En general, las industrias que no cuentan con herramientas tecnológicas, agrupan los datos de sus clientes y contactos en hojas de Excel.
La mayoría de las veces están divididas por gran cantidad de columnas donde centralizan la información personal y las interacciones que tuvieron con ellos en cada año.
Tener una base de datos desorganizada y no actualizada es uno de las principales causas de por qué se pierden clientes.
Para actualizar los contactos de manera automática hay que dejar de escribirlos a mano: conecta al CRM los canales por los que ya hablas con ellos —centralita IP, chatbot de web y WhatsApp, formularios y landings, redes sociales y tienda online— y deja que cada interacción reescriba la ficha. Cuando un contacto responde por un canal conectado, el CRM lo reconoce por su correo o su teléfono y actualiza el dato que haya cambiado, sin intervención de nadie.
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Mira como, con Clientify, no necesitas actualizar de manera continua y manualmente tu base de datos:
¿Cómo actualiza los datos una centralita IP integrada en el CRM?
| Canal conectado al CRM | Qué dato actualiza | Cuándo se actualiza |
|---|---|---|
| Centralita IP | Teléfono, registro de la llamada y tarea de seguimiento | En cada llamada emitida o recibida |
| Chatbot de web y WhatsApp | Nombre, teléfono y correo declarados en las preguntas filtro | Cuando el contacto completa la conversación |
| Formularios y landing pages | Datos personales y campos extra que pidas en el formulario | Al enviar el formulario |
| Redes sociales y tienda online conectadas | Datos de contacto y origen de la captación | Al registrarse el contacto por ese canal |
| Envíos masivos de correo y WhatsApp | Marca de rebote sobre el correo o el teléfono | Tras cada envío |
De esta manera, hablando con él puedes confirmar si su correo electrónico sigue igual o necesita ser modificado.
¿Cómo actualizan la ficha del contacto los chatbots de web y WhatsApp?
Cuando crees el chatbot de WhatsApp desde Clientify, asegúrate de definir las 3 preguntas filtro más importante, ya que, dependiendo el nombre de la persona, el teléfono y el mail que te otorgue en WhatsApp, el CRM detectará rápidamente que cliente te está escribiendo.
Si te escribe uno de tus clientes que se registra en el chatbot con el mismo correo electrónico que el que tienes en el CRM, pero con otro número de teléfono, Clientify lo puede detectar y te actualiza la ficha de información de tu contacto.
Mira en este video como en unos simples pasos puedes crear tu chatbot.
¿Qué otros métodos de captación actualizan la ficha del contacto?
Por otro lado, al tener conectada tu web, redes sociales y tienda online al CRM, el contacto que deje sus datos en tus formularios o landing page, se registra como un contacto nuevo.
En el caso que sus datos ya estén previamente ingresados en Clientify, se actualiza si hay alguna información extra que le hayas pedido o algún cambio en sus datos personales.
¿Por qué debe todo el equipo trabajar sobre la misma base de contactos?
Al tener centralizada toda tu base de datos en este único CRM, si estás fuera de oficina, cualquier empleado de la empresa puede buscar los datos del cliente en Clientify, evitando esa pérdida de tiempo que se genera al buscar en las miles hojas de Excel.
Además, no solo puede ver los datos de contacto, sino que también tiene acceso a la ficha del cliente donde está registrada cada interacción que se haya tenido con él, desde que ingresó al CRM como un lead interesado hasta que se convirtió o no en cliente.
Mira toda la información que se puede registrar en el timeline del contacto.
¿Cómo segmentar tus contactos para enviar la comunicación correcta a cada uno?
- Centraliza la base en el CRM: saca los contactos de las hojas de cálculo y déjalos en una única ficha por persona, accesible para todo el equipo.
- Conecta la centralita IP: cada llamada queda registrada en la ficha y aprovechas la conversación para confirmar si el correo o el teléfono siguen siendo válidos.
- Instala el chatbot en web y WhatsApp: define las tres preguntas filtro (nombre, teléfono y correo) para que el CRM identifique al contacto y actualice lo que haya cambiado.
- Enlaza formularios, landings, redes y tienda online: quien deje sus datos se crea como contacto nuevo o actualiza el que ya existía.
- Segmenta con etiquetas y filtros: agrupa por producto de interés, canal de entrada o motivo de pérdida para que cada comunicación llegue a quien le corresponde.
- Revisa los rebotes de tus envíos: los correos y WhatsApp devueltos te señalan qué fichas están caducadas antes de necesitarlas con urgencia.
Además de tener centralizada tu base de datos, es sumamente importante que tengas a tus clientes y contactos correctamente segmentados.
Clientify te permite segmentar, tanto manual y/o automáticamente tu base, según criterios y filtros que definas.
Con la segmentación que te permite hacer el CRM, puedes entender quiénes son tus clientes, qué productos compran, por qué canal llegan, en qué productos tienes más cantidad de interesados, que los motivó a elegir otras empresas y no la tuya, entre otros.
Vamos con algunos ejemplos de cómo segmentar tus contactos automáticamente o de manera manual:
Todos los contactos que ingresen por tus formularios y landings, tienen que completar en que producto están interesados. De esta manera, se les asigna automáticamente una etiqueta con el producto de su interés y así es como ingresan al segmento que previamente hayas armado.
Otro caso, puede ser el de aquellos contactos que estuvieron a punto de ser clientes, pero finalmente decidieron comprarle a otra empresa.
Con la segmentación de Clientify puedes solicitar que el CRM te agrupe todos los contactos que tuvieron una oportunidad de compra perdida porque tu precio les parecía muy alto.
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Imagina querer contactar de manera urgente con un cliente y que el teléfono y el mail salen rebotados.
Esto puede generar un malestar en el cliente creyendo que la empresa se olvidó de él y no solo llevarse una mala experiencia, sino que también terminar perdiéndolo como cliente.
Por eso, con las comunicaciones masivas que se pueden hacer con Clientify desde correo y WhatsApp, puedes detectar fácilmente si estos mensajes fueron rebotados o si el contacto los recibió correctamente.
Así, todas las comunicaciones extras que tengas que hacer de novedades, promociones, información importante, etc. las puedes hacer desde Clientify, teniendo en cuenta que le quieres comunicar a tus distintos segmentos de contactos y clientes.
Aprovecha las opciones que te ofrece un CRM para tener una base de datos de contacto actualizada
Una base de contactos actualizada y centralizada te ayuda a comunicarte con tus clientes, logrando maximizar el tiempo de tus equipos y la eficiencia de los mensajes que quieras enviar.
Automatizando y segmentando tus contactos, puedes lograr mantener y mejorar la experiencia y satisfacción de cada uno de ellos.
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