Migrare a Clientify sono cinque passaggi, e l’ordine conta: prima crei in Clientify i campi personalizzati che usavi nel CRM di partenza, poi esporti i dati in CSV, XLS o XLSX, poi importi le aziende, poi i contatti e solo alla fine le opportunità, collegandole tramite l’email del contatto. Dopo arriva il passaggio che quasi nessuno fa e che decide se la migrazione è andata bene: riconciliare i conteggi prima di disdire il vecchio account.
È venerdì pomeriggio. Qualcuno esporta seimila contatti dal CRM che ha sempre usato, carica i file in Clientify, chiude il portatile e torna a casa tranquillo. Lunedì apre la pipeline e le opportunità ci sono tutte, con il loro importo e la loro fase, ma sospese: nessuna ha un contatto collegato. Nessun avviso è comparso. Sono semplicemente state importate prima delle persone a cui dovevano agganciarsi, e ora ci sono seicento record da riassegnare a mano.
Quella migrazione non si è rotta durante l’esportazione. Si è rotta durante l’importazione, ed è il tipo di problema che non vedi finché non hai già disdetto lo strumento precedente. Questa guida racconta il percorso opposto, e vale da qualunque punto tu parta: HubSpot, Pipedrive, Zoho, monday o un foglio di calcolo. Se il tuo punto di partenza è un foglio di calcolo e non un CRM, le trappole sono altre, e le trovi nella guida su come far uscire un team di vendita da Excel.
Che cosa arriva in Clientify e che cosa va ricostruito
L’importazione da file di Clientify copre tre oggetti: aziende, contatti e opportunità. Con loro viaggiano le etichette, il proprietario e i campi personalizzati, e nel caso delle opportunità arrivano anche il flusso, la fase, l’importo e lo stato. È parecchio più di quanto la gente si aspetti, ed è di solito il novanta per cento del valore di un database commerciale.
Sapere in anticipo che cosa invece non viaggia è altrettanto importante, perché è ciò su cui devi decidere prima, non dopo, di disdire il vecchio CRM.
| Che cosa | Stato | Che cosa devi sapere |
|---|---|---|
| Aziende | Arriva | Si importano dal modulo Contatti, nella sezione Importazione. L’unico campo obbligatorio è il nome dell’azienda. |
| Contatti | Arriva | Le colonne del tuo file si associano ai campi di Clientify. Durante il processo puoi correggere i valori a mano o scartare le righe che contengono un errore. |
| Opportunità | Arriva | Campi obbligatori: nome, importo, flusso e fase. L’importatore si trova sia nel modulo Contatti sia in quello Vendite. |
| Etichette | Arriva | Due modi: più etichette in una sola colonna separate da virgola, oppure una colonna per etichetta. Funziona allo stesso modo per contatti e opportunità. |
| Proprietario | Arriva | Usa l’indirizzo email dell’utente a cui vuoi assegnare il record. Se usi il nome, deve coincidere esattamente: Clientify distingue maiuscole, minuscole e accenti. |
| Campi personalizzati | In parte | Vanno creati in Clientify prima di importare. Una colonna senza campo di destinazione viene ignorata. Nei campi a tendina il valore del file deve coincidere carattere per carattere con quello di Clientify. |
| Collegamento contatto-opportunità | In parte | Viaggia in una colonna del file delle opportunità, ma il contatto deve esistere già in Clientify. Da qui l’ordine: prima i contatti, poi le opportunità. |
| Chiamate, email e note | Non con l’importazione da file | L’importazione da file copre contatti, aziende e opportunità. Lo storico delle attività non è in quell’elenco: decidi che cosa farne prima di disdire il CRM precedente. |
| Automazioni e template | Da rifare | Non esiste un formato di scambio delle automazioni tra CRM. Si ricostruiscono nella destinazione, ed è di solito il momento migliore per semplificarle. |
| Report e dashboard | Da rifare | Stesso caso. Prima di disdire, fai uno screenshot dei tre o quattro che il tuo team usa davvero: ricostruirli a memoria settimane dopo costa molto di più. |
Le due righe che vale la pena rileggere sono quella dei campi personalizzati e quella del collegamento contatto-opportunità. Funzionano entrambe, ma entrambe richiedono qualcosa fatto prima: creare i campi nella destinazione e importare nell’ordine giusto. Tutto il resto di questa guida discende da qui.
Come si esportano i dati dal CRM di partenza
Clientify pubblica articoli passo passo per le due migrazioni che vede più spesso, ed entrambi sono stati rivisti quest’anno.
Pipedrive. Dalla sezione Contatti, in Persone, apri il menu dei tre puntini e scegli l’opzione per esportare i risultati del filtro. Puoi prendere tutto il database oppure solo i contatti che rispettano un filtro, il che è comodo se vuoi migrare per prima la lista di un commerciale e lasciare il resto a dopo. Entrambi i formati di file che offre funzionano con Clientify.
Zoho CRM. Dal modulo Contatti selezioni i record e usi l’opzione di esportazione dei contatti nel menu in alto a destra. Entrambi i tipi di file che produce sono compatibili. L’articolo di Clientify aggiunge un limite da mettere in conto: se hai più di 200.000 contatti, devi esportare in più blocchi, ognuno sotto quel tetto.
HubSpot. HubSpot documenta l’esportazione nel proprio centro assistenza, aggiornato il 2 aprile 2026, e lì ci sono tre dettagli che decidono se il tuo file arriva completo. Il primo è che per impostazione predefinita nel file finiscono solo le proprietà e le associazioni presenti nella vista, quindi se esporti da una vista ridotta ottieni un file ridotto. Il secondo è il limite di colonne per formato: 256 per XLS e 16.384 per XLSX, e qualsiasi colonna oltre quel numero semplicemente non viene inclusa, motivo per cui HubSpot stessa consiglia il CSV quando le colonne sono molte. Il terzo è che il link di download scade dopo 30 giorni, quindi un’esportazione lasciata lì per dopo potrebbe dover essere rifatta.
Altri due dettagli di HubSpot che si vedono solo sui database grandi: l’esportazione si divide in più file oltre 1.000.000 di righe per CSV e XLSX, o oltre 65.535 righe per XLS, e un CSV superiore a 2 MB viene scaricato zippato. La documentazione italiana aggiunge anche che le esportazioni storiche restano visibili nel registro delle esportazioni per 3 anni, dopodiché vengono rimosse automaticamente: se ti serve una copia di un’esportazione vecchia, non darla per scontata.
Qualsiasi altro CRM. Lo schema cambia poco. Cerca l’opzione di esportazione in ogni modulo, prendi un file per oggetto e controlla prima di caricare che il file si apra con le colonne che ti aspettavi. Se il tuo strumento attuale ti lascia esportare solo un report e non i record grezzi, esporta il report e ricostruisci le colonne a mano: è più lento, ma è meglio che migrare mezzo database.
Se stai ancora decidendo se ha senso spostarsi, e soprattutto che cosa deve fare per te lo strumento di destinazione, la guida su che cos’è un CRM e a cosa serve copre la parte che questa guida non tratta, cioè la decisione più che la meccanica.
In che ordine importare
È il punto in cui si è rotta la migrazione del venerdì, e conviene dirlo senza giri di parole: l’ordine non è un consiglio, è una catena di dipendenze. Ogni passaggio ha bisogno che il precedente esista già.
- Campi personalizzati. Non si importano, si creano a mano nelle impostazioni di Clientify. Una colonna senza campo di destinazione viene ignorata senza alcun avviso.
- Aziende. Il nome dell’azienda è il riferimento a cui si aggancieranno contatti e opportunità, quindi deve essere in Clientify per primo.
- Contatti. Associati ai campi appena preparati, con i criteri di rilevamento dei duplicati scelti nell’ultimo passaggio.
- Opportunità. Per ultime, con la colonna del contatto compilata. Se il contatto non è ancora in Clientify, l’opportunità entra lo stesso, ma orfana.
Il motivo dell’ultimo è scritto chiaramente nella documentazione di Clientify sul collegamento massivo tra opportunità e contatti: perché le opportunità si associno ai contatti, quei contatti devono essere già stati creati. Un’opportunità importata prima del suo contatto entra senza proteste; entra semplicemente orfana, e nessuno te lo dice.
Come preparare il file perché Clientify non scarti righe
La maggior parte delle righe che si perdono in una migrazione non si perde per colpa del CRM. Si perde per il formato, e ci sono nove regole che spiegano quasi tutti i casi.
| Campo | Come deve essere |
|---|---|
| Formato del file | CSV, XLS o XLSX, con le intestazioni delle colonne nella prima riga. |
| Tipo di cella | Testo, sempre. Non importa se il valore è una data, un numero di telefono o una partita IVA: seleziona la colonna in Excel e impostala come Testo. |
| Date | Lo stesso formato impostato in Configurazione, Il mio account, Dati regionali. Scegli GG/MM/AAAA oppure MM/GG/AAAA, e non mescoli mai i due formati nello stesso file. |
| Numeri di telefono | Con il prefisso internazionale davanti, preceduto dal segno più, per esempio +39351000000. Senza prefisso il numero non viene importato. |
| Etichette | Separate da virgola dentro un’unica colonna, oppure una colonna per etichetta. |
| Azienda associata | Il nome esatto con cui l’azienda è registrata in Clientify. |
| Contatto legato a un’opportunità | Preferibilmente l’email del contatto. Funziona anche il nome, ma deve essere identico a quello registrato. |
| Importi | Senza separatore delle migliaia e senza simbolo di valuta. Punti e virgole servono solo per i decimali. La valuta va in un campo a parte, come codice: USD, EUR. |
| Stato dell’opportunità | Solo i quattro che esistono in Clientify: aperta, vinta, scaduta o persa. |
Due meritano una riga a parte, perché sono le più costose da scoprire tardi. I numeri di telefono hanno bisogno del prefisso internazionale preceduto dal segno più, e la documentazione di Clientify è esplicita: un numero che non rispetta quel formato non può essere importato. Su un database internazionale questo può cancellare in silenzio il telefono di migliaia di contatti. E i campi personalizzati a tendina hanno bisogno che il valore nel tuo file coincida esattamente con quello di Clientify, carattere per carattere, perché Clientify è sensibile a maiuscole, minuscole e accenti.
È anche il momento giusto per affrontare un problema collegato: se il database di partenza ha accumulato duplicati negli anni, pulirli prima di esportare costa molto meno che pulirli dopo. L’articolo di Clientify su Pipedrive consiglia proprio questo come lavoro preliminare alla migrazione.
Il passaggio che tutti saltano: l’importazione di prova
La documentazione di Clientify lo consiglia in entrambi gli articoli sulla migrazione, quello di Pipedrive e quello di Zoho, ed è quello con il miglior rapporto tra fatica e disastri evitati: prima di caricare tutto il database, importa cinquanta o cento contatti e aprili.
In quei cento record stai controllando cose precise: che l’associazione delle colonne sia quella che credevi, che le lettere accentate si vedano bene, che i telefoni abbiano mantenuto il prefisso, che le date non si siano invertite e che i campi personalizzati siano finiti dove dovevano. Se qualcosa non torna, hai perso dieci minuti. Se te ne accorgi con seimila record già dentro, hai perso il pomeriggio e un pezzo della fiducia del tuo team.
Che fine fa lo storico di chiamate, email e note
La risposta onesta: l’importazione da file copre contatti, aziende e opportunità, e lo storico delle attività non è in quell’elenco. È il punto in cui ogni migrazione deve prendere una decisione, e le opzioni ragionevoli sono tre.
Tenere il vecchio CRM in sola lettura per qualche mese, se il piano lo consente, e consultarlo quando qualcuno ha bisogno di sapere che cosa ci si era detti nel 2024. Esportare lo storico su file e conservarlo fuori dal CRM, cosa che basta a fini legali o di audit ma non per il lavoro quotidiano. Oppure portare avanti solo ciò che serve davvero: l’ultima nota sui clienti attivi, trasferita come campo personalizzato o inserita a mano.
La terza è quella che la maggior parte dei team finisce per scegliere, e c’è un motivo. Lo storico che tutti giurano essere indispensabile viene consultato, nella pratica, su una manciata di clienti. Portare l’ultima nota dei tuoi duecento clienti attivi copre ciò che si usa davvero e costa un pomeriggio.
Se una parte della conversazione con i clienti vive su WhatsApp e non nel CRM, quella è una domanda a sé con una risposta a sé, ed è trattata nel confronto tra i migliori CRM con WhatsApp.
Come verificare che non manchi niente
È il passaggio che separa una migrazione andata bene da una che sembrava andata bene. Richiede circa un’ora ed è l’unico modo per accorgersene mentre puoi ancora rimediare.
- Conta prima di iniziare. Annota quante aziende, quanti contatti, quante opportunità aperte e quante chiuse hai nel CRM di partenza. Quattro numeri su un foglio. Senza quella fotografia non c’è modo di sapere, dopo, se manca qualcosa.
- Conta dopo l’importazione. Gli stessi quattro numeri in Clientify. Quando non coincidono, la differenza sta sempre nelle righe che l’importatore ha scartato come duplicate o per un campo obbligatorio vuoto.
- Controllo incrociato 1: contatti senza azienda. Quanti contatti restano senza azienda in Clientify. Confrontalo con quanti erano già sciolti all’origine. Se il numero è cresciuto, l’ordine di importazione è andato storto.
- Controllo incrociato 2: valore della pipeline. Somma l’importo delle opportunità aperte per fase nei due sistemi e confronta. È il controllo che smaschera per primo le opportunità perse o duplicate, perché una differenza di un euro è impossibile da non vedere.
- Controllo incrociato 3: numeri di telefono. Conta quanti contatti hanno un telefono all’origine e quanti ce l’hanno in Clientify. Se il secondo numero è più basso, quasi sempre manca il prefisso internazionale.
- Campiona venti record. Scegline venti a mano, mescolando grandi clienti, lead vecchi e qualcosa creato la settimana scorsa, e aprili in entrambi i sistemi. Venti record guardati bene trovano più cose di qualsiasi report automatico.
L’ordine di questi sei punti non è casuale. I conteggi ti dicono se manca qualcosa; i controlli incrociati ti dicono dove; i venti record guardati a mano ti dicono se quello che è arrivato è davvero utilizzabile. Saltare l’ultimo è l’errore più comune, perché un database può superare tutti i conteggi e avere comunque tutte le date spostate di un mese.
Quanto tempo richiede e quando conviene farla
Per un database di qualche migliaio di record con dati puliti, il lavoro è una mattinata: un’ora per preparare i file, mezz’ora per importare, un’ora per riconciliare. Ciò che allunga i tempi non è mai l’importazione. Sono i campi personalizzati che nessuno aveva documentato, le colonne che si scopre contenere due cose diverse e la decisione su che cosa fare dello storico.
Sui tempi, due considerazioni pratiche. Falla a inizio settimana e non di venerdì, così se qualcosa va sistemato hai giorni lavorativi davanti e non un fine settimana di dubbi. E falla in un periodo tranquillo per il team commerciale, se ne hai uno, perché per qualche giorno le persone cercheranno le cose dove stavano prima.
I cinque errori che costringono a rifare una migrazione
- Importare le opportunità prima dei contatti. Le opportunità entrano orfane e nessun avviso lo segnala. Rimediare significa riassegnare a mano oppure cancellare e reimportare.
- Non creare prima i campi personalizzati. Le colonne senza campo di destinazione vengono saltate, e te ne accorgi quando qualcuno chiede dove sia finito il settore dei clienti.
- Numeri di telefono senza prefisso internazionale. Non vengono importati. Su un database internazionale questo può azzerare il telefono di buona parte del file.
- Mescolare formati di data nello stesso file. Clientify legge le date nel formato impostato nei Dati regionali. Un file che mescola GG/MM/AAAA e MM/GG/AAAA produce date sbagliate che non sembrano sbagliate.
- Disdire il vecchio CRM prima di riconciliare. Una volta chiuso l’account, ciò che non è arrivato non arriverà più. Prima si riconcilia, poi si disdice.
Nessuno dei cinque è esotico. Tutti e cinque si evitano con un’ora di preparazione, e ognuno di loro è il motivo per cui qualcuno ha dovuto rifare una migrazione di lunedì.
Se prima di spostare qualsiasi cosa vuoi sapere che cosa comporta il passaggio anche sul piano dei costi, i piani di Clientify sono pubblici e non richiedono di parlare con un commerciale per vederli.
Domande frequenti
Quali formati di file accetta l’importazione di Clientify?
Clientify accetta file CSV, XLS e XLSX, sia per contatti e aziende sia per le opportunità. La documentazione consiglia che la prima riga contenga le intestazioni delle colonne e che ogni cella sia impostata come Testo, anche quando il valore è una data o un numero di telefono.
Come evita Clientify di duplicare i contatti che esistono già?
Nell’ultimo passaggio dell’importazione scegli quali campi servono a riconoscere i contatti esistenti: nome completo, telefono ed email, da soli o combinati. Nella stessa schermata decidi anche se creare nuovi contatti, aggiornare quelli già presenti oppure fare entrambe le cose nella stessa passata.
Si possono importare le opportunità con la loro fase e il loro importo?
Sì. I campi obbligatori di un’opportunità sono il nome, l’importo, il flusso e la fase. Lo stato deve essere uno dei quattro che esistono in Clientify: aperta, vinta, scaduta o persa. Gli importi si inseriscono senza separatore delle migliaia e senza simbolo di valuta.
Perché alcuni dei miei numeri di telefono non sono stati importati?
Quasi sempre è il prefisso. Clientify richiede il prefisso internazionale preceduto dal segno più, per esempio +39351000000, e un numero che non lo ha non viene importato. Controlla anche che la colonna del file sia impostata come Testo e non come numero.
In che ordine vanno importati i dati in Clientify?
Prima si creano i campi personalizzati in Clientify, perché le colonne senza campo di destinazione vengono ignorate. Poi vengono le aziende, quindi i contatti e per ultime le opportunità. Perché un’opportunità sia legata a un contatto, quel contatto deve esistere già in Clientify.
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