¿Cansado o cansada de oír eso de que el orden está reñido con la creatividad?
¿Qué ocurre? ¿Que un creativo no puede querer tener ordenada su mesa, y no digamos su negocio, para que sea más efectivo?
Vamos a ponernos en Modo Madre On y colocar algunas ideas en su sitio.
Si quieres escalar sin aumentar los costes, y da igual el tipo de negocio que seas, tienes que digitalizar, automatizar y centralizar. Y pon estás ideas en el orden que quieras.
Un equipo de marketing / creativo presencial o remoto debe ir alineado no solo con las ideas y retos que el cliente propone si no en actividad comercial, planificación de proyectos, calendario y delivery.
A más programación menos despistes, y menos despistes, en una agencia significa más eficiencia luego menos costes (horas extras por deadlines superados, por ejemplo).
Que todos nos hemos quemado alguna vez hasta las 2 de la mañana entregando un arte o un copy pero luego a las 9 había que estar en perfecto estado de revista de nuevo.
En qué te ayuda exactamente un CRM
En muchas áreas pero vamos a acotar las que sabemos que más duelen en una agencia.
- Control de trabajos
- Control de actividades
- Comunicaciones con el cliente
Muchos o poco clientes, muchos o pocos trabajos
¿Sabes que los bufetes de abogados cobran hasta por cada hoja que gastan en la fotocopiadora? Según Hollywood, claro, pero no nos extraña.
El control del gasto es vital pero en una agencia más que ese control exhaustivo de gasto el que interesa es el de qué actividades, trabajos y horas se han desempeñado para una campaña / cliente
¿Cómo ayudamos desde Clientify a llevar un control preciso? Con las Oportunidades.
Ya te las explicamos un post anterior pero ahora las relacionamos con la actividades
Se llaman así porque en los CRM se crearon como unidades de producto o servicio que se venden a un usuario pero en la práctica sirven para cualquier trabajo que hagas para un cliente.
Mira esta imagen
Cada columna es un estado de un trabajo.
Es este caso es lo que llamamos un “Flujo de trabajo”, es decir los estados en los que un determinado servicio está ofrecido a un cliente o varios.
Las fases van desde “Cliente interesado” en el informe SEO, si se le ha enviado el presupuesto, si está aprobado y si está realizado y cobrado.
Cada “item” o tarjeta lleva el responsable del trabajo, el cliente que es, el importe y fechas de deadline. Si abres cada tarjeta puedes controlar cada trabajo en concreto y asignar actividades a tu equipo, seguimiento, etc.
De un solo vistazo tienes controlado como va la asignación de trabajos, los ingresos y moverlos a voluntad simplemente arrastrando tarjetas.
Y eso es para un “Flujo” de un trabajo, puedes hacerlo también para un cliente.
Defines al cliente como Flujo y en cada etapa de trabajos, pendientes, en curso, en revisión y por hacer, por ejemplo, vas ordenando trabajos.
Y no solo ordenas, también, al incluirles un precio o cotización sabes como va tu facturación.
Control de Actividades
En una Agencia pequeña, todos en una misma sala, con dos gritos bien pegados se informa a todo el mundo de lo que se hace pero en cuanto pasas de los 5 o 6 colaboradores… o gestionas equipos en remoto el tema se complica.
Hay que hacer llamadas, arrancar trabajos, preparar presentaciones, las deliciosas reuniones…
Y todo tiene que estar relacionado, tanto las actividades que definas cómo con qué cliente (para que queden guardadas en su ficha) cómo por quién tienen que llevarse a cabo para que las tenga en su versión personal del CRM) .
Aquí tienes un ejemplo
Puedes crear tantas Actividades como quieras asignadas a cuantos colaboradores tengas y en su panel del CRM encontrarán :
De esa forma se reparte el trabajo tanto de manera personal como por equipo.
Se lleva un registro exacto de las actividades y en tu panel de acceso al CRM siempre aparecen las actividades por hacer.
Comunicaciones con el cliente
Con tu cliente te vas a relacionar por 3 canales: Teléfono, Email y WhatsApp.
¿Te va a extrañar mucho que te digamos que te ayudamos con esto?
Porque el tema no es poder comunicarse si no guardar registro de todo lo hablado.
Luego vienen las dudas y los dimes y diretes, pero si tienes guardado todo no solo trabajas más ordenado si no más tranquilo.
Telefonía IP
Disponemos de integración con casi una decena de operadores de Telefonía IP.
Puedes llamar desde el mismo CRM con un simple equipo de videoconferencia a móviles y fijos, y las llamadas quedan registradas en la ficha del cliente y a las que puedes añadir todas las notas que quieras.
Igual te suena como demasiada complicación pero piensa en qué ocurre si un colaborador tuyo se marcha de la empresa o entra en baja laboral.
Cualquier persona del equipo puede acceder a la ficha y estar al tanto de lo hablado, encargado y pactado de tal forma que el trabajo (y la facturación) no se detienen,
Comunicaciones con el cliente por Email
Todos tenemos nuestra bandeja de correo así que somos autónomos pero cuando hablamos de correos profesionales y de trabajos concretos lo mejor es que queden asociados a al contacto y puedan ser consultados desde un CRM.
Y ojo que no estamos hablando de todo lo que se puede hacer de email Marketing. Nos referimos a enviar un mail puntual a un contacto.
Si has conectado tu cuenta de correo (servidor, etc.) a Clientify puedes enviarlo desde la misma ficha de contacto.
Ahora vamos con el tema de WhastApp, (somos Meta Business partners, por cierto), pero baste esa imagen para que veas que desde la misma ficha de contacto se pueden enviar.
Quedan registrados todos los correos disponibles para el equipo, el gestor comercial y todo aquel que tenga autorización.
Y ahora a por el WhatsApp
Si, estamos contigo en que es lo peor/mejor del mundo corporativo occidental pero hay que aceptar que llegó para quedarse y no se concibe el ritmo empresarial actual sin él
El problema para las empresas y sus gestores es que o bien los mensajes se emiten y reciben desde una terminal personal o bien en un número de empresa atado a un dispositivo móvil o un WhastApp Web donde el registro queda está en el navegador, pero nada más.
Lo que nos hace distintos a otros CRM es que integramos WhatsApp como un canal de comunicación más y además del registro y tratamiento de todas las conversaciones le puedes añadir Chatbots, automatizaciones, etiquetado de contactos, registro de todas las conversaciones, atención multiequipo…
Vamos, una pasada.
Todo se concentra en el Inbox, donde, además, puedes sumar mensajería social, y desde ahí tu y tu equipo controláis todas las conversaciones
Este es el Inbox y el canal de WhatsApp, recuerda que puedes conectar redes Sociales y Live Chat para atenderlos desde el mismo punto y por todo tu equipo.
- La ventaja de utilizarlo desde aquí es, como ya te hemos dicho, que todas las conversaciones quedan registradas.
- Puedes incluir chatbots (próximamente con IA).
- Al tener una vista el contacto puedes etiquetarlo, agregarlo a automatizaciones, consultar y generar actividades a tu equipo.
- Varias personas pueden atenderlo a la vez por lo que nunca queda nadie sin contestar.
Como poco.
Pero igual te animamos a que lo descubras tú mismo.
¿Tienes una agencia de marketing y publicidad y quieres escalar pero manteniendo los costes controlados?
Además del resto de cosas que seguro que estás haciendo fenomenal contempla un CRM como Clientify para que te eche una mano.
Más de 400 empresas como tu ya son partners nuestros y las mismas ventajas que aplica a su empresa también las aplican para dar servicio a sus clientes.
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