La gestión de presupuestos es una tarea fundamental para cualquier empresa, ya sea grande o pequeña. Un presupuesto bien elaborado ayuda a garantizar que la empresa tenga los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos y metas. Sin embargo, incluso las empresas más exitosas cometen errores en la gestión de presupuestos.
En este post, analizaremos los 10 errores más comunes en la gestión de presupuestos y te proporciono consejos para evitarlos.
Un buen presupuesto es como un mapa que guía a la empresa hacia sus objetivos. Esto significa que el presupuesto debe estar alineado con los objetivos a largo plazo de la empresa.
Este debe tener en cuenta el terreno actual, es decir, el presupuesto debe tener en cuenta los factores externos que pueden afectar a la empresa, como la competencia, la economía y las tendencias del mercado manteniendo una flexibilidad constante.
1. No tener un plan empresarial claro
El primer paso para una buena gestión de presupuestos es tener un plan claro.
Este plan debe definir los objetivos y metas de la empresa, así como los recursos necesarios para alcanzarlos. Debe ser realista y tener en cuenta los factores externos que pueden afectar a los gastos de la empresa, por ejemplo:
- Establece objetivos y metas específicos, como aumentar las ventas un 10% o reducir los costos de producción un 5%.
- Identifica los recursos necesarios para alcanzar los objetivos, como personal, equipo y materiales.
- Ten en cuenta los factores externos que pueden afectar a los gastos, como la inflación, los tipos de cambio y los cambios en la legislación.
2. No basar los presupuestos en datos reales
El presupuesto debe basarse en datos reales como:
- Gastos históricos: Son una buena fuente de información para estimar los gastos futuros. La empresa debe analizar sus gastos históricos para identificar tendencias y patrones.
- Precios de los productos y servicios: Estos pueden variar con el tiempo. La empresa debe tener en cuenta los precios actuales y previstos de los productos y servicios que vende o compra.
- Tipos de cambio: Pueden afectar a los gastos de la empresa si importa o exporta productos o servicios. Debes tener en cuenta los tipos de cambio actuales y previstos.
- Factores externos: como la economía, la competencia y las tendencias del mercado.
No se debe caer en el optimismo o el pesimismo excesivos, ¿por qué? Un presupuesto poco realista puede tener varias consecuencias negativas, como:
- La empresa puede no tener los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos.
- Se puede tener que recurrir a préstamos o financiación externa para cubrir los gastos inesperados.
- O verse obligada reducir su actividad o despedir empleados para reducir los gastos.
3. No alinear el presupuesto con la estrategia
Para que el presupuesto esté alineado con la estrategia de la empresa, es necesario que ambos planes estén en consonancia. Esto significa que el presupuesto debe reflejar los objetivos estratégicos de la empresa y debe proporcionar los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
Por ejemplo, una empresa que tiene como objetivo expandirse a nuevos mercados debe tener un presupuesto que incluya los gastos necesarios para la expansión, como el marketing, la investigación y el desarrollo, y la construcción de nuevas instalaciones.
Si el presupuesto no está alineado con la estrategia de la empresa, es posible que no se alcancen los objetivos estratégicos. Esto puede ocurrir por varias razones, como:
- No se tienen los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos.
- No asignar los recursos de manera eficiente.
- La empresa no prioriza sus gastos.
4. No involucrar a las partes interesadas
El budget o presupuesto debe ser elaborado con la participación de todas las partes interesadas, como los directores, los gerentes, los empleados y los clientes. De esta forma, se garantiza que el presupuesto sea realista y tenga en cuenta las necesidades de todos los implicados, aquí tienes una lista de las personas que deben estar involucradas:
- Directores generales y altos ejecutivos.
- Gerentes.
- Empleados.
- Clientes.
- Proveedores.
- Inversores.
- Bancos y otras instituciones financieras.
5. No revisar el presupuesto regularmente
El presupuesto debe ser revisado regularmente para reflejar los cambios en las condiciones económicas, los objetivos de la empresa y las necesidades de las partes interesadas.
Factores que pueden afectar a la frecuencia de revisión del presupuesto:
- Ciclo de negocio: Las empresas con ciclos de negocio cortos deben revisar su presupuesto con más frecuencia que las empresas con ciclos de negocio más largos.
- Volatilidad del mercado: Si trabajas en un mercado volátil debes revisar tu presupuesto con más frecuencia que las empresas que operan en mercados más estables.
- Cantidad de incertidumbre: Aquellas que operan en entornos con mucha incertidumbre deben revisar su presupuesto con más frecuencia que las empresas que operan en entornos más predecibles.
3 consejos para revisar un presupuesto:
- Identifica los cambios en las condiciones: Aquellos que puedan afectar al presupuesto, como los cambios en los precios de los productos o servicios, los cambios en la demanda, los cambios en los costes laborales o los cambios en la legislación.
- Evalúa el impacto de los cambios.
- Realiza los ajustes necesarios.
6. No controlar los gastos
Una vez elaborado el presupuesto, es importante controlar los gastos para garantizar que no se exceda el presupuesto.
Para ello, utiliza herramientas de gestión de gastos, como software de contabilidad o sistemas de gestión de compras, como Clientify, el CRM con un módulo dedicado a presupuestos, o Holded, el software de gestión de negocios que te permite gestionar desde un mismo sitio tu facturación, contabilidad, inventario, proyectos y RRHH.
7. No gestionar los riesgos
Todo proyecto conlleva riesgos, desde riesgos económicos hasta riesgos de mercado. Es importante identificar y gestionar los riesgos para evitar que afecten al presupuesto.
Aqui tienes algunos ejemplos de riesgos que pueden afectar al presupuesto de un proyecto:
- Riesgos económicos:
- Cambios en los precios de los materiales o la mano de obra
- Cambios en las tasas de interés
- Cambios en la legislación
- Riesgos de mercado:
- Cambios en la demanda de productos o servicios
- Cambios en la competencia
- Cambios en las condiciones económicas
- Riesgos técnicos:
- Problemas con el diseño o la construcción
- Problemas con el suministro de materiales o componentes
- Problemas con el personal
- Riesgos políticos:
- Cambios en el gobierno
- Cambios en las políticas gubernamentales
- Conflictos políticos
8. No comunicar los presupuestos
El presupuesto debe ser comunicado a todos los empleados para que estén informados de los objetivos y metas de la empresa y de los recursos disponibles.
Si nadie sabe nada y cada uno toma acciones independientes, pasará algo similar a esto:
9. No seguir el presupuesto
Si se producen desviaciones del presupuesto, es importante tomar medidas correctivas para volver a encarrilar el presupuesto.
Las desviaciones positivas son aquellas en las que los gastos reales son inferiores a los gastos presupuestados. Esto puede ser positivo para la empresa, ya que significa que se está gastando menos de lo previsto. Sin embargo, es importante investigar las causas de la desviación para asegurarse de que no se está produciendo por un error o una oportunidad de mejora.
Las desviaciones negativas son aquellas en las que los gastos reales son superiores a los gastos presupuestados. Esto puede ser negativo para la empresa, ya que significa que se está gastando más de lo previsto. Las desviaciones negativas pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad de la empresa.
10. No aprender de los errores
Los errores son una oportunidad para aprender y mejorar. Es importante analizar los errores cometidos en la gestión de presupuestos para evitar que se repitan.
Consejos para evitar los errores más comunes en la gestión de presupuestos
- Dedica tiempo a planificar el presupuesto. No se limite a copiar el presupuesto del año anterior.
- Base el presupuesto en datos reales. Utilice datos históricos, estudios de mercado y análisis de la competencia para estimar los gastos futuros.
- Alinea el presupuesto con la estrategia de la empresa. Asegúrese de que el presupuesto esté alineado con los objetivos estratégicos de la empresa.
- Involucra a las partes interesadas. Recopile información y comentarios de todas las partes interesadas para elaborar un presupuesto realista.
- Revisa el presupuesto regularmente. Revise el presupuesto al menos una vez al trimestre para reflejar los cambios en las condiciones económicas, los objetivos de la empresa y las necesidades de las partes interesadas.
- Controla los gastos. Utilice herramientas de gestión de gastos para controlar los gastos y evitar que se exceda el presupuesto.
- Gestiona los riesgos. Identifique y gestione los riesgos para evitar que afecten al presupuesto.
- Comunica el presupuesto. Asegúrese de que todos los empleados conozcan el presupuesto y sus objetivos.
- Aprende de los errores. Analice los errores cometidos en la gestión de presupuestos para evitar que se repitan.
Siguiendo estos consejos, puedes elaborar un presupuesto sólido que ayude a alcanzar sus objetivos.
