato, professionale.
- Luogo/modalità: online, faccia a faccia, ibrido.
- Tempo di decisione: vuoi iniziare subito, tra 3 mesi o “ci sto pensando”.
Con questi campi puoi creare segmenti che si aggiornano da soli.
Se un lead entra con “FP” e “presencial en Madrid”, hai già l’etichetta pronta per parlargli con messaggi importanti.
Esempi di campagne mirate che convertono
- Segmento: Master online → Email con opportunità di lavoro + testimonianze di studenti che hanno cambiato lavoro.
- Segmento: Corsi di lingua di base → WhatsApp con lezione di prova gratuita + orario.
- Segmento: Genitori interessati alla formazione professionale → Campagna Facebook che mette in evidenza le borse di studio e gli stage.
- Segmento: lead ancora freddi → Serie di email educative: guide, confronti, storie di successo.
L’obiettivo è inviare il messaggio giusto alla persona giusta al momento giusto, moltiplicando così i tassi di apertura, i clic e, soprattutto, le iscrizioni.
Cura e qualifica i contatti prima della vendita
Non tutti i contatti che entrano nel tuo CRM sono pronti a tirare fuori la carta e pagare.
Alcuni hanno bisogno di maggiori informazioni, altri di tempo, altri ancora di un po’ di fiducia.
Se li tratti tutti allo stesso modo, farai troppa pressione su alcuni e lascerai gli altri al freddo.
Il “trucco” consiste nel nutrirli con contenuti importanti per loro e qualificarli con il lead scoring per sapere chi è pronto a parlare con un consulente e chi invece ha bisogno di un po’ di cucina (non letteralmente, ma sai cosa intendo).
Flussi di nutrimento (email, WhatsApp, contenuti)
E per “nutrire” questi lead da freddi a caldi e pronti all’acquisto, utilizziamo una strategia di nurturing: messaggi automatici che accompagnano lo studente finché non è pronto a decidere.
Immagina di gestire una scuola di lingue e che un contatto scarichi il programma del tuo corso di inglese B2:
- Email 1 (giorno 0): “Grazie per il tuo interesse, ecco il programma completo“, con un video di un insegnante che spiega come si svolge una lezione.
- Email 2 (giorno 3): “5 trucchi per superare il B2 senza morire”, contenuti di valore, nessuna vendita diretta.
- WhatsApp (giorno 5): “Ciao Ana, ho visto che hai scaricato il programma di studio. Ti darò gli orari per questo trimestre e una promozione per l’iscrizione anticipata”.
Un altro esempio: un lead arriva sulla pagina di un VET in Amministrazione e chiede maggiori informazioni:
- Email 1 (automatica): file con gli stage nelle aziende che collaborano.
- Email 2 (3 giorni dopo): caso reale di uno studente che ha trovato lavoro prima di terminare la formazione professionale.
- WhatsApp (1 settimana dopo): “Sei ancora in tempo per iscriverti alla chiamata di settembre, vuoi prenotare il tuo posto?
Questi flussi non sono improvvisati al volo o realizzati manualmente: sono progettati una volta sola e si attivano automaticamente in base all’azione del discente (download, visita, click).
E davvero, grazie ai flussi automatici di Clientify è facilissimo, dai un’occhiata:
Lead scoring e segnali di intenzione
Se il lead nurturing è il processo di passaggio da un lead freddo a un lead caldo, il lead scoring è il “termometro” che indica quanto è caldo il potenziale studente.
Esempio 1: Accademia di lingue
- Scarica il programma del corso di inglese B2 → +10 punti.
- Apri l’email con “5 consigli per superare il B2” → +5 punti.
- Clicca su WhatsApp con orari e prezzi → +15 punti.
- Torna alla pagina di registrazione in meno di una settimana → +20 punti.
Con 50 punti accumulati (o qualsiasi cifra tu gli assegni), il CRM lo segnala già come hot lead: è ora che un consulente gli scriva personalmente e chiuda la registrazione o esegua un’automazione.
“Non appena il lead raggiunge 50 punti, viene attivato un flusso con un’e-mail e un link per il pagamento”.
Esempio 2: IFP nell’amministrazione
- Compila il modulo di interesse → +10 punti.
- Scarica la guida allo stage → +15 punti.
- Partecipa a un webinar a porte aperte → +20 punti.
- Chiedi informazioni sul finanziamento o sulle spese di immatricolazione → +30 punti.
Quando superi i 60 punti, sai che lo studente è a un passo dalla decisione.
Se un consulente non ti chiama la stessa settimana, potresti finire in un altro centro.
Il valore del punteggio è che non devi decidere a occhio: il CRM assegna i punti in base al comportamento dell’allievo e quando supera una soglia da te definita (ad esempio 40, 50, 60), scatta l’avviso.
Quando passare un lead alle vendite
È qui che molti centri sbagliano: o passano i lead troppo presto e li bruciano, o troppo tardi e li perdono a vantaggio della concorrenza.
L’arte consiste nell’individuare il momento giusto in cui un lead è pronto a parlare con un consulente.
Esempio 1: Accademia di lingue
Se il lead scarica il syllabus di inglese B2 e il giorno dopo viene chiamato da un consulente, molto probabilmente penserà “volevo solo dare un’occhiata” e ti lascerà all’oscuro. Quel lead è ancora congelato.
Ma se hai già aperto diverse e-mail, hai cliccato sugli orari e sei tornato alla pagina di iscrizione, stai mostrando una chiara intenzione.
Questo è il momento in cui un consulente ti contatterà tramite WhatsApp o chiamata per risolvere i dubbi e chiudere la registrazione.
Esempio 2: Formazione professionale in amministrazione
Se uno studente ha compilato solo il modulo iniziale e riceve già una telefonata di vendita aggressiva, si sente sotto pressione e se ne va.
D’altra parte, se hai già scaricato la guida pratica, partecipato a un webinar e chiesto un finanziamento, hai tutti i segni che sei pronto.
Un consulente dovrà quindi attivarsi per confermare le scadenze, le borse di studio e accompagnarti all’iscrizione.
La regola è semplice: non prima e non dopo. Troppo presto bruci il vantaggio, troppo tardi lo cedi alla concorrenza.
Facilita la registrazione e il pagamento
Arrivare a questo punto è già un risultato: lo studente ti conosce, sai che è interessato al programma, ti ha lasciato i suoi recapiti e ha anche parlato con il tuo team.
Ma se ti metti in mezzo all’ultimo passaggio, perderai la tua targa.
Nel campo dell’istruzione, spesso non si perdono studenti perché non amano il corso, ma perchéil processo di iscrizione è un pasticcio: molta burocrazia, pagamenti poco flessibili o procedure obbligatorie che sono una rottura.
Opzioni di pagamento flessibili
In una scuola di lingue, immagina di offrire un pagamento una tantum di 900€.
Per molti è troppo tutto in una volta, anche se possono permetterselo.
Ora il modello sta cambiando: tassa di registrazione iniziale di 100€ e poi 5 rate da 160€.
Dai, ora diventa accessibile.
Lo stesso vale per i master: nessuno vuole pagare 5.000 euro in una volta sola, ma con le rate o i finanziamenti non è più un muro.
Borse di studio e sussidi come leva di reclutamento
In un corso di formazione professionale in amministrazione, se si evidenzia fin dalla prima telefonata che ci sono borse di studio parziali o accordi di finanziamento, la conversazione cambia.
Il discente o i suoi genitori passano dal pensiero “non so se posso permettermelo” al “beh, forse posso”.
Mostrare le borse di studio sul sito web, nell’e-mail o anche nel WhatsApp automatico fa sì che molti contatti che esitavano facciano il passo di compilare il modulo.
Un’esperienza di insegnamento senza problemi
È qui che entra in gioco il digitale.
Se uno studente deve stampare un PDF, firmarlo con una penna e scansionarlo per iscriversi, perdi punti.
Oggi puoi risolvere il problema con un modulo online, una firma elettronica e un link di pagamento con un solo clic.
Ad esempio: uno studente deciso a partecipare a un Master, compila il modulo sul tuo sito web, firma con il suo cellulare e paga la quota di iscrizione iniziale in 3 minuti.
Non è necessario inviare documenti o attendere conferme eterne.
Bene, eccoci qui, un altro alunno con una maturità.
Strategie di marketing per le scuole
Finora abbiamo parlato di tattiche di acquisizione: come attirare i lead, curarli, automatizzare, segmentare…
Ok, va bene, ma questa è solo una parte.
Ciò che distingue una scuola è una strategia di marketing educativo completa: una struttura che porta nuovi studenti, posiziona il tuo istituto, crea fiducia nelle famiglie e genera una reputazione che funziona per te.
Posizionamento e proposta di valore del centro
È qui che molte scuole sbagliano: dicono le stesse cose di tutti gli altri. “Formazione di qualità”, “insegnanti esperti”, “programmi innovativi”.
Ti suona familiare? Forse l’hai letto in altri 12.482 centri.
Il posizionamento non è questo, chiediti:
- Cosa ti differenzia dagli altri centri della tua città o del tuo settore?
- Quali risultati possono aspettarsi i tuoi studenti?
- Che storia vuoi che raccontino di te dopo che avrai attraversato il tuo centro?
Ad esempio, se il tuo punto di forza è l’occupabilità, la tua proposta di valore non è “corsi di qualità”, ma “8 studenti su 10 trovano lavoro prima di finire il programma”.
Se le lingue sono la tua passione, invece di dire “lezioni dinamiche”, dì “parlerai con un madrelingua fin dal primo giorno”.
Sembra diverso, eh?
Oltre a questo, il posizionamento viene lavorato con dati, testimonianze e una narrazione chiara che viene poi ripetuta in tutti i tuoi canali, dalla landing page di un master al reel di TikTok.
Contenuti e piano di comunicazione con le famiglie
I contenuti non servono solo per il blog o per LinkedIn, ma anche per mantenere il rapporto con coloro che alla fine decidono di iscriversi (o di pagare): gli studenti e le loro famiglie.
Se il tuo centro appare nella loro vita solo quando è il momento di pagare la quota di iscrizione, stai perdendo l’opportunità di fidelizzare, risolvere dubbi e ottenere fiducia.
Qualsiasi piano di contenuti deve coprire tre fronti:
- Attrazione: articoli, video o post che risolvono le domande più frequenti (“come scegliere un master in…”, “quale formazione professionale offre maggiori opportunità”).
- Considerazioni: testimonianze di studenti, storie di successo, benchmarking.
- Comunicazione diretta con le famiglie: qui entra in gioco l’e-mail e fai attenzione a questo… WhatsApp
L’email marketing funziona, ha sempre funzionato… Chi non ha un’email?
Con un tasso di apertura medio nel settore dell’istruzione del 40-45%(fonte: ClickDimensions), è ancora il canale perfetto per inviare formazione, newsletter mirate o testimonianze.
È il canale per creare fiducia nel medio termine.
Ora… Conosci qualcuno che non si collega a WhatsApp ogni giorno? Non voglio essere l’unico a utilizzare WhatsApp per più di un’ora al giorno (fonte: il mio telefono).
Ed ecco il grande dato: i messaggi su WhatsApp hanno un tasso di apertura fino al 98%.
Con una campagna di WhatsApp Marketing automatizzata puoi:
- Confermare le scadenze per l’iscrizione.
- Invia promemoria sulle borse di studio o sulle scadenze delle iscrizioni.
- Condividere brevi notizie (ad esempio, modifiche agli orari, webinar a porte aperte).
Ad esempio, un genitore che chiede informazioni su un PF e lascia il suo numero di telefono.
Una settimana dopo riceve un messaggio WhatsApp: “Ciao Juan, sono Marta di [nome del centro]. Ti ricordo che il periodo di iscrizione si chiude venerdì. Ecco il link diretto per prenotare il tuo posto”.
Semplice, diretto e molto meglio che aspettare che io apra un’e-mail.
Fedeltà e referenze (alumni)
Molte scuole sono ossessionate dall’inserimento di nuovi studenti e si dimenticano di quelli che sono già passati nelle loro aule.
Ma in parole povere, un allievo soddisfatto è il tuo miglior venditore.
I programmi di fidelizzazione e referral prolungano la relazione e generano nuove iscrizioni senza spendere un euro in pubblicità.
Pensa a questo: se un ex allievo raccomanda il tuo corso a un amico o al suo fratello minore, il livello di fiducia è già stabilito.
Non sei più in competizione con la pubblicità, ma con un’esperienza in prima persona.
Come funziona?
- Rimanere in contatto: newsletter per soli Alumni, gruppi WhatsApp/Telegram con opportunità e novità.
- Dare valore dopo la formazione: accesso a risorse, corsi extra, eventi online o sconti.
- Formalizzare un programma di referral: “porta un amico ed entrambi avrete uno sconto del 10%”.
E come ci piace fare esempi: uno studente che ha terminato la sua formazione professionale in amministrazione e sta già lavorando.
Tre mesi dopo ricevi un WhatsApp dalla tua scuola: “Conosci qualcuno che sta cercando un corso VET a settembre? Se ce lo consigli e si iscrive, ti daremo una borsa di studio del 10% per il nostro corso di Excel avanzato”.
Hai già uno studente/ambasciatore.
La fedeltà fa parte della strategia di marketing.
Perché attirare nuovi studenti costa fino a cinque volte di più che mantenere felici e attivi quelli che hai già.
Strumenti per il reclutamento e la gestione degli studenti
Ok, quindi hai una strategia chiara, dei canali e persino le modalità di nutrimento dei contatti.
Ora arriva la domanda da un milione di dollari: con cosa lo fai?
Excel da una parte, uno strumento per la posta elettronica dall’altra, un CRM a metà e il WhatsApp personale dei consulenti?
Mi fa male la testa solo a pensarci, il caos è ciò che uccide l’80% delle strategie di reclutamento, è costoso e disorganizzato.
Al giorno d’oggi esistono strumenti software realizzati per le scuole che centralizzano tutto.
E Clientify ne è l’esempio
Cosa dovrebbe avere uno strumento educativo
Se vuoi investire in uno strumento, devi farlo perché ti risolve la vita, non perché ti aggiunge un’altra schermata da aprire ogni mattina. Nel campo dell’istruzione, le basi che devi avere sono:
- CRM educativo → il singolo record di ogni studente con tutto: dalla richiesta di informazioni al pagamento della retta. Senza questo, dimentica il monitoraggio.
- Moduli e landing → inserisci il lead direttamente nel tuo database senza copiare e incollare nulla.
- Email marketing → non solo per inviare newsletter, ma anche per automatizzare i flussi di nurturing e segmentare per programmi.
- WhatsApp integrato → potrai inviare messaggi automatici e gestire le conversazioni dalla stessa piattaforma, non dal cellulare personale di ogni consulente.
- Posta in arrivo unificata → tutti i messaggi (e-mail, WhatsApp, network) in un’unicacasella di posta, così nessuno si perde o risponde in ritardo.
- Firma elettronica → niente più stampa di PDF e richiesta di firme a penna: gli studenti possono iscriversi e firmare un contratto con un solo clic dal proprio cellulare.
- Lead scoring → un sistema che ti dice chi è “caldo” e chi ha ancora bisogno di tempo.
- Segmentazione dinamica → crea autonomamente delle liste in base a dei criteri (ad es. interessati alla formazione professionale, lead di master online, ecc.)
- Automazioni → attivano email, WhatsApp o assegnazioni di lead senza dover chiamare qualcuno.
- Reporting, ovviamente → vedi da dove provengono i lead, quale canale converte di più e quanti si iscrivono.
Con queste basi hai tutto ciò che ti serve affinché il tuo reclutamento non dipenda da Excel o dal WhatsApp personale del tuo team.
Clientify ha tutto questo e molto di più e puoi provarlo gratuitamente per 14 giorni senza carta o altro.
Domande frequenti sul reclutamento degli studenti
Come reclutare studenti per un istituto scolastico?
Per attirare studenti in un centro educativo hai bisogno di una strategia completa: definisci il tuo studente ideale, crea canali inbound (landing page, moduli, WhatsApp), rispondi rapidamente, segmenta i messaggi e cura i lead finché non sono pronti per l’iscrizione. Con un CRM educativo puoi automatizzare gran parte del processo e non dipendere dalla gestione manuale.
Quali sono le strategie di marketing più efficaci per le scuole?
I più efficaci combinano content marketing, SEO, social media (Instagram, TikTok, LinkedIn) e campagne SEM mirate. Inoltre, la comunicazione diretta con le famiglie via e-mail e WhatsApp aumenta notevolmente le iscrizioni, poiché questi sono i canali più utilizzati da studenti e genitori.
Qual è il ruolo del SEO nel reclutamento degli studenti?
La SEO permette alla tua scuola di apparire quando qualcuno cerca programmi come “master in marketing online prezzo” o “FP in amministrazione a Madrid”. Nel settore dell’istruzione, fino al 33% del traffico può provenire dalla ricerca organica, e sempre più studenti chiedono anche alle AI come ChatGPT o Perplexity. L’ottimizzazione per la SEO classica e la SEO per l’IA è fondamentale.
È importante utilizzare WhatsApp per reclutare studenti?
Sì. WhatsApp è il canale più diretto: ha tassi di apertura del 98%, rispetto al 20-30% delle e-mail. Viene utilizzato per confermare le scadenze, inviare promemoria per le borse di studio o condividere i link per l’iscrizione. Non sostituisce l’e-mail, ma la integra come canale di urgenza e decisione.
Che cos’è il lead nurturing nell’educazione?
Il lead nurturing è un processo di accompagnamento: inviare contenuti utili e personalizzati a un potenziale studente fino a quando non è pronto a iscriversi. Esempi: email con testimonianze, guide scaricabili o WhatsApp che ricordano le borse di studio. Se ben applicato, evita di perdere lead freddi e accelera le iscrizioni.
Come funziona il lead scoring in un istituto scolastico?
Il lead scoring assegna dei punti a ogni azione di un potenziale discente: aprire un’e-mail, scaricare un corso, visitare la pagina dei prezzi. Quando superano una soglia (ad esempio, 50 punti), il CRM li segnala come “pronti per la vendita”. In questo modo puoi dare priorità a coloro che hanno la reale intenzione di iscriversi.
Quali sono i metodi di pagamento che attirano il maggior numero di iscrizioni?
Le opzioni di pagamento flessibili fanno la differenza. Invece di chiedere il 100% in anticipo, proponi una retta iniziale + spese, un finanziamento o una borsa di studio. In questo modo si elimina una delle maggiori obiezioni dei genitori e si moltiplica la conversione della retta.
Quale strumento utilizzare per reclutare e gestire i discenti?
Il modo più efficiente è quello di utilizzare un CRM didattico all-in-one: centralizza i contatti, automatizza le e-mail e WhatsApp, include la firma elettronica e si collega ai pagamenti e al campus virtuale. In questo modo eviterai di affidarti a Excel e a strumenti separati, e avrai l’intero funnel di reclutamento e gestione in un unico posto.
Ecco, la guida è finita.
Reclutare studenti è facile, ma solo se viene fatto con struttura e ordine.
Se non hai un processo ponderato: attirare, rispondere rapidamente, segmentare, curare, chiudere e facilitare l’iscrizione, i tuoi contatti si raffreddano e la concorrenza li conquista.
E attenzione, non si tratta di lavorare due volte di più, ma di avere un sistema ben definito: un CRM che centralizzi tutto, email che facciano da nurture, WhatsApp che chiuda rapidamente e metriche chiare per non andare alla cieca.
Quindi sta a te decidere: o continui a giocare con Excels e le mail sciolte, oppure crei un sistema di raccolta che funzioni sempre allo stesso modo e che ti porti delle targhe reali.
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