¿Qué es un CRM y por qué usarlo?

Un Sistema de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM por sus siglas en inglés) es una herramienta esencial en el mundo empresarial moderno. Su propósito principal es gestionar y mejorar las interacciones con clientes actuales y potenciales, optimizando procesos comerciales y fortaleciendo las relaciones.

En este artículo, exploraremos a fondo los aspectos clave relacionados.

¿Cuáles son los principales beneficios de utilizar un CRM?

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• Visión 360° del cliente:

Con un CRM, obtendrás una visión completa y detallada de cada cliente. Desde historiales de interacciones hasta preferencias, este conocimiento profundo te permite personalizar tus estrategias y ofrecer experiencias adaptadas a las necesidades individuales.

• Optimización de procesos de ventas:

Agiliza y optimiza tu embudo de ventas. Un CRM automatiza tareas repetitivas, permite un seguimiento más efectivo de oportunidades y facilita la identificación de áreas de mejora en tu proceso de ventas, todo ello para potenciar tu rendimiento comercial.

• Mejora de la retención de clientes:

Fortalece las relaciones a largo plazo. Gracias a la gestión proactiva de clientes, podrás anticiparte a sus necesidades, ofrecer un servicio personalizado y mantener una comunicación constante. Esto se traduce en clientes más satisfechos y leales.

• Automatización de marketing:

Un CRM te brinda herramientas para automatizar campañas, segmentar audiencias y evaluar el rendimiento de tus acciones. De esta manera, puedes centrarte en lo que realmente importa: crear conexiones significativas.

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• Toma de decisiones estratégicas basadas en datos:

Dile adiós a las conjeturas, tendrás acceso a análisis detallados y métricas clave. Utiliza esta información para tomar decisiones informadas que impulsen tu empresa hacia el crecimiento sostenible.

• Acceso en tiempo real:

La flexibilidad que necesitas. Accede a la información crucial sobre tus clientes en cualquier momento y lugar. Ya sea en la oficina, en una reunión o en movimiento, tu CRM te acompaña, garantizando un control total incluso cuando estás fuera de la oficina.

• Colaboración en equipo:

Fomenta la colaboración y la transparencia, garantizando que todos estén en la misma página.

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¿Cómo puedo saber si mi empresa realmente necesita un CRM?

Te resulta complejo retener la información de cada interacción.

¿Te enfrentas a un creciente laberinto de interacciones con clientes? Si la gestión de contactos, seguimientos de ventas y comunicaciones se ha vuelto abrumadora, un CRM simplificará estas tareas, proporcionando una visión organizada y centralizada.

Pierdes oportunidades de ventas.

Si sientes que algunas oportunidades se están escapando y la retención de clientes se ha vuelto un desafío, un CRM puede ser la solución. Identificar y actuar sobre cada oportunidad se vuelve más efectivo con la información detallada que proporciona un sistema de este tipo.

Falta de visibilidad en las relaciones con clientes.

Necesitas una perspectiva completa, desde el historial de comunicaciones hasta las preferencias individuales, permitiéndote personalizar estrategias y fortalecer relaciones.

Dificultad en el seguimiento de ventas.

Si sientes que la gestión de oportunidades y el seguimiento de ventas se han vuelto un desafío logístico, un CRM automatizará estos procesos, proporcionando un embudo de ventas más eficiente y permitiéndote centrarte en cerrar negocios.

Necesidad de personalización en el mensaje.

Cada empresa es única, y un CRM puede ser adaptado para reflejar exactamente tus necesidades específicas, contacta con la empresa y conoce el nivel de personalización que puedes alcanzar.

Crecimiento y expansión empresarial:

A medida que tu empresa crece, la gestión de relaciones con los clientes se vuelve más compleja. Un CRM te permite escalar de manera efectiva, garantizando que las relaciones con los clientes se mantengan sólidas incluso en tiempos de expansión.

Necesidad de análisis estratégico.

Si anhelas tomar decisiones basadas en datos y análisis, un CRM te proporcionará métricas clave para evaluar el rendimiento de tus estrategias. Obtén información precisa para impulsar decisiones estratégicas y alcanzar tus objetivos.

¿Cuánto tiempo y recursos se requieren para implementar un CRM?

La implementación de un CRM varía según la complejidad y tamaño de la empresa. Pero por ejemplo, en Clientify tendrás una DEMO de 14 días para probar la herramienta y configurar todo paso a paso para que tu adaptación al CRM sea lo más fácil posible. ¿Qué suelen configurar nuestros clientes en este tiempo?

• Importación automática de la BBDD.

• Productos, presupuestos, oportunidades.

• Conexiones

• Integraciones

Además, si esto se te hace cuesta arriba, hemos lanzado planes implementación para aquellas empresas que requieran ayuda uno a uno, ¿en qué consiste?

¿Qué características deben tener un buen CRM?

Si estás planteándote dar el salto, es crucial que conozcas qué características tiene y como van estas a impulsar tu rendimiento.

En primer lugar, no solo debe servirte para almacenar información, también tiene que ofrecerte una gestión inteligente de tus contactos, en algún momento necesitarás segmentarlos, filtrarlos o acceder a datos cruciales.

Tiene también que darte opciones de rastreo, ¿rastreo?, sí, porque es esencial para ti tener una visión clara del embudo de ventas con el objetivo de optimizar áreas.

Automatizaciones, desde email marketing hasta en redes sociales o incluso WhatsApp Marketing. Debe tener cubierta tu necesidad de ahorrar tiempos, para ello es importante que poco a poco vayas soltando esas tareas tediosas y consigas ganar una mejor gestión de tus esfuerzos.

Justo tengo un curso de automatizaciones gratuito que te permitirá aprender y diagnosticar cuáles de estas automatizaciones son primordiales para tu proyecto, es gratis y no tardarás más de 1 hora en terminarlo.

🎓 Certificado de Experto en Automatizaciones.

Más funciones que necesitas:

Una analítica sencilla pero con métricas clave, un balance entre intuitivo pero a la vez puntero. Si tienes un presupuesto, una campaña o una inversión en publicidad digital, vas a requerir de dashboards únicos para cada acción, ¿lo tiene ese CRM que estás pensando?

Integración con redes sociales omnicanal que facilite la colaboración entre departamentos sin fisuras en la información.

Un CRM tiene como objetivo centralizar y simplificar, pues debe llevarlo a la práctica y unir tus RRSS favoritas en un mismo sitio, con capacidad de comunicación entre departamentos.

Por eso amamos el Inbox de Clientify, que además, incluye WhatsApp sin costes extras con opciones de añadir notas, crear chatbots, lanzar automatizaciones, gestionar la propiedad de los chats, todo de manera transparente.

Y lo más importante…

Que tus datos estén blindados y la plataforma esté en constante evolución para garantizar que esté siempre a la vanguardia de la tecnología, por ejemplo, usando la Inteligencia Artificial en el CRM, el mayor aclamo para el 2024.

Pregunta por ello y detecta pros y contras.

¿Existen diferentes tipos de CRM y cuál es el más adecuado para mi negocio?

Existen CRMs 3 tipos principales de CRM en los que centraremos la respuesta:

1. CRM Operativo: Potencia tu Eficiencia Comercial

Diseñado para empresas que buscan optimizar sus operaciones diarias. Este tipo de CRM se enfoca en impulsar la eficiencia en áreas clave como ventas, marketing y servicios al cliente. Al centralizar datos y procesos, te permite gestionar y automatizar actividades operativas, mejorando la productividad y maximizando el rendimiento de tu equipo.

Beneficios Clave:

• Seguimiento efectivo de oportunidades de venta.
• Automatización de procesos comerciales repetitivos.
• Mejora en la coordinación de equipos de ventas y marketing.

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2. CRM Analítico: Transforma Datos en Decisiones Estratégicas

Para aquellos que buscan profundizar en el análisis de datos, un CRM analítico es esencial. Este tipo de CRM se centra en la interpretación de datos para proporcionar información valiosa sobre patrones y tendencias del cliente. Te permite tomar decisiones estratégicas informadas basadas en el análisis profundo de datos, llevando tu toma de decisiones a un nivel superior.

Beneficios Clave:

• Análisis detallado para entender comportamientos del cliente.
• Identificación de oportunidades de mejora en estrategias de ventas y marketing.
• Toma de decisiones informada respaldada por datos sólidos.

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3. CRM Colaborativo: Fomenta la Comunicación y Eficiencia Interna

La colaboración efectiva entre equipos es esencial en cualquier empresa. Un CRM colaborativo se centra en facilitar la comunicación y el intercambio de información entre diferentes departamentos. Esto asegura una experiencia unificada para tus clientes y mejora la coordinación interna, lo que es crucial para construir relaciones sólidas y proporcionar un servicio excepcional.

Beneficios Clave:

• Compartir información fácilmente entre departamentos.
• Mayor visibilidad y comprensión de las interacciones con los clientes.
• Coordinación eficiente para brindar un servicio al cliente coherente.

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¿Cuáles son los costes asociados con la adopción de un CRM?

– Licencia del software.

– Personal para implementación y mantenimiento,

¿Cómo puedo asegurarme de que mi equipo se adapte y utilice correctamente el CRM?

La formación adecuada y la comunicación clara sobre los beneficios del CRM son esenciales. La participación del equipo en el proceso de selección puede aumentar la aceptación y uso.

Una vez elegido, ¿cómo consigues un alto compromiso?

Propón formaciones completas para todo el equipo, utiliza todo recurso posible como sesiones, tutoriales, material en línea, cursos… Ofrece la formación concreta según los roles específicos dentro del equipo para que sea relevante.

Consulta las opciones que dispone Clientify en la Academia.

Accede a la DEMO de 14 días con el equipo, si el equipo técnico del CRM hace una sesión de formación diaria o una introducción al mismo, cuanto antes comiencen a dominarlo, antes conseguirán los resultados.

Anímales a plantear escenarios prácticos, dudas al soporte, fomenta el feedback y la participación activa.

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¿Cómo puedo medir el retorno de la inversión (ROI) de utilizar un CRM?

El ROI se mide mediante la mejora en las ventas, retención de clientes, eficiencia operativa y la calidad de la información recopilada. Establecer KPIs claros y compararlos antes y después de la implementación es esencial, aquí tienes una lista con métricas a tener en cuenta:

1. Volumen de Ventas:
   • ¿Aumentaron las ventas y el valor de cada venta desde la implementación del CRM?
2. Tiempo por Venta:
   • ¿Se acortó el tiempo entre oportunidades y ventas, permitiendo un mayor volumen de cierres?
3. Número de Acuerdos Cerrados:
   • ¿Se están convirtiendo más oportunidades potenciales en clientes desde la implementación del CRM?
4. Tiempo Administrativo de Ventas:
   • ¿El equipo de ventas pasa más tiempo interactuando con clientes y menos en tareas administrativas, reduciendo costos?
5. Fuentes de Oportunidades Potenciales:
   • ¿Puedes rastrear el origen de las oportunidades para optimizar canales de ventas y aumentar el volumen?
6. Nuevos Ingresos Netos:
   • ¿Identificas y vendes a nuevos clientes, aprovechando nuevos modelos de precios y canales?
7. Tasa de Venta Complementaria:
   • ¿Puedes vender más a clientes existentes, aprovechando la fidelidad del cliente?
8. Costo de Adquisición de Clientes y Valor del Cliente:
   • ¿Conoces el costo de adquirir nuevos clientes y el valor individual y promedio de cada cliente?

Evaluar estas métricas te proporcionará una visión completa de cómo tu CRM contribuye a los ingresos incrementales, permitiéndote ajustar estrategias y maximizar el rendimiento de tu sistema.

¿Qué pasa si quiero cambiar o actualizar mi CRM en el futuro?

La posibilidad de cambiar de CRM debe ser considerada desde el principio. Asegúrate de que la plataforma elegida permita una migración sin problemas y garantice la continuidad de las operaciones.

Esto es un valor añadido, pero para que veas cómo Clientify ofrece tutoriales sencillos para que migres de uno a otro o si por el contrario deseas irte, también puedes descargar toda tu BBDD (es de tu pertenencia siempre) y sin compromiso.

Como siempre, es mejor dejar ir, que forzar la retención de un cliente descontento.

¿Cuáles son los posibles desafíos o problemas que pueden enfrentar al adoptar un CRM?

• Resistencia al cambio por parte de los empleados.
• Mala calidad de datos o errores incompletos al migrar.
• Costos inesperados y poca transparencia.
• Integración compleja.
• Personalización insuficiente de los contactos.
• Seguridad de datos vulnerable.
• Escalabilidad limitada.
• Falta de estrategia = resultado ineficiente.
• Soporte inadecuado.
• Actualizaciones constantes del CRM.

¿Puedo integrar un CRM con otras herramientas y sistemas que ya utilizo en mi empresa?

¡Claro! Quiero decir, depende. En Clientify sí que tenemos aplicaciones con conexión sencilla y directa y sino siempre puedes usar una app intermediaria, como lo es Zapier. Esto nos deja con un total de más de 15.000 aplicaciones conectables, por lo que seguramente, tu favorita esté entre ellas.

Echa un vistazo a todas haciendo clic aquí.

La capacidad de integración es esencial en los CRMs modernos, por lo general, suelen ser compatibles con una variedad de herramientas, como plataformas de correo electrónico, sistemas de contabilidad y software de marketing.

Pero comprueba antes de comprar.

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¿Existen opciones de CRM específicas para mi industria?

Sí, algunos CRMs están diseñados específicamente para ciertas industrias, como la salud o el comercio electrónico. Estos pueden ofrecer características y personalizaciones específicas adaptadas a las necesidades del sector.

• Veeva para ciencias de la vida y salud.
• Bullhorn para empresas de reclutamiento.
• Propertybase para bienes raíces.
• Clientify para pymes, agencias o sector educación.

Entre otros.

¿Cuál es el tiempo típico de implementación de un CRM y cuánto tiempo lleva ver resultados?

El tiempo de implementación de un CRM puede variar significativamente según diversos factores, como el tamaño y la complejidad de la empresa, la cantidad de usuarios, la personalización requerida y la elección de la solución CRM. Sin embargo, a continuación, proporciono una estimación general y el tiempo promedio para ver resultados:

Tiempo de Implementación:

1. Pequeñas Empresas:
   • Con procesos menos complejos, la implementación puede llevar de unas pocas semanas a algunos meses.
2. Empresas Medianas:
   • Con requisitos más específicos pueden tomar entre tres y seis meses para la implementación completa.
3. Grandes Empresas:
   • Teniendo en cuenta los múltiples departamentos, integraciones complejas y procesos empresariales específicos pueden requerir más tiempo, a menudo de seis meses a un año o más.