Si manejas una clínica, centro de estética, salón de belleza, sabes que lo más importante son las citas.
Las citas son pacientes nuevos que compraron, las citas son clientes que están fidelizados y siguen volviendo, las citas son recomendaciones de tus clientes.
Pero de nada sirve tener agendadas citas si después la persona no se presenta. Cada cliente que no aparece es tiempo perdida y un ingreso que tenías en mente que iba a entrar, pero que finalmente no llegó.
Y acá es donde tienes que preguntarte ¿por qué la gente no se presenta? ¿enviaste el recordatorio con un tiempo prudencial? ¿Qué tal se sintieron en su última visita?
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El error no está en agendar… está en no hacer seguimiento
Como dijimos antes, diste por hecho que un ingreso iba a entrar, pero finalmente no llegó. Esto es porque confiaste en que como la persona pidió la cita, se iba a presentar.
Pero ¿te confirmo un día antes o ese mismo día que iba a aparecer? Te aseguraste de que ese día y horario era el más cómodo para él? ¿y si el cliente pidió una cita pero en el camino se encontró con otros centros que ofrecían lo mismo?
Esto pasa porque el cliente se olvidó de ti. Y cuando no te tienen en mente es un problema. No solo porque pierdes la venta, sino porque la persona no conectó o no se sintió acompañado para generar una confianza con tu clínica.
Por eso es tan importante enviar un día antes un mensaje de recordatorio de citas, unas semanas antes confirmar que ese sea el mejor momento para atenderse, enviarle recomendaciones, cuidados y novedades durante el tiempo que no se ven para que siga teniéndote presente, ofrecerle promociones para tratamientos complementarios.
La confirmación de cita no es un trámite, es una experiencia
El mensaje que envías al cliente después de agendar su primera cita es lo que va a generar esa primera impresión.
Si lo envías tarde y sin personalización, puede terminar en un no show.
En cambio si lo envías al instante, agradeciéndole por haberte elegido para realizar su tratamiento y avisándole que más cerca de la fecha le mandarás indicaciones, el cliente se siente acompañado y ve tu profesionalismo.
Y lo mismo pasa después de la cita. Un mensaje de agradecimiento, una recomendación para continuar, un pequeño recordatorio… son tareas simples de hacer, que construyen una relación y que te generan altas probabilidades de que vuelva a reservar… y hasta una posibilidad de recomendar.
¿Cómo piensas hacer los seguimientos?
Todo esto que venimos comentando es super importante, pero ¿estás preparado para llevarlo a cabo? Porque si piensas que hacerlo manual es una opción, entonces ya arrancas con grandes probabilidades de terminar abandonando.
Piensa en tu día a día. Estas a tope de pacientes, tienes que abrir la puerta, tienes que tener el móvil a mano, el teléfono fijo que no para de sonar y la gente en las redes que sigue preguntándote precios y haciéndote consultas.
Es lógico que te olvides de responder o que lo hagas tarde, que demores en atender a los que están en la clínica esperando si estás leyendo y respondiendo las consultas que te hacen en Instagram.
Y como el seguimiento no puede ser una tarea más, necesitas un sistema que te permita centralizar, personalizar y automatizar todo este tipo de comunicaciones.
¿Cómo utilizar las funcionalidades de Clientify?
Y ese sistema se llama Clientify. Esta plataforma todo en uno te permite automatizar todo el proceso de gestión de citas, personalizar los seguimientos automáticos y centralizar conversaciones que te llegan a los distintos canales.
Arranquemos por el principio…cuando una persona te escribe por WhatsApp, mail, redes sociales o te deja sus datos en un formulario, landing o chatbot, toda su información se traspasa automáticamente al CRM y se genera como un nuevo contacto.
De esta manera, todos sus datos personales, intereses, comportamientos, interacciones, historial queda centralizado en esta herramienta para que así respondas las consultas que te hacen en distintos canales, desde una única bandeja de entrada llamada Inbox y además utilices toda esta información para segmentar a tus base de contactos.
Por otro lado, Clientify te da la posibilidad de generar tu propio calendario de citas, en el que cada interesado puede elegir el día y horario que más le conviene, para que luego el sistema le envíe un mensaje de agradecimiento y posteriormente un recordatorio por correo o WhatsApp.
Clientify también te permite diseñar campañas de email y WhatsApp para que envíes contenido educativo, promociones, recomendaciones, pasos a seguir, etc durante todo su proceso de decisión, tratamiento y fidelización.
Y lo bueno de estas comunicaciones es que se enviarán de manera automática gracias a los flujos de automatización de Clientify, dependiendo de cómo vaya interactuando el contacto o cliente con tu empresa.
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¿Increíble no? Todo esto y muchas cosas más son las que se hacen con una plataforma como Clientify.
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