¿Qué problema tenía la empresa?

El departamento de admisiones estaba llevando muchos procesos manuales que representaban demasiado tiempo operativo, de igual manera tenían demoras en la contactabilidad de los leads. Este año el Colegio entró en un proceso de mixtura, (Era un colegio masculino y ahora están recibiendo niñas desde preescolar) esto quiere decir que los leads que recibían se cuadruplicaron haciendo necesaria una plataforma que pudiera automatizar estos procesos manuales. 

La empresa no recibía leads calificados. Se debían hacer demasiados esfuerzos para obtener nuevos leads, lo que desgastaba al equipo comercial. Luego de la pandemia esto se acentuó,  entonces la empresa se dio cuenta de que necesitaba una solución para poder resolver este problema de manera urgente. Contrató a la  agencia de Marketing Y y comenzaron a realizar una estrategia con foco en la parte alta del embudo, o sea, para atraer nuevos clientes. La agencia le sugirió Clientify para poder realizar acciones de marketing concretas y como no tenían CRM que los ayude a medir los resultados implementaron el CRM.

Solución

Glow Digital había trabajado con el colegio en campañas digitales para generación de leads y sugirió el uso de clientify para gestionarlos y agilizar el proceso de admisiones. Se implementó el CRM reemplazando el archivo de excel donde llevaban el récord de los aspirantes, lo cual organizó el trabajo y estandarizó los procesos.

Gracias a la plataforma se ha podido dar respuesta a tiempo a todo el proceso desde el primer contacto llegando con comunicaciones de impacto en cada uno de los medios, automatizando las respuestas en cada una de las etapas del embudo, y arrojando data de valor para la toma de decisiones y mapeo del proceso. De esta forma los aspirantes y las familias se sienten mejor atendidas ya que reciben la información de admisiones a tiempo y el departamento de admisiones se enfoca en los criterios de selección de las familias, en vez de el trabajo operativo. De igual manera se perfecciona cada vez más la estrategia y se identifican oportunidades de automatización para para el aprovechamiento de la plataforma.

Aprendizajes

El principal aprendizaje fue organizar el proceso de admisiones en la plataforma y las comunicaciones según el embudo para obtener mejores resultados a la hora de cerrar matriculados.

De la misma manera la inmediatez de las comunicaciones ha jugado un papel fundamental en la toma de decisiones de las familias de los aspirantes, dando una percepción de organización, mejora contínua y automatización de procesos.

Clientify nos ha proporcionado una clara organización de los leads que ingresan, permitiéndonos tener un seguimiento desde el punto cero hasta la matrícula. Esto nos ha permitido identificar quién es el perfil que llega, de dónde está llegando, clasificarlo y mantener una relación personalizada para generar estrategias puntuales según las necesidades del mercado.

En muy poco tiempo, en solo 3 meses, hemos podido atender a más de 690 familias, lo cual es un número muy importante. Hemos logrado congregar grupos grandes de interés en las charlas informativas, gracias también al sistema que estamos utilizando.

Las bondades de la plataforma incluyen que el cliente queda registrado desde su inicio hasta el final. Podemos tener la historia completa: si nos contactó por email, por teléfono, y las conversaciones quedan grabadas. Luego, cualquier persona puede ver cuál es la gestión que se puede realizar desde el área de admisiones, para tener un control casi absoluto sobre los interesados hasta llevarlos a su matrícula, que es cuando necesitamos tener resultados favorables.

Sirve también para ir haciendo cálculos estimativos financieros de lo que cada familia representa. En este momento, no está unido con el área financiera, pero ojalá pronto lo podamos hacer. Tiene una probabilidad de crecimiento dentro de las diferentes áreas del colegio. Esta es una gran ventaja porque, a futuro, se van a alinear varios departamentos que tendrán una sola base de datos para los diferentes fines y el conocimiento de todo el proceso: cómo se inicia, en qué va, cuál es su momento de vida durante todo el túnel de conversión hasta llegar a la matrícula final.

Los principales KPI´s en los que hemos visto crecimiento son:

• Inmediatez en las comunicaciones lo que hace que se perciba un mejor servicio al cliente.
• Incremento de matriculados Montessori en un 59.38%
• Incremento de matriculados preescolar en un 17.20%.
• 700 Leads gestionados en 3 meses por 1 sola persona en cada una de las comunicaciones y etapas del embudo.