¿Qué problema tenía la empresa?
El Centro de Psicología Marta Ramo implementó una estrategia de captación de leads a través de Google Ads con excelentes resultados. Sin embargo, enfrentaban dificultades para gestionar estos leads de manera efectiva. El equipo de terapeutas, al estar ocupados atendiendo consultas, necesitaba realizar la primera llamada de contacto de forma muy rápida en el entorno digital. Además, la incapacidad de hacer un seguimiento comercial exhaustivo a tantos leads calificados resultaba en la pérdida de numerosas oportunidades de conversión. El Centro de Psicología Marta Ramo también enfrentaba problemas de tiempo al gestionar las facturas y realizar el seguimiento de los ingresos recibidos. Dado que los pacientes podían pagar a través de múltiples métodos como Bizum, transferencias bancarias, tarjeta y efectivo, resultaba muy difícil rastrear diariamente si se había efectuado cada pago. Otro problema que enfrentaba el Centro de Psicología Marta Ramo era la gestión manual de agendas. Esta situación ocasionalmente resultaba en conflictos de programación, donde dos pacientes se presentaban a la misma hora para su cita.
Contrató a la Consultoría Digital especializada en Growth y empezamos a valorar opciones para la gestión comercial así como el seguimiento automatizado de facturación. En este caso, la Consultora sugirió utilizar Clientify como CRM ya que se adapta muy bien a las necesidades de la empresa y está dentro del presupuesto. Gracias a esta implementación, se ha solucionado el problema tanto de gestión comercial, como de gestión de agendas y de gestión de facturación.
Solución
Contrataron a la Consultoría Digital especializada en Growth, Chameleon Growth, para valorar opciones de gestión comercial y seguimiento automatizado de facturación. La consultora sugirió utilizar Clientify como CRM, ya que se adapta bien a las necesidades de la empresa y está dentro del presupuesto. Gracias a esta implementación, se resolvieron los problemas de gestión comercial, agendas y facturación.
Todo el equipo se volcó en una rápida implementación del sistema. Se contrató el CRM, un sistema ERP fácil de integrar con este CRM, y licencias de Google Workspace para la gestión de calendarios vinculados al CRM. Se diseñó un Daily Journey con los siguientes pasos:
- Gestión de Leads: Procedentes de diversas vías de captación, con etapas comerciales integrando automatizaciones para facilitar el seguimiento (correos automáticos y flujos de trabajo para crear tareas de seguimiento).
- Gestión de Agendas: Interna y habilitación de calendarios de reservas para pacientes, permitiendo cancelaciones y reagendamientos en horarios adaptados a los pacientes.
- Recordatorios de Citas: Envío automático de correos 24 horas antes de la cita, recordando la programación con detalles relevantes (dirección, día, hora, enlace de Meet para sesiones online). Esto ha reducido significativamente las ausencias.
- Seguimiento de Pagos: A través de un ERP sincronizado con Clientify se ha automatizado todo el seguimiento y, adicionalmente, ahora se cuenta con un sistema de previsiones mensuales y anuales.
- Gestión de Pacientes: Seguimiento automatizado de los pacientes de que han recibido el Alta por parte de la terapeuta, proporcionando un trato cercano y fomentando el retorno del paciente si es necesario.
Gracias a estas implementaciones, el Centro de Psicología Marta Ramo realizó un seguimiento analítico y decidió aumentar su plantilla, pasando a contar con dos terapeutas. Además, consideraron ampliar su espacio para seguir creciendo con la contratación de nuevas terapeutas.
El volumen de horas no ocupadas ha disminuido un 124%, lo que ha aumentado las horas productivas. El sistema de facturación y declaraciones se ha reducido en un 80%, permitiendo más horas para la productividad y el descanso personal. La tasa de cierre de ventas es del 58% y la recuperación de leads gracias al seguimiento automatizado es del 73%.
Seguimiento de Oportunidades a la fecha:
Flujos de automatización creado hasta la fecha:
Gestión de calendarios:
De aquí:
A aquí:
Aprendizajes
El principal aprendizaje fue tener una claridad en la estrategia y los objetivos finales, dando un paso importante a la digitalización de su servicio.
En ciertos momentos, empezaron a realizar muchas actividades sin tener muy claro el objetivo y se desviaron un poco, llevando a resultados poco significativos. Por eso, decidieron hacer un alto y redirigir las acciones, reevaluando los objetivos y replanteando las necesidades del mercado. Cuando hicieron esto, lograron diseñar estrategias acertadas que dieron muy buenos resultados.
La empresa Centro de Psicología Marta Ramo y la agencia Chameleon Growth obtuvieron 2 aprendizajes fundamentales:
- La transformación digital del equipo de ventas y terapeutas fue fundamental para el éxito del proyecto. La agencia Chameleon Growth proporcionó formaciones de capacitación para garantizar que el sistema funcionara correctamente y ayudara a medir los esfuerzos de manera rápida y segura. Este proceso destacó la importancia de la integración de tecnología adecuada y la automatización de procesos críticos, lo que liberó tiempo valioso, mejoró la eficiencia operativa y aumentó la productividad del Centro de Psicología Marta Ramo.
- La elección del CRM y las herramientas adecuadas, demostró ser crucial para adaptarse a las necesidades específicas del Centro de Psicología y ofrecer soluciones efectivas dentro del presupuesto. La implementación rápida y eficiente de estos sistemas permitió resolver problemas urgentes y mejorar significativamente los resultados comerciales y operativos del cliente. Además, el seguimiento analítico detallado facilitado por estas herramientas permitió al Centro de Psicología tomar decisiones estratégicas informadas, como la ampliación de la plantilla y el espacio de trabajo para acomodar el crecimiento continuo.
