No hay cosa que moleste más que un plantón.
Y más a la hora de realizar citas con posibles clientes todos nos enfrentamos a cancelaciones, olvidos y el temido “al principio parecía una buena idea”.
Si te pasa en Tinder… bueno, es lo que hay (mejora tu bio) pero si te ocurre en tu negocio tienes un problema con la tasa de No Show (No presentarse a la reunión = inversión perdida), no llegas a tu objetivo de reuniones, desmotivación…
Cómo va esto de la Tasa de No Show, ¿Qué ratio es aceptable?
Lo primero es entender que una Tasa de No Show cero no existe, siempre ocurren imprevistos que hace que un contacto no se presente pero puedes reducirlo MUCHO con la herramienta y las automatizaciones necesarias.
Para que te hagas una idea esta es una media de Tasa en varios sectores B2B
| Sector | Tasa de No Show (%) | Descripción |
| Tecnología | 20% – 35% | Reuniones B2B y demos de productos tecnológicos pueden tener tasas de no-show altas si los leads no están calificados o no ven el valor inmediato. |
| Consultoría y Servicios Profesionales | 10% – 20% | Este sector suele tener un no-show bajo debido al compromiso previo de los clientes y la percepción de alto valor de las reuniones. |
| Marketing y Publicidad | 20% – 40% | Suelen tener tasas de no-show variables, especialmente si los leads son menos calificados o no están bien informados sobre los beneficios. |
| Servicios Financieros | 15% – 25% | Reuniones con asesores financieros tienden a ser más críticas, pero los no-shows pueden ocurrir si el cliente no ve urgencia o si hay una falta de seguimiento. |
| Manufactura e Industria | 15% – 30% | Las reuniones en este sector pueden depender de la necesidad de consultas técnicas o demostraciones de producto; los no-shows pueden ocurrir por falta de preparación. |
| Salud y Belleza | 25% – 35% | Clínicas, spas y salones de belleza tienen tasas de no-show relativamente altas debido a la naturaleza de citas opcionales y no urgentes. |
| Inmobiliaria | 30% – 40% | Las citas para visitas de propiedades pueden tener tasas de no-show altas debido a la falta de compromiso del comprador o inquilino potencial. |
| Educación y Entrenamiento | 15% – 20% | Programas de educación y entrenamiento tienden a tener tasas de no-show más bajas debido al compromiso del usuario y la percepción de valor de la sesión. |
| Bienes Raíces Comerciales | 20% – 35% | Reuniones con agentes de bienes raíces comerciales pueden variar dependiendo de la urgencia y motivación del comprador o arrendador potencial. |
¿Imaginabas tanta?
Si, créenos, a nosotros nos pasa y por eso hemos diseñado nuestra herramienta de “Reuniones” para mejorar la tasa y la de nuestros clientes porque si lo probamos nosotros y funciona es automáticamente bueno para los usuarios de Clientify.
Pero ojo, además de las herramientas adecuadas hay más factores a tener en cuenta:
Por ejemplo, las reuniones programadas en las mañanas tienden a tener una tasa más alta de No Show (19.09% a las 8 a.m.), ya que los prospectos tienden a reorganizar sus prioridades a medida que comienza el día.
Y las reuniones programadas más tarde en la tarde (entre las 2 y las 5 p.m.) tienden a tener tasas de No Show más bajas, con un rango del 14.7% al 15.9%
Aprovecha la herramienta para que solo se pueda programar en las horas que más convengan a tu negocio.
“El que no aparezca un prospecto a una reunión es un gasto añadido, un parón en el flujo de ventas y una tristeza para el equipo. Teníamos un ratio del 25% y lo hemos bajado a un 6 desde que podemos enviar citas desde el crm y automatizamos recordatorios”
Otro de los factores claves es que los prospectos a los que has contactado estén cualificados o no.
Suena muy paradójico decirlo pero hay muchos usuarios que no tienen claro qué están agendando, han leído algo del producto o se han quedado con alguna de las ventajas y agendan pero según se acerca el momento o no se acuerdan o se bajan del caballo.
La diferencia entre agendar con leads cualificados reduce hasta en un 20% la tasa de No Show que tengas, pero como es un dato que aporta la competencia no lo vamos a enlazar. Eso sí, nos cuadra.
Otro ejemplo es que no funcione bien el enviar la cita al calendario del contacto. Si este no lo apunta la cita solo existe para ti y cuando plantee su agenda puede que no estés.
Asegúrate de que incluyes tu cita en su agenda conectándola con Google Calendar o Outlook. Suena a perogrullada pero pasa más de lo que imaginas.
Y utiliza ese sistema para incluir información que le recuerde porque vuestra cita va a ser genial. ¡Ah, y el enlace a la videoconferencia!
Recuerda recordárselo, no molestas tanto como a ti te molesta que no aparezcan.
Ya tiene su cita agendada en tu sistema, bien.
Pero hay que recordárselo y para eso tienes que automatizar, es la única manera de que, sin esfuerzo para ti, te asegures de que se presenta.
Programa una secuencia de mensajes efectiva, tira de WhatsApp
Pueden ser por Email o Whatsapp, o ambos (si te ha dejado el teléfono). Depende del tiempo de antelación. Si es con una semana es bueno que tras el mensaje de cita confirmada interactúes de alguna manera para que “sienta” tu presencia.
Somos la única herramienta con recordatorios por WhatsApp y Meta Business Partner. Ahí lo dejamos para tu consideración…
Ejemplo de una secuencia de recordatorios sencillos, combinando Email y WhatsApp
24 horas antes lo vuelves a recordar por email o Whatsapp esta vez ya automatizado
Y media hora antes le vuelves a escribir por email y/o WhatsApp para calentar motores.
¿Suena muy pesado? No creas, las bandejas están saturadas y si no ve un mensaje seguro que el del mismo día si, y si le llega por WhatsApp te aseguras de “caer” en el lugar donde más tiempo pasa una persona.
Recuerda que si tiene intención de acudir no le van a molestar, y si no puede se ocupará de reagendar porque seguro que has incluido la opción en tus mensajes ¿eh? ¿EH?
“Somos Meta Business Partners lo que te aporta un plus de seguridad en la entregabilidad de WhatsApp además de que nuestro Inbox es una herramienta increíble para gestionarlo desde dentro del negocio”
Así es como funciona un ciclo automatizado en Clientify de recordatorios
Recuerda, el segundo nombre de un CRM es “Automatizar”. Así que una vez creada tu agenda de reuniones dedícale tiempo a una cadena de recordatorios eficaz.
De manera automática tu contacto ya recibe cuando cierra la fecha un email con los detalles y el agendamiento automático en su calendario online favorito.
Ahora toca que le avises antes y te recomendamos que no esperes al último momento porque puede que:
A) no se acuerde de que tenía la reunión y haya planificado otra cosa. Si, pasa mucho.
B) Al no haber construido expectativas en torno a la cita puede que no la valore lo suficiente.
Avísale con 24 horas de antelación, así ya la tendrá en mente (y no solo en el calendario), recuerdale bien claro el beneficio de reuniros e incluso mándale algo de valor como un buen contenido sobre alguno de sus puntos de dolor para que perciba lo buena gente que eres.
“A diferencia de otras herramientas de Reuniones con Clientify tienes todas las opciones de automatización disponibles con cualquier Plan que elijas. ”
Si necesitas más información aquí tienes una completa guía abierta para todos.
Con este vídeo tan explicativo:
¿Cómo preparo un buen recordatorio(s)?
- No uses textos preformateados, se personal, que no solo se recuerde la cita si no tu estilo al escribirlo.
- Utiliza los campos dinámicos para personalizar. Puedes utilizar el nombre de contacto, su empresa, cargo.. así das buena sensación de profundidad en el conocimiento.
- Recuerda el objetivo de la reunión. “Te voy a ayudar a implementar el mejor CRM del mercado.” o “Vamos a ver juntos el Plan para la dominación del mundo.”
- Si ves que tu tasa de No Show es preocupante añade un botón para coger una cita de nuevo en el recordatorio. Siempre es mejor ofrecer una salida a que no se presenten sin más.
Un buen sistema reduce el No Show
Cualifica bien los leads, que quede claro en tu propuesta lo que haces y cómo lo haces.
Tómate tu tiempo en prepararlo, no te conformes con crear una agenda y personalizarla, Invierte tiempo de calidad de crear recordatorios de valor.
Siempre recuerda porqué su calidad de vida va a mejorar asistiendo a la reunión.
Interioriza estos consejos, usa una herramienta tan genial como Clientify y baja tu tasa de No Show por debajo de la tuya a las bodas por compromiso a las que te invitan.
Accede ahora a una prueba gratuita de Clientify de 14 días o sigue formándote en reducir la tasa de No-Show en reuniones con este Ebook.
