¿Gestionas un centro educativo y no haces seguimiento a las personas que llaman solicitando información?
Pues estás perdiendo oportunidades tontamente…
¿Y si pudieras montar una estrategia que funcionara en automático?
Hoy vamos a ponértelo muy fácil: diseñamos una estrategia de seguimiento de oportunidades por ti, para que te lo montes en un ratito y consigas más matrículas (más ventas), más upgrades (aumento del ticket medio de compra) y mejor atención a tus alumnos (mejora la comunicación y consigue más ventas)
Y todo centralizado y pudiendo ver en tiempo real el estado de cada contacto:
¡Vamos al lío!
Flujo de trabajo eficaz y personalizado con automatizaciones para transformar el interés en matrículas y en ventas
Todo empieza siempre en la CAPTACIÓN, así que por ahí empezamos nosotros también para ayudarte desde cero:
1. Capta los datos en el primer contacto
Si una familia viene a un evento de tu centro o te pide información sobre el programa educativo por la web, WhatsApp, mail… ¡coge los datos de contacto!
Al registrarse (nombre, mail, formación que le interesa…) los datos se ingresan en el CRM.
Y empieza la magia 💫 porque el sistema envía automáticamente un mail de agradecimiento personalizado al terminar, incluyendo la información relevante sobre el programa educativo que les interesa y un enlace a un tour virtual por las instalaciones 😍
2. Haz seguimiento personalizado desde el inicio:
⏱ 24h después de la visita al centro, las automatizaciones trabajan por ti enviando un mensaje de seguimiento (por mail o WhatsApp).
En Clientify puedes ver si han abierto tu mail y cuantas veces, si han abierto los adjuntos y si responden, puedes programar una actividad a una persona del equipo comercial para que le llame y personalice la atención.
3. Calienta ese contacto (o ‘edúcalo’) con contenido de su interés: 🤓
A la semana, con automatizaciones, envía mails con contenido relevante: videos con testimonios de estudiantes, de padres, destaca la experiencia de los profesores, los valores del centro, posiciones que ocupan los antiguos alumnos…)
4. Interactúa y profundiza:
Durante 2 semanas comparte detalles específicos de programas extracurriculares, becas o cualquier otro tema por el que haya mostrado interés, incentivando una reunión personal o virtual para resolver dudas.
Incluye tu enlace personalizado para agendarte una reunión cuando mejor le cuadre poniéndoselo fácil. Recuerda, todo con automatizaciones 😉
5. Oferta personalizada: 😎
Envía una propuesta de matrícula personalizada que incluya beneficios exclusivos (como un descuento en una inscripción) y un recordatorio del proceso de admisión y plazos.
6. Recordatorios y cierre del proceso: 😍
4 semanas desde la primera interacción y hasta el cierre del plazo, envía recordatorios (amables, ojo, no seas ‘pesado’) sobre los plazos de inscripción, invitaciones a próximos eventos y respuestas a preguntas frecuentes.
– Clientify envía todo esto y hace seguimiento de las interacciones por ti: cada mail, mensaje de WhatsApp, llamada etc, se registra en la ficha de contacto del potencial alumno para personalizar las comunicaciones futuras.
– Si un contacto muestra interés, Clientify alerta al equipo de admisiones para hacerle un seguimiento más directo y personal.
– Puedes medir tasas de apertura de mail, interacción con el contenido y la efectividad de tus campañas ajustando la estrategia en tiempo real.
Todo esto, aumenta las posibilidades reales de cierre.
Cuando el alumno está matriculado, ¿te interesa aumentar el ticket medio del alumno?
Consíguelo en 7 pasos:
1. Segmenta a tus alumnos: ponles etiquetas según edad, intereses, rendimiento académico, participación en actividades extracurriculares, asistencia a programas actuales…
Esto te va a permitir identificar oportunidades de upselling basadas en intereses y necesidades de cada alumno.
2. Con encuestas recoge feedback y recopila datos y áreas donde los alumnos buscan más apoyo o enriquecimiento.
Y utiliza esta información para personalizar las comunicaciones futuras en todos los canales, ajustando las recomendaciones de cursos o programas adicionales.
3. Cuando lleven algún tiempo en el centro (por ejemplo, a mitad de curso o tras un evento relacionado con el fin de curso), envía mails automatizados y mensajes personalizados a los alumnos (o a los padres, según la edad😉) con recomendaciones de su interés, destacando los cursos que complementarán su educación actual y promoverán el desarrollo personal y profesional.
4. Automatiza el envío de ofertas especiales o descuentos por tiempo limitado en cursos o talleres adicionales, exclusivos para alumnos ya matriculados.
5. Si el alumno muestra interés, pero no completa la inscripción, envía recordatorios automatizados amigables, incluyendo testimonios de antiguos alumnos y evidencia el valor añadido por esa formación adicional.
6. Si el alumno muestra interés, monta un proceso de inscripción simple que se le envíe automáticamente (incluso con enlace a agendar cita virtual para aclarar dudas), que permita inscribirse en nuevos cursos con solo unos clicks.
7. Tras la inscripción, envía encuesta de valoración para evaluar las expectativas del alumno y ajusta ofertas y procesos.
– Usa automatizaciones y envía comunicaciones personalizadas según las preferencias de los alumnos.
– Gestiona oportunidades en piloto y actúa sobre oportunidades de upselling en el momento oportuno.
– Evalúa la eficacia de tus campañas de upselling y ajusta la estrategia.
Este flujo no solo incrementa la probabilidad de que los alumnos se inscriban en formaciones adicionales, sino que también mejora su satisfacción general al sentir que el centro comprende y apoya sus intereses y objetivos académicos y personales.
Pero hacer esto con un excel o 8 plataformas distintas conectadas… es complicado. En general tener la información en silos, es complicado para tu equipo ser eficiente.
¿Por qué no diseñas tú la estrategia y haces todo lo demás con Clientify?
Mantén una comunicación efectiva y continua entre tu centro educativo, escuela o universidad y tus alumnos ya matriculados con Clientify.
Mejora la comunicación para fortalecer las relaciones y mejorar la experiencia educativa.
¡Vamos allá!
1. Empieza dando una bienvenida personalizada: 👋
Cuando el alumno se matricula, envía automáticamente un mail de bienvenida personalizado, incluyendo información esencial sobre el curso, contactos clave y recursos disponibles como accesos a plataforma virtual, bibliotecas, foro escolar etc. Se sentirá acogido y le darás, desde el principio, todas las herramientas necesarias para su éxito.
2. Comunícate con ellos regularmente: 📲
Programa emails, WhatsApp, o redes sociales para informar sobre eventos importantes, cambios en el calendario, recordatorios de plazos de proyectos o evaluaciones y actualizaciones administrativas. Mantenerles informados y comprometidos con su calendario académico y vida escolar mejora la experiencia escolar.
3. Haz seguimiento académico y dales apoyo: 👨🎓
Usa los datos de comportamiento o rendimiento académico que los profesores dejen en su ficha de contacto para identificar alumnos que puedan necesitar apoyo adicional. Envía mensajes personalizados ofreciendo recursos de apoyo (tutorías, asesoramiento académico, talleres para mejorar sus habilidades de estudio..)
4. Pide feedback: 📑
Envía regularmente encuestas para recoger opiniones sobre el curso, los profesores, los servicios del centro, etc. Mejora continuamente la experiencia educativa y responde a sus necesidades y preocupaciones.
5. Involúcrales en la comunidad escolar: 🎊
Envía invitaciones a eventos, clubes, actividades extraescolares, deportivas o de voluntariado. Anímales a participar activamente en la vida escolar y fomentarás un sentido de comunidad.
6. Reconoce los logros: 🏅
Identifica los logros académicos de los alumnos (mejoras en el rendimiento, participación en eventos…) con etiquetas y envía felicitaciones personalizadas. Es supersencillo con automatizaciones y tiene un efecto refuerzo en el alumno increíble!
7. Comunicación final de curso: 🎉
A final de curso, envía info sobre los siguientes pasos: la fiesta de graduación, opciones de estudios superiores, consejos para la transición a la siguiente etapa educativa o profesional… Cerrar el ciclo académico de forma positiva ayuda a la valoración general de la experiencia y a mantener las puertas abiertas para futuras interacciones y mejores reseñas.
Segmentar alumnos, automatizar emails, enviar encuestas, analizar la interacción… este enfoque ayuda a fomentar una relación con los alumnos y a conseguir mejores resultados para tu centro.
Descubre aquí por qué Clientify es el mejor amigo de los negocios inteligentes que quieren crecer, escalar, mejorar.
Tú diseña la estrategia, para lo demás usa Clientify. 🚀
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